Projekt budgetieren

Information

Das Budget eines Projekts wird in PLANTA project auf Basis der im Projekt berechneten Kosten kostenartengruppen-bezogen geplant, beantragt und genehmigt.

Wo kann man ein Projekt budgetieren?

Im Modul Budget des gewünschten Projekts

Das Projekt rufen Sie auf, a) indem Sie über Menü Extras → Gehe zu oder STRG+G ein Dialogfenster öffnen und die ID des gewünschten Projekts eingeben oder b) indem Sie in einem beliebigen Modul den Link auf der ID des gewünschten Projekts betätigen. Anschließend betätigen Sie den Modulreiter Budget.

Wer darf Projekte budgetieren?

Alle Benutzer, die Zugriff auf das Modul Budget und Änderungsrechte für Projekte haben. Im PLANTA-Standard sind es Manager des jeweiligen Projekts, deren Vertreter oder Multiprojektmanager. Informationen zu Rechten finden Sie hier.

Prozess

Im Modul Terminplan plant der Projektmanager auf den Vorgängen Personenressourcen und deren Aufwände ein. Auf jeder Ressource sind in den Stammdaten Umrechnungsfaktoren für die monetäre Umrechnung der Aufwände hinterlegt. Berechnet man im Modul Terminplan den Terminplan eines Projekts, werden die auf den Ressourcen geplanten Aufwände auf Basis der Umrechnungsfaktoren in Kosten umgerechnet.
Neben Personenressourcen kann der Projektmanager auch spezielle Kosten- und Erlösressourcen auf den Vorgängen einplanen, die zum direkten Erfassen von Kosten oder Erlösen auf den Vorgängen verwendet werden können.
Die bei der Berechnung des Terminplans ermittelten Kosten werden im Modul Budget verteilt auf Kostenartengruppen pro Jahr angezeigt. Der Projektmanager kann die berechneten Kosten als Grundlage für die Beantragung des Projektbudgets verwenden. Er beantragt die Kosten im Modul Budget.
Der Multiprojektmanager oder eine andere Person, die für die Genehmigung des Budgets zuständig ist und über die entsprechenden Rechte verfügt, genehmigt das beantragte Budget ebenfalls im Modul Budget.
Alle genehmigten Budget-Werte können dann als geplantes Projekt-Budget übernommen werden.

Vorgehensweise

Im Modul Budget die berechneten Kosten aus der Spalte Gesamt (o.TP) in die Spalte Beantragt (o.TP) durch Betätigen des linken Pfeiles über der Spalte Beantragt (o.TP) kopieren. Alle Kosten aller Kostenartengruppen werden dabei automatisch in die Spalte Beantragt (o.TP) übertragen.
- Möchte man nur Werte einzelner Kostenartengruppen beantragen, den gewünschten Wert manuell mit Drag&Drop aus dem Feld Gesamt (o.TP) in das Feld Beantragt (o.TP) in der Zeile der gewünschten Kostenartgruppe kopieren.
Alle beantragten Kosten zum Genehmigen einreichen: Hierzu den Pfeil über der Spalte Genehmigt (o.TP) betätigen. Alle beantragten Werte werden automatisch in die Spalte Genehmigt (o.TP) kopiert. Oder manuell mit Drag&Drop nur die gewünschten Werte in die einzelnen Genehmigt (o.TP)-Felder kopieren.
Genehmigt wird das beantragte Budget pro Jahr. Hierzu in der Jahreszeile die Häkchen-Schaltfläche betätigen. Die Schaltfläche wird grün umrandet, alle Felder der Spalte Genehmigt (o.TP) werden auf Ausgabe gesetzt. Das Budget ist somit genehmigt.
Anschließend alle genehmigten Budget-Werte auf einmal mit der rechten Pfeil-Schaltfläche über der Spalte Budget (o.TP) in diese Spalte kopieren.

Es besteht die Möglichkeit, die Budgets auch ohne den Genehmigungsprozess direkt in der Spalte Budget (o.TP) zu erfassen oder das Budget auf Basis der in der Baseline festgehaltenen Kosten zu erfassen. In der Beschreibung des Moduls Budget finden Sie weitere detaillierte Erläuterungen. Eine ausführliche Beschreibung der Use Cases mit entsprechenden Abbildungen finden Sie hier.