Vorgang MOD0099CA

Information

• Das Modul Vorgang stellt eine Art Vorgangsdatenblatt dar.
• Es bietet die Möglichkeit an, einen Überblick über alle wichtigen Daten eines ausgewählten Vorgangs zu bekommen sowie diese, bei Vorhandensein der entsprechenden Berechtigungen, zu bearbeiten.

Berechtigungen

• Benutzer mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten sowie die Manager des jeweiligen Projekts dürfen Vorgangsdaten bearbeiten.
• Personen, die keine Bearbeitungsrechte besitzen, jedoch dem Vorgang als Ressourcen zugeordnet sind, dürfen einige wenige Daten erfassen bzw. bearbeiten, z.B.
  • Vorgangsbeschreibung
  • Dokumente
  • Aufgaben

Einstieg

• Panel Projekt , Vorhaben → Terminplan → Klick auf den Link auf der ID des gewünschten Vorgangs oder Auswahl des Kontextmenü-Befehls Vorgang bearbeiten → Vorgang
• Panel Projekt , Vorhaben → PSP → Klick auf den Link auf der ID / dem PSP-Code des gewünschten Vorgangs oder Auswahl des Kontextmenü-Befehl Vorgang bearbeiten → Vorgang
• Panel Projekt, Vorhaben → Fortschritt → Klick auf den Link auf der ID des gewünschten Vorgangs oder Auswahl des Kontextmenü-Befehls Vorgang bearbeiten → Vorgang
• Panel Programm → Terminplan → Klick auf den Link auf der ID des gewünschten Vorgangs → Vorgang
• Mitarbeiter → Eigene Planung → Mitarbeiterboard → Meine Tätigkeiten → den gewünschten Statusbereich aufklappen → in der Kategorie Vorgangsbezeichnung Klick auf den Link im Feld Vorgangsbezeichnung oder Auswahl des Kontextmenü-Befehls Vorgang bearbeiten → Vorgang

Vorgangskopfdaten

Verantwortlichen für den Vorgang definieren

Informationen

• Im oberen Bereich des Moduls im Feld Vorgangsverantwortlicher kann ein Vorgangsverantwortlicher definiert werden.
• Wird eine Ressource bei einem Vorgang als Vorgangsverantwortliche(r) definiert, wird dieser Vorgang im Mitarbeiterboard der Ressource im Modul Meine Planungsobjekte im Bereich Vorgänge angezeigt.

Vorgang sperren

Vorgehensweise

• Vorgänge können durch Aktivieren der Checkbox Vorgang gesperrt gegen Erfassung von Stunden, Km und Spesen gesperrt werden.

Hinweis

• Wird die Erfassung durch den Kenner Gesperrt auf der Projektebene (Modul Projektsteckbrief) verhindert, so kann diese Sperre über den Kenner Vorgang gesperrt nicht aufgehoben werden.

Vorgang als Meilenstein/Mastermeilenstein definieren

Vorgehensweise

• Vorgänge können im Feld Meilenstein als Meilensteine oder Mastermeilensteine (Gates) definiert werden.
  • Ist ein Vorgang als Meilenstein oder Mastermeilenstein definiert, müssen bei dessen Einplanung (Dauer, Wunsch-Termine) einige Besonderheiten beachtet werden. Mehr dazu siehe hier.

Hinweis bzw. Einschätzung ändern

Informationen

• Der Projektmanager hat eine Möglichkeit, jeden Vorgang des Terminplans zu bewerten bzw. eine Schätzung vorzunehmen und dies mit verschiedenen Symbolen zu visualisieren.

Vorgehensweise

• Rechts unten im Modulkopf den Pfeil-Button » so oft betätigen, bis das gewünschte Symbol erscheint.

Details

• Bei neuen Vorgängen, für die es zuvor noch keine Hinweise bzw. keine Einschätzung gab, werden anfangs keine Symbole angezeigt.

Beschreibung

Information

• Im Bereich Beschreibung besteht die Möglichkeit, den Vorgang detaillierter zu beschreiben, als dies im Bezeichnungsfeld möglich ist.

Vorgehensweise

• Den Bereich Beschreibung aufklappen.
• Den Text in das Feld Beschreibung eintragen.
• Speichern.

Notwendige Voraussetzungen

Information

• In dem Bereich Notwendige Voraussetzungen besteht die Möglichkeit, Voraussetzungen für den Vorgang zu erfassen, die notwendig sind, um den Vorgang zu erledigen.

Vorgehensweise

• Den Bereich Notwendige Voraussetzungen aufklappen.
• Den Text in das Feld Notwendige Voraussetzungen eintragen.
• Speichern.

Aufwand/Kosten/Termine

Information

• Im Bereich Aufwand/Kosten/Termine können weitere Parameter des Vorgangs bearbeitet werden, wie z. B. Dauer-Rest oder Wunschtermine.
• Außerdem werden Informationen zu Aufwand und Kosten angezeigt.

Vorgangstermine

Information

• Im Vorgangsdatenblatt können sowohl Plan-Termine vorgegeben werden als auch tatsächliche Termine des Vorgangs manuell eingetragen werde, falls diese nicht zuvor bereits aus den Ressourcen-Arbeitszeiterfassung berechnet wurden.
• Die kalkulierten Termine werden hier lediglich ausgegeben, da diese automatisch berechnet werden. Die Berechnung kann jedoch nicht im Vorgangsdatenblatt, sondern für den ganzen Terminplan eines Projekts, also für alle Vorgänge, im Modul Terminplan vorgenommen werden.

Vorgehensweise

• Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende in die entsprechenden Felder eintragen oder Dauer-Rest definieren, wenn man den Vorgang terminieren möchte.
• Ist-Anfang manuell eintragen, wenn der Vorgang bereits begonnen hat, jedoch noch keine Ressourcen-Arbeitszeiterfassung auf den Vorgang vorgenommen wurde.
• Möchte man den Vorgang beenden, ist das Ist-Ende zu füllen.

Fortschritt verfolgen

Information

• Läuft das aktuelle Projekt bereits, kann man anhand der Werte in Feldern Verbraucht (Aufwand verbraucht in %, Kosten verbraucht in %) und Erledigt (Fachlich erledigt in %) im Bereich Aufwand/Kosten/Termine den Erledigungsgrad (Fortschritt) des Vorgangs nachverfolgen.

Terminrechnungsrelevante Parameter

Information

• Im Bereich Terminrechnungsrelevante Parameter können die Parameter Planung früh, Spannvorgang, Fixierung und Splitting bearbeitet werden.
• Diese Parameter beeinflussen das Ergebnis der Terminrechnung und können auch im Modul Terminplan in der Modulvariante Terminplan komplett bearbeitet werden.

Notizen/Dokumente

Information

• PLANTA project enthält keine Textverarbeitung, die mit Standardprogrammen wie z.B. Microsoft Word vergleichbar ist. Für bestimmte Objekte aber (wie z.B. Projektdokumente, Vorgangsdokumente, Ressourcennotizen) besteht die Möglichkeit, den Text in den sogenannten Fließtext-Feldern zu erfassen und zu verwalten.

Vorgehensweise

• Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Notiz/Dokument auswählen.
  • Im neuen Vorgangsdokument-Datensatz
    • den gewünschten Text zum Dokument im Feld Notiz einfügen.
    • ggf. eine Verknüpfung zu einer Datei (einem Dokument) im Feld Verknüpfte Datei erstellen.

Ressourcen

Informationen

• Ressourcen sind für die Erledigung der Vorgänge zuständig.
• Sie werden einzelnen Vorgängen zugewiesen (zugeordnet).
• Ressourcen selbst müssen zuvor im Rahmen der Stammdatenerfassung angelegt worden sein.
• Welche Ressourcen den Vorgängen zugeordnet werden (einzelne Mitarbeiter, ganze Abteilungen oder Maschinen), hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. Planungshorizont, Projektart etc.
• In PLANTA project unterscheidet man zwischen Ressourcen, zu denen Personen, Abteilungen und Skills zählen und deren Aufwände in Zeiteinheiten geplant werden, und Erlös- und Kostenressourcen, deren Aufwände in monetären Einheiten geplant werden.

Ressourcen einem Vorgang zuordnen

• Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Ressource bzw. Erlös- und Kostenressourcen auswählen.
  • Im neuen Ressourcendatensatz die gewünschte Ressource aus der Listbox auf dem Feld Ressource auswählen.
  • Die gewünschten Ressourcenparameter definieren.
    • Einige Parameter sind bereits bei der Zuordnung der Ressource zu dem Vorgang mit Default-Belegungen aus dem Ressourcendatenblatt (z.B. Belastungskurve, Kostenart) versehen. Diese können hier manuell geändert werden.
    • Achtung: Werden bei einer dem Vorgang zugeordneten Ressource ihre Default-Werte geändert und kopiert man dann diese Ressourcenzuordnung auf einen weiteren Vorgang, werden die zuvor geänderten Einstellungen mitübernommen, nicht die Default-Einstellungen der Ressource.

Hinweise

• Ressourcen können den Vorgängen auch in den Modulen Terminplan und Ressourcenplan zugeordnet werden.
• Wurde der Terminplan nach Zuordnung der Ressource neu berechnet, werden auch Belastungsdatensätze unterhalb der Ressource angezeigt.

Aufgaben

Informationen

• Im Modul Vorgang besteht die Möglichkeit, für den ausgewählten Vorgang kleinere Aufgaben zu definieren und diese den gewünschten Benutzern (Ressourcen) zur Erledigung zuzuweisen.
• Eine zentrale Verwaltung aller Aufgaben des Projekts erfolgt im Modul Aufgaben.

Vorgehensweise

• Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Aufgabe auswählen.
  • Eine Aufgabenzeile wird eingefügt.
  • Die Bezeichnung der Aufgabe im Feld Aufgabenbezeichnung eintragen.
  • Speichern.
    • Dabei wird die Identnummer (Feld Aufgabe) der Aufgabe automatisch generiert.
    • Die Felder Angelegt am / Angelegt von: Name der Aufgabe werden automatisch mit dem aktuellen Datum und dem angemeldeten Benutzer gefüllt.
    • Die gewünschten Felder ausfüllen, wie z. B. den Termin, bis zu dem die Aufgabe erledigt werden soll (beim Anlegen einer Aufgabe wird hier automatisch das Heutedatum eingetragen), Ressource, die die Aufgabe erledigen soll,etc.
  • Speichern.

PLANTA pulse

Informationen

• In diesem Bereich werden die PLANTA pulse-Karten zu diesem Vorgang angezeigt, wenn der Vorgang mit PLANTA pulse synchronisiert wurde.
• Außerdem enthält der Bereich Informationen zum Erledigungsgrad der jeweiligen PLANTA pulse-Karten.
• Bei Bedarf kann der Vorgang (erneut) mit PLANTA pulse synchronisiert werden.
  • Wenn der Vorgang noch nicht mit PLANTA pulse synchronisiert wurde, wird nur die Schaltfläche Synchronisieren angezeigt.

Hinweise

• Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn im Projektsteckbrief des Projekts im Feld Fremdsystem der Eintrag PLANTA pulse ausgewählt und gespeichert wurde (PLANTA-Hybrid).
• Damit die Daten eingesehen werden können, muss der Benutzer in PLANTA pulse angemeldet sein und Mitglied auf dem jeweiligen Board sein.
• Alle synchronisierten Vorgänge werden im Modul pulse-Boards als Boards aufgelistet und können dort direkt geöffnet und bearbeitet werden.

Details

• Im oberen Teil des Bereichs wird die Anzahl aller Karten des Boards, so wie die Anzahl und der Anteil der offenen, überfälligen (Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit) und erledigten Karten angezeigt.
• Darunter folgt eine Tabelle mit den Karten aus PLANTA pulse.
• Im Kopfbereich der Tabelle werden die Informationen des zugehörigen PLANTA pulse-Boards aufgelistet.
  • Durch Klick auf ein Board-Mitglied kann die Liste aller Mitglieder geöffnet werden.
    • Durch Klick auf neben einem Mitglied kann nach Karten gefiltert werden, denen dieses Mitglied zugeordnet ist. 
  • Bei Bedarf können erledigte Karten angezeigt werden.
    • Defaultmäßig sind erledigte Karten ausgeblendet.
  • Bei Bedarf können nur überfällige Karten angezeigt werden.
• In der Tabelle werden die Karten mit den folgenden Daten aufgelistet:
  • Karte (Bezeichnung)
  • Liste
  • Swimlane (falls vorhanden)
  • Mitglieder
  • Labels
  • Status
    • "OK" bedeutet, dass die Karte auf "Erledigt" gesetzt wurde. Nicht erledigte Karten werden als "Offen" bezeichnet. Mehr Informationen
  • Anfang
  • Fällig
  • Angelegt von
• Durch Klick auf die Überschriften der Tabelle können die Ergebnisse nach der jeweiligen Spalte sortiert werden.
• Durch Klick auf das können neue Karten angelegt werden.
• Durch Klick auf die Schaltfläche in der linken unteren Ecke kann das Board direkt in PLANTA pulse geöffnet werden.

Jira

Informationen

• In diesem Bereich kann ein Vorgang (erneut) mit Jira synchronisiert werden.

Hinweis

• Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn im Projektsteckbrief des Projekts im Feld Fremdsystem der Eintrag Jira ausgewählt und gespeichert wurde (Mehr Informationen).

AOBs

Informationen

• Anordnungsbeziehungen (AOBs) stellen Abhängigkeiten zwischen Vorgängen eines Projekts dar und haben Auswirkungen auf die Berechnung der Projekttermine.
• Die Beschreibung weiterer Möglichkeiten zum Abbilden der Abhängigkeiten finden Sie hier. 

Anordnungsbeziehung vom ausgewählten Vorgang zu einem anderen Vorgang anlegen

• Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → AOB auswählen.
  • Im neuen AOB-Datensatz folgende Felder füllen:
    • Vorgang-Nachfolger
    • AOB-Art (hier ist die AOB-Art = "EA" defaultmäßig vorbelegt).
    • Zeitabstand (wenn erwünscht).
  • Speichern.
  • Anschließend im Modul Terminplan den Button

    

    Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen, um den Terminplan neu zu berechnen.

Externe AOBs

Informationen

• Im Bereich Externe AOBs werden die externen Anordnungsbeziehungen des Vorgangs angezeigt und können bearbeitet werden.
  • Projektübergreifende (externe) AOBs verbinden Vorgänge unterschiedlicher Projekte.
  • Sie wirken wie AOBs innerhalb eines Projekts. Es sind alle AOB-Arten (AA, EA, AE, EE), Zeitabstände sowie harte und weiche AOBs möglich.

Details

• Es werden sowohl eingehende als auch ausgehende externe Anordnungsbeziehungen angezeigt, allerdings können nur ausgehende AOBs angelegt und bearbeitet werden.

Externe AOB anlegen

• Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Externe AOB auswählen.
  • Im neuen Datensatz für eine externe AOB
    • das Zielprojekt im Feld PR-Nachfolger und den Zielvorgang im Feld Vorgang auswählen.
      • Das Feld PR-Nachfolger ist defaultmäßig mit der ID des geöffneten Projekts vorbelegt.