In diesem Modul werden die Kerndaten eines Vorhabens erfasst und gepflegt.
Ob der angemeldete Benutzer die Daten in diesem Modul ändern oder nur sehen darf, hängt von seinen Rechten ab.
Das Modul Vorhabensteckbrief wird standardmäßig beim Anlegen eines Vorhabens geöffnet.
Vorhabenkopfdaten
Vorhaben anlegen
Vorgehensweise
Der Anlagevorgang kann aus diversen Modulen über die Schaltfläche Neues Vorhaben oder über den Link Neues Vorhaben im Benutzermenü angestoßen werden.
Dabei öffnet sich das leere Modul Vorhabensteckbrief und im Vorhabenkopf wird die fachliche ID automatisch generiert.
Vorhabenbezeichnung im Feld neben der ID eintragen (standardmäßig steht hier der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben).
Speichern.
Details
Somit ist das Gerüst für das Vorhaben angelegt. Es wird empfohlen, im gleichen Schritt auch die Basisdaten und Ecktermine festzulegen. Hierzu siehe die gleichnamigen Kapitel weiter unten. Alle weiteren Daten können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.
Hinweise
Das Anlegen eines neuen Vorhabens ist allen Benutzern gestattet, die den Zugriff auf das Modul haben. Es sind keine weiteren Berechtigungen erforderlich.
Ausnahme: Wenn der Vorhabensteckbrief aus den Übersichtsmodulen (z.B. Modul Planungsobjekte gruppiert) über die Schaltfläche Neues Planungsobjekt aufgerufen wird. In diesem Fall muss der Benutzer die Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager-Rechte besitzen.
Beide werden beim Anlegen eines Projekts / eines Vorhabens / einer Idee / eines Programms automatisch erzeugt und sind zu diesem Zeitpunkt gleich.
Die fachliche ID ist in diversen Modulen sichtbar und kann, falls dies aus bestimmten Gründen erwünscht ist, geändert werden.
Die technische ID darf nicht geändert werden. Sie ist im Modul nicht sichtbar und bleibt auch im Falle der Änderung der fachlichen ID unverändert.
Fachliche ID ändern
Im Kopfbalken-Bereich (im Modul Teilprojekte im Kasten des gewünschten Teilprojekts) ganz rechts die Schaltfläche mit einem Stift darauf betätigen.
Die Dialogmeldung Wollen Sie die fachliche ID wirklich systemweit ändern? erscheint.
Diese mit Ja bestätigen.
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Eingabefeld.
Die fachliche ID muss im System eindeutig sein. Wird eine bereits existierende ID eingetragen und klickt man dann aus dem Feld, kommt die Meldung: Die gewünschte Objekt-ID wird bereits verwendet und der Wert wird zurückgesetzt.
Hier die neue ID eingeben.
Standardmäßig wird die ID überall im System geändert (globaler Projektparameter Fachliche Projekt-ID global ändern in den Stammdaten ist aktiviert) also z. B. auch in schon existierenden Statusberichten.
Hat der Benutzer keines von den oben genannten Rechten, erscheint in den Modulen Vorhabensteckbrief bzw. Ideensteckbrief keine Schaltfläche zum Löschen und das Modul Löschen kann somit nicht aufgerufen werden.
Vorhaben als "Favorit" kennzeichnen
Information
Vorhaben, die vom angemeldeten Benutzer als Favoriten gekennzeichnet wurden, erscheinen im Benutzermenü des Benutzers ganz oben im Bereich Favoriten, was einen schnelleren Zugriff auf diese Vorhaben aus dem Menü ohne Navigieren ermöglicht.
Vorgehensweise
Direkt neben dem Kopfbalken das blaue Stern-Symbol anklicken. Der Stern wird gelb und das Vorhaben somit zum Favoriten.
Basisdaten
Information
Der gleichnamige Bereich enthält Kerndaten des Vorhabens.
Bei Neuanlage eines Vorhabens werden einige Parameter automatisch mit Default-Werten vorbelegt, können aber unmittelbar nach Neuanlage oder zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden.
Manager: Der anlegende Benutzer wird automatisch als Manager des neuen Vorhabens im gleichnamigen Feld eingetragen.
Prio: Das neue Vorhaben hat automatisch die niedrigste Priorität 999
Code: Das neue Vorhaben gehört automatisch zu der Kategorie (=hat den Code) "Neue Projekte"
Weitere Parameter können bei Bedarf definiert werden. Die Beschreibungen der einzelnen Parameter können Sie direkt aus dem Programm durch Drücken von F1 abrufen, oder Sie finden diese hier.
Ecktermine
Information
Im Bereich Ecktermine wird der zeitliche Rahmen für das Vorhaben festgelegt.
Die weiteren Felder in diesem Bereich werden nach dem Erstellen des Terminplans durch die Terminrechnung automatisch berechnet.
Die kalkulierten Termine und die Dauern werden erst nach Erstellen eines Terminplans und Berechnen des Projekts automatisch in die entsprechenden Felder geschrieben.
Wird aus dem Vorhaben ein Projekt und wird es ausgeführt, werden auch Ist-Termine bei der Berechnung des Projekts automatisch in die entsprechenden Felder geschrieben, sobald sie auf einem der Vorgänge (Ist-Anfang) oder auf allen Vorgängen (Ist-Ende) gesetzt sind.
Details
Aus der Listbox Hauptmeilenstein kann einer der Vorhaben-Mastermeilensteine ausgewählt werden, der als Vorhaben-Hauptmeilenstein gelten soll. Der Hauptmeilenstein wird als Referenzzeitpunkt für verschiedene Auswertungen und Berechnungen hinzugezogen. Auf den Gates-Symbolen (Module Terminplan und Meilensteinübersicht) wird z.B. der zeitliche Abstand (in Wochen) zum Hauptmeilenstein angegeben.
Ist das Vorhaben in ein oder mehrere Portfolios eingeplant und wurde es bei der Simulation in die Roadmap aufgenommen und wurde in den Globalen Einstellungen der Parameter Roadmap-Termine anzeigen = 1 gesetzt, werden hier zusätzlich die Roadmap-Termine (Roadmap: Anfang und Roadmap: Ende) angezeigt, so dass sich der Multiprojektmanager oder Projektleiter u.U. bei der Planung sich an diesen Terminen orientieren kann.
Beschreibende Daten
Informationen
Im Bereich Beschreibende Daten können weitere Informationen zum Vorhaben in den sogenannten Fließtext-Feldern, die längere Texteingaben ermöglichen, eingegeben werden, z.B.Beschreibung,Umfang und Abgrenzungetc.
Stakeholder
Informationen
In diesem Bereich können Stakeholder des Vorhabens erfasst und gleichzeitig kategorisiert werden.
Die Abwesenheitsdaten der entsprechenden Mitarbeiter können eingesehen werden.
Infos können an die Stakeholder versendet werden.
Der Manager des Vorhabens wird beim Erstellen eines Vorhabens automatisch als Stakeholder hinzugefügt. Im Feld Bemerkung wird dies durch den Hinweis Aus Manager-Feld übernommen gekennzeichnet.
Stakeholder erfassen
Stakeholder zuordnen
In der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.
Die Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.
Im Dialogfenster werden Kategorien angeboten, die im Modul Sonstige Listboxwerte in der Listboxkategorie Teamkategorien existieren.
Die Schaltfläche mit der gewünschten Kategorie betätigen.
Die gewünschten Stakeholder in diesem Modul auswählen und durch Betätigen der entsprechenden Schaltfläche in die zuvor ausgewählte Kategorie übernehmen.
Die Rolle des Stakeholders im Vorhaben über die gleichnamige Listbox bestimmen ( nicht mit den Benutzer-/PLANTA-Rollen verwechseln)
Rechte des Stakeholders für das Vorhaben (Änderungsrechte oder nur Zugriffsrechte) durch Aktivieren oder Deaktivieren der Checkbox Änderungszugriff festlegen. Hierzu siehe auch Rechte.
Speichern.
Wechselwirkungen mit anderen Modulen
Die Planungsobjekte, bei denen der angemeldete Benutzer Stakeholder ist, erscheinen automatisch nach seiner Anmeldung im Modul Meine Planungsobjekte in den Kategorien Stakeholder mit Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff aktiviert ist) und Stakeholder ohne Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff deaktiviert ist).
Weitere Stakeholder einzeln zuordnen
Auf die gewünschte Kategorie oder auf einen bereits zugeordneten Stakeholder rechtsklicken und den Befehl Einfügen → Stakeholder aus dem Kontextmenü auswählen. Es wird ein neuer Stakeholder-Datensatz eingefügt.
Den gewünschten Stakeholder aus der Listbox Stakeholder auswählen und speichern.
Weitere Parameter wie in der Vorgehensweise oben beschrieben definieren.
Team aus Terminplan generieren
Es besteht die Möglichkeit, Ressourcen, die in den dem Vorhaben zugeordneten Projekten bereits eingeplant sind (Modul Terminplan) auf einmal als Programm-Stakeholder zu erfassen.
Hierzu in der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Team aus Terminplan generieren betätigen.
Die Stakeholder werden der Kategorie "Neu" zugeordnet und im Feld Bemerkung erscheint der Hinweis Aus Terminplan übernommen. Die Kategorie kann nachträglich angepasst werden.
Es werden nur diejenigen Ressourcen aus dem Terminplan als Stakeholder zugeordnet, deren Personen die Personeneigenschaft Stakeholder besitzen und noch nicht aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.
Benachrichtigung, Abwesenheitsinfos
Durch Rechtsklick auf den gewünschten Stakeholder und die Auswahl eines entsprechenden Kontextmenü-Befehle lassen sich für Stakeholder folgende Aktionen ausführen:
Abwesenheit anzeigen: Es öffnet sich das Modul Abwesenheit, in dem die Urlaubs- und Abwesenheitsdaten des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt werden.
Info versenden: Es öffnet sich das Modul Info versenden, in dem eine Nachricht an den entsprechenden Stakeholder erfasst und automatisch per E-Mail versendet werden kann.
Zeiterfassung: Die Funktion Zeiterfassung soll ausschließlich in Projekten genutzt werden.
können Zielbeiträge bewertet und Risikowerte des Vorhabens ermittelt werden ( nur beim gleichzeitigen Einsatz von PLANTA portfolio möglich).
Zielbeiträge und Risikowerte
Achtung
Die Zielbeitragskriterien und deren Gewichtung sowie die Risikochecklisten, auf deren Grundlage Zielbeiträge und Risikowerte ermittelt werden, sind Portfoliostammdaten und müssen im Vorwege in den Modulen Zielbewertungskriterien und Risikocheckliste erfasst worden sein.
Die Erfassung der Bewertungskriterien und Risikochecklisten erfolgt pro Bereich. Dieser fungiert als Gruppierungselement, so dass unterschiedliche Zusammenstellungen von Zielbewertungskriterien und Risikochecklisten angelegt und später verwendet werden können.
Die Bereiche selbst sind ebenfalls Portfoliostammdaten und werden im Modul Portfolio-Listboxwerte erfasst.
Informationen
Pro Vorhaben kann nur ein Bereich ausgewählt werden.
Der Bereich bestimmt, welche Bewertungskriterien bzw. welche Risikocheckliste verwendet wird (siehe auch Hinweise im Abschnitt "Bewertungsdaten").
Bereich auswählen oder ändern
Im Feld Bereich den gewünschten Bereich aus der Listbox auswählen.
Ist bereits ein Bereich ausgewählt, erscheint bei der Auswahl eines neuen Bereichs die Meldung Es existieren bereits Bewertungskriterien für das ausgewählte Planungsobjekt. Sollen diese gelöscht werden? Diese mit Ja bestätigen. Die Bewertungskriterien und die Risikocheckliste des alten Bereichs werden gelöscht und die Werte der Felder Zielbeitrag und Risikowert zurückgesetzt. Die Zielbeiträge können neu bewertet und der Risikowert neu ermittelt werden.
Im Bereich Attribute/Parameter können weitere Parameter des Vorhabens, wie z.B. Planungsart etc., festgelegt bzw. geändert werden.
Kostenverteilung auf Systeme
Dieser Bereich ist im PLANTA-Standard nicht mehr enthalten, kann jedoch individuell, falls erwünscht, eingeblendet werden.
Kostenverteilung auf Kostenstellen
Informationen
Im Bereich Kostenverteilung auf Kostenstellen werden Vorhaben in Kostenstellen geplant und deren Kosten verteilt.
Einem Vorhaben lassen sich mehrere Kostenstellen zuordnen. Auf diese lassen sich die Vorhabenkosten prozentual verteilen.
Kosten auf Kostenstellen verteilen
Einen neuen Datensatz für eine Kostenstelle einfügen durch Betätigen der Schaltfläche
Kostenstelle einfügen im Bereichskopf
Im Datenfeld Kostenstelle die gewünschte Kostenstelle aus der Listbox auswählen.
Im Datenfeld Anteil den prozentualen Anteil eintragen.
Speichern.
Details
Die aus Prozentangaben automatisch berechneten Kosten werden in den Felder Budget, Soll, Ist, Rest und Gesamt
für jede Kostenstelle einzeln sowie zusätzlich
summiert über alle zugeordneten Kostenstellen (im Bereichskopf) ausgegeben.
Hinweis
Es ist nicht möglich, pro Kostenstelle im Feld Anteil den Wert größer als 100 % einzutragen. Der Eintrag wird nicht akzeptiert. Ist die Summe der prozentualen Anteile höher als 100 %, erscheint auf der Bereichsebene eine rote Ampel.
Portfoliozuordnung
Informationen
Ist das Projekt / das Vorhaben / die Idee bereits einem oder mehreren Portfolios zugeordnet, werden diese hier aufgelistet.
Über den Link auf dem Feld Portfolio kann in das entsprechende Portfolio gewechselt werden.
Um das Projekt / das Vorhaben / die Idee den neuen Portfolios zuzuordnen,
die Schaltfläche Portfolio(s) zuordnen im Bereichskopf betätigen.
Im Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen beim gewünschten Portfolio die Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Den ausgewählten Portfolios zuordnen betätigen. Dadurch wird das Projekt / das Vorhaben / die Idee dem oder den ausgewählten Portfolios zugeordnet, das Dialogmodul schließt sich und das ausgewählte Portfolio erscheint im Bereich Portfoliozuordnung.
Ist das Projekt / das Vorhaben / die Idee bereits allen Portfolios, in denen der angemeldete Benutzer der Portfoliomanager ist, zugeordnet oder ist der Benutzer kein Portfoliomanager von keinem Portfolio, erscheint beim Betätigen der Schaltfläche Den ausgewählten Portfolio(s) zuordnen eine entsprechende Meldung.
Um das Projekt / das Vorhaben / die Idee aus den gewünschten Portfolios zu entfernen,
die Zeile mit dem gewünschten Portfolio markieren und über die Schaltfläche Löschen in der Menüleiste oben löschen.
Hinweis
Ist der angemeldete Benutzer kein Portfoliomanager und besitzt daher keine Portfolios, wird er/sie beim Betätigen der Schaltfläche durch eine Meldung darauf hingewiesen und das Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen wird nicht geöffnet.
Watchliste
Information
Im Bereich Dieses Vorhaben ist auf der Watchliste von: werden Personen aufgelistet, die das ausgewählte Programm über das Modul Meine Watchliste in die eigene Watchliste für die Beobachtung aufgenommen haben.
Der Bereich erscheint nur, wenn er Daten beinhaltet.
Vorhaben in Projekt umwandeln
Existiert bereits ein Vorhaben, das zu einem Projekt werden soll, können Projektmanagement-Administratoren/PMOs im Modul Planungsobjekte bearbeitenden Parameter Art des Vorhabens auf Projekt umstellen. Das Vorhaben wird dadurch zu einem Projekt. Die bis dahin erfassten Daten bleiben weiterhin bestehen und können weiter bearbeitet werden.
Eine weitere Möglichkeit für die Umwandlung besteht, wenn man mit Prozessmodellen arbeitet. In bestimmten Prozessmodellen kann die Planungsobjektart durch die Phasenübergänge geändert werden. Mehr zu dem Thema siehe hier
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