Kosten, Budget, Nutzen, Erlöse planen und steuern

Stammdaten

Informationen

• Damit Kosten, Erlöse und Budgets in PLANTA project geplant und berechnet werden, müssen verschiedene Kosten-Stammdaten in der PLANTA-Software im Vorwege erfasst werden (zusätzlich zu den allgemeinen Stammdaten, wie z.B. Personen, Benutzer, Ressourcen, die grundsätzlich für den Betrieb der Software notwendig sind, etc.).
• Zu Kosten-Stammdaten zählen:
  • Umrechnungsfaktoren
  • Kostenarten
  • Kostenartengruppen
  • Kostenstellen
  • Kosten- und Erlösressourcen

Details

• Umrechnungsfaktoren sind für die Berechnung der Kosten und Erlöse notwendig. Damit werden die Ressourcen-Aufwände (Belastungen) in monetäre Werte umgerechnet.
  • Umrechnungsfaktoren werden im Modul Umrechnungsfaktoren angelegt und
  • den Ressourcen im Modul Ressourcendatenblatt oder/und
  • den Kostenarten im Modul Kostenarten zugewiesen.
    • Die im Ressourcendatenblatt oder Kostenarten eingetragenen Umrechnungsfaktoren der Ressourcen werden unmittelbar für die Berechnung der Kosten während der Terminrechnung herangezogen (vorausgesetzt die entsprechenden Ressourcen sind im Projekt eingeplant).
    • Bitte beachten: Sind für eine Ressource ein Umrechnungsfaktor direkt auf der Ressource und einer auf der Kostenart der Ressource eingetragen, wirken beide Umrechnungsfaktoren bei der Berechnung der Kosten additiv. Siehe auch Abschnitt "Berechnung (Kosten und Erlöse)".
• Kostenarten dienen der Gruppierung der Kosten zwecks übersichtlicher Darstellung in Planungs- und Auswertungsmodulen.
  • Kostenarten werden im Modul Kostenarten angelegt und
  • den Ressourcen im Modul Ressourcendatenblatt zugewiesen.
    • Die im Modul Ressourcendatenblatt eingetragene Kostenart ist eine Default-Kostenart der Ressource. Sie wird bei der Zuordnung der Ressource zu einem Vorgang in den Ressourcenzuordnungs-Datensatz übernommen, kann jedoch auf der Ressourcenzuordnung geändert werden. Somit kann die Kostenart auf der Ressourcenzuordnung von der Default-Kostenart der Ressource abweichen.
    • Die Kostenart der Ressourcenzuordnung (Achtung: nicht die Default-Kostenart der Ressource) wird bei der Erzeugung der Belastungsdatensätze (bei der Berechnung des Terminplans) auf die einzelnen Belastungsdatensätze geschrieben und kann pro Belastungsdatensatz ebenfalls nachträglich geändert werden. Die Kostenart auf der Belastung ist letztendlich diejenige, die für die Aufteilung der Kosten in Kostenartengruppen herangezogen wird.
• Kostenartengruppen werden benötigt, um Kostenarten in größere Gruppen zusammenzufassen. Im PLANTA project-Standard erfolgt die Budget-, Kosten- und Aufwandsplanung und -auswertung in vielen Anwendungsmodulen (z.B. im Modul Budget) auf Basis der Kostenartengruppen. Kostenartengruppen werden
  • im Modul Kostenartengruppen angelegt und
  • den Kostenarten im Modul Kostenarten zugewiesen.
• Kostenstellen sind zwar weder zur Berechnung noch zur Darstellung der Kosten notwendig, werden jedoch bei den Kostenauswertungen verwendet (siehe Kapitel Reporting) sowie bei der Rechtesteuerung. Kostenstellen werden
  • im Modul Kostenstellen erfasst und
  • den Ressourcen im Modul Ressourcendatenblatt Ressourcen zugeordnet und 
  • den Planungsobjekten in den jeweiligen Steckbrief-Modulen (Projektsteckbrief, Vorhabensteckbrief, Ideensteckbrief, Programmsteckbrief) zugewiesen.
• Kosten- und Erlösressourcen sind Ressourcen zur ausschließlichen Kostenplanung bzw. Erlösplanung
  • Kosten- und Erlösressourcen sind Ressourcen, welche nicht zur Kapazitätsplanung, sondern ausschließlich zur Erfassung von Kosten oder Erlösen auf Vorgängen dienen. Somit lassen sich z.B. Materialkosten, Mietkosten, Fremdleistungen oder Umsatzerlöse direkt für die jeweiligen Vorgänge erfassen.

Planung

• Kosten und Erlöse
  • In PLANTA project wird zwischen den ursprünglich geplanten Kosten/Erlösen (Kosten/Erlöse-Soll), den tatsächlichen Kosten/Erlösen (Kosten/Erlöse-Ist) und den restlichen Kosten/Erlösen (Kosten/Erlöse-Rest) unterschieden.
  • Für die Planung und Steuerung der Kosten stehen zwei Module zur Verfügung: Terminplan und Budget, wobei jedes der Module eine grundsätzlich andere Sicht auf die Kosten und Erlöse bietet. 
    • Im Modul Terminplan werden Kosten nach der Projektstruktur dargestellt, also pro Ebene: Projekt, Vorgang, Ressourcenzuordnung, Belastung. Die Kenntnis dieser Planungsebenen ist für die nachfolgenden Beschreibungen relevant.
    • Im Modul Budget werden Kosten nach den Kostenartengruppen dargestellt.

• • Bei der Planung von Kosten und Erlösen kann zwischen zwei Optionen gewählt werden: automatisch oder manuell. Die Wahl der Optionen ist über die Einstellung eines Modellparameters steuerbar. Im PLANTA-Standard ist die automatische Kostenberechnung voreingestellt.
    • Automatische Option: Hierbei werden im Modul Terminplan Ressourcen und deren Aufwände geplant. Ressourcen wiederum verfügen (in Stammdaten definiert) über Umrechnungsfaktoren für die monetäre Umrechnung der Aufwände. Berechnet man im Modul Terminplan den Terminplan eines Projekts, werden die auf Ressourcen geplanten Aufwände auf Basis der Umrechnungsfaktoren in Kosten umgerechnet und anschließend in den Modulen Terminplan und Budget angezeigt. Siehe den Abschnitt Berechnung.
      • Neben Personenressourcen, deren Kosten über die geplanten Aufwände umgerechnet werden, bietet PLANTA project auch spezielle Kosten- und Erlösressourcen an, die zum direkten Erfassen der Kosten oder Erlöse auf den Vorgängen benutzt werden können. Da solche Ressourcen immer den Umrechnungsfaktor 1 haben, sind die auf diesen Ressourcen vergebenen Aufwände gleichzeitig deren Kosten bzw. deren Erlöse.
    • Manuelle Option: Die Erfassung der Kosten (Kosten-Soll) sowie deren Anpassung beim Fortschreiten des Projekts (Kosten-Rest) erfolgen manuell im Modul Budget.
  • Tatsächliche Kosten und Erlöse
    • Bei der automatischen Option berechnen sich die tatsächlichen Kosten und Erlöse aus den im Modul Zeiterfassung erfassten Arbeitsstunden der Personenressourcen. Da Kosten- und Erlösressourcen keine Arbeitsstunden aufweisen, stehen für sie spezielle Module zur Verfügung (Kosten buchen und Erlöse buchen), in denen die tatsächliche Kosten- bzw. Erlöse direkt manuell erfasst werden.
    • Bei der manuellen Option werden alle tatsächlichen Kosten und Erlöse im Modul Budget manuell erfasst.

• Budget
  • Budget wird ausschließlich manuell im Modul Budget geplant. Da im Modul Budget auch Kosten angezeigt werden, können diese als Basis für die Planung des Budgets herangezogen werden. Beim Budget unterscheidet man zwischen beantragten und genehmigten Werten.
• Nutzen
  • Im Projektsteckbrief werden jahresweise sowohl geplante als auch tatsächliche (erreichte) Nutzen-Werte manuell erfasst. Diese werden auch im Modul Budget angezeigt, in dem zusätzlich auch der über alle Jahre summierte Wert ausgegeben wird.

Hinweise

• Die %-Verteilung der Budgets und Kosten im Projektsteckbrief auf Kostenstellen (DT819 Projekt/Kostenstelle) ist nicht Bestandteil der eigentlichen Kosten- und Budgetplanung. Sie dient in erster Linie der Kostenverteilung beim Export an ERP-Systeme.
• Die %-Verteilung der Budgets und Kosten im Projektsteckbrief auf Systeme (DT816 Projekt/Systeme) ist nicht Bestandteil der eigentlichen Kosten- und Budgetplanung.

Berechnung

Voraussetzungen

• Damit Kosten in PLANTA project automatisch berechnet werden, müssen im Modul Modell und Modellparameter folgende Einstellungen vorgenommen werden:
  • Den Parameter manuelle Kostenerfassung deaktivieren
  • Den Parameter Terminplanberechnung mit Kosten auf "1" setzen.

Information

• Sind die oben genannten Einstellungen getätigt, werden beim Berechnen des Terminplans eines Projekts (durch Betätigen des Berechnungs-Buttons in der Symbolleiste) oder bei der Neuplanung Kosten und Erlöse mitberechnet.
• Die Berechnung der Kosten und Erlöse erfolgt dabei auf Basis der eingeplanten Aufwände der Ressourcen und derer Umrechnungsfaktoren. Die berechneten Werte werden auf der untersten Planungsebene, der Belastungs-Ebene gespeichert. Die hier gespeicherten Werte sind Ausgangsbasis für die Summierung der Werte
  • zum einen auf die Ressourcenzuordnungs-, Vorgangs- und Projekt-Ebene. Diese Summierung erfolgt beim Berechnen des Terminplans eines Projekts.
  • zum anderen in die Kostenarten und Kostenartengruppen. Diese Summierung übernimmt ein anderer Mechanismus (Kostenrechnung und Budgetrechnung), der anschließend an die Berechnung des Terminplans anläuft oder sogar unabhängig von der Terminplanberechnung gesondert angestoßen werden kann. Hierzu siehe das Kapitel Überblick: Berechnungs-und Verdichtungsmatrix.

Berechnung der Kostenwerte auf der Belastungs-Ebene beim Berechnen des Terminplans

Summierung und Darstellung der Werte auf verschiedenen Projektebenen

Kosten und Erlöse

Informationen

• Die auf der Belastungs-Ebene berechneten Kosten- und Erlöswerte werden wie folgt weiter verarbeitet:
  • im Modul Terminplan
    • Summierung
      • Die auf der Belastungs-Ebene pro Tag berechneten Kosten- und Erlöswerte werden auf die jeweilige Ressourcenzuordnung summiert, die Werte aller Ressourcenzuordnungen werden auf den entsprechenden Vorgang summiert und die Werte aller Vorgänge auf das Projekt. Dabei werden Kosten und Erlöse auf den untersten zwei Ebenen in der gleichen Spalte gespeichert (Kosten-Spalten) und auf Ebenen Vorgang und Projekt werden sie in unterschiedlichen Spalten gespeichert (Kosten in Kosten-Spalten und Erlöse in Erlös-Spalten).
      • Zusätzlich werden Kosten- und Erlöswerte entlang der Projektstruktur (wenn diese vorhanden ist) summiert, von dem untersten Teilprojekt auf das übergeordnete Teilprojekt und daraus auf die Hauptprojekt-Ebene.
    • Darstellung
      • auf Belastungs- und Ressourcenzuordnungs-Ebenen werden sowohl Kosten als auch Erlöse in den Kosten-Spalten dargestellt. Anhand der Ressourcenart und des Namens kann man erkennen, ob es sich um Kosten oder um Erlöse handelt.
      • auf Vorgangs- und Projekt-Ebenen werden nur Kosten ausgewiesen, sind jedoch defaultmäßig ausgeblendet und müssen bei Bedarf eingeblendet werden. Erlöse (Erlös-Spalten) sind auf diesen Ebenen im Modul Terminplan defaultmäßig nicht enthalten, können aber bei Bedarf per Customizing in das Modul aufgenommen werden.

• • im Modul Budget
    • Summierung
      • Die auf der Belastungs-Ebene berechneten Kostenwerte werden auf Basis der Kostenart der Belastungsdatensätze in die entsprechenden Kostenartengruppen mit dem Zeitbezug (pro Jahr) summiert, daraus in die Kostenartengruppen über alle Jahre summiert und anschließend über alle Kostenartengruppen auf den Gesamtwert im Projekt summiert.
        • Für die Summierung der Kosten in die Kostenartengruppen und deren Darstellung im Modul Budget ist die Kostenart der Belastungsdatensätze maßgeblich.
      • Die in auf der Belastungs-Ebene berechneten Erlöswerte werden auf einzelne Jahre summiert.
      • Zusätzlich werden Kostenwerte entlang der Projektstruktur summiert, von dem untersten Teilprojekt auf das übergeordnete Teilprojekt und daraus auf die Hauptprojekt-Ebene.
    • Darstellung
      • Kosten und Erlöse werden getrennt voneinander dargestellt.
      • Sowohl Kosten als auch Erlöse haben eine Gesamt-Ebene und eine Jahresebene.
        • Auf jeder dieser Ebenen werden Kosten pro Kostenartengruppe dargestellt, bei Erlösen gibt es keine Aufteilung in Kostenartengruppen.
      • Sowohl Kosten- als auch Erlös-Spalten sind im Modul Budget in doppelter Ausführung vorhanden: einmal für die Werte der einzelnen Projekte und einmal für die Werte der Projektstruktur (Projekt + alle seine Unterprojekte).
        • An dem Vorhanden-/Nichtvorhandensein des Zusatzes ((o.TP) = ohne Teilprojekte) neben den Spaltenüberschriften ist erkennbar, ob es sich um die Werte des einzelnen Projekts oder um die Werte der ganzen Projektstruktur handelt.

Hinweise

• Im Normalfall stimmen die Projektkosten-Werte in den Modulen Terminplan und Budget überein.
• Weichen bestimmte Werte im Terminplan von den entsprechenden Werten im Budget ab, kann das folgende Ursachen haben:
  • Die Stammdaten wurden nicht korrekt erfasst oder geändert, z.B. wenn eine Kostenartengruppe deaktiviert wurde, nachdem für diese Kosten bereits gebucht wurden, die zugehörigen Kostenarten jedoch nicht umgehängt wurden.
  • Für eine oder mehrere eingeplante Ressourcen wird die Belastungskurve MAN inkorrekt verwendet. Weitere Informationen

Budget

Information

• Die Budgetierung der Projekte in PLANTA project erfolgt ausschließlich im Modul Budget.

Nutzen

Information

• Die Geplanter Nutzen und Erreichter Nutzen -Werte werden aus dem Modul Projektsteckbrief in das Modul Budget in den Bereich Nutzen und Erlöse verdichtet. Im Modul Budget können die Nutzen-Werte nicht bearbeitet werden.

Überblick: Berechnungs- und Summierungsmatrix

Information

• Nachfolgend finden Sie in der ersten Tabelle die Aufstellung der Verwendung verschiedener Berechnungsfunktionen, die über die entsprechenden Modulschaltflächen oder Menüpunkte in verschiedenen Anwendungsmodulen ausgelöst werden können. In der zweiten Tabelle werden die Berechnungsfunktionen näher erläutert.

Erläuterungen zu den einzelnen Berechnungsarten :

Berichte und Auswertungen

Informationen

• Die Auswertungsdaten zu Budget, Kosten und Erlösen findet man
  • pro Projekt in Modulen
    • Kostenberichte
    • Dashboard (im Abschnitt Abweichungen)
    • Infoboard
    • Kostentrendanalyse
  • projektübergreifend
    • in Modulen des Modulpanels Kostenübersichten