Einstieg

Information

  • In diesem Modul werden
    • sowohl die bereits vorhandenen Portfolio-Statusberichte aufgelistet mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Faktoren.
    • als auch neue Statusberichte erstellt sowie alle für die Erstellung des Statusberichts relevanten Einstellungen und Eingaben vorgenommen.

Hinweis

  • Benutzer mit Multiportfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen in allen Portfolios zu nutzen.
  • Benutzer mit Portfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen nur in eigenen Portfolios zu nutzen.

Einschätzungen und Kommentare für Portfolio erfassen

Information

  • Im Bereich Einschätzungen können Einschätzungen und Kommentare zu verschiedenen Portfolio-Faktoren erfasst oder geändert werden, die für den aktuell zu erstellenden Statusbericht verwendet werden sollen.

Vorgehensweise

  • Durch Klick auf die Pfeil-Schaltfläche neben dem Daumensymbol lässt sich dieses ändern.
    • Erscheint kein Daumensymbol, bedeutet es, dass keine Einschätzung zu dem Faktor vorhanden ist.
  • Den Vorgang für jeden der gewünschten Faktoren wiederholen.
  • Im Feld Kommentar können zu jedem Faktor Anmerkungen manuell hinzugefügt oder bestehende geändert werden.

Details

  • Zu den Faktoren Kosten, Aufwand, Termine und Risiken/Chancen werden durch Aufklappen der Baumstruktur summierte Statusberichtsdaten aus Planungsobjekten angezeigt, denen ein Statusbericht im Bereich Planungsobjekte mit Statusbericht-Zuordnung zugewiesen wurde (da der Statusbericht hierbei als Quelle dieser Daten fungiert).
    • Die Daten werden sowohl tabellarisch als auch grafisch dargestellt.

Planungsobjekt-Statusberichte zuordnen / Zuordnungen entfernen

Planungsobjekte mit Statusberichts-Auswahl

Information

  • Im Bereich Planungsobjekte mit Statusberichts-Auswahl kann definiert werden, die Daten welcher Planungsobjekte in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden sollen und welche in der Time&Budget-Matrix des Portfolio-Statusberichts berücksichtigt werden sollen.
  • Des Weiteren werden hier den Planungsobjekten, deren Daten in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht einfließen sollen, Statusberichte zugewiesen (gewöhnlich der letzte freigegebene Statusbericht), da in Portfolio-Statusberichten nicht die aktuellen Projektstände sondern nur die fixierten Projektstände berücksichtigt werden können.

Details zu Symbolen

  • Die Angaben zur Einschätzung jedes Planungsobjekts (Daumen-Symbole) sowie die Ampeln zu berechneten Ständen stammen aus den ausgewählten Statusberichten.
  • Neben der Gesamteinschätzung des jeweiligen Projektleiters wird auch die Einschätzung des Portfoliomanagers für jedes Planungsobjekt angezeigt und kann über den Button angepasst werden.

Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht und Time&Budget-Matrix auswählen

  • Haken in der Checkbox PSB in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktivieren/deaktivieren.
    • Das entsprechende Planungsobjekt wird im Portfolio-Statusbericht berücksichtigt / nicht berücksichtigt
  • Haken in der Checkbox TBM in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktiviert/deaktivieren.
    • Das entsprechende Planungsobjekt wird in der Time&Budget-Matrix berücksichtigt / nicht berücksichtigt
      • Die Checkbox TBM kann nur aktiviert werden, wenn die Checkbox PSB aktiv ist.

Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte manuell zuweisen

  • In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht auswählen betätigen, um Statusberichte zuzuordnen.
    • Hat das Planungsobjekt keine freigegebenen Berichte, wird eine Meldung ausgegeben, die darauf hinweist.
  • Das Auswahlmodul Statusbericht zuordnen öffnet sich.
  • Den gewünschten Statusbericht durch Aktivieren der Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählten Statusbericht zuordnen betätigen.
    • Der ausgewählter Statusbericht wird dem ausgewählten Planungsobjekt zugeordnet.

Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte automatisch zuweisen

  • Alternativ zur individuellen manuellen Auswahl jedes einzelnen Statusberichts können die zuletzt freigegebenen Statusberichte gesammelt durch Betätigen der Schaltfläche Aktuelle Statusberichte zuordnen ausgewählt werden.
    • Eine manuelle Auswahl eines anderen Statusberichts ist anschließend dennoch möglich.

Zuweisung von Statusberichten entfernen

  • In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht-Zuordnung entfernen betätigen.
  • Die Meldung Statusbericht-Zuordnung entfernen? mit Ja bestätigen.

Hinweis

  • Wird dem Planungsobjekt nicht der aktuellste freigegebene Statusbericht zugeordnet, sondern einer der älteren, erscheint in der Planungsobjekt-Zeile sogleich eine rote Ampel, die signalisiert, dass nicht der aktuellste Bericht ausgewählt wurde.

Planungsobjekte ohne Statusberichts-Auswahl

Information

  • Im Bereich Planungsobjekte ohne Statusberichts-Auswahl werden alle Planungsobjekte des Portfolios aufgelistet, für die keine Statusberichte ausgewählt werden können, weil diese Planungsobjekte grundsätzlich keine Statusberichte haben.
  • Diese Planungsobjekte können zwar durch Aktivieren der Checkbox PSB in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden, es handelt sich dabei jedoch um eine reine Auflistung dieser Planungsobjekte und evtl. noch vorhandene Kommentare und Einschätzungen des Portfoliomanagers.

Portfolio-Statusbericht erstellen

Vorgehensweise

  • Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.
  • Die folgende Frage im Dialog mit Ja beantworten: Sind alle Eingaben (Einschätzungen/Kommentare) und Zuordnungen (Statusberichte zu Planungsobjekten) vollständig und aktuell?
  • Der Statusbericht ist jetzt erstellt und kann nicht mehr bearbeitet werden.
  • Es wird automatisch ins Modul Portfolio-Statusbericht gewechselt, in dem der erstellte Statusbericht eingesehen ggf. freigegeben oder gedruckt werden kann.

Portfolio-Statusberichte

Information

  • Im Bereich Portfolio-Statusberichte werden die bereits vorhandenen Statusberichte mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Portfoliofaktoren (Termine, Kosten etc) aufgelistet.
  • Durch Klick auf die ID im Feld Bericht kann der entsprechende Bericht mit den detaillierten Informationen im Modul Portfolio-Statusbericht aufgerufen und eingesehen werden.
Siehe auch: Workflow: Portfolio-Statusbericht erstellen