Anhand des nachfolgenden Workflows sollen Anwender mit Administrationsrechten die Schritte erlernen, die notwendig sind, um Mitarbeiter im System anzulegen und diesen die Arbeit mit der PLANTA-Software zu ermöglichen.
Informationen
Damit die Mitarbeiter eines Unternehmens mit der PLANTA-Software arbeiten können, müssen sie als Personen, Benutzer, Ressourcen und Stakeholder vom Administrator im Programm angelegt und definiert werden.
Alle zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten und -rechte notwendigen Module sind im ModulpanelBenutzer, Rollen, Ressourcenzusammengefasst, welches zu der RollePM-Administrationgehört. Für die Erfassung der Ressourcendaten werden Multiprojektmanager-Rechtebenötigt.
Hinweise
Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert worden sein.
Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.
Personen anlegen
Aufgabe
Der neue Mitarbeiter, Ralf Schulze, soll in PLANTAproject als Person erfasst werden, damit er mit dem Programm arbeiten kann.
Informationen
Personen gehören zu den Basiselementen in der PLANTA-Software.
Vorgehensweise
Login mit dem Benutzer R41.
Im Benutzermenü unter PM-Administration → Stammdaten aufklappen.
Die ID der neuen Person wird automatisch generiert, sobald eines der oben genannten Felder gefüllt und in das nächste Feld gesprungen wurde.
Speichern.
Ergebnis:
Personeneigenschaften anlegen
Aufgabe
Ralf Schulze soll ein Benutzername gegeben werden, damit er sich im Programm anmelden kann.
Des Weiteren soll Ralf Schulze
als Stakeholder definiert werden, damit er in Projektteams aufgenommen werden kann und
als Ressource festgelegt werden, damit er in Projekte eingeplant werden kann und seine geleisteten Stunden auf die entsprechenden Projekte rückmelden kann.
Informationen
Für jede Person werden in PLANTA drei Personeneigenschaften definiert:
Benutzer: für die Anmeldung der entsprechenden Person im PLANTA-Programm benötigt
Stakeholder: für die Zusammenstellung der Projektteams benötigt
Personenressource: für die Einplanung der entsprechenden Person als Ressource in Projekten benötigt
Vorgehensweise
Im Modul Personen im Datensatz von Ralf Schulze die Schaltfläche Personeneigenschaften anlegen betätigen und speichern.
Der Person Ralf Schulze werden drei Eigenschaften (Benutzer, Stakeholder und Personenressource) mit dem entsprechenden Kürzel automatisch zugeordnet.
Das Kürzel für alle drei Eigenschaften ist dem Personenkürzel gleich.
Eine Person als Ressource definieren
Aufgabe
Beim Anlegen von Klassifizierungen wird für Ralf Schulze zwar ein Ressourcenkürzel vergeben, doch dies ist nicht ausreichend, um ihn als Ressource in die Projekte einzuplanen. Es sind noch weitere Einstellungen notwendig.
Ralf Schulze soll als Ressource definiert werden.
Vorgehensweise
Im Modul Personen im Personenressourcen-Datensatz von Ralf Schulze den Link auf dem Ressourcennamen im Feld Personenressource betätigen.
Das Feld Ressourcenart ist mit dem Default-Wert Interner Mitarbeiter vorbelegt.
Start- und Endperiode werden beim Aufruf des Moduls automatisch mit dem Heute-Datum vorbelegt und müssen entsprechend der Definition des Planungshorizonts der Ressource angepasst werden.
Das Muss-Feld Default-Kostenart füllen, damit die neue Ressource gespeichert werden kann.
Weitere Angaben können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.
Details
Durch Klick auf die Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen wechselt man in das Modul Verfügbarkeit, in dem die Verfügbarkeit der Ressource pro Tag definiert wird.
Benutzerdaten definieren
Hinweis
Die Benutzerdaten der Personen werden nicht direkt im Modul Personen, sondern im Modul Benutzer definiert und bearbeitet.
Hierfür im Benutzer-Datensatz der entsprechenden Person den Link auf dem Benutzernamen im Feld Benutzer betätigen.
Dadurch wechselt man in das Modul Benutzer und gelangt direkt zum Datensatz des gewünschten Benutzers.
Benutzerpasswort
Hinweis
Der neu angelegte Benutzer, Ralf Schulze, benötigt für die Anmeldung obligatorisch ein Passwort.
Beim Anlegen eines Benutzers wird ein leeres Default-Passwort in der Datenbank gespeichert.
Dieses muss bei der Erstanmeldung vom Benutzer sofort in das richtige Passwort umgewandelt werden, nur dann kann sich der Benutzer in das System einloggen.
Falls aus Sicherheitsgründen keine leeren Passwörter erwünscht sind, kann der Administrator für jeden neuen Benutzer alternativ ein temporäres Passwort erzeugen, das bei der Erstanmeldung eingegeben wird und ebenfalls sofort vom Benutzer geändert werden muss.
Einem Benutzer Rollen zuordnen
Aufgabe
Ralf Schulze soll im Unternehmen X die Rolle des Projektmanagers für das Projekt Y übernehmen.
Hierzu muss Ralf Schulze in PLANTAproject die Rolle des Projektmanagers zugeordnet werden.
Informationen
Über die Rollenzuordnung werden einem Benutzer die Zugriffsrechte auf bestimmte Objekte (Module, Menüpunkte, die wiederum in Arbeitsgebiete gruppiert sind) gegeben.
Jedem Benutzer müssen mindestens zwei Rollen zugeordnet werden: Die eine regelt den Zugriff auf Menüpunkte und die andere oder die weiteren regeln den Zugriff auf Module.
Bei der Programmlieferung werden dem Kunden die von PLANTA definierten Standardrollen zur Verfügung gestellt. Diese können entsprechend den individuellen Unternehmensanforderungen im Modul Rollen geändert oder angepasst werden oder individuelle Rollen können angelegt werden.
Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch, da die nachfolgenden Ausführungen das Verständnis des PLANTA Rollen- und Rechtekonzepts voraussetzen.
Vorgehensweise
Im Modul Benutzer Klick mit der rechten Maustaste auf den Benutzer-Datensatz von Ralf Schulze und Auswahl Einfügen → Rolle.
Ein Rollen-Datensatz wird eingefügt.
Aus der Listbox im Feld Rollen-ID die Rolle des Projektmanagers, im Standard 01100219 Projektmanagement, auswählen und speichern.
Einen weiteren Rollen-Datensatz einfügen und eine der Standardrollen für Menüpunkte, z.B. 01100192 R39 MP Gesamt, aus der Listbox auswählen.
Die Zuordnung einer Menüpunkt-Rolle ist für jeden Benutzer obligatorisch. Ohne eine solche Rolle kann der Benutzer das Programm nicht starten. Bei dem Versuch, sich mit einem Benutzer anzumelden, der keinen Zugriff auf Menüpunkte besitzt, erscheint die Meldung: IEmenu_send(): menuitems couldn't be fetched. Closing application. (See log file for further information).
Speichern.
Nachdem sich Ralf Schulze angemeldet hat, sieht er in seiner Menüleiste die zugeordneten Menüs mit den entsprechenden Menüpunkten. Die zugeordnete Rolle findet er in seinem Benutzermenü.
Hinweis
Falls die PLANTA-Standardrollen Projektmanager und R39 MP Gesamt nicht den Anforderungen des Unternehmens X entsprechen, kann der Benutzer mit Administrationsrechten individuelle Rollen anlegen.
Über die rechte Maustaste Einfügen → Arbeitsgebiet auswählen und das gewünschte Arbeitsgebiet aus der Listbox auswählen.
Speichern.
Zur Auswahl stehen Standardarbeitsgebiete. Falls ein individuelles Arbeitsgebiet zugeordnet werden soll, muss dieses erst im Modul Arbeitsgebiete angelegt und definiert werden.
Im Modul Arbeitsgebiete werden ausschließlich neue Arbeitsgebiete für Module angelegt und zusammengestellt. Neue Arbeitsgebiete für Menüpunkte werden im Modul Menüpunkte angelegt. Sehen Sie hierzu auch das Kapitel Zugriff auf Menüpunkte einschränken.
Es erscheint automatisch ein leerer Arbeitsgebiet-Datensatz.
Im Feld Arbeitsgebiet den Namen für das neue Arbeitsgebiet vergeben.
Nach Eingabebestätigung wird automatisch eine Nummer im Feld Arbeitsgebiet-ID generiert.
Aus der Listbox im Feld Kategorie den Wert GR Modulgruppierung auswählen.
Dem Arbeitsgebiet Module zuordnen. Hierfür:
Rechtsklick auf den Arbeitsgebiet-Datensatz und Auswahl des Befehls Einfügen → Modul.
Der Modul-Datensatz wird eingefügt.
Die Nummer des gewünschten Moduls aus der Listbox im Feld MOD auswählen oder manuell eintragen.
In der Listbox stehen nur die zuletzt vom Benutzer angelegten Module zur Auswahl.
Speichern.
Auf dieselbe Weise dem Arbeitsgebiet weitere Module zuordnen.
Zugriff auf Menüpunkte einschränken
Aufgabe
Der Multiprojektmanager des Unternehmens X ist der Meinung, dass Ralf Schulze nicht auf alle, sondern nur auf bestimmte Menüpunkte Zugriff bekommen soll, und zwar auf die Menüpunkte der Menüs Daten, Bearbeiten und Ansicht. Er möchte den Menüpunkte-Zugriff für Ralf Schulze ändern lassen.
Zum Vergleich: Bisher hat Ralf Schulze auch Zugriff auf die Menüpunkte Maskeneditor, Extras, Tools und ?
Das Modul enthält zwei PLANTA Standard-Arbeitsgebiete für Menüpunkte. Diese dürfen nicht verändert werden.
Um für Ralf Schulze den Zugriff auf Menüpunkte einzuschränken, muss ein individuelles Arbeitsgebiet angelegt und einer individuellen Rolle zugeordnet werden.
Dabei wird automatisch ein neues Arbeitsgebiet angelegt und alle Datensätze (in diesem Fall Menüpunkte) aus dem Quell-Arbeitsgebiet in das neue Arbeitsgebiet kopiert. Die dem Quell-Arbeitsgebiet zugeordneten Rollen werden nicht kopiert.
Das neue Arbeitsgebiet benennen, z.B. R39 Eingeschränkter Zugriff.
Im neuen Arbeitsgebiet können die Menüpunkte je nach Anforderung entfernt oder ausgeschaltet werden. Es bestehen zwei Möglichkeiten zum Ausschalten von Menüpunkten:
Normale Menüpunkte
sind fest programmiert und können nicht aus dem Arbeitsgebiet entfernt werden.
Um solche Menüpunkte auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen.
Menüpunkte zum Aufruf von Makros und Modulen (mit der Nummer 0001 gekennzeichnet),
können pro Arbeitsgebiet individuell angelegt und gelöscht oder wie normale Menüpunkte ausgeschaltet werden.
Um sie auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen oder die Menüpunkte aus dem Arbeitsgebiet entfernen.
Also im Fall von Ralf Schulze für alle Menüpunkte ab der Strukturnummer 04 (Menüpunkt 319 Maskeneditor) im Feld Struktur eine 0 eintragen.
Die Einträge in den Datensätzen der Menüs Daten (Strukturnummern 01, 01.01 etc.), Bearbeiten (02, 02.01 etc.) und Ansicht (03, 03.01 etc.) hier nicht verändern.
Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits bestehende Rolle und Auswahl des Befehls Einfügen → Rolle, um einen neuen Rollen-Datensatz anzulegen.
Die Bezeichnung für die neue Rolle im Feld Rolle vergeben (hier: Menüpunkte eingeschränkt).
Bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktivieren.
Speichern.
Mittels rechter Maustaste Einfügen → Arbeitsgebiet dieser Rolle das neue Arbeitsgebiet R39 Eingeschränkter Zugriff zuordnen.
Speichern.
Ins Modul Benutzer wechseln und dem Benutzer Ralf Schulze die neue Rolle manuell zuordnen.
Die Standardmenüpunkt-Rolle R39 MP Gesamt entfernen.
Nachdem sich Ralf Schulze wieder angemeldet hat, sieht er in seiner Menüleiste nur die Menüs Daten, Bearbeiten und Ansicht mit den entsprechenden Menüpunkten.
Hinweis
Auf die gleiche Weise kann man auch einzelne Menüpunkte innerhalb von Menüs ausschalten.
Benutzer-Startup definieren
Information
In PLANTA project gibt es zwei Varianten für die Festlegung der Startup-Module für einen Benutzer.
Mit der ersten Variante kann man ein bestimmtes Modul fest als Startup-Modul für einen Benutzer hinterlegen. PLANTA bietet hierzu bereits eine vordefinierte Auswahl an Startup-Modulen. Diese Variante bietet den Vorteil, dass für einen Benutzer auch individuelle Module als Startup-Module definieren und fest auf dem Benutzer hinterlegen kann.
Die zweite Variante ist, das Definieren der Startup-Module auf den PLANTA-Rollen. Je nachdem, welche Rollen einem Benutzer zugeordnet werden, wirken die dort hinterlegten Module als Startup-Module. Mit dieser Variante kann man für einen Benutzer ein gleichzeitiges Öffnen mehrerer Module ermöglichen, wenn ein Benutzer über mehrere Rollen verfügt.
Rollen-Startup für Benutzer definieren
Aufgabe
Wenn sich Ralf Schulze in PLANTAprojectanmeldet, soll automatisch das für seine Rolle definierte Startup-Modul geladen werden.
Information
Für alle Standard-Rollen sind in PLANTAprojectdefaultmäßig Startup-Module hinterlegt.
Es besteht die Möglichkeit, pro Benutzer auszuwählen, ob und welche Startup-Module geladen werden sollen.
Vorgehensweise
Im ModulBenutzerin der Zeile von Rolf Schulze aus der Listbox im FeldMODdas Makro 009A1W Startup aller Rollenmoduleauswählen.
Bei der Rollenzuordnungen in der Zeile der RolleProjektmanagementdie CheckboxRollen-Startup-Modul ladenaktivieren.
Ergebnis: Nach der Neuanmeldung von Ralf Schulze wird automatisch das ModulMeine Planungsobjektegeladen, da es standardmäßig als Startup-Modul für die RolleProjektmanagementim Programm hinterlegt ist. Achtung: Da der neue Benutzer über keine Planungsobjekte verfügt, ist das Modul zunächst leer.
Benutzer-Startup definieren
Information
PLANTA bietet bereits eine Auswahl an Modulen, die über entsprechende Makros direkt den Benutzern wie oben beschrieben im Feld MODzugeordnet werden können.
Um ein abweichendes Modul als Startup-Modul zu definieren, muss ein neues Startup-Makro erfasst und dem Benutzer zugeordnet werden. Die gilt sowohl für das Hinterlegen der abweichenden PLANTA-Standard-Module als auch für kundenindividuelle Module. Die Vorgehensweise hierzu entnehmen Sie bitte der Beschreibung des Moduls Benutzer.
Für die Erfassung eines individuellen Startup-Makros benötigt der ausführende Administrator/Benutzer zusätzlich Customizing-Module und -Rechte.
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