Einleitung

Ziel des Tutorials

  • Erstanwender sollen die verschiedenen Möglichkeiten und die Funktionalität der Ressourcenplanung mithilfe eines Anfrage-/Freigabeprozesses mit PLANTA project kennenlernen.

Bitte beachten Sie:

  • Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
  • Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, die Möglichkeiten der Ressourcenplanung darzustellen.
  • Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.

Multiprojektmanager/PM-Administrator (r41): Anfragen/Freigaben aktivieren

Aufgabe

  • Georg Hart möchte in seinem Projekt den Anfrage-/Freigabeprozess in PLANTA project nutzen.
  • Dafür muss er diese Funktion zunächst im System aktivieren.

Vorgehensweise

  • Den PLANTA project-Client aufrufen.
  • Mit dem Benutzer "r41" anmelden (ohne Passwort).
  • Im Benutzermenü auf der linken Seite den Bereich PM-Administration → Stammdaten aufklappen und auf Projekteinstellungen klicken.
  • Im Bereich Ressourcenanfragen den Parameter Ressourcenanfragen aktiv auf 2 setzen.
    • Damit werden Ressourcenanfragen auf Vorgangsebene aktiviert.
    • Das bedeutet, dass Ressourcen pro Vorgang angefragt und freigegeben werden müssen.
  • Speichern.
  • Die Einstellungen der anderen beiden Parameter im Bereich Ressourcenanfragen können beibehalten werden.
    • Die Einstellung, ob angefragte Ressourcen ausgeplant werden sollen, ist defaultmäßig so eingestellt, dass die Abteilungen ausgeplant werden, wenn die Freigaben in den Terminplan übernommen werden.
    • Als Raster für Ressourcenanfragen sind defaultmäßig Monate eingestellt.
  • Nach Aktivierung der Ressourcenanfragen den PLANTA project-Client einmal schließen und neu aufrufen.

Multiprojektmanager (r41): Projekterstellung und -planung

Projekt erstellen

Aufgabe

  • Der Multiprojektmanager Georg Hart möchte ein neues IT-Projekt planen.
  • Dafür erstellt er dieses Projekt zunächst in PLANTA project.

Vorgehensweise

  • Über das Benutzermenü zurück in das Panel Multiprojektboard wechseln.
    • Das Modul Projekte wird automatisch fokussiert.
  • Die Schaltfläche Neues Projekt betätigen oder im Benutzermenü Multiprojektmanagement → Projektplanung → Neues Projekt auswählen.
  • Eine Projektbezeichnung vergeben (z.B. "IT-Projekt").
  • Die Wunschtermine für das Projekt definieren:
  • In der Listbox Kostenstelle die IT auswählen.
  • Speichern.
  • Georg Hart ist automatisch als Manager des Projekts in das Feld Manager eingetragen. Da er der verantwortliche Projektmanager des neuen Projekts sein soll, den Eintrag nicht verändern.

Terminplan erstellen

Aufgabe

  • Georg Hart möchte das Projekt weiter planen und Arbeitspakete für das Projekt erfassen. Diese möchte er aus einer Projektvorlage für IT-Projekte übernehmen.

Vorgehensweise

  • In das Modul Terminplan wechseln.
  • Die Abfrage Möchten Sie einen Terminplan einkopieren? mit Ja bestätigen.
  • Im Modul Terminplan kopieren aus der Listbox die Terminplanvorlage A1.1 Standardplan IT-Projekt mit Sprints auswählen.
  • Die Schaltfläche Terminplan kopieren betätigen.
  • Ergebnis:

Ressourcenzuordnung vornehmen

Aufgabe

  • Georg Hart möchte für die einzelnen Vorgänge nun Ressourcen einplanen.
  • Da Ressourcenanfragen aktiviert sind, kann er zunächst nur Abteilungen einplanen. Die Mitarbeiter der Abteilungen werden dann später vom jeweiligen Abteilungsleiter freigegeben.
  • An den Vorgängen 1.2 Feinkonzept erstellen und 4.2 SAP-FI Schnittstelle Anbindung sollen die Mitarbeiter der Abteilung Anwendungsentwicklung arbeiten.

Vorgehensweise

  • Mit Rechtsklick auf den Vorgang 1.2 Feinkonzept erstellen das Kontextmenü öffnen und den Eintrag Ressourcen zuordnen auswählen.
    • Das Modul Ressourcen zuordnen öffnet sich.
    • Da noch keine Freigaben vorhanden sind, werden keine Mitarbeiterressourcen angezeigt, sondern nur Abteilungen und Skill-Ressourcen.
  • Die Checkbox beim Eintrag Anwendungsentwicklung aktivieren.
  • Die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.
  • Im Feld Belastungskurve die PM-MONTH-Kurve auswählen.
    • Aufgrund des eingestellten Monatsrasters wird auch die freigegebene Ressource später automatisch mit dieser Belastungskurve eingeplant.
    • Durch die Verwendung derselben Belastungskurve während der Anfrage werden Abweichungen in den Werten vermieden.
  • Im Feld Aufwand-Rest den geschätzten Aufwand von 40 (= 40 Stunden) eintragen.
  • Als Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende auf der Ressource die kalkulierten Termine des Vorgangs eintragen.
  • Speichern.
  • Auf die gleiche Art und Weise die Abteilung Anwendungsentwicklung dem Vorgang 4.2 SAP-FI Schnittstelle Anbindung (Aufwand = 200h) zuordnen.
  • Ergebnis:

  • Die Schaltfläche Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.
  • Ergebnis: Die Termine werden kalkuliert, der geplante Aufwand über die geplante Dauer verteilt und, sofern Überlasten vorhanden sind, werden diese ausgewiesen.

Multiprojektmanager (r41): Anfragen generieren und abschicken

Aufgabe

  • Georg Hart hat nun die Grobplanung seines Projekts abgeschlossen und möchte aus seiner Planung Anfragen generieren und diese an den zuständigen Abteilungsleiter senden.

Vorgehensweise

  • Im Modul Terminplan unter dem Projektkopf auf die Schaltfläche klicken.
  • Das Modul Ressourcenanfragen wird geöffnet.
  • Hier werden bereits die Anfragen angezeigt, die für das Projekt generiert wurden:

  • Die vergebenen Aufwand-Rest-Werte wurden jeweils in die Anfragen übernommen.
  • Da die Ressourcenanfragen auf Vorgangsebene aktiv sind, wurde eine Anfrage pro Vorgang erstellt.
  • Auf klicken, um beide Anfragen abzusenden.
  • Die Dialogmeldung bestätigen.
  • Die Anfragen werden gesendet, der Status ändert sich auf in Arbeit.

  • Georg Hart sieht die Anfragen nun auch im Terminplan:

Abteilungsleiter (r43): Bearbeitung der Anfragen

Aufgabe

  • Der Abteilungsleiter der Abteilung Anwendungsentwicklung (Thomas Schäfer) möchte die Anfragen prüfen und Mitarbeiter seiner Abteilung für das Projekt von Georg Hart freigeben.

Vorgehensweise

  • Den PLANTA project-Client aufrufen.
  • Mit dem Benutzer "r43" anmelden (ohne Passwort).
  • Das Modul Meine Abteilung öffnet sich.
    • Hier sieht Thomas Schäfer die derzeitige Auslastung seiner Abteilung.

  • Den Reiter Meine Ressourcenanfragen anklicken.
  • Das gleichnamige Modul wird geöffnet und Thomas Schäfer sieht die Anfragen, die für seine Abteilung eingereicht wurden.

Verteilung der angefragten Werte

Aufgabe

  • Thomas Schäfer sieht die Anfragen von Georg Hart und möchte nun Mitarbeiter auswählen, die er für das Projekt freigeben will.

Vorgehensweise

  • Unter der Anfrage für den Vorgang 1.2 Feinkonzept erstellen auf die Schaltfläche klicken.
  • Das Modul Ressourcenauswahl wird geöffnet.
  • Hier werden Thomas Schäfer die Mitarbeiter seiner Abteilung und deren Auslastung angezeigt.

  • Da Daniela Müller im angefragten Zeitraum noch freie Kapazität hat, wählt Thomas Schäfer sie zur Verteilung aus.
  • Hierfür die Checkbox bei Daniela Müller aktivieren und auf Ressourcen zur Verteilung einfügen klicken.
  • Im Modul Meine Ressourcenanfragen wurde Daniela Müller als Ressource eingefügt und der angefragte Wert wurde automatisch in das Feld Freigegeben übernommen.
  • Auf die selbe Art Ronja Koch dem Vorgang 4.2 SAP-FI Schnittstelle Anbindung zuordnen.

Auswirkungen der Freigabe simulieren

Aufgabe

  • Thomas Schäfer möchte sichergehen, dass die Freigabe die freie Kapazität von Ronja Koch nicht überschreitet.
  • Er möchte daher die Auslastung prüfen und die Freigabe bei Bedarf anpassen.

Vorgehensweise

  • Im Modul Meine Ressourcenanfragen bei Ronja Koch auf  klicken.
  • Das Modul Auslastung von wird geöffnet.
  • Hier wird die Auslastung von Ronja Koch unter Berücksichtigung der freizugebenden Werte angezeigt.
  • Thomas Schäfer sieht, dass Ronja Koch im Oktober überlastet wird, wenn die Freigabe eingeplant wird.

  • Er möchte daher die Freigabe noch besser aufteilen.
  • Hierfür zurück in das Modul Meine Ressourcenanfragen wechseln und im Feld Freigegeben im Monat Oktober den Wert "90h" und im November den Wert "30h" eintragen.
  • Speichern.
  • Das Modul Auslastung von wird ebenfalls aktualisiert und die Einplanung ist nun besser verteilt.

  • Die Ampel auf dem Feld Differenz signalisiert, dass die Freigabe aufgrund der Verschiebung von der Anfrage abweicht.

Freigabe erteilen

Aufgabe

  • Nachdem Thomas Schäfer den angefragten Aufwand auf Ronja Koch und Daniela Müller verteilt hat, möchte er die Freigabe erteilen.

Vorgehensweise

  • Im Modul Meine Ressourcenanfragen auf der Projektebene auf klicken, um beide Anfragen freizugeben.
  • In der Dialogmeldung bestätigen, dass die Anfragen freigegeben werden sollen.

Multiprojektmanager (r41): Freigaben in den Terminplan übernehmen

Aufgabe

  • Georg Hart hat von Thomas Schäfer erfahren, dass seine Anfragen bearbeitet wurden.
  • Er möchte nun den aktuellen Stand prüfen.

Vorgehensweise

  • Den PLANTA project-Client aufrufen.
  • Mit dem Benutzer "r41" anmelden (ohne Passwort).
  • In den Terminplan des Projekts IT-Projekt wechseln.
  • Hier werden nun die freigegebenen Ressourcen angezeigt.
    • Georg Hart sieht auch, dass eine Freigabe verteilt wurde.

  • Unter dem Projektkopf auf die Schaltfläche klicken, um das Modul Ressourcenanfragen zu öffnen.
  • Auch hier sieht Georg Hart die Freigaben für sein Projekt.

Aufgabe

  • Georg Hart möchte nun die Freigaben in den Terminplan übernehmen.

Vorgehensweise

  • Im Modul Ressourcenanfragen bei der ersten Anfrage auf klicken, um die Freigabe in den Terminplan zu übernehmen.
  • Die Dialogmeldung bestätigen.
  • Die freigegebene Ressource wird im Terminplan angezeigt.
  • Zurück in das Modul Ressourcenanfragen wechseln und die Schritte bei der zweiten Anfrage wiederholen.
  • Im Terminplan wurden nun die freigegebenen Ressourcen eingeplant und die vorher angefragten Abteilungen ausgeplant.
  • Da Thomas Schäfer die Freigabe beim Vorgang 4.2 SAP-FI Schnittstelle Anbindung verschoben hat, wurden die Termine dieses Vorgangs entsprechend angepasst.

  • In die Modulvariante Mit Belastungen des Terminplans wechseln.
  • Hier sieht Georg Hart nun, dass die freigegebenen Ressourcen eingelastet wurden.
  • Als Belastunskurve wurde automatisch die PM-MONTH-Kurve ausgewählt, da die Anfrage im Monatsraster erstellt wurde.