Einstieg

Informationen

  • In diesem Modul werden die Kerndaten eines Vorhabens erfasst und gepflegt.
  • Ob der angemeldete Benutzer die Daten in diesem Modul ändern oder nur sehen darf, hängt von seinen Rechten ab.
  • Das Modul Vorhabensteckbrief wird standardmäßig beim Anlegen eines Vorhabens geöffnet.

Vorhabenkopfdaten

Vorhaben anlegen

Vorgehensweise

  • Der Anlagevorgang kann aus diversen Modulen über die Schaltfläche Neues Vorhaben oder über den Link Neues Vorhaben im Benutzermenü angestoßen werden.
    • Dabei öffnet sich das leere Modul Vorhabensteckbrief und im Vorhabenkopf wird die fachliche ID automatisch generiert.
  • Vorhabenbezeichnung im Feld neben der ID eintragen (standardmäßig steht hier der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben).
  • Speichern.

Details

  • Somit ist das Gerüst für das Vorhaben angelegt. Es wird empfohlen, im gleichen Schritt auch die Basisdaten und Ecktermine festzulegen. Hierzu siehe die gleichnamigen Kapitel weiter unten. Alle weiteren Daten können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Hinweise

  • Das Anlegen eines neuen Vorhabens ist allen Benutzern gestattet, die den Zugriff auf das Modul haben. Es sind keine weiteren Berechtigungen erforderlich.

Fachliche ID von Vorhaben ändern

Information

  • In PLANTA project wird zwischen einer fachlichen ID und einer technischen ID unterschieden.
    • Beide werden beim Anlegen eines Projekts / eines Vorhabens / einer Idee / eines Programms automatisch erzeugt und sind zu diesem Zeitpunkt gleich.
    • Die fachliche ID ist in diversen Modulen sichtbar und kann, falls dies aus bestimmten Gründen erwünscht ist, geändert werden.
    • Die technische ID darf nicht geändert werden. Sie ist im Modul nicht sichtbar und bleibt auch im Falle der Änderung der fachlichen ID unverändert.

Fachliche ID ändern

  • Im Kopfbalken-Bereich (im Modul Teilprojekte im Kasten des gewünschten Teilprojekts) ganz rechts die Schaltfläche mit einem Stift darauf betätigen.
  • Die Dialogmeldung Wollen Sie die fachliche ID wirklich systemweit ändern? erscheint.
  • Diese mit Ja bestätigen.
  • Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Eingabefeld.
    • Die fachliche ID muss im System eindeutig sein. Wird eine bereits existierende ID eingetragen und klickt man dann aus dem Feld, kommt die Meldung: Die gewünschte Objekt-ID wird bereits verwendet und der Wert wird zurückgesetzt. 
    • Hier die neue ID eingeben.

Standardmäßig wird die ID überall im System geändert (globaler Projektparameter Fachliche Projekt-ID global ändern in den Stammdaten ist aktiviert) also z. B. auch in schon existierenden Statusberichten.

Berechtigungen

Vorhaben löschen

Vorgehensweise

  • Im Kopfbalken-Bereich die Schaltfläche mit einem  darauf betätigen.
  • Es öffnet sich das Modul Löschen, in dem das Vorhaben gelöscht werden kann.

Hinweis

Vorhaben als "Favorit" kennzeichnen

Information

  • Vorhaben, die vom angemeldeten Benutzer als Favoriten gekennzeichnet wurden, erscheinen im User Menu des Benutzers ganz oben im Bereich Favoriten, was einen schnelleren Zugriff auf diese Vorhaben aus dem Menü ohne Navigieren ermöglicht.

Vorgehensweise

  • Direkt neben dem Kopfbalken das blaue Stern-Symbol anklicken. Der Stern wird gelb und das Vorhaben somit zum Favoriten.

Basisdaten

Information

  • Der gleichnamige Bereich enthält Kerndaten des Vorhabens.
  • Bei Neuanlage eines Vorhabens werden einige Parameter automatisch mit Default-Werten vorbelegt, können aber unmittelbar nach Neuanlage oder zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden.
    • Manager: Der anlegende Benutzer wird automatisch als Manager des neuen Vorhabens im gleichnamigen Feld eingetragen.
    • Prio: Das neue Vorhaben hat automatisch die niedrigste Priorität 999
    • Code: Das neue Vorhaben gehört automatisch zu der Kategorie (=hat den Code) "Neue Projekte"
  • Weitere Parameter können bei Bedarf definiert werden. Die Beschreibungen der einzelnen Parameter können Sie direkt aus dem Programm durch Drücken von F1 abrufen, oder Sie finden diese hier.

Vorhabenbild ändern oder entfernen

Information

  • Das Vorhabenbild wird rechts neben den Basisdaten angezeigt.
  • Bei der Erstellung eines Vorhabens wird automatisch das Bild eingefügt, das in den Globalen Einstellungen als Standardbild für Projekte definiert ist.

Bildvorgaben

  • Ideales Bildformat: 4:3
  • Ideale Bildmaße: min. 200 x 150 px
  • Unterstützte Dateitypen: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp
  • Maximale Dateigröße: 10 MB

Bild ändern

  • Auf das Bild klicken.
  • Der Dateimanager öffnet sich. Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Bild entfernen

  • Mit der Maus über das Bild fahren und auf das X klicken, das rechts oben erscheint. Speichern.
  • Anschließend kann ein neues Bild eingefügt werden (siehe Vorgehensweise unten). Zwischen dem Entfernen des alten und dem Einfügen des neuen Bilds muss gespeichert werden, damit das neue Bild korrekt angezeigt wird.

Neues Bild einfügen

  • Falls das Bild entfernt wurde, wird statt des Bildes dieser Text angezeigt: "Klicken Sie hier, um das Bild zu ändern oder ein neues einzufügen".
  • Den Text anklicken.
  • Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Ecktermine

Information

  • Im Bereich Ecktermine wird der zeitliche Rahmen für das Vorhaben festgelegt.
    • Beim Anlegen des Vorhabens können Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende definiert werden.
    • Die weiteren Felder in diesem Bereich werden nach dem Erstellen des Terminplans durch die Terminrechnung automatisch berechnet.
    • Die kalkulierten Termine und die Dauern werden erst nach Erstellen eines Terminplans und Berechnen des Projekts automatisch in die entsprechenden Felder geschrieben.
    • Wird aus dem Vorhaben ein Projekt und wird es ausgeführt, werden auch Ist-Termine bei der Berechnung des Projekts automatisch in die entsprechenden Felder geschrieben, sobald sie auf einem der Vorgänge (Ist-Anfang) oder auf allen Vorgängen (Ist-Ende) gesetzt sind.

Details

  • Aus der Listbox Hauptmeilenstein kann einer der Vorhaben-Mastermeilensteine ausgewählt werden, der als Vorhaben-Hauptmeilenstein gelten soll. Der Hauptmeilenstein wird als Referenzzeitpunkt für verschiedene Auswertungen und Berechnungen hinzugezogen. Auf den Gates-Symbolen (Module Terminplan und Meilensteinübersicht) wird z.B. der zeitliche Abstand (in Wochen) zum Hauptmeilenstein angegeben.
  • Über die Checkbox Terminplan mit Gates kann bestimmt werden, ob im Terminplan des Projekts Gates angezeigt werden.
  • Ist das Vorhaben in ein oder mehrere Portfolios eingeplant und wurde es bei der Simulation in die Roadmap aufgenommen und wurde in den Globalen Einstellungen der Parameter Roadmap-Termine anzeigen = 1 gesetzt, werden hier zusätzlich die Roadmap-Termine (Roadmap: Anfang und Roadmap: Ende) angezeigt, so dass sich der Multiprojektmanager oder Projektleiter u.U. bei der Planung sich an diesen Terminen orientieren kann.

Beschreibende Daten

Informationen

  • Im Bereich Beschreibende Daten können weitere Informationen zum Vorhaben in den sogenannten Fließtext-Feldern eingegeben werden.

Stakeholder

Informationen

  • In diesem Bereich können Stakeholder des Vorhabens erfasst und gleichzeitig kategorisiert werden.
  • Die Abwesenheitsdaten der entsprechenden Mitarbeiter können eingesehen werden.
  • Infos können an die Stakeholder versendet werden.
  • Der Manager des Vorhabens wird beim Erstellen eines Vorhabens automatisch als Stakeholder hinzugefügt. Im Feld Bemerkung wird dies durch den Hinweis Aus Manager-Feld übernommen gekennzeichnet.

Stakeholder erfassen

Stakeholder zuordnen

  • In der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.
  • Die Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.
    • Im Dialogfenster werden Kategorien angeboten, die im Modul Sonstige Listboxwerte in der Listboxkategorie Teamkategorien existieren.
  • Die Schaltfläche mit der gewünschten Kategorie betätigen.
  • Das Dialogmodul zur Auswahl der Stakeholder wird geöffnet.
    • Die gewünschten Stakeholder in diesem Modul auswählen und durch Betätigen der entsprechenden Schaltfläche in die zuvor ausgewählte Kategorie übernehmen.

  • Die Rolle des Stakeholders im Vorhaben über die gleichnamige Listbox bestimmen ( nicht mit den Benutzer-/PLANTA-Rollen verwechseln)
  • Rechte des Stakeholders für das Vorhaben (Änderungsrechte oder nur Zugriffsrechte) durch Aktivieren oder Deaktivieren der Checkbox Änderungszugriff festlegen. Hierzu siehe auch Rechtesteuerung.
  • Speichern.

Wechselwirkungen mit anderen Modulen

  • Die Planungsobjekte, bei denen der angemeldete Benutzer Stakeholder ist, erscheinen automatisch nach seiner Anmeldung im Modul Meine Planungsobjekte in den Kategorien Stakeholder mit Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff aktiviert ist) und Stakeholder ohne Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff deaktiviert ist).
Weitere Stakeholder einzeln zuordnen
  • Auf die gewünschte Kategorie oder auf einen bereits zugeordneten Stakeholder rechtsklicken und den Befehl Einfügen → Stakeholder aus dem Kontextmenü auswählen. Es wird ein neuer Stakeholder-Datensatz eingefügt.
  • Den gewünschten Stakeholder aus der Listbox Stakeholder auswählen und speichern.
  • Weitere Parameter wie in der Vorgehensweise oben beschrieben definieren.

Team aus Terminplan generieren

  • Es besteht die Möglichkeit, Ressourcen, die in den dem Vorhaben zugeordneten Projekten bereits eingeplant sind (Modul Terminplan) auf einmal als Programm-Stakeholder zu erfassen.
    • Hierzu in der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Team aus Terminplan generieren betätigen.
    • Die Stakeholder werden der Kategorie "Neu" zugeordnet und im Feld Bemerkung erscheint der Hinweis Aus Terminplan übernommen. Die Kategorie kann nachträglich angepasst werden.
      • Es werden nur diejenigen Ressourcen aus dem Terminplan als Stakeholder zugeordnet, deren Personen die Personeneigenschaft Stakeholder besitzen und noch nicht aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.

Benachrichtigung, Abwesenheitsinfos

  • Durch Rechtsklick auf den gewünschten Stakeholder und die Auswahl eines entsprechenden Kontextmenü-Befehle lassen sich für Stakeholder folgende Aktionen ausführen:
    • Abwesenheit anzeigen: Es öffnet sich das Modul Abwesenheit, in dem die Urlaubs- und Abwesenheitsdaten des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt werden.
    • Info versenden: Es öffnet sich das Modul Info versenden, in dem eine Nachricht an den entsprechenden Stakeholder erfasst und automatisch per E-Mail versendet werden kann.

    • Zeiterfassung: Die Funktion Zeiterfassung soll ausschließlich in Projekten genutzt werden.

Bewertungsdaten

Information

  • Im Bereich Bewertungsdaten
    • wie z.B. Interner Zins, Erfolgswahrscheinlichkeit
    • werden Parameter für Vorhabenauswertungen festgelegt,
    • werden berechnete Werte angezeigt, wie z. B. NPV
    • können Zielbeiträge bewertet und Risikowerte des Vorhabens ermittelt werden ( nur beim gleichzeitigen Einsatz von PLANTA portfolio möglich).

Zielbeiträge und Risikowerte

Achtung

  • Die Zielbeitragskriterien und deren Gewichtung sowie die Risikochecklisten, auf deren Grundlage Zielbeiträge und Risikowerte ermittelt werden, sind Portfoliostammdaten und müssen im Vorwege in den Modulen Zielbewertungskriterien und Risikocheckliste erfasst worden sein.
    • Die Erfassung der Bewertungskriterien und Risikochecklisten erfolgt pro Bereich. Dieser fungiert als Gruppierungselement, so dass unterschiedliche Zusammenstellungen von Zielbewertungskriterien und Risikochecklisten angelegt und später verwendet werden können.

Informationen

  • Pro Vorhaben kann nur ein Bereich ausgewählt werden.
    • Der Bereich bestimmt, welche Bewertungskriterien bzw. welche Risikocheckliste verwendet wird (siehe auch Hinweise im Abschnitt "Bewertungsdaten").

    Bereich auswählen oder ändern

    • Im Feld Bereich den gewünschten Bereich aus der Listbox auswählen.
      • Ist bereits ein Bereich ausgewählt, erscheint bei der Auswahl eines neuen Bereichs die Meldung Es existieren bereits Bewertungskriterien für das ausgewählte Planungsobjekt. Sollen diese gelöscht werden? Diese mit Ja bestätigen. Die Bewertungskriterien und die Risikocheckliste des alten Bereichs werden gelöscht und die Werte der Felder Zielbeitrag und Risikowert zurückgesetzt. Die Zielbeiträge können neu bewertet und der Risikowert neu ermittelt werden.
    • Speichern.

Zielbeitrag bewerten

Vorgehensweise

  • Falls noch kein Bereich ausgewählt wurde, einen Bereich auswählen.
  • Die Schaltfläche bewerten beim Feld Zielbeitrag betätigen.
    • Es werden alle Bewertungskriterien und deren Gewichtungszahlen, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet sind, eingeblendet und gruppiert angezeigt.
  • Den Kriteriumsbeitrag aus der Listbox auswählen.
  • Die Schaltfläche Bewertung abschließen betätigen. Die Daten werden gespeichert.

Risikowert ermitteln

Vorgehensweise

  • Falls noch kein Bereich ausgewählt wurde, einen Bereich auswählen.
  • Die Schaltfläche bewerten beim Feld Risikowert betätigen.
    • Die Risikocheckliste, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet ist, wird eingeblendet und nach Kategorien gruppiert angezeigt.
  • Fragen mit Ja oder Nein beantworten.
  • Bei Bedarf eine Bemerkung einfügen.
  • Die Schaltfläche Bewertung abschließen betätigen. Die Daten werden gespeichert.
    • Anhand der Ja-/Nein-Antworten aller Kriterien wird der gesamte Risikobeitrag ermittelt und im Feld Risikowert dargestellt.
      • Jede Antwort-Option auf jede Frage ist in den Portfoliostammdaten mit einer bestimmten Punktzahl vorbelegt, die die entsprechende Antwort gewichtet.
      • Der Risikobeitrag wird nur dann in das Feld Risikowert übernommen, wenn die Risikocheckliste vollständig ausgefüllt wurde.

Key Performance Indicator

Informationen

  • Unter einem Key Performance Indicator (KPI) versteht man eine Messgröße, anhand der die Erreichung eines Ziels gemessen werden kann.
  • Im Bereich Key Performance Indicator
    • werden die schon vorhandenen Key Performance Indicators angezeigt und können bearbeitet werden.
    • können neue Key Performance Indicators angelegt werden.
Vorgehensweise
  • Einen neuen Datensatz für einen Key Performance Indicator einfügen
    • durch Betätigen der Schaltfläche KPI einfügen im Bereichskopf oder
    • durch Rechtsklick auf die Bereichsüberschrift und Auswahl Einfügen → Key Performance Indicator aus dem Kontextmenü.
  • Key Performance Indicator im gleichnamigen Feld definieren/benennen.
  • Speichern.
  • Einen neuen Datensatz für den Nutzen einfügen
    • durch Betätigen der Plus-Schaltfläche in der KPI-Zeile oder
    • durch Rechtsklick auf den neu angelegten Key Performance Indicator und Auswahl Einfügen → Nutzen aus dem Kontextmenü
  • Im Feld Jahr das Jahr eingeben.
  • Felder Geplanter Nutzen und Kommentar füllen.
  • Speichern.

Attribute/Parameter

Information

  • Im Bereich Attribute/Parameter können weitere Parameter des Vorhabens, wie z.B. Planungsart etc., festgelegt bzw. geändert werden.

Kostenverteilung auf Systeme

Dieser Bereich ist im PLANTA-Standard nicht mehr enthalten, kann jedoch individuell, falls erwünscht, eingeblendet werden.

Kostenverteilung auf Kostenstellen

Informationen

  • Im Bereich Kostenverteilung auf Kostenstellen werden Vorhaben in Kostenstellen geplant und deren Kosten verteilt.
  • Einem Vorhaben lassen sich mehrere Kostenstellen zuordnen. Auf diese lassen sich die Vorhabenkosten prozentual verteilen.

Kosten auf Kostenstellen verteilen

  • Einen neuen Datensatz für eine Kostenstelle einfügen
    • Im Datenfeld Kostenstelle die gewünschte Kostenstelle aus der Listbox auswählen.
    • Im Datenfeld Anteil den prozentualen Anteil eintragen.
    • Speichern.

    Details

    • Die aus Prozentangaben automatisch berechneten Kosten werden in den Felder Budget, Soll, Ist, Rest und Gesamt
      • für jede Kostenstelle einzeln sowie zusätzlich
      • summiert über alle zugeordneten Kostenstellen (im Bereichskopf) ausgegeben.

    Hinweis

    • Es ist nicht möglich, pro Kostenstelle im Feld Anteil den Wert größer als 100 % einzutragen. Der Eintrag wird nicht akzeptiert. Ist die Summe der prozentualen Anteile höher als 100 %, erscheint auf der Bereichsebene eine rote Ampel.

Portfoliozuordnung

Informationen

  • Ist das Projekt / das Vorhaben / die Idee bereits einem oder mehreren Portfolios zugeordnet, werden diese hier aufgelistet.
  • Über den Link auf dem Feld Portfolio kann in das entsprechende Portfolio gewechselt werden.

Um das Projekt / das Vorhaben / die Idee den neuen Portfolios zuzuordnen,

  • die Schaltfläche Portfolio(s) zuordnen im Bereichskopf betätigen.
    • Es öffnet sich das Dialogmodul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen.
      • Im Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen beim gewünschten Portfolio die Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Den ausgewählten Portfolios zuordnen betätigen. Dadurch wird das Projekt / das Vorhaben / die Idee dem oder den ausgewählten Portfolios zugeordnet, das Dialogmodul schließt sich und das ausgewählte Portfolio erscheint im Bereich Portfoliozuordnung.
        • Ist das Projekt / das Vorhaben / die Idee bereits allen Portfolios, in denen der angemeldete Benutzer der Portfoliomanager ist, zugeordnet oder ist der Benutzer kein Portfoliomanager von keinem Portfolio, erscheint beim Betätigen der Schaltfläche Den ausgewählten Portfolio(s) zuordnen eine entsprechende Meldung.

Um das Projekt / das Vorhaben / die Idee aus den gewünschten Portfolios zu entfernen,

  • die Zeile mit dem gewünschten Portfolio markieren und über die Schaltfläche Löschen in der Menüleiste oben löschen.

Hinweis

  • Ist der angemeldete Benutzer kein Portfoliomanager und besitzt daher keine Portfolios, wird er/sie beim Betätigen der Schaltfläche durch eine Meldung darauf hingewiesen und das Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen wird nicht geöffnet.

Watchliste

Information

  • Im Bereich Dieses Vorhaben ist auf der Watchliste von: werden Personen aufgelistet, die das ausgewählte Programm über das Modul Meine Watchliste in die eigene Watchliste für die Beobachtung aufgenommen haben.
  • Der Bereich erscheint nur, wenn er Daten beinhaltet.

Vorhaben in Projekt umwandeln

  • Existiert bereits ein Vorhaben, das zu einem Projekt werden soll, können Projektmanagement-Administratoren/PMOs im Modul Planungsobjekte bearbeiten den Parameter Art des Vorhabens auf Projekt umstellen. Das Vorhaben wird dadurch zu einem Projekt. Die bis dahin erfassten Daten bleiben weiterhin bestehen und können weiter bearbeitet werden.  
  • Eine weitere Möglichkeit für die Umwandlung besteht, wenn man mit Prozessmodellen arbeitet. In bestimmten Prozessmodellen kann die Planungsobjektart durch die Phasenübergänge geändert werden. Mehr zu dem Thema siehe hier