Workflows

Was sind Workflows?

In PLANTA pulse können Workflows erstellt werden, in denen verschiedene Regeln und Automatisierungen definiert werden können, um den eigenen Prozess auf einem Board abzubilden.

Auf Basis dieser Workflows können dann Boards erstellt werden, auf denen die definierten Regeln und Automatisierungen gelten.

Workflows können auf Projektebene und auf globaler Ebene erstellt werden.

Workflows in PLANTA pulse aktivieren

• Damit Workflows in PLANTA pulse genutzt werden können, müssen die folgenden Parameter aktiviert sein:

  • Panel Administration → Tab Einstellungen → Module → Workflows aktivieren

  • pro Projekt, in dem Workflows verwendet werden sollen:

    • Panel Projekte → Tab Einstellungen → Workflows aktivieren

Workflow anlegen

• Menü →

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  Projekte → Tab Workflows

• Auf Workflow jetzt einrichten klicken.

• Eine Bezeichnung für den Workflow vergeben.

• Bei Bedarf eine Beschreibung eintragen.

• Auf Anlegen klicken.

Nur Projekt-Administratoren können Workflows bearbeiten.

• Menü →

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  Administration → Workflows → Globale Workflows

• Auf das

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  klicken.

• Eine Bezeichnung für den Workflow vergeben.

• Bei Bedarf eine Beschreibung eintragen.

• Auf Anlegen klicken.

In globalen Workflows werden den einzelnen Regeln und Automatisierungen keine spezifischen Benutzer, sondern stattdessen Platzhalter zugewiesen. Diese Platzhalter müssen beim Import in ein Projekt den jeweiligen Benutzern im Projekt zugeordnet werden.

Listen anlegen

• Bei der Erstellung eines Workflows wird bereits eine erste Liste defaultmäßig angelegt.

• Diese kann beliebig umbenannt werden.

• Weitere Listen können angelegt werden.

Die Listen, die im Workflow definiert werden, werden später als Listen auf den Boards eingefügt, die mit diesem Workflow erstellt werden. Sie können auf den Boards nicht bearbeitet werden.

• Auf das

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  neben einer bestehenden Liste klicken.

• Bei Bedarf den Titel der Liste ändern.

Regeln hinzufügen

• Pro Liste können Regeln definiert werden, die bestimmen, wie mit den Karten in einer Liste gearbeitet werden kann.

• Auf Regel hinzufügen klicken.

• Die gewünschte(n) Regel(n) definieren.

Automatisierungen hinzufügen

• Pro Liste können Automatisierungen definiert werden.

• Wenn bestimmte Ereignisse eintreten, werden dann die entsprechenden Aktionen ausgeführt.

• Auf Automatisierung hinzufügen klicken.

• Ein auslösendes Ereignis im Bereich Wenn… auswählen:

  • Karte wird zur Liste hinzugefügt

  • Mitglied wird zur Karte hinzugefügt

  • Anfangsdatum wird geändert

  • Fälligkeitsdatum wird geändert

  • Beschreibung wird geändert

  • Checkliste wird erstellt

  • Letzter Checklistenpunkt erledigt

• Die auszuführende Automatisierung im Bereich Dann… auswählen:

  • Karte in Liste verschieben

    • Die gewünschte Liste auswählen.

  • Mitglied zur Karte hinzufügen

    • Das gewünschte Mitglied auswählen.

  • Mitglied von der Karte entfernen

    • Das gewünschte Mitglied auswählen.

  • Anfangsdatum hinzufügen

    • Heute

    • Morgen

    • In einer Woche

    • Heute + X Tage

  • Fälligkeitsdatum hinzufügen

    • Heute

    • Morgen

    • In einer Woche

    • Heute + X Tage

  • Kommentar hinzufügen

    • Kommentar eintragen.

  • Benachrichtigung senden

    • Nachricht eintragen.

    • Den Empfänger auswählen.

  • Label zur Karte hinzufügen

    • Label-Titel eintragen.

    • Label-Farbe auswählen.

• Bei Bedarf durch Klick auf

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  weitere Automatisierungen einfügen, die bei diesem Ereignis ausgeführt werden sollen.

• Auf Hinzufügen klicken.

Allgemeine Regeln definieren

• Im Bereich Allgemeine Regeln können verschiedene Regeln definiert werden, die später auf den Boards mit diesem Workflow gelten werden.

Platzhalter in globalen Workflows

• In globalen Workflows werden für Benutzerzuordnungen Platzhalter verwendet, die dann im Projekt bestimmten Benutzern zugeordnet werden.

• Menü →

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  Administration → Workflows → Globale Workflows

• Auf das

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken, um einen neuen Workflow anlegen oder auf das
  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken, um einen bestehenden Workflow zu bearbeiten.

• In der gewünschten Regel oder Automatisierung auf das

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  unter Benutzer-Platzhalter klicken.

• Einen Platzhalter aus der Liste wählen.

Die drei Gruppen-Platzhalter Kommentar-Benutzer, Projekt-Admins und Reguläre Mitglieder werden beim Import in ein Projekt automatisch durch die vorhandenen Projektrechtegruppen ersetzt. Alle anderen Platzhalter müssen beim Import manuell zugewiesen werden und geben den Projektleitern Informationen über die Rollen der zuzuweisenden Mitglieder (z. B. Teamleiter).

• Menü →

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  Administration → Workflows → Globale Workflows

• Auf das

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  klicken, um einen neuen Workflow anlegen oder auf das
  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken, um einen bestehenden Workflow zu bearbeiten.

• Im Bereich Allgemeine Regeln auf Platzhalter verwalten klicken.

• Auf Platzhalter hinzufügen klicken.

• Eine Bezeichnung und ein Label eintragen.

• Bei Bedarf eine Beschreibung eintragen.

• Auswählen, ob es sich um einen Benutzer- oder einen Gruppen-Platzhalter handeln soll.

• Auf Hinzufügen klicken.

Individuell angelegte Platzhalter können durch Klick auf

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bzw.

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bearbeitet bzw. gelöscht werden. Die bereits vordefinierten Platzhalter können nicht angepasst werden.

Workflow bearbeiten

Bearbeitungen, die in bereits erstellten Workflows durchgeführt werden, werden auch auf die Boards übernommen, die bereits mit diesem Workflow erstellt wurden.

Würden durch diese Änderungen ungültige Zustände in einem der Boards auftreten, z. B. wenn eine Liste aus dem Workflow entfernt wird, die auf dem Board bereits Karten enthält, wird der Benutzer darüber informiert und die Änderung kann nicht gespeichert werden.

Listen löschen

• Neben der Listenbezeichnung der Liste, die gelöscht werden soll, auf

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  klicken.

• Die Liste wird gelöscht.

Regeln und Automatisierungen löschen

• Über die gewünschte Regel oder Automatisierung hovern, die gelöscht werden soll.

• Auf

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken.

Workflows verwalten

Standard-Workflow definieren

• Ein Workflow kann in einem Projekt als Standard-Workflow definiert werden.

• Der Standard-Workflow wird automatisch für alle neu erstellten Boards im Projekt ausgewählt.

• Menü →

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  Projekte → Tab Workflows

• Beim gewünschten Workflow den Schieberegler Standard aktivieren.

Der definierte Standard-Workflow wird auch automatisch für Boards verwendet, die mit PLANTA-Hybrid erstellt werden.

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Diese Funktion benötigt mindestens Version 39.5.25 von PLANTA project.

Workflow kopieren

• Menü →

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  Projekte → Tab Workflows

• Beim gewünschten Workflow auf

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  klicken.

• Die Option Workflow kopieren auswählen.

• Die Abfrage bestätigen.

• Menü →

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  Administration → Workflows → Globale Workflows

• Beim gewünschten Workflow auf

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken.

• Die Abfrage bestätigen.

Workflow deaktivieren/aktivieren

• Menü →

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  Projekte → Tab Workflows

• Beim gewünschten Workflow auf

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken.

• Die Option Workflow deaktivieren/aktivieren auswählen.

• Die Abfrage bestätigen.

• Menü →

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  Administration → Workflows → Globale Workflows

• Beim gewünschten Workflow auf

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  bzw.
  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken.

• Die Abfrage bestätigen.

Wird ein Workflow deaktiviert, werden die damit verbundenen Boards vom Workflow getrennt. Sie können weiterhin verwendet werden, aber Regeln und Automatisierungen aus dem Workflow gelten nicht mehr. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Workflow löschen

• Menü →

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  Projekte → Tab Workflows

• Beim gewünschten Workflow auf

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken.

• Die Option Workflow löschen auswählen.

• Die Abfrage bestätigen.

• Menü →

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  Administration → Workflows → Globale Workflows

• Beim gewünschten Workflow auf

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken.

• Die Abfrage bestätigen.

Wird ein Workflow gelöscht, werden die damit verbundenen Boards vom Workflow getrennt. Sie können weiterhin verwendet werden, aber Regeln und Automatisierungen aus dem Workflow gelten nicht mehr. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Workflow als globalen Workflow veröffentlichen

• Benutzer mit globalen Administratorrechten können Projekt-Workflows als globale Workflows veröffentlichen, damit diese auch für andere Projekte zur Verfügung stehen.

• Menü →

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  Administration → Workflows → Projekt-Workflows

• Beim gewünschten Workflow auf

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  klicken.

• Auf Bestätigen klicken.

• Eine Kopie des Workflows wird als globaler Workflow geöffnet und kann bei Bedarf angepasst werden.

Bei der Veröffentlichung werden die Benutzer im Workflow durch Benutzer-Platzhalter ersetzt. Diese können bei Bedarf angepasst werden.

Globalen Workflow importieren

• Globale Workflows können in ein Projekt importiert werden, um dort verwendet werden zu können.

• Menü →

  Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
  Projekte → Tab Workflows

• Auf Globalen Workflow importieren klicken.

• Beim gewünschten Workflow auf Importieren klicken.

  • Durch Klick auf Öffnen kann der Workflow zunächst in einem neuen Tab geöffnet werden.

  • Durch Klick auf Zur Übersicht globaler Workflows können alle globalen Workflows eingesehen werden.

• Enthält der Workflow Benutzer-Platzhalter, müssen diese im nächsten Schritt den Projekt-Mitgliedern zugewiesen werden.

• Die zuzuweisenden Platzhalter sind orange hervorgehoben.

• Auf den gewünschten Platzhalter klicken.

• Eine Benutzergruppe oder einen oder mehrere Benutzer auswählen.

• Auf Zuweisen klicken.

• Den Schritt wiederholen bis alle Platzhalter zugewiesen sind.

• Beim Workflow auf

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  klicken und die Option Workflow aktivieren auswählen.

• Der Workflow kann nun verwendet werden.

Workflow auf einem Board verwenden

• In das Panel Projekte wechseln und ein Projekt öffnen.

• Innerhalb der gewünschten Gruppe auf die Platzhalter-Board-Karte Neues Board anlegen klicken.

• Eine Bezeichnung für das neue Board eingeben.

• Ggf. den Sichtbarkeitsmodus des Boards ändern. Dafür auf Ändern klicken und auswählen.

  • Der Sichtbarkeitsmodus kann später über die Board-Leiste geändert werden.

  • Error rendering macro 'fontawesome-macro' : Page loading failed
    Neue Boards werden standardmäßig als private Boards angelegt.

• Auf Workflow verwenden klicken.

• Den gewünschten Workflow auswählen.

  • Ist ein Standard-Workflow im Projekt definiert, ist dieser bereits defaultmäßig ausgewählt.

• Auf Anlegen klicken.

Boards mit einem Workflow werden mit markiert.

Board von einem Workflow trennen

• Board öffnen → Sidebar → ...Mehr

• Im Board-Menü die Option Von Workflow trennen auswählen.

• Die Abfrage bestätigen.

Das Board kann weiterhin verwendet werden, aber Regeln und Automatisierungen aus dem Workflow gelten nicht mehr. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.