Das Modul Vorgang stellt eine Art Vorgangsdatenblatt dar.
Es bietet die Möglichkeit an, einen Überblick über alle wichtigen Daten eines ausgewählten Vorgangs zu bekommen sowie diese, bei Vorhandensein der entsprechenden Berechtigungen, zu bearbeiten.
Personen, die keine Bearbeitungsrechte besitzen, jedoch dem Vorgang als Ressourcen zugeordnet sind, dürfen einige wenige Daten erfassen bzw. bearbeiten, z.B.
Vorgangsbeschreibung
Dokumente
Aufgaben
Einstieg
Panel Projekt , Vorhaben → Terminplan → Klick auf den Link auf der ID des gewünschten Vorgangs oder Auswahl des Kontextmenü-Befehls Vorgang bearbeiten → Vorgang
Panel Projekt , Vorhaben → PSP → Klick auf den Link auf der ID / dem PSP-Code des gewünschten Vorgangs oder Auswahl des Kontextmenü-Befehl Vorgang bearbeiten → Vorgang
Panel Projekt, Vorhaben → Fortschritt → Klick auf den Link auf der ID des gewünschten Vorgangs oder Auswahl des Kontextmenü-Befehls Vorgang bearbeiten → Vorgang
Panel Programm → Terminplan → Klick auf den Link auf der ID des gewünschten Vorgangs → Vorgang
Mitarbeiter → Eigene Planung → Mitarbeiterboard → Meine Tätigkeiten → den gewünschten Statusbereich aufklappen → in der Kategorie Vorgangsbezeichnung Klick auf den Link im Feld Vorgangsbezeichnung oder Auswahl des Kontextmenü-Befehls Vorgang bearbeiten → Vorgang
Vorgangskopfdaten
Verantwortlichen für den Vorgang definieren
Informationen
Im oberen Bereich des Moduls im Feld Vorgangsverantwortlicher kann ein Vorgangsverantwortlicher definiert werden.
Wird eine Ressource bei einem Vorgang als Vorgangsverantwortliche(r) definiert, wird dieser Vorgang im Mitarbeiterboard der Ressource im Modul Meine Planungsobjekte im Bereich Vorgänge angezeigt.
Vorgang sperren
Vorgehensweise
Vorgänge können durch Aktivieren der Checkbox Vorgang gesperrt gegen Erfassung von Stunden, Km und Spesen gesperrt werden.
Hinweis
Wird die Erfassung durch den Kenner Gesperrt auf der Projektebene (Modul Projektsteckbrief) verhindert, so kann diese Sperre über den Kenner Vorgang gesperrt nicht aufgehoben werden.
Vorgang als Meilenstein/Mastermeilenstein definieren
Vorgehensweise
Vorgänge können im Feld Meilenstein als Meilensteine oder Mastermeilensteine (Gates) definiert werden.
Ist ein Vorgang als Meilenstein oder Mastermeilenstein definiert, müssen bei dessen Einplanung (Dauer, Wunsch-Termine) einige Besonderheiten beachtet werden. Mehr dazu siehe hier.
Hinweis bzw. Einschätzung ändern
Informationen
Der Projektmanager hat eine Möglichkeit, jeden Vorgang des Terminplans zu bewerten bzw. eine Schätzung vorzunehmen und dies mit verschiedenen Symbolen zu visualisieren.
Vorgehensweise
Rechts unten im Modulkopf den Pfeil-Button » so oft betätigen, bis das gewünschte Symbol erscheint.
Details
Bei neuen Vorgängen, für die es zuvor noch keine Hinweise bzw. keine Einschätzung gab, werden anfangs keine Symbole angezeigt.
Beschreibung
Information
Im Bereich Beschreibung besteht die Möglichkeit, den Vorgang detaillierter zu beschreiben, als dies im Bezeichnungsfeld möglich ist.
In dem Bereich Notwendige Voraussetzungen besteht die Möglichkeit, Voraussetzungen für den Vorgang zu erfassen, die notwendig sind, um den Vorgang zu erledigen.
Vorgehensweise
Den Bereich Notwendige Voraussetzungen aufklappen.
Im Bereich Aufwand/Kosten/Termine können weitere Parameter des Vorgangs bearbeitet werden, wie z. B. Dauer-Rest oder Wunschtermine.
Außerdem werden Informationen zu Aufwand und Kosten angezeigt.
Vorgangstermine
Information
Im Vorgangsdatenblatt können sowohl Plan-Termine vorgegeben werden als auch tatsächliche Termine des Vorgangs manuell eingetragen werde, falls diese nicht zuvor bereits aus den Ressourcen-Arbeitszeiterfassung berechnet wurden.
Die kalkulierten Termine werden hier lediglich ausgegeben, da diese automatisch berechnet werden. Die Berechnung kann jedoch nicht im Vorgangsdatenblatt, sondern für den ganzen Terminplan eines Projekts, also für alle Vorgänge, im Modul Terminplan vorgenommen werden.
Vorgehensweise
Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende in die entsprechenden Felder eintragen oder Dauer-Rest definieren, wenn man den Vorgang terminieren möchte.
Ist-Anfang manuell eintragen, wenn der Vorgang bereits begonnen hat, jedoch noch keine Ressourcen-Arbeitszeiterfassung auf den Vorgang vorgenommen wurde.
Möchte man den Vorgang beenden, ist das Ist-Ende zu füllen.
Diese Parameter beeinflussen das Ergebnis der Terminrechnung und können auch im Modul Terminplan in der Modulvariante Terminplan komplett bearbeitet werden.
Notizen/Dokumente
Information
PLANTA project enthält keine Textverarbeitung, die mit Standardprogrammen wie z.B. Microsoft Word vergleichbar ist. Für bestimmte Objekte aber (wie z.B. Projektdokumente, Vorgangsdokumente, Ressourcennotizen) besteht die Möglichkeit, den Text in den sogenannten Fließtext-Feldern zu erfassen und zu verwalten.
Vorgehensweise
Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Notiz/Dokument auswählen.
Im neuen Vorgangsdokument-Datensatz
den gewünschten Text zum Dokument im Feld Notizeinfügen.
ggf. eine Verknüpfung zu einer Datei (einem Dokument) im Feld Verknüpfte Dateierstellen.
Ressourcen
Informationen
Ressourcen sind für die Erledigung der Vorgänge zuständig.
Sie werden einzelnen Vorgängen zugewiesen (zugeordnet).
Ressourcen selbst müssen zuvor im Rahmen der Stammdatenerfassung angelegt worden sein.
Welche Ressourcen den Vorgängen zugeordnet werden (einzelne Mitarbeiter, ganze Abteilungen oder Maschinen), hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. Planungshorizont, Projektart etc.
In PLANTA project unterscheidet man zwischen Ressourcen, zu denen Personen, Abteilungen und Skills zählen und deren Aufwände in Zeiteinheiten geplant werden, und Erlös- und Kostenressourcen, deren Aufwände in monetären Einheiten geplant werden.
Ressourcen einem Vorgang zuordnen
Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Ressource bzw. Erlös- und Kostenressourcen auswählen.
Im neuen Ressourcendatensatz die gewünschte Ressource aus der Listbox auf dem Feld Ressourceauswählen.
Einige Parameter sind bereits bei der Zuordnung der Ressource zu dem Vorgang mit Default-Belegungen aus dem Ressourcendatenblatt (z.B. Belastungskurve, Kostenart) versehen. Diese können hier manuell geändert werden.
Achtung: Werden bei einer dem Vorgang zugeordneten Ressource ihre Default-Werte geändert und kopiert man dann diese Ressourcenzuordnung auf einen weiteren Vorgang, werden die zuvor geänderten Einstellungen mitübernommen, nicht die Default-Einstellungen der Ressource.
Hinweise
Ressourcen können den Vorgängen auch in den Modulen Terminplan und Ressourcenplan zugeordnet werden.
Wurde der Terminplan nach Zuordnung der Ressource neu berechnet, werden auch Belastungsdatensätze unterhalb der Ressource angezeigt.
Aufgaben
Informationen
Im Modul Vorgang besteht die Möglichkeit, für den ausgewählten Vorgang kleinere Aufgaben zu definieren und diese den gewünschten Benutzern (Ressourcen) zur Erledigung zuzuweisen.
Eine zentrale Verwaltung aller Aufgaben des Projekts erfolgt im Modul Aufgaben.
Vorgehensweise
Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Aufgabe auswählen.
Dabei wird die Identnummer (Feld Aufgabe) der Aufgabe automatisch generiert.
Die Felder Angelegt am / Angelegt von: Name der Aufgabe werden automatisch mit dem aktuellen Datum und dem angemeldeten Benutzer gefüllt.
Die gewünschten Felder ausfüllen, wie z. B. den Termin, bis zu dem die Aufgabe erledigt werden soll (beim Anlegen einer Aufgabe wird hier automatisch das Heutedatum eingetragen), Ressource, die die Aufgabe erledigen soll,etc.
Speichern.
PLANTA pulse
Informationen
In diesem Bereich werden die PLANTA pulse-Karten zu diesem Vorgang angezeigt, wenn der Vorgang mit PLANTA pulse synchronisiert wurde.
Außerdem enthält der Bereich Informationen zum Erledigungsgrad der jeweiligen PLANTA pulse-Karten.
Bei Bedarf kann der Vorgang (erneut) mit PLANTA pulse synchronisiert werden.
Wenn der Vorgang noch nicht mit PLANTA pulse synchronisiert wurde, wird nur die Schaltfläche Synchronisieren angezeigt.
Hinweise
Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn im Projektsteckbrief des Projekts im Feld Fremdsystem der Eintrag PLANTA pulse ausgewählt und gespeichert wurde (PLANTA-Hybrid).
Damit die Daten eingesehen werden können, muss der Benutzer in PLANTA pulse angemeldet sein und Mitglied auf dem jeweiligen Board sein.
Alle synchronisierten Vorgänge werden im Modul pulse-Boardsals Boards aufgelistet und können dort direkt geöffnet und bearbeitet werden.
Details
Im oberen Teil des Bereichs wird die Anzahl aller Karten des Boards, so wie die Anzahl und der Anteil der offenen, überfälligen (Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit) und erledigten Karten angezeigt.
Darunter folgt eine Tabelle mit den Karten aus PLANTA pulse.
Im Kopfbereich der Tabelle werden die Informationen des zugehörigen PLANTA pulse-Boards aufgelistet.
Durch Klick auf ein Board-Mitglied kann die Liste aller Mitglieder geöffnet werden.
Durch Klick auf neben einem Mitglied kann nach Karten gefiltert werden, denen dieses Mitglied zugeordnet ist.
Bei Bedarf können erledigte Karten angezeigt werden.
Defaultmäßig sind erledigte Karten ausgeblendet.
Bei Bedarf können nur überfällige Karten angezeigt werden.
In der Tabelle werden die Karten mit den folgenden Daten aufgelistet:
Karte (Bezeichnung)
Liste
Swimlane (falls vorhanden)
Mitglieder
Labels
Status
"OK" bedeutet, dass die Karte auf "Erledigt" gesetzt wurde. Nicht erledigte Karten werden als "Offen" bezeichnet. Mehr Informationen
Anfang
Fällig
Angelegt von
Durch Klick auf die Überschriften der Tabelle können die Ergebnisse nach der jeweiligen Spalte sortiert werden.
Durch Klick auf das können neue Karten angelegt werden.
Durch Klick auf die Schaltfläche in der linken unteren Ecke kann das Board direkt in PLANTA pulse geöffnet werden.
Jira
Informationen
In diesem Bereich kann ein Vorgang (erneut) mit Jira synchronisiert werden.
Anordnungsbeziehungen (AOBs) stellen Abhängigkeiten zwischen Vorgängen eines Projekts dar und haben Auswirkungen auf die Berechnung der Projekttermine.
Die Beschreibung weiterer Möglichkeiten zum Abbilden der Abhängigkeiten finden Sie hier.
Anordnungsbeziehung vom ausgewählten Vorgang zu einem anderen Vorgang anlegen
Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → AOB auswählen.
Sie wirken wie AOBs innerhalb eines Projekts. Es sind alle AOB-Arten (AA, EA, AE, EE), Zeitabstände sowie harte und weiche AOBs möglich.
Details
Es werden sowohl eingehende als auch ausgehende externe Anordnungsbeziehungen angezeigt, allerdings können nur ausgehende AOBs angelegt und bearbeitet werden.
Externe AOB anlegen
Auf die Bereichsüberschrift rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Externe AOB auswählen.
Im neuen Datensatz für eine externe AOB
das Zielprojekt im Feld PR-Nachfolger und den Zielvorgang im Feld Vorgang auswählen.
Das Feld PR-Nachfolger ist defaultmäßig mit der ID des geöffneten Projekts vorbelegt.
