Einstieg

  • Panel Projekt → Projektsteckbrief

Informationen

  • In diesem Modul werden die Kerndaten- und Parameter eines Projekts erfasst und gepflegt.
  • Ob der angemeldete Benutzer die Daten in diesem Modul ändern oder nur sehen darf, hängt von seinen Rechten ab.
  • Das Modul Projektsteckbrief wird standardmäßig beim Anlegen eines Projekts geöffnet.

Projektkopfdaten

Projekt anlegen

Vorgehensweise

  • Der Anlagevorgang kann aus diversen Modulen über die Schaltfläche Neues Projekt oder über den Link Neues Projekt im Benutzermenü angestoßen werden.
  • Dabei öffnet sich das leere Modul Projektsteckbrief und im Projektkopf wird die fachliche ID automatisch generiert.
  • Die Projektbezeichnung im Feld neben der ID eintragen (standardmäßig steht hier der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben).
  • Speichern.

Details

  • Somit ist das Gerüst für das Projekt angelegt. Es wird empfohlen, im gleichen Schritt auch die Basisdaten und Ecktermine des Projekts festzulegen. Hierzu siehe die gleichnamigen Kapitel weiter unten. Weitere Daten können auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Berechtigungen

Fachliche ID ändern

Information

  • In PLANTA project wird zwischen einer fachlichen ID und einer technischen ID unterschieden.
    • Beide werden beim Anlegen eines Projekts / eines Vorhabens / einer Idee / eines Programms automatisch erzeugt und sind zu diesem Zeitpunkt gleich.
    • Die fachliche ID ist in diversen Modulen sichtbar und kann, falls dies aus bestimmten Gründen erwünscht ist, geändert werden.
    • Die technische ID darf nicht geändert werden. Sie ist im Modul nicht sichtbar und bleibt auch im Falle der Änderung der fachlichen ID unverändert.

Fachliche ID ändern

  • Im Kopfbalken-Bereich (im Modul Teilprojekte im Kasten des gewünschten Teilprojekts) ganz rechts die Schaltfläche mit einem Stift darauf betätigen.
  • Die Dialogmeldung Wollen Sie die fachliche ID wirklich systemweit ändern? erscheint.
  • Diese mit Ja bestätigen.
  • Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Eingabefeld.
    • Die fachliche ID muss im System eindeutig sein. Wird eine bereits existierende ID eingetragen und klickt man dann aus dem Feld, kommt die Meldung: Die gewünschte Objekt-ID wird bereits verwendet und der Wert wird zurückgesetzt. 
    • Hier die neue ID eingeben.

Standardmäßig wird die ID überall im System geändert (globaler Projektparameter Fachliche Projekt-ID global ändern in den Stammdaten ist aktiviert) also z. B. auch in schon existierenden Statusberichten.

Verhalten bei Projektstrukturen

  • Manuelles Ändern der fachlichen ID im Modul Projektsteckbrief (wie oben beschrieben) ist nur für unstrukturierte Projekte oder für Hauptprojekte der strukturierten Projekte möglich.
  • Beim Ändern der fachlichen ID des Hauptprojekts in strukturierten Projekten werden die IDs der untergeordneten Teilprojekte automatisch mitgeändert. Im Zuge dessen kann es im Modul Teilprojekte gelegentlich zum Vertauschen der Reihenfolge von Teilprojekten kommen, die sich auf der gleichen Strukturebene befinden.
  • Manuelles Ändern der fachlichen ID der einzelnen Teilprojekte ist nur im Modul Teilprojekte möglich.

Berechtigungen

Projekt löschen

Vorgehensweise

  • Im Kopfbalken-Bereich ganz rechts die Schaltfläche mit einem X darauf betätigen.
  • Es öffnet sich das Modul Löschen, in dem das Projekt oder die einzelnen Teilprojekte (falls es sich um ein strukturiertes Projekt handelt) gelöscht werden kann/können.

Verhalten bei Projektstrukturen

  • Teilprojekte können nur vom Hauptprojekt aus gelöscht werden. Im Projektsteckbrief-Modul von Teilprojekten ist der Lösch-Button nicht enthalten.

Rechte

  • Die Berechtigung zum Löschen von Projekten haben Benutzer mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten.
    • Hat der Benutzer keines von diesen Rechten, erscheint im Modul Projektsteckbrief keine Schaltfläche zum Löschen und das Modul Löschen kann somit nicht aufgerufen werden.
    • Hat das zu löschende Projekt bereits Ist-Buchungen (Arbeitszeiterfassungen, gebuchte Kosten oder Erlöse), benötigt der löschende Benutzer zusätzlich zu den oben genannten Rechten die Berechtigung zum Löschen von Buchungen. Ist diese nicht vorhanden, wird beim Betätigen des Lösch-Buttons im Modul Projektsteckbrief eine Meldung ausgegeben, die darauf hinweist, dass der Benutzer nicht berechtigt ist, Ist-Buchungen zu löschen und das Modul Löschen wird nicht geöffnet.

Projekt als "Favorit" kennzeichnen

Information

  • Projekte, die als Favoriten gekennzeichnet wurden, erscheinen im User Menu des angemeldeten Benutzers ganz oben im Bereich Favoriten, was einen schnelleren Zugriff auf diese Projekte aus dem Menü ohne Navigieren ermöglicht.

Vorgehensweise

  • Direkt neben dem Kopfbalken das blaue Stern-Symbol anklicken. Der Stern wird gelb und das Projekt somit zum Favoriten.

Basisdaten

Information

  • Der gleichnamige Bereich enthält Eckdaten des Projekts.
  • Bei Neuanlage eines Projekts werden einige Felder automatisch mit Default-Werten gefüllt, können aber unmittelbar nach Neuanlage oder zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden.
    • Manager: Der Benutzer, der gerade das neue Projekt erstellt hat, wird automatisch als Manager im gleichnamigen Feld eingetragen.
    • Prio: Das neue Projekt hat automatisch die niedrigste Priorität: 999. Die Priorität des Projekts hat Auswirkung auf die Reihenfolge der Einlastung der Ressourcen bei der automatischen Berechnung aller Projekte. Je kleiner die Zahl, desto höher die Priorität und desto vorrangiger wird das Projekt bei der Einlastung von seinen Ressourcen behandelt.
    • Code: Das neue Projekt gehört automatisch dem Code "Neue Projekte". Die Projekt-Codes mit ihrer farblichen Hinterlegung dienen der Kategorisierung der Projekte für verschiedene Auswertungen und die Darstellung in Auslastungsdiagrammen sowie auf den Terminbalken.  
  • Weitere Parameter können bei Bedarf definiert werden. Die Beschreibungen der einzelnen Parameter können Sie direkt aus dem Programm durch Drücken von F1 abrufen, oder Sie finden diese hier.

Ecktermine

Information

  • Im Bereich Ecktermine werden Termine und Dauern des Projekts angezeigt.
    • So kann durch manuelle Eingaben in den Feldern Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende der zeitliche Rahmen für das Projekt festgelegt werden.
    • Die kalkulierten Termine und die Dauern werden erst nach Erstellen eines Terminplans und Berechnen des Projekts automatisch in die entsprechenden Felder geschrieben.
    • Die Ist-Termine werden ebenfalls beim Berechnen des Projekts automatisch in die entsprechenden Felder geschrieben.
      • Der Ist-Anfangstermin des Projekts wird gefüllt, sobald einer der Vorgänge einen Ist-Anfangstermin aufweist, z.B. sobald die erste Arbeitsstunden-Rückmeldung auf das Projekt getätigt wurde oder wenn der Ist-Anfangstermin auf einem der Vorgänge manuell eigetragen wurde.
      • Der Ist-Endtermin wird erst gefüllt, wenn alle Vorgänge des Projekts einen Ist-Endtermin haben.
    • Beim Fortschreiten des Projekts werden die kalkulierten Termine, die Dauern und die Ist-Termine bei jeder Neuberechnung automatisch aktualisiert.

Details 

  • Über die Checkbox Terminplan mit Gates kann bestimmt werden, ob im Terminplan des Projekts Gates angezeigt werden.
  • Aus der Listbox Hauptmeilenstein kann einer der Projekt-Mastermeilensteine ausgewählt werden, der als Projekt-Hauptmeilenstein gelten soll. Der Hauptmeilenstein wird als Referenzzeitpunkt für verschiedene Auswertungen und Berechnungen hinzugezogen. Da der zeitliche Abstand zum Hauptmeilenstein in Modulen Terminplan und Meilensteinübersicht auf den Gates-Symbolen ausgewiesen wird, muss zusätzlich die Checkbox Terminplan mit Gates aktiviert werden.
  • Ist das Projekt in ein oder mehrere Portfolios eingeplant und wurde es bei der Simulation in die Roadmap aufgenommen, werden hier zusätzlich die Roadmap-Termine (Roadmap: Anfang und Roadmap: Ende) angezeigt, so dass sich der Multiprojektmanager oder Projektleiter u.U. sich bei der Planung an diesen Terminen orientieren kann.

Beschreibende Daten

Information

  • Im Bereich Beschreibende Daten können weitere Informationen zum Projekt in sogenannten Fließtext-Feldern, die längere Texteingaben ermöglichen, eingegeben werden.

Stakeholder

Informationen

  • In diesem Bereich können Stakeholder des Projekts festgelegt und gleichzeitig kategorisiert werden.
  • Die Abwesenheitsdaten der entsprechenden Mitarbeiter können eingesehen werden.
  • Infos können an die Stakeholder versendet werden.
  • Arbeitszeiterfassung für die entsprechenden Mitarbeiter kann vorgenommen werden.
  • Der Manager des Projekts wird automatisch als Stakeholder hinzugefügt. Im Feld Bemerkung wird dies durch den Hinweis Aus Manager-Feld übernommen gekennzeichnet.
    • Wird der Manager geändert, erscheint eine Abfrage, ob der entsprechende Stakeholder ersetzt oder der neue additiv hinzugefügt werden soll.

Stakeholder erfassen

Stakeholder zuordnen

  • In der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.
  • Die Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.
    • Im Dialogfenster werden Kategorien angeboten, die im Modul Sonstige Listboxwerte in der Listboxkategorie Teamkategorien existieren.
  • Die Schaltfläche mit der gewünschten Kategorie betätigen.
  • Das Dialogmodul zur Auswahl der Stakeholder wird geöffnet.
    • Die gewünschten Stakeholder in diesem Modul auswählen und durch Betätigen der entsprechenden Schaltfläche in die zuvor ausgewählte Kategorie übernehmen.

  • Für jeden Stakeholder seine Rolle im Projekt über die gleichnamige Listbox bestimmen ( nicht mit den Benutzer-/PLANTA-Rollen verwechseln)
  • Rechte der Stakeholder für das Projekt (Änderungsrechte oder nur Zugriffsrechte) durch Aktivieren oder Deaktivieren der Checkbox Änderungszugriff festlegen. Hierzu siehe auch Rechtesteuerung.
  • Speichern.

Wechselwirkungen mit anderen Modulen

  • Die Planungsobjekte, bei denen der angemeldete Benutzer Stakeholder ist, erscheinen automatisch nach seiner Anmeldung im Modul Meine Planungsobjekte in den Kategorien Stakeholder mit Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff aktiviert ist) und Stakeholder ohne Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff deaktiviert ist).
Weitere Stakeholder einzeln zuordnen
  • Auf die gewünschte Kategorie oder auf einen bereits zugeordneten Stakeholder rechtsklicken und den Befehl Einfügen → Stakeholder aus dem Kontextmenü auswählen. Es wird ein neuer Stakeholder-Datensatz eingefügt.
  • Den gewünschten Stakeholder aus der Listbox Stakeholder auswählen und speichern.
  • Weitere Parameter wie in der Vorgehensweise oben beschrieben definieren.

Team aus Terminplan generieren

Es besteht die Möglichkeit, alle bereits im Projekt eingeplanten Ressourcen (Modul Terminplan) auf einmal als Stakeholder zu erfassen.

  • Hierzu in der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Team aus Terminplan generieren betätigen.
  • Die Stakeholder werden der Kategorie "Neu" zugeordnet und im Feld Bemerkung erscheint der Hinweis Aus Terminplan übernommen. Die Kategorie kann nachträglich angepasst werden.
    • Es werden nur diejenigen Ressourcen aus dem Terminplan als Stakeholder zugeordnet, deren Personen die Personeneigenschaft Stakeholder besitzen und noch nicht aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.

Zeiterfassung, Benachrichtigung, Abwesenheitsinfos

Information

  • Durch Rechtsklick auf den gewünschten Stakeholder und die Auswahl eines entsprechenden Kontextmenü-Befehle lassen sich für Stakeholder folgende Aktionen ausführen:
    • Abwesenheit anzeigen: Es öffnet sich das Modul Abwesenheit, in dem die Urlaubs- und Abwesenheitsdaten des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt werden.
    • Info versenden: Es öffnet sich das Modul Info versenden, in dem eine Nachricht an den entsprechenden Stakeholder erfasst und automatisch per E-Mail versendet werden kann.

    • Zeiterfassung: Es öffnet sich das Dialogmodul Zeiterfassung, in dem das ausgewählte Projekt bereits vorbelegt ist.
      • Stunden im Feld Belastung-Ist eintragen. Folgende Einschränkungen gelten:
        • Stakeholder ohne Änderungsrechte können nur für sich selbst Zeiterfassung vornehmen.
        • Stakeholder mit Änderungsrechten, Projektmanager und Multiprojektmanager können für alle Stakeholder des Projekts Zeiterfassung vornehmen.

Bewertungsdaten

Information

  • Im Bereich Bewertungsdaten
    • werden Parameter für Projektauswertungen festgelegt,
    • werden berechnete Werte angezeigt, wie z. B. NPV
    • können Zielbeiträge bewertet und Risikowerte des Projekts ermittelt werden ( nur beim gleichzeitigen Einsatz von PLANTA portfolio möglich).

Zielbeträge und Risikowerte

Achtung

  • Die Zielbeitragskriterien und deren Gewichtung sowie die Risikochecklisten, auf deren Grundlage Zielbeiträge und Risikowerte ermittelt werden, sind Portfoliostammdaten und müssen im Vorwege in den Modulen Zielbewertungskriterien und Risikocheckliste erfasst worden sein.
    • Die Erfassung der Bewertungskriterien und Risikochecklisten erfolgt pro Bereich. Dieser fungiert als Gruppierungselement, so dass unterschiedliche Zusammenstellungen von Zielbewertungskriterien und Risikochecklisten angelegt und später verwendet werden können.

Informationen

  • Pro Projekt kann nur ein Bereich ausgewählt werden.
    • Der Bereich bestimmt, welche Bewertungskriterien bzw. welche Risikocheckliste verwendet wird (siehe auch Hinweise im Abschnitt "Bewertungsdaten").

    Bereich auswählen oder ändern

    • Im Feld Bereich den gewünschten Bereich aus der Listbox auswählen.
      • Ist bereits ein Bereich ausgewählt, erscheint bei der Auswahl eines neuen Bereichs die Meldung Es existieren bereits Bewertungskriterien für das ausgewählte Planungsobjekt. Sollen diese gelöscht werden? Diese mit Ja bestätigen. Die Bewertungskriterien und die Risikocheckliste des alten Bereichs werden gelöscht und die Werte der Felder Zielbeitrag und Risikowert zurückgesetzt. Die Zielbeiträge können neu bewertet und der Risikowert neu ermittelt werden.
    • Speichern.

Zielbeitrag bewerten

Vorgehensweise

  • Falls noch kein Bereich ausgewählt wurde, einen Bereich auswählen.
  • Die Schaltfläche bewerten beim Feld Zielbeitrag betätigen.
    • Es werden alle Bewertungskriterien und deren Gewichtungszahlen, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet sind, eingeblendet und gruppiert angezeigt.
  • Den Kriteriumsbeitrag aus der Listbox auswählen.
  • Die Schaltfläche Bewertung abschließen betätigen. Die Daten werden gespeichert.

Risikowert ermitteln

Vorgehensweise

  • Falls noch kein Bereich ausgewählt wurde, einen Bereich auswählen.
  • Die Schaltfläche bewerten beim Feld Risikowert betätigen.
    • Die Risikocheckliste, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet ist, wird eingeblendet und nach Kategorien gruppiert angezeigt.
  • Fragen mit Ja oder Nein beantworten.
  • Bei Bedarf eine Bemerkung einfügen.
  • Die Schaltfläche Bewertung abschließen betätigen. Die Daten werden gespeichert.
    • Anhand der Ja-/Nein-Antworten aller Kriterien wird der gesamte Risikobeitrag ermittelt und im Feld Risikowert dargestellt.
      • Jede Antwort-Option auf jede Frage ist in den Portfoliostammdaten mit einer bestimmten Punktzahl vorbelegt, die die entsprechende Antwort gewichtet.
      • Der Risikobeitrag wird nur dann in das Feld Risikowert übernommen, wenn die Risikocheckliste vollständig ausgefüllt wurde.

Key Performance Indicator

Informationen

  • Unter einem Key Performance Indicator (KPI) versteht man eine Messgröße, anhand der die Erreichung eines Ziels gemessen werden kann.
  • Im Bereich Key Performance Indicator
    • werden die schon vorhandenen Key Performance Indicators angezeigt und können bearbeitet werden.
    • können neue Key Performance Indicators angelegt werden.
Vorgehensweise
  • Einen neuen Datensatz für einen Key Performance Indicator einfügen
    • durch Betätigen der Schaltfläche KPI einfügen im Bereichskopf oder
    • durch Rechtsklick auf die Bereichsüberschrift und Auswahl Einfügen → Key Performance Indicator aus dem Kontextmenü.
  • Key Performance Indicator im gleichnamigen Feld definieren/benennen.
  • Speichern.
  • Einen neuen Datensatz für den Nutzen einfügen
    • durch Betätigen der Plus-Schaltfläche in der KPI-Zeile oder
    • durch Rechtsklick auf den neu angelegten Key Performance Indicator und Auswahl Einfügen → Nutzen aus dem Kontextmenü
  • Im Feld Jahr das Jahr eingeben.
  • Felder Geplanter Nutzen und Kommentar füllen.
  • Speichern.

Attribute/Parameter

Information

  • Durch die Eingabe oder Änderung der gewünschten Projektparameter im Bereich Attribute/Parameter können weitere Parameter des Projekts, wie z.B. Status etc., bearbeitet werden.

Hier finden Sie die Auflistung und Beschreibung aller Projektfelder/-parameter.

Hinweise

  • Ist der Parameter Gesperrt aktiviert (was bedeutet, dass keine Stundenerfassung auf das Projekt möglich sind), erscheint im Bereichsbalken ein Schloss-Symbol.
    • Alle neu angelegten Projekte sind zunächst defaultmäßig für die Stundenerfassung gesperrt.
  • Der Parameter Fremdsystem wird zum Steuern der Elemente verwendet, die für das Betreiben der Schnittstellen zwischen PLANTA project und Jira oder PLANTA pulse notwendig sind, und wird im Projektsteckbrief erst eingeblendet, wenn die Schnittstellen zu den Systemen entsprechend konfiguriert wurden.

Siehe die Besonderheiten des Vererbungsverhaltens folgender Parameter in Projektstrukturen (strukturierte Projekte)

Kostenverteilung auf Systeme

Dieser Bereich ist im PLANTA-Standard nicht mehr enthalten, kann jedoch individuell, falls erwünscht, eingeblendet werden.

Kostenverteilung auf Kostenstellen

Informationen

  • Im Bereich Kostenverteilung auf Kostenstellen können Kosten der Projekte/Vorhaben auf die zuständigen Kostenstellen verteilt werden.
    • Die Kosten eines Projekts / eines Vorhabens können auf mehrere Kostenstellen (prozentual) verteilt werden.

Kosten auf Kostenstellen verteilen

  • Einen neuen Datensatz für eine Kostenstelle einfügen
    • Im Datenfeld Kostenstelle die gewünschte Kostenstelle aus der Listbox auswählen.
    • Im Datenfeld Anteil den prozentualen Anteil eintragen.
    • Speichern.

    Details

    • Die aus Prozentangaben automatisch berechneten Kosten werden in den Felder Budget, Soll, Ist, Rest und Gesamt
      • für jede Kostenstelle einzeln sowie zusätzlich
      • summiert über alle zugeordneten Kostenstellen (im Bereichskopf) ausgegeben.

    Hinweis

    • Es ist nicht möglich, pro Kostenstelle im Feld Anteil den Wert größer als 100 % einzutragen. Der Eintrag wird nicht akzeptiert. Ist die Summe der prozentualen Anteile höher als 100 %, erscheint auf der Bereichsebene eine rote Ampel.

Portfoliozuordnung

Informationen

  • Ist das Projekt / das Vorhaben / die Idee bereits einem oder mehreren Portfolios zugeordnet, werden diese hier aufgelistet.
  • Über den Link auf dem Feld Portfolio kann in das entsprechende Portfolio gewechselt werden.

Um das Projekt / das Vorhaben / die Idee den neuen Portfolios zuzuordnen,

  • die Schaltfläche Portfolio(s) zuordnen im Bereichskopf betätigen.
    • Es öffnet sich das Dialogmodul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen.
      • Im Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen beim gewünschten Portfolio die Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Den ausgewählten Portfolios zuordnen betätigen. Dadurch wird das Projekt / das Vorhaben / die Idee dem oder den ausgewählten Portfolios zugeordnet, das Dialogmodul schließt sich und das ausgewählte Portfolio erscheint im Bereich Portfoliozuordnung.
        • Ist das Projekt / das Vorhaben / die Idee bereits allen Portfolios, in denen der angemeldete Benutzer der Portfoliomanager ist, zugeordnet oder ist der Benutzer kein Portfoliomanager von keinem Portfolio, erscheint beim Betätigen der Schaltfläche Den ausgewählten Portfolio(s) zuordnen eine entsprechende Meldung.

Um das Projekt / das Vorhaben / die Idee aus den gewünschten Portfolios zu entfernen,

  • die Zeile mit dem gewünschten Portfolio markieren und über die Schaltfläche Löschen in der Menüleiste oben löschen.

Hinweise

  • Ist der angemeldete Benutzer kein Portfoliomanager und besitzt daher keine Portfolios, wird er/sie beim Betätigen der Schaltfläche durch eine Meldung darauf hingewiesen und das Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen wird nicht geöffnet.

  • Einem Portfolio können nur Hauptprojekte zugeordnet werden.
  • Einem Portfolio können nur Projekte zugeordnet werden, die keinem Programm zugeordnet sind.
    • Wird versucht, ein Projekt, das einem Programm zugeordnet ist, einem Portfolio zuzuordnen, erscheint eine Meldung mit dem Hinweis, dass dies nicht möglich ist.

Programmzuordnung

Informationen

  • In diesem Bereich wird das Programm angezeigt, dem das ausgewählte Projekt zugeordnet ist.
  • Über den Link auf dem Feld Programm kann in das entsprechende Programm gewechselt werden.
  • Dieser Bereich erscheint nur, wenn das Projekt einem Programm zugeordnet ist.
    • Die Zuordnung eines Projekts zu einem Programm und das Entfernen eines Projekts aus einem Programm erfolgt im Programmsteckbrief.

Hinweise

  • Ein Projekt kann einem Programm nur zugeordnet werden, wenn es die folgenden Kriterien gleichzeitig erfüllt: Es
    • ist ein Hauptprojekt
    • ist keinem Programm zugeordnet
    • ist keinem Portfolio zugeordnet
    • hat den Status = (1) Aktiv