Tutorial: Benutzer anlegen und verwalten

Einleitung

Ziel

• Anhand des nachfolgenden Workflows sollen Anwender mit Administrationsrechten die Schritte erlernen, die notwendig sind, um Mitarbeiter im System anzulegen und diesen die Arbeit mit der PLANTA-Software zu ermöglichen.

Informationen

• Damit die Mitarbeiter eines Unternehmens mit der PLANTA-Software arbeiten können, müssen sie als Personen, Benutzer, Ressourcen und Stakeholder vom Administrator im Programm angelegt und definiert werden.
• Alle zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten und -rechte notwendigen Module sind im Modulpanel Benutzer, Rollen, Ressourcen zusammengefasst, welches zu der Rolle PM-Administration gehört. Für die Erfassung der Ressourcendaten werden Multiprojektmanager-Rechte benötigt.

Hinweise

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert worden sein.
• Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.

Personen anlegen

Aufgabe

• Der neue Mitarbeiter, Ralf Schulze, soll in PLANTA project als Person erfasst werden, damit er mit dem Programm arbeiten kann.

Informationen

• Personen gehören zu den Basiselementen in der PLANTA-Software.

Vorgehensweise

• Login mit dem Benutzer R41.
• Im Benutzermenü unter PM-Administration → Stammdaten aufklappen.
• Den Link Benutzer, Rollen, Ressourcen im Benutzermenü auswählen.
  • Das gleichnamige Panel wird geöffnet und man befindet sich im Modul Personen.
• Die Schaltfläche Neu (im Schaltflächenbereich unten) oder die Schaltfläche Einfügen (in der Symbolleiste) betätigen.
  • Dadurch wird ein neuer Personen-Datensatz angelegt, in dem die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters eingetragen werden können.
• Felder Name, Vorname und Kürzel ausfüllen.
  • Die ID der neuen Person wird automatisch generiert, sobald eines der oben genannten Felder gefüllt und in das nächste Feld gesprungen wurde.
  • Speichern.
• Ergebnis:

Personeneigenschaften anlegen

Aufgabe

• Ralf Schulze soll ein Benutzername gegeben werden, damit er sich im Programm anmelden kann.
• Des Weiteren soll Ralf Schulze
  • als Stakeholder definiert werden, damit er in Projektteams aufgenommen werden kann und
  • als Ressource festgelegt werden, damit er in Projekte eingeplant werden kann und seine geleisteten Stunden auf die entsprechenden Projekte rückmelden kann.

Informationen

• Für jede Person werden in PLANTA drei Personeneigenschaften definiert:
  • Benutzer: für die Anmeldung der entsprechenden Person im PLANTA-Programm benötigt
  • Stakeholder: für die Zusammenstellung der Projektteams benötigt
  • Personenressource: für die Einplanung der entsprechenden Person als Ressource in Projekten benötigt

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Datensatz von Ralf Schulze die Schaltfläche

  

  Personeneigenschaften anlegen betätigen und speichern.
  
  • Der Person Ralf Schulze werden drei Eigenschaften (Benutzer, Stakeholder und Personenressource) mit dem entsprechenden Kürzel automatisch zugeordnet.
    • Das Kürzel für alle drei Eigenschaften ist dem Personenkürzel gleich.

Eine Person als Ressource definieren

Aufgabe

• Beim Anlegen von Klassifizierungen wird für Ralf Schulze zwar ein Ressourcenkürzel vergeben, doch dies ist nicht ausreichend, um ihn als Ressource in die Projekte einzuplanen. Es sind noch weitere Einstellungen notwendig.
• Ralf Schulze soll als Ressource definiert werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Personenressourcen-Datensatz von Ralf Schulze den Link auf dem Ressourcennamen im Feld Personenressource betätigen.

• Dadurch wechselt man ins Modul Ressourcendatenblatt.
  • Die Kopfdaten der Person werden aus dem Modul Personen in das Modul Ressourcendatenblatt übernommen.
  • Das Feld Ressourcenart ist mit dem Default-Wert Interner Mitarbeiter vorbelegt.
• Im Muss-Feld Default-Kostenart die Kostenart Konstruktion gesamt auswählen
• Im Feld Default-Kostenstelle Engineering Mechanik

• Nun muss die neue Ressource in die bestehende Ressourcenstruktur aufgenommen werden und für sie muss der Ressourcenstrukturcode vergeben werden, der notwendig ist, um in PLANTA project der Zugriff auf Ressourcen zu steuern. 
• Um die bestehende Ressourcenstruktur zu sehen, den Reiter Ressourcenstruktur aktivieren.
• Ralf Schulze soll in die Abteilung Engineering Mechanic aufgenommen werden. Hierzu im Ressourcendatenblatt im Feld Übergeordnete Ressource diese Ressource auswählen.
• Im Feld Ressourcenstrukturcode den Code der übergeordneten Ressource eingeben und mit der zusätzlicher Ziffer die Reihenfolge der Ressource in der Abteilung bestimmen, also in diesem Fall 1.1.1.5

• Start- und Endperiode werden beim Aufruf des Moduls automatisch mit dem Heute-Datum vorbelegt und müssen entsprechend der Definition des Planungshorizonts der Ressource angepasst werden.

• Weitere Angaben können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Details

• Durch Klick auf die Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen wechselt man in das Modul Verfügbarkeit, in dem die Verfügbarkeit der Ressource pro Tag definiert wird.

Benutzerdaten definieren 

Hinweis

• Die Benutzerdaten der Personen werden nicht direkt im Modul Personen, sondern im Modul Benutzer definiert und bearbeitet.
  • Hierfür im Benutzer-Datensatz der entsprechenden Person den Link auf dem Benutzernamen im Feld Benutzer betätigen.

• Dadurch wechselt man in das Modul Benutzer und gelangt direkt zum Datensatz des gewünschten Benutzers.

Benutzerpasswort

Hinweis

• Der neu angelegte Benutzer, Ralf Schulze, benötigt für die Anmeldung obligatorisch ein Passwort.
  • Beim Anlegen eines Benutzers wird ein leeres Default-Passwort in der Datenbank gespeichert.
  • Dieses muss bei der Erstanmeldung vom Benutzer sofort in das richtige Passwort umgewandelt werden, nur dann kann sich der Benutzer in das System einloggen.
  • Falls aus Sicherheitsgründen keine leeren Passwörter erwünscht sind, kann der Administrator für jeden neuen Benutzer alternativ ein temporäres Passwort erzeugen, das bei der Erstanmeldung eingegeben wird und ebenfalls sofort vom Benutzer geändert werden muss.

Einem Benutzer Rollen zuordnen

Aufgabe

• Ralf Schulze soll im Unternehmen X die Rolle des Projektmanagers für das Projekt Y übernehmen.
  • Hierzu muss Ralf Schulze in PLANTA project die Rolle des Projektmanagers zugeordnet werden.

Informationen

• Über die Rollenzuordnung werden einem Benutzer die Zugriffsrechte auf bestimmte Objekte (Module, Menüpunkte, die wiederum in Arbeitsgebiete gruppiert sind) gegeben.
• Jedem Benutzer müssen mindestens zwei Rollen zugeordnet werden: Die eine regelt den Zugriff auf Menüpunkte und die andere oder die weiteren regeln den Zugriff auf Module.
• Bei der Programmlieferung werden dem Kunden die von PLANTA definierten Standardrollen zur Verfügung gestellt. Diese können entsprechend den individuellen Unternehmensanforderungen im Modul Rollen geändert oder angepasst werden oder individuelle Rollen können angelegt werden.
• Weitere Informationen zu Rechtesteuerung in PLANTA project.
  • Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch, da die nachfolgenden Ausführungen das Verständnis des PLANTA Rollen- und Rechtekonzepts voraussetzen.

Vorgehensweise

• Im Modul Benutzer Klick mit der rechten Maustaste auf den Benutzer-Datensatz von Ralf Schulze und Auswahl Einfügen → Rolle.
• Ein Rollen-Datensatz wird eingefügt.
  • Aus der Listbox im Feld Rollen-ID die Rolle des Projektmanagers, im Standard 01100219 Projektmanagement, auswählen und speichern.

• Einen weiteren Rollen-Datensatz einfügen und eine der Standardrollen für Menüpunkte, z.B. 01100192 R39 MP Gesamt, aus der Listbox auswählen.
  • Die Zuordnung einer Menüpunkt-Rolle ist für jeden Benutzer obligatorisch. Ohne eine solche Rolle kann der Benutzer das Programm nicht starten. Bei dem Versuch, sich mit einem Benutzer anzumelden, der keinen Zugriff auf Menüpunkte besitzt, erscheint die Meldung: IEmenu_send(): menuitems couldn't be fetched. Closing application. (See log file for further information).
• Speichern.

• Nachdem sich Ralf Schulze angemeldet hat, sieht er in seiner Menüleiste die zugeordneten Menüs mit den entsprechenden Menüpunkten. Die zugeordnete Rolle findet er in seinem Benutzermenü.

Hinweis

• Falls die PLANTA-Standardrollen Projektmanager und R39 MP Gesamt nicht den Anforderungen des Unternehmens X entsprechen, kann der Benutzer mit Administrationsrechten individuelle Rollen anlegen.

Exkurs: Rollen zusammenstellen

Vorgehensweise

• Im Panel Benutzer, Rollen, Ressourcen ins Modul Rollen wechseln.
  • Da PLANTA bei der Programmlieferung Standardrollen mitliefert, sind diese beim Aufruf des Moduls bereits vorhanden.
• Mit der rechten Maustaste auf eine beliebige angezeigte Rolle klicken und den Befehl Einfügen → Rolle aus dem Kontextmenü auswählen.
• Die Bezeichnung für die neue Rolle im Feld Rolle vergeben und speichern.
  • Dadurch wird im Feld Rollen-ID automatisch eine Identnummer generiert.
• Handelt es sich bei der neuen Rolle um eine Menüpunkt-Rolle, muss bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktiviert werden.
• Der neuen Rolle Arbeitsgebiete zuordnen:
  
  • Über die rechte Maustaste Einfügen → Arbeitsgebiet auswählen und das gewünschte Arbeitsgebiet aus der Listbox auswählen.
  • Speichern.
  • Zur Auswahl stehen Standardarbeitsgebiete. Falls ein individuelles Arbeitsgebiet zugeordnet werden soll, muss dieses erst im Modul Arbeitsgebiete angelegt und definiert werden.
    • Die Vorgehensweise hierzu wird im Abschnitt Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen beschrieben.

Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen

Vorgehensweise

• Das Modul Arbeitsgebiete aufrufen.
  • Im Modul Arbeitsgebiete werden ausschließlich neue Arbeitsgebiete für Module angelegt und zusammengestellt. Neue Arbeitsgebiete für Menüpunkte werden im Modul Menüpunkte angelegt. Sehen Sie hierzu auch das Kapitel Zugriff auf Menüpunkte einschränken.
• Es erscheint automatisch ein leerer Arbeitsgebiet-Datensatz.
• Im Feld Arbeitsgebiet den Namen für das neue Arbeitsgebiet vergeben.
• Nach Eingabebestätigung wird automatisch eine Nummer im Feld Arbeitsgebiet-ID generiert.
• Aus der Listbox im Feld Kategorie den Wert GR Modulgruppierung auswählen.
• Dem Arbeitsgebiet Module zuordnen. Hierfür:
  • Rechtsklick auf den Arbeitsgebiet-Datensatz und Auswahl des Befehls Einfügen → Modul.
    • Der Modul-Datensatz wird eingefügt.
  • Die Nummer des gewünschten Moduls aus der Listbox im Feld MOD auswählen oder manuell eintragen.
    • In der Listbox stehen nur die zuletzt vom Benutzer angelegten Module zur Auswahl.
  • Speichern.
• Auf dieselbe Weise dem Arbeitsgebiet weitere Module zuordnen.

Zugriff auf Menüpunkte einschränken

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager des Unternehmens X ist der Meinung, dass Ralf Schulze nicht auf alle, sondern nur auf bestimmte Menüpunkte Zugriff bekommen soll, und zwar auf die Menüpunkte der Menüs Daten, Bearbeiten und Ansicht. Er möchte den Menüpunkte-Zugriff für Ralf Schulze ändern lassen.
• Zum Vergleich: Bisher hat Ralf Schulze auch Zugriff auf die Menüpunkte Maskeneditor, Extras, Tools und ?

Vorgehensweise

• Im Panel Benutzer, Rollen, Ressourcen das Modul Menüpunkte öffnen.
  • Das Modul enthält zwei PLANTA Standard-Arbeitsgebiete für Menüpunkte. Diese dürfen nicht verändert werden.
  • Um für Ralf Schulze den Zugriff auf Menüpunkte einzuschränken, muss ein individuelles Arbeitsgebiet angelegt und einer individuellen Rolle zugeordnet werden.
• Das Arbeitsgebiet R39 Gesamt (CU) mit der Drag&Drop-Kopiereinstellung Datensatz/-sätze kopieren.

• Die Meldung bestätigen.
• Dabei wird automatisch ein neues Arbeitsgebiet angelegt und alle Datensätze (in diesem Fall Menüpunkte) aus dem Quell-Arbeitsgebiet in das neue Arbeitsgebiet kopiert. Die dem Quell-Arbeitsgebiet zugeordneten Rollen werden nicht kopiert.
• Das neue Arbeitsgebiet benennen, z.B. R39 Eingeschränkter Zugriff.

• Im neuen Arbeitsgebiet können die Menüpunkte je nach Anforderung entfernt oder ausgeschaltet werden. Es bestehen zwei Möglichkeiten zum Ausschalten von Menüpunkten:
  • Normale Menüpunkte
    • sind fest programmiert und können nicht aus dem Arbeitsgebiet entfernt werden.
      • Um solche Menüpunkte auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen.
  • Menüpunkte zum Aufruf von Makros und Modulen (mit der Nummer 0001 gekennzeichnet),
    • können pro Arbeitsgebiet individuell angelegt und gelöscht oder wie normale Menüpunkte ausgeschaltet werden.
      • Um sie auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen oder die Menüpunkte aus dem Arbeitsgebiet entfernen.
  • Also im Fall von Ralf Schulze für alle Menüpunkte ab der Strukturnummer 04 (Menüpunkt 319 Maskeneditor) im Feld Struktur eine 0 eintragen.
    • Die Einträge in den Datensätzen der Menüs Daten (Strukturnummern 01, 01.01 etc.), Bearbeiten (02, 02.01 etc.) und Ansicht (03, 03.01 etc.) hier nicht verändern.

• Vorher:

• Nachher:

• Ins Modul Rollen wechseln.
  • Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits bestehende Rolle und Auswahl des Befehls Einfügen → Rolle, um einen neuen Rollen-Datensatz anzulegen.
  • Die Bezeichnung für die neue Rolle im Feld Rolle vergeben (hier: Menüpunkte eingeschränkt).
  • Bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktivieren.
  • Speichern.

• Mittels rechter Maustaste Einfügen → Arbeitsgebiet dieser Rolle das neue Arbeitsgebiet R39 Eingeschränkter Zugriff zuordnen.
  • Speichern.

• Ins Modul Benutzer wechseln und dem Benutzer Ralf Schulze die neue Rolle manuell zuordnen.
  • Die Standardmenüpunkt-Rolle R39 MP Gesamt entfernen.

• Nachdem sich Ralf Schulze wieder angemeldet hat, sieht er in seiner Menüleiste nur die Menüs Daten, Bearbeiten und Ansicht mit den entsprechenden Menüpunkten.

Hinweis

• Auf die gleiche Weise kann man auch einzelne Menüpunkte innerhalb von Menüs ausschalten.

Benutzer-Startup definieren

Standard-Rollen-Startup definieren

Aufgabe

• Wenn sich Ralf Schulze in PLANTA project anmeldet, soll automatisch das für seine Rolle definierte Startup-Modul geladen werden.

Information

• Für alle Standard-Rollen sind in PLANTA project defaultmäßig Startup-Module hinterlegt.
• Es besteht die Möglichkeit, pro Benutzer auszuwählen, ob und welche Startup-Module geladen werden sollen.

 Vorgehensweise

• Im Modul Benutzer in der Zeile von Rolf Schulze aus der Listbox im Feld Startup-Makro-ID den Eintrag Startup aller Rollenmodule auswählen.
• Bei der Rollenzuordnungen in der Zeile der Rolle Projektmanagement die Checkbox Rollen-Startup-Modul laden aktivieren.

• Ergebnis: Nach der Neuanmeldung von Ralf Schulze wird automatisch das Modul Meine Planungsobjekte geladen, da es standardmäßig als Startup-Modul für die Rolle Projektmanagement im Programm hinterlegt ist. Achtung: Da der neue Benutzer über keine Planungsobjekte verfügt, ist das Modul zunächst leer.

Individuellen Benutzer-Startup definieren

Information

• PLANTA bietet bereits eine Auswahl an Modulen, die über entsprechende Makros direkt den Benutzern wie oben beschrieben im Feld MOD zugeordnet werden können.
• Um ein abweichendes Modul als Startup-Modul zu definieren, muss ein neues Startup-Makro erfasst und dem Benutzer zugeordnet werden. Die gilt sowohl für das Hinterlegen der abweichenden PLANTA-Standard-Module als auch für kundenindividuelle Module. Die Vorgehensweise hierzu entnehmen Sie bitte der Beschreibung des Moduls Benutzer.
  • Für die Erfassung eines individuellen Startup-Makros benötigt der ausführende Administrator/Benutzer zusätzlich Customizing-Module und -Rechte.