Status (Portfolio) MOD009CSG

Einstieg

Portfoliomanagement → Multiportfolioboard → Portfolios → Klick auf die ID der gewünschten Portfolios → Panel Portfolio → Status

Information

In diesem Modul werden
- sowohl die bereits vorhandenen Portfolio-Statusberichte aufgelistet mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Faktoren.
- als auch neue Statusberichte erstellt sowie alle für die Erstellung des Statusberichts relevanten Einstellungen und Eingaben vorgenommen.

Hinweis

Benutzer mit Multiportfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen in allen Portfolios zu nutzen.
Benutzer mit Portfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen nur in eigenen Portfolios zu nutzen.

Einschätzungen und Kommentare für Portfolio erfassen

Information

Im Bereich Einschätzungen können Einschätzungen und Kommentare zu verschiedenen Portfolio-Faktoren erfasst oder geändert werden, die für den aktuell zu erstellenden Statusbericht verwendet werden sollen.

Vorgehensweise

Durch Klick auf die Pfeil-Schaltfläche neben dem Daumensymbol lässt sich dieses ändern.
- Erscheint kein Daumensymbol, bedeutet es, dass keine Einschätzung zu dem Faktor vorhanden ist.
Den Vorgang für jeden der gewünschten Faktoren wiederholen.
Im Feld Kommentar können zu jedem Faktor Anmerkungen manuell hinzugefügt oder bestehende geändert werden.

Details

Zu den Faktoren Kosten, Aufwand, Termine und Risiken/Chancen werden durch Aufklappen der Baumstruktur summierte Statusberichtsdaten aus Planungsobjekten angezeigt, denen ein Statusbericht im Bereich Planungsobjekte mit Statusbericht-Zuordnung zugewiesen wurde (da der Statusbericht hierbei als Quelle dieser Daten fungiert).
- Die Daten werden sowohl tabellarisch als auch grafisch dargestellt.

Information

Im Bereich Planungsobjekte mit Statusberichts-Auswahl kann definiert werden, die Daten welcher Planungsobjekte in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden sollen und welche in der Time&Budget-Matrix des Portfolio-Statusberichts berücksichtigt werden sollen.
Des Weiteren werden hier den Planungsobjekten, deren Daten in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht einfließen sollen, Statusberichte zugewiesen (gewöhnlich der letzte freigegebene Statusbericht), da in Portfolio-Statusberichten nicht die aktuellen Projektstände sondern nur die fixierten Projektstände berücksichtigt werden können.

Details zu Symbolen

Die Angaben zur Einschätzung jedes Planungsobjekts (Daumen-Symbole) sowie die Ampeln zu berechneten Ständen stammen aus den ausgewählten Statusberichten.
Neben der Gesamteinschätzung des jeweiligen Projektleiters wird auch die Einschätzung des Portfoliomanagers für jedes Planungsobjekt angezeigt und kann über den Button
angepasst werden.

Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht und Time&Budget-Matrix auswählen

Haken in der Checkbox PSB in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktivieren/deaktivieren.
- Das entsprechende Planungsobjekt wird im Portfolio-Statusbericht berücksichtigt / nicht berücksichtigt
Haken in der Checkbox TBM in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktiviert/deaktivieren.
- Das entsprechende Planungsobjekt wird in der Time&Budget-Matrix berücksichtigt / nicht berücksichtigt
  - Die Checkbox TBM kann nur aktiviert werden, wenn die Checkbox PSB aktiv ist.

Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte manuell zuweisen

In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht auswählen betätigen, um Statusberichte zuzuordnen.
- Hat das Planungsobjekt keine freigegebenen Berichte, wird eine Meldung ausgegeben, die darauf hinweist.
Das Auswahlmodul Statusbericht zuordnen öffnet sich.
Den gewünschten Statusbericht durch Aktivieren der Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählten Statusbericht zuordnen betätigen.
- Der ausgewählter Statusbericht wird dem ausgewählten Planungsobjekt zugeordnet.

Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte automatisch zuweisen

Alternativ zur individuellen manuellen Auswahl jedes einzelnen Statusberichts können die zuletzt freigegebenen Statusberichte gesammelt durch Betätigen der Schaltfläche Aktuelle Statusberichte zuordnen ausgewählt werden.
- Eine manuelle Auswahl eines anderen Statusberichts ist anschließend dennoch möglich.

Zuweisung von Statusberichten entfernen

In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht-Zuordnung entfernen betätigen.
Die Meldung Statusbericht-Zuordnung entfernen? mit Ja bestätigen.

Hinweis

Wird dem Planungsobjekt nicht der aktuellste freigegebene Statusbericht zugeordnet, sondern einer der älteren, erscheint in der Planungsobjekt-Zeile sogleich eine rote Ampel, die signalisiert, dass nicht der aktuellste Bericht ausgewählt wurde.

Information

Im Bereich Planungsobjekte ohne Statusberichts-Auswahl werden alle Planungsobjekte des Portfolios aufgelistet, für die keine Statusberichte ausgewählt werden können, weil diese Planungsobjekte grundsätzlich keine Statusberichte haben.
Diese Planungsobjekte können zwar durch Aktivieren der Checkbox PSB in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden, es handelt sich dabei jedoch um eine reine Auflistung dieser Planungsobjekte und evtl. noch vorhandene Kommentare und Einschätzungen des Portfoliomanagers.

Vorgehensweise

Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.
Die folgende Frage im Dialog mit Ja beantworten: Sind alle Eingaben (Einschätzungen/Kommentare) und Zuordnungen (Statusberichte zu Planungsobjekten) vollständig und aktuell?
Der Statusbericht ist jetzt erstellt und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Es wird automatisch ins Modul Portfolio-Statusbericht gewechselt, in dem der erstellte Statusbericht eingesehen ggf. freigegeben oder gedruckt werden kann.

Information

Im Bereich Portfolio-Statusberichte werden die bereits vorhandenen Statusberichte mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Portfoliofaktoren (Termine, Kosten etc) aufgelistet.
Durch Klick auf die ID im Feld Bericht kann der entsprechende Bericht mit den detaillierten Informationen im Modul Portfolio-Statusbericht aufgerufen und eingesehen werden.

Siehe auch: Workflow: Portfolio-Statusbericht erstellen