Einführung in Ressourcenmanagement

Information

Das Ressourcenmanagement in PLANTA umfasst sowohl die Planung als auch die Verwaltung der Ressourcen und erfolgt auf drei Ebenen.

1. Zunächst müssen Ressourcen im PLANTA-System erfasst und mit Standard-Planungsparametern als Stammdaten versehen werden. Dies erfolgt durch Administratoren oder das Projektmanagement-Office.

2. Erst dann können Projektmanager den benötigten Ressourceneinsatz und den damit verbundenen Aufwand in ihren Projekten einplanen. Dabei haben sie die Sicht auf die Ressourcen nur innerhalb der eigenen Projekts. Sie können zwar die Auslastung der Ressourcen in anderen Projekten einsehen, können diese aber nicht beeinflussen.

3. Die operative Ressourcenverwaltung erfolgt innerhalb der Abteilungen. Die Ressourcen-/Skill-/Abteilungsmanager steuern hier die Auslastung ihrer Ressourcen und können den von den Projektmanagern geplanten Aufwand innerhalb der Abteilung zwischen den einzelnen Personenressourcen verteilen oder umschichten. Ihre Sicht auf die Ressourcen ist eine projektübergreifende.

Darüber hinaus stehen sowohl Projekt-/Multiprojektmanagern als auch Ressourcen-/Skill-/Abteilungsmanagern zahlreiche Ressourcen-Reports zur Verfügung, beispielsweise zur Auslastung der Ressourcen.

Ressourcen-Stammdaten

Information

• In der Rolle Projektmanagement-Administration bietet PLANTA verschiedene Module zum Erfassen und Verwalten der Ressourcen-Stammdaten. Das zentrale Modul ist das Ressourcendatenblatt, in dem die Stammdatenparameter aller Ressourcen festgelegt und ihre Verfügbarkeit für die Einplanung in Projekte bestimmt wird.

• PLANTA unterstützt verschiedene Arten von Ressourcen: sowohl Mitarbeiter als Personenressourcen, als auch Abteilungsressourcen, Skills sowie monetäre Ressourcen wie Kosten- und Erlösressourcen.

• In den Stammdaten wird auch festgelegt, welche Benutzer welche Ressourcen sehen dürfen und welche nicht. Somit wird auch bestimmt, welche Ressourcen z. B. die Projektmanager beim Planen ihrer Projekte zur Verfügung haben.

Detaillierte Informationen zu der Erfassung von Ressourcen-Stammdaten siehe hier.

Einplanung der Ressourcen in Projekte

Prozess

• Die Einplanung der Ressourcen in Projekte erfolgt im Modul Terminplan.

  • Dabei werden die gewünschten Ressourcen zunächst den Vorgängen zugewiesen. Bei der Zuweisung der Ressourcen zu den Vorgängen werden Default-Planungsparameter aus den Stammdaten automatisch übernommen, können jedoch von den Projektmanagern pro jeweiligen Vorgang verändert werden und gelten dann nur in den jeweiligen Projekten.

  • Anschließend wird der Aufwand definiert, der für die Erledigung des jeweiligen Vorgangs vorgesehen ist.

  • Nach der Berechnung des Terminplans wird der geplante Aufwand automatisch auf die einzelnen Einplanungsperioden der Ressource (Tage, Wochen etc.) entsprechend ihrer Verfügbarkeit und der Einplanung in anderen Projekten verteilt. PLANTA bietet auch ein Modell zur manuellen Einplanung der Arbeit pro Periode (Tag), das für manche Einplanungsmodelle sinnvoll sein kann. Wie Aufwände geplant oder berechnet werden und wie die Verteilung des Aufwands vonstattengeht, erfahren Sie in den nachfolgenden Topics.

• Der Projektmanager kann seine Projekte entweder grob beplanen, z.B. nur Abteilungsressourcen oder Skills, deren Aufwände dann von den Ressourcenmanagern auf einzelne Ressourcen umgeplant werden können. Alternativ kann er auch direkt die Mitarbeiterressourcen einplanen. Auch bei den Planungseinheiten ist PLANTA flexibel. Es kann sowohl in Stunden als auch in Tagen geplant werden.

Die genaue Vorgehensweise zum Einplanen der Ressourcen in Projekte finden sie in der Beschreibung des Moduls Terminplan. In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie weitere Informationen zu verschiedenen Planungsmodellen bzw. Funktionen.

Ressourcen-/Abteilungsmanagement

Information

• Eine zentrale Stelle zum Verwalten der Ressourcen der eigener Abteilung in der PLANTA-Software ist das Panel Abteilungsboard, in dem alle relevanten Module und Sichten zur Verfügung stehen, z.B. die Auslastung der Ressourcen, die Möglichkeit der Umplanung des eingeplanten Aufwands aber auch die Übersichten über die Abwesenheiten tatsächlich geleisteten Stunden etc..

• Im PLANTA-Standard ist das Panel Abteilungsboard in der Rolle Resssourcenmanager/Skill-Manager enthalten.

Achtung: Für die Rolle Ressourcenmanager/Abteilungsleiter gelten spezielle Berechtigungseinstellungen. Mehr dazu siehe hier.

Details

• PLANTA bietet auch die Möglichkeit, den Planungs- und Verwaltungsprozess zwischen den Projekt- und Ressourcenmanagern durch Ressourcenanfragen und -freigaben enger zu verzahnen. Detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.