Zeiterfassung: Variante 2 (mit Soll-Arbeitszeit)

(Zeiterfassung unter der Zeitskala / mit Kommentar / mit Soll-Arbeitszeit)

Videoanleitung

Informationen

In Modul Zeiterfassung kann der angemeldete Mitarbeiter
- seine Arbeitszeiten/Arbeitsstunden erfassen
- Prognosen der Rest-Aufwände erfassen und versenden
- die erfassten Arbeitszeiten/Arbeitsstunden löschen (Stornobuchungen vornehmen)

Details Summenbereiche

Im obersten Bereich des Moduls werden zwei Summenbereiche angezeigt
- Soll-Arbeitszeit
  - Für jeden Tag des definierten Zeitraums wird unter der Zeitskala die Anzahl der Soll-Arbeitsstunden angezeigt. Neben der Überschrift wird zusätzlich der summierte Soll-Wochenwert angezeigt.
- Gearbeitet
  - Für jeden Tag der Woche wird unter der Zeitskala die summierte Anzahl der erfassten Arbeitsstunden angezeigt. Neben der Überschrift wird zusätzlich der summierte Ist-Wochenwert angezeigt.
  - Zusätzlich wird hier eine Ampel geschaltet, die anhand der erfassten Arbeitsstunden anzeigt, ob die Soll-Arbeitszeit überschritten (rot), unterschritten (gelb) wurde oder ob der Soll- und der Ist-Wert gleich sind (keine farbliche Hervorhebung).
    - Wenn die Funktion Soll-Arbeitszeit aktiviert ist, aber die Soll-Arbeitszeitwerte für eine Ressource nicht festgelegt sind, ist die Ampel für diese Ressource immer rot.

Details Projektbereich

Die im Modul aufgelisteten Projekte werden gruppiert in folgenden Gruppen angezeigt:
- Zeiterfassung bis Ende aktueller Woche
  - Hier werden Projekte angezeigt, für die Arbeitsstunden nur bis zum letzten Tag der aktuellen Woche erfasst werden dürfen.
- Zeiterfassung auch in die Zukunft
  - Hier werden Projekte angezeigt, für die Erfassung der Arbeitszeiten in die Zukunft erlaubt ist, z.B. Gemeinkostenprojekte.
- Meine Zeiterfassungs-Favoriten
  - Hier werden Vorgänge mit den entsprechenden Projekten angezeigt, die der Benutzer in einer der beiden oben genannten Gruppen als Favorit gekennzeichnet hat (Favoriten-Stern aktiviert).
  - Werden Vorgänge als Favoriten in der Gruppe Meine Zeiterfassungs-Favoriten aufgelistet, werden sie nicht mehr in den beiden oben genannten Gruppen angezeigt.
- Nicht bebuchbare Objekte (ausgewählte Woche)
  - In dieser Gruppe erscheinen Vorgänge (mit den entsprechenden Projekten), die bereits beendet oder gesperrt oder deren Projekte "inaktiv" gesetzt wurden, die jedoch in der ausgewählten Woche Ist-Buchungen aufweisen. Die Anzeige ist für die Nachvollziehbarkeit der Daten notwendig. Hierzu siehe auch den Eintrag unter Achtung.

Achtung

Im Modul werden nur Projekte bzw. Vorgänge angezeigt, die
- nicht gegen Stundenerfassung gesperrt sind
- nicht beendet sind
- aktiv sind
Auch Vorgänge, in denen Sie Ihre Arbeit erledigt haben, indem Sie die Checkbox Erledigt aktiviert haben, erscheinen nicht mehr im Modul.
Ausnahme: Gruppe Nicht bebuchbare Objekte (ausgewählte Woche). Siehe oben.
Erscheint das Projekt, auf welches Sie Stunden erfassen möchten, nicht im Modul oder können Sie das Projekt nicht hinzufügen (siehe die nachfolgenden Kapitel), wenden Sie sich bitte an Ihren Projektmanagement-Administrator.

Details Sichten

Im Modul Zeiterfassung kann zwischen einer Wochensicht und einer Tagessicht gewechselt werden.
- Hierzu links oben auf die Schaltfläche
  bzw.
  klicken.
- Defaultmäßig wird die Wochensicht angezeigt.
- In der Tagessicht wird defaultmäßig der heutige Tag angezeigt. Befindet man sich in einer anderen Kalenderwoche, wird der Montag dieser Woche angezeigt.

Arbeitsstunden auf Projekte/Vorgänge erfassen, in die man eingeplant ist

Information

Wurden noch keine Arbeitsstunden erfasst, werden im Modul Zeiterfassung initial nur Projekte angezeigt, in die der Mitarbeiter direkt eingeplant ist. Wurden Arbeitszeiten bereits auf weitere Projekte/Vorgänge erfasst (siehe hierzu das nächste Kapitel,) werden diese Projekte bei jedem weiterem Aufruf des Moduls Zeiterfassung mitangezeigt.

Vorgehensweise

Im linken Fenster das gewünschte Projekt und den gewünschten Vorgang aufklappen. Für alle Tage der Woche sind defaultmäßig leere Belastungsdatensätze vorhanden.
Im rechten Fenster unter der Zeitskala in der Zeile des gewünschten Wochentags unterhalb des gewünschten Datums klicken.
Die Stundenzahl eintragen.
- Unmittelbar nach dem Eintragen der Ist-Stunden aktualisiert sich automatisch der Rest-Wert, so dass man sieht, wie viele von den geplanten Stunden noch verbleiben.
Links im Datensatz des gewünschten Tags den Kommentar eintragen.
Speichern.
Auf die gleiche Weise für alle gewünschten Tage Stunden und Kommentare eintragen.

Im Kalender blättern

Über die Pfeil-Schaltflächen neben der Schaltfläche Heute oder durch Auswahl der jeweiligen Kalenderwoche in der Datumslistbox kann in die anderen Wochen geblättert werden.
Damit können Ist-Stunden auch auf Vorgänge gebucht werden, die nicht in der aktuellen Woche, sondern in den Vorwochen geplant waren.
Wurde ein Abrechnungsstichtag gesetzt, kann über diesen Tag hinaus zurückgeblättert werden, die Erfassung der Stunden vor dem Abrechnungsstichtag ist jedoch nicht möglich. Versucht ein Mitarbeiter dennoch, Stunden vor dem Abrechnungsstichtag zu erfassen, erfolgt der Hinweis Erfassung nicht möglich: Datum liegt vor dem Stichtag.

Arbeitsstunden auf weitere Projekte/Vorgänge erfassen

Vorgehensweise

Die Schaltfläche Weitere Projekte/Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen
betätigen.
- Das Dialogmodul Projekte und Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen wird geöffnet.
- Aus den entsprechenden Listboxen das gewünschte Projekt und den gewünschten Vorgang auswählen und die Schaltfläche Übernehmen betätigen.
  - Das ausgewählte Projekt und der ausgewählte Vorgang werden in die entsprechende Gruppe des Moduls Zeiterfassung eingefügt. Die Erfassung der Arbeitszeit kann hier wie oben beschrieben erfolgen.

Zukünftige Arbeitsstunden (Urlaub, Krankheit etc.) erfassen

Information

Das Vorhandensein von Projekten, für die Zeiterfassung in die Zukunft erlaubt ist (dies sind in der Praxis meistens Gemeinkostenprojekte), mit den entsprechenden Vorgängen (z.B. Urlaub) ist Voraussetzung für die Erfassung von zukünftigen Stunden.

Vorgehensweise

Durch Betätigen der Pfeil-Schaltfläche auf die Woche vorspringen, für die Gemeinkosten erfasst werden sollen.
In der Gruppe Zeiterfassung auch in die Zukunft werden Gemeinkostenprojekte mit den dazugehörigen Vorgängen angezeigt, in die die Ressource des angemeldeten Mitarbeiters eingeplant ist.
Die Vorgehensweise zum Erfassen der Stunden ist dieselbe wie im Abschnitt "Arbeitsstunden auf Projekte/Vorgänge erfassen, in die man eingeplant ist" .

Hinweis

Ist man nicht in ein Gemeinkostenprojekt direkt eingeplant, darf jedoch auf dieses Zeiterfassung vornehmen, wird das Projekt nicht sofort in der Gruppe Zeiterfassung auch in die Zukunft gelistet, sondern muss erst über das Modul Projekte und Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen ins Zeiterfassungsmodul eingefügt werden. Hierzu siehe den Abschnitt "Arbeitsstunden auf weitere Projekte/Vorgänge erfassen".

Prognose der Rest-Aufwände versenden

Information

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter beim Erledigen der für ihn geplanten Tätigkeiten feststellt, dass höhere Aufwände als geplant notwendig sind, besteht die Möglichkeit, diese an den zuständigen Projektmanager in Form einer Rest-Aufwands-Prognose zu melden.

Vorgehensweise

Im Kopfbereich des Moduls Zeiterfassung die Schaltfläche Prognose versenden
betätigen.
Das Modul Prognosen versenden wird geöffnet.
In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Feld Prognose den geschätzten Rest-Aufwand eintragen und speichern.
Die Schaltfläche Prognose versenden
in der Projektzeile betätigen.
Das Modul Info versenden wird mit einer bereits automatisch erstellten Nachricht geöffnet.
Die Nachricht enthält folgende Daten: den Absender, Ist-Werte der aktuellen Woche, Rest- und Prognose-Werte für den Aufwand sowie das voraussichtliche Erledigungsdatum, falls dieses gefüllt ist.
- Als Empfänger wird automatisch der Projektmanager des Projekts eingetragen.
Die Schaltfläche versenden betätigen. Die Nachricht wird automatisch per E-Mail an den Empfänger versandt.
- Bitte beachten Sie die Voraussetzungen für den E-Mail-Versand in PLANTA project in der Beschreibung des Moduls Info versenden.

Hinweis

Ist in Ihrem System die Funktion "Adaptive Cards" aktiviert und konfiguriert, wird nach Betätigen der Schaltfläche
nicht das Modul Info versenden geöffnet, sondern stattdessen wird sofort eine Adaptive Card mit Ihrer Prognose per E-Mail an den Projektmanager verschickt.

Erfasste Arbeitsstunden löschen/ändern (Stornobuchungen)

Vorgehensweise

Die gewünschten Stundenwerte direkt unter der Zeitskala entweder korrigieren oder komplett löschen.

Hinweise

Kann ein bestimmter Eintrag nicht gelöscht oder geändert werden, kann es unter anderem daran liegen, dass die Buchung bereits zur Abrechnung übertragen wurde, in ein anderes System exportiert wurde etc. und in Ihrem System die standardmäßig aktive Funktion automatische Stornobuchungen komplett oder für bestimmte Fälle deaktiviert ist.
In diesem Fall ist es notwendig die betroffenen Buchung manuell zu stornieren und eine neue Buchung zu erfassen (Stornobuchung).

Zugewiesene Arbeit als "Erledigt" kennzeichnen

Information

Es besteht die Möglichkeit, die Vorgänge, in die man eingeplant ist, als "Erledigt" zu kennzeichnen.
Hierzu in der Zeile des gewünschten Vorgangs die Checkbox Erledigt aktivieren.
Ist die Checkbox aktiviert, wird für die eigene Einplanung im betroffenen Vorgang der Ist-Endtermin gesetzt (der Vorgang selbst muss dabei nicht beendet sein, falls weitere Ressourcen noch daran arbeiten) und
- entweder verschwindet der Vorgang aus der Anzeige im Modul nach Aktualisierung der Anzeige
- oder er wird in die Kategorie Nicht bebuchbare Objekte (ausgewählte Woche) verschoben

Hinweis

Setzt man die eigene Einplanung für einen bestimmten Vorgang auf Erledigt, während noch Rest-Aufwand vorhanden ist, wird der Rest-Aufwand bei der nächsten Berechnung des Terminplans gelöscht.