Einstieg

Informationen

  • In diesem Modul werden die wichtigsten Daten und Parameter eines Programms angelegt und gepflegt.
  • Abhängig von den Rechten des angemeldeten Benutzers können die Daten nur angesehen oder geändert werden.
  • Das Modul Programmsteckbrief wird standardmäßig beim Anlegen eines Programms geöffnet.

Programmkopfdaten

Programm anlegen

Vorgehensweise

  • Der Anlagevorgang kann über den Link Neues Programm im Benutzermenü angestoßen werden.
  • Dabei öffnet sich das leere Modul Programmsteckbrief und im Programmkopf wird die fachliche ID automatisch generiert.
  • Die Programmbezeichnung im Feld neben der ID eintragen (standardmäßig steht hier der Dialog: Bitte eine Bezeichnung eingeben).
  • Speichern.
  • Somit ist das Gerüst für das Programm angelegt.
    • Es wird empfohlen, im gleichen Schritt auch die Basisdaten und Ecktermine des Programms festzulegen. Weitere Daten können auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Berechtigungen

Fachliche ID ändern

Information

  • In PLANTA project wird zwischen einer fachlichen ID und einer technischen ID unterschieden.
    • Beide werden beim Anlegen eines Projekts / eines Vorhabens / einer Idee / eines Programms automatisch erzeugt und sind zu diesem Zeitpunkt gleich.
    • Die fachliche ID ist in diversen Modulen sichtbar und kann, falls dies aus bestimmten Gründen erwünscht ist, geändert werden.
    • Die technische ID darf nicht geändert werden. Sie ist im Modul nicht sichtbar und bleibt auch im Falle der Änderung der fachlichen ID unverändert.

Fachliche ID ändern

  • Im Kopfbalken-Bereich (im Modul Teilprojekte im Kasten des gewünschten Teilprojekts) ganz rechts die Schaltfläche mit einem Stift darauf betätigen.
  • Die Dialogmeldung Wollen Sie die fachliche ID wirklich systemweit ändern? erscheint.
  • Diese mit Ja bestätigen.
  • Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Eingabefeld.
    • Die fachliche ID muss im System eindeutig sein. Wird eine bereits existierende ID eingetragen und klickt man dann aus dem Feld, kommt die Meldung: Die gewünschte Objekt-ID wird bereits verwendet und der Wert wird zurückgesetzt. 
    • Hier die neue ID eingeben.

Standardmäßig wird die ID überall im System geändert (globaler Projektparameter Fachliche Projekt-ID global ändern in den Stammdaten ist aktiviert) also z. B. auch in schon existierenden Statusberichten.

Achtung

Programm löschen

Vorgehensweise

  • Im Kopfbalken-Bereich die Schaltfläche Programm löschen betätigen.
  • Es öffnet sich das Modul Löschen, in dem das Programm gelöscht werden kann.

Hinweis

Programm als "Favorit" kennzeichnen

Information

  • Programme, die als Favoriten gekennzeichnet werden, erscheinen im Benutzermenü des angemeldeten Benutzers ganz oben im Bereich Favoriten, was einen schnelleren Zugriff auf diese Programme aus dem Menü ohne Navigieren ermöglicht.

Vorgehensweise

  • Direkt neben dem Kopfbalken das blaue Stern-Symbol anklicken. Der Stern wird gelb und das Programm somit zum Favoriten.

Basisdaten

Information

Programmbild ändern oder entfernen

  Information

  • Das Programmbild wird rechts neben den Basisdaten angezeigt.
  • Bei der Erstellung eines Programms wird automatisch das Bild eingefügt, das in den Globalen Einstellungen als Standardbild für Projekte definiert ist.

Bildvorgaben

  • Ideales Bildformat: 4:3
  • Ideale Bildmaße: min. 200 x 150 px
  • Unterstützte Dateitypen: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp
  • Maximale Dateigröße: 10 MB

Bild ändern

  • Auf das Bild klicken.
  • Der Dateimanager öffnet sich. Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Bild entfernen

  • Mit der Maus über das Bild fahren und auf das X klicken, das rechts oben erscheint. Speichern.
  • Anschließend kann ein neues Bild eingefügt werden (siehe Vorgehensweise unten). Zwischen dem Entfernen des alten und dem Einfügen des neuen Bilds muss gespeichert werden, damit das neue Bild korrekt angezeigt wird.

Neues Bild einfügen

  • Falls das Bild entfernt wurde, wird statt des Bildes dieser Text angezeigt: "Klicken Sie hier, um das Bild zu ändern oder ein neues einzufügen".
  • Den Text anklicken.
  • Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Ecktermine

Information

  • Im Bereich Ecktermine wird der zeitliche Rahmen für das Programm festgelegt.

Details

  • Über die Checkbox Terminplan mit Gates kann bestimmt werden, ob im Terminplan des Programms die Mastermeilensteine zusätzlich als Gates auf der horizontalen Zeitachse direkt unter der Zeitskala angezeigt werden.
  • Aus der Listbox Hauptmeilenstein kann einer der Programm-Mastermeilensteine ausgewählt werden, der als Programm-Hauptmeilenstein gelten soll. Der Hauptmeilenstein wird als Referenzzeitpunkt für verschiedene Auswertungen und Berechnungen hinzugezogen. Sobald ein Hauptmeilenstein ausgewählt wird, wird die Checkbox Terminplan mit Gates automatisch aktiviert. Damit wird sichergestellt, dass der zeitliche Abstand zum Hauptmeilenstein in Modulen Terminplan und Meilensteinübersicht auf den Gates-Symbolen ausgewiesen wird.

Beschreibende Daten

Information

  • Im Bereich Beschreibende Daten können weitere Informationen zum Programm in sogenannten Fließtext-Feldern eingegeben werden.

Stakeholder

Informationen

  • In diesem Bereich können Stakeholder des Programms erfasst und gleichzeitig kategorisiert werden.
  • Die Abwesenheitsdaten der entsprechenden Mitarbeiter können eingesehen werden.
  • Infos können an die Stakeholder versendet werden.
  • Der Manager des Programms wird beim Erstellen eines Programms automatisch als Stakeholder hinzugefügt. Im Feld Bemerkung wird dies durch den Hinweis Aus Manager-Feld übernommen gekennzeichnet.
    • Wird der Manager des Programms geändert, erscheint eine Abfrage, ob der entsprechende Stakeholder ersetzt oder der neue additiv hinzugefügt werden soll.

Stakeholder erfassen

Stakeholder zuordnen

  • In der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.
  • Die Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.
    • Im Dialogfenster werden Kategorien angeboten, die im Modul Sonstige Listboxwerte in der Listboxkategorie Teamkategorien existieren.
  • Die Schaltfläche mit der gewünschten Kategorie betätigen.
  • Das Dialogmodul zur Auswahl der Stakeholder wird geöffnet.
    • Die gewünschten Stakeholder in diesem Modul auswählen und durch Betätigen der entsprechenden Schaltfläche in die zuvor ausgewählte Kategorie übernehmen.

  • Die Rolle des Stakeholders im Programm über die gleichnamige Listbox bestimmen ( nicht mit den Benutzer-/PLANTA-Rollen verwechseln)
  • Rechte des Stakeholders für das Programm (Änderungsrechte oder nur Zugriffsrechte) durch Aktivieren oder Deaktivieren der Checkbox Änderungszugriff festlegen. Hierzu siehe auch Rechtesteuerung.
  • Speichern.

Wechselwirkungen mit anderen Modulen

  • Die Planungsobjekte, bei denen der angemeldete Benutzer Stakeholder ist, erscheinen automatisch nach seiner Anmeldung im Modul Meine Planungsobjekte in den Kategorien Stakeholder mit Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff aktiviert ist) und Stakeholder ohne Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff deaktiviert ist).
Weitere Stakeholder einzeln zuordnen
  • Auf die gewünschte Kategorie oder auf einen bereits zugeordneten Stakeholder rechtsklicken und den Befehl Einfügen → Stakeholder aus dem Kontextmenü auswählen. Es wird ein neuer Stakeholder-Datensatz eingefügt.
  • Den gewünschten Stakeholder aus der Listbox Stakeholder auswählen und speichern.
  • Weitere Parameter wie in der Vorgehensweise oben beschrieben definieren.

Benachrichtigung, Abwesenheitsinfos

Information

  • Durch Rechtsklick auf den gewünschten Stakeholder und die Auswahl eines entsprechenden Kontextmenü-Befehle lassen sich für Stakeholder folgende Aktionen ausführen:
    • Abwesenheit anzeigen: Es öffnet sich das Modul Abwesenheit, in dem die Urlaubs- und Abwesenheitsdaten des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt werden.
    • Info versenden: Es öffnet sich das Modul Info versenden, in dem eine Nachricht an den entsprechenden Stakeholder erfasst und automatisch per E-Mail versendet werden kann.

Bewertungsdaten

Informationen

  • Im Bereich Bewertungsdaten
    • werden Parameter für Programmauswertungen festgelegt,
    • werden berechnete Werte angezeigt, wie z. B. NPV
    • können Zielbeiträge bewertet und Risikowerte des Programms ermittelt werden ( nur beim gleichzeitigen Einsatz von PLANTA portfolio möglich).

Zielbeiträge und Risikowerte

Achtung

  • Die Zielbeitragskriterien und deren Gewichtung sowie die Risikochecklisten, auf deren Grundlage Zielbeiträge und Risikowerte ermittelt werden, sind Portfoliostammdaten und müssen im Vorwege in den Modulen Zielbewertungskriterien und Risikocheckliste erfasst worden sein.
    • Die Erfassung der Bewertungskriterien und Risikochecklisten erfolgt pro Bereich. Dieser fungiert als Gruppierungselement, so dass unterschiedliche Zusammenstellungen von Zielbewertungskriterien und Risikochecklisten angelegt und später verwendet werden können.

Informationen

  • Pro Programm kann nur ein Bereich ausgewählt werden.
    • Der Bereich bestimmt, welche Bewertungskriterien bzw. welche Risikocheckliste verwendet wird (siehe auch Hinweise im Abschnitt "Bewertungsdaten").

    Bereich auswählen oder ändern

    • Im Feld Bereich den gewünschten Bereich aus der Listbox auswählen.
      • Ist bereits ein Bereich ausgewählt, erscheint bei der Auswahl eines neuen Bereichs die Meldung Es existieren bereits Bewertungskriterien für das ausgewählte Planungsobjekt. Sollen diese gelöscht werden? Diese mit Ja bestätigen. Die Bewertungskriterien und die Risikocheckliste des alten Bereichs werden gelöscht und die Werte der Felder Zielbeitrag und Risikowert zurückgesetzt. Die Zielbeiträge können neu bewertet und der Risikowert neu ermittelt werden.
    • Speichern.

Zielbeitrag bewerten

Vorgehensweise

  • Falls noch kein Bereich ausgewählt wurde, einen Bereich auswählen.
  • Die Schaltfläche bewerten beim Feld Zielbeitrag betätigen.
    • Es werden alle Bewertungskriterien und deren Gewichtungszahlen, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet sind, eingeblendet und gruppiert angezeigt.
  • Den Kriteriumsbeitrag aus der Listbox auswählen.
  • Die Schaltfläche Bewertung abschließen betätigen. Die Daten werden gespeichert.

Risikowert ermitteln

Vorgehensweise

  • Falls noch kein Bereich ausgewählt wurde, einen Bereich auswählen.
  • Die Schaltfläche bewerten beim Feld Risikowert betätigen.
    • Die Risikocheckliste, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet ist, wird eingeblendet und nach Kategorien gruppiert angezeigt.
  • Fragen mit Ja oder Nein beantworten.
  • Bei Bedarf eine Bemerkung einfügen.
  • Die Schaltfläche Bewertung abschließen betätigen. Die Daten werden gespeichert.
    • Anhand der Ja-/Nein-Antworten aller Kriterien wird der gesamte Risikobeitrag ermittelt und im Feld Risikowert dargestellt.
      • Jede Antwort-Option auf jede Frage ist in den Portfoliostammdaten mit einer bestimmten Punktzahl vorbelegt, die die entsprechende Antwort gewichtet.
      • Der Risikobeitrag wird nur dann in das Feld Risikowert übernommen, wenn die Risikocheckliste vollständig ausgefüllt wurde.

Key Performance Indicator

Informationen

  • Unter einem Key Performance Indicator (KPI) versteht man eine Messgröße, anhand der die Erreichung eines Ziels gemessen werden kann.
  • Im Bereich Key Performance Indicator
    • werden die schon vorhandenen Key Performance Indicators angezeigt und können bearbeitet werden.
    • können neue Key Performance Indicators angelegt werden.
Vorgehensweise
  • Einen neuen Datensatz für einen Key Performance Indicator einfügen
    • durch Betätigen der Schaltfläche KPI einfügen im Bereichskopf oder
    • durch Rechtsklick auf die Bereichsüberschrift und Auswahl Einfügen → Key Performance Indicator aus dem Kontextmenü.
  • Key Performance Indicator im gleichnamigen Feld definieren/benennen.
  • Speichern.
  • Einen neuen Datensatz für den Nutzen einfügen
    • durch Betätigen der Plus-Schaltfläche in der KPI-Zeile oder
    • durch Rechtsklick auf den neu angelegten Key Performance Indicator und Auswahl Einfügen → Nutzen aus dem Kontextmenü
  • Im Feld Jahr das Jahr eingeben.
  • Felder Geplanter Nutzen und Kommentar füllen.
  • Speichern.

Attribute/Parameter

Information

  • Im Bereich Attribute/Parameter können weitere Parameter des Programms, wie z.B. Status etc., festgelegt bzw. geändert werden.

Hinweis

  • Das Ändern des Programmstatus auf Archiv oder Inaktiv ist nur möglich, wenn alle zugeordneten Projekte ebenfalls den Status Archiv bzw. Inaktiv haben.

Projekte des Programms

Informationen

  • In diesem Bereich können dem Programm neue Projekte zugeordnet werden oder die bereits zugeordneten Projekte aus dem Programm entfernt werden.
  • Über den Link auf dem Feld Projekt kann in das entsprechende Projekt gewechselt werden.


Projektzuordnungen bearbeiten

  • Um Projekte dem Programm zuzuordnen,
    • die Schaltfläche Projekt(e) zuordnen betätigen.
      • Das Modul Projekte zuordnen öffnet sich.
        • Um ein oder mehrere Projekte aus der Liste dem Programm zuzuordnen, diese durch Aktivieren der Checkbox Auswählen auswählen und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.
  • Um Projekte aus dem Programm zu entfernen,
    • den Datensatz des gewünschten Projekts markieren und die Schaltfläche  Löschen in der Menüleiste betätigen.

Hinweise

  • Ein Projekt kann einem Programm nur zugeordnet werden, wenn es die folgenden Kriterien gleichzeitig erfüllt: Es
    • ist ein Hauptprojekt
    • ist keinem Programm zugeordnet
    • ist keinem Portfolio zugeordnet
    • hat den Status = (1) Aktiv

  • In diesem Bereich ist keine Bearbeitung der Projekte möglich.

Portfoliozuordnung

Informationen

  • Ist das Programm bereits einem oder mehreren Portfolios zugeordnet, werden diese hier aufgelistet.
  • Über den Link auf dem Feld Portfolio kann in das entsprechende Portfolio gewechselt werden.

Um das Programm den neuen Portfolios zuzuordnen,

  • die Schaltfläche Portfolio(s) zuordnen betätigen.
    • Es öffnet sich das Dialogmodul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen.
      • Im Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen beim gewünschten Portfolio die Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Den ausgewählten Portfolios zuordnen betätigen. Dadurch wird das Programm dem oder den ausgewählten Portfolios zugeordnet, das Dialogmodul schließt sich und das ausgewählte Portfolio erscheint im Bereich Portfoliozuordnung.
        • ist das Programm bereits allen Portfolios, in denen der angemeldete Benutzer der Portfoliomanager ist, zugeordnet oder ist der Benutzer kein Portfoliomanager von keinem Portfolio, erscheint beim Betätigen der Schaltfläche Den ausgewählten Portfolio(s) zuordnen eine entsprechende Meldung.

Um das Programm aus den gewünschten Portfolios zu entfernen,

  • den Datensatz mit dem gewünschten Portfolio markieren und über die Schaltfläche Löschen in der Menüleiste löschen.

Hinweis

  • Ist der angemeldete Benutzer kein Portfoliomanager und besitzt daher keine Portfolios, wird er/sie beim Betätigen der Schaltfläche durch eine Meldung darauf hingewiesen und das Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen wird nicht geöffnet.