Personen MOD009A3Q

Einstieg

PM-Administration → Stammdaten → Benutzer, Rollen, Ressourcen → Personen
Customizer → System-Customizer → Benutzer, Rollen, Ressourcen→ Personen

Informationen

In diesem Modul besteht die Möglichkeit,
- neue Personen zu erfassen
- Personeneingenschaften zu erfassen
- die Daten der bereits erfassten Personen zu bearbeiten/ändern

Damit Mitarbeiter eines Unternehmens mit PLANTA project arbeiten können, müssen sie im PLANTA-System zunächst als Personen erfasst werden. Zu jeder Person werden anschließend drei Eigenschaften erfasst:

Benutzer: diese Eigenschaft wird für die Anmeldung der entsprechenden Person in PLANTA benötigt. Des Weiteren werden auf Benutzern sämtliche Parameter definiert, die für die Bedienung des Programms durch die entsprechende Person erforderlich sind, wie z.B. Anmeldedaten, Berechtigungen, Sprache etc. sowie benutzerspezifische Menüs mit Modulen und Menüpunkten.
Stakeholder: wird für die Zusammenstellung der Projektbeteiligten benötigt
Personenressource: wird für die Einplanung der Personen als Ressourcen in Projekten benötigt

Modulvarianten

Basis	Es werden Personen angezeigt, die nicht aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, d. h. keinen Eintrag im Feld Austritt haben bzw. das Austrittsdatum erst in der Zukunft liegt.
Ausgeschiedene Personen	Es werden nur Personen angezeigt, die das Unternehmen verlassen haben und einen Eintrag im Feld Austritt haben, der nicht in der Zukunft liegt.

Personen erfassen

Vorgehensweise

Sind noch keine Personen erfasst und ist das Modul Personen komplett leer,
- die Schaltfläche Neu (im Schaltflächenbereich unten) oder Einfügen (in der Symbolleiste) betätigen.
- Dadurch wird ein neuer Personen-Datensatz angelegt, in dem die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters eingetragen werden können.
- Felder Name, Vorname und Kürzel ausfüllen.
  - Die ID der neuen Person wird automatisch generiert, sobald eines der oben genannten Felder gefüllt wurde und in das nächste Feld gesprungen wurde.
- Speichern.
Sind Personen bereits erfasst,
- können diese durch Betätigen des Buttons Alle angezeigt werden oder
- kann die Anzeige der Personen über die Buchstaben-Buttons eingeschränkt werden.
- In beiden Ansichten können neue Personen ebenfalls über die Schaltflächen Neu oder Einfügen aber auch über den Befehl Einfügen → Person (Kontextmenü) erfasst werden.

Personenparameter bearbeiten

Durch die Eingabe oder Änderung der gewünschten Personenparameter in einzelnen Feldern können die Personendaten bearbeitet werden.

Hier finden Sie die Auflistung und Beschreibung aller Personenfelder/-parameter.

Personeneigenschaften erfassen (Benutzer, Stakeholder, Personenressource)

Vorgehensweise

Im Modul Personen in der Zeile der gewünschten Person die Schaltfläche Personeneigenschaften anlegen betätigen und speichern.
- Der Person werden drei Eigenschaften (Benutzer, Stakeholder und Personenressource) automatisch zugeordnet.
  - Das Kürzel für alle drei Eigenschaften ist dem Personenkürzel gleich.
  - Das Feld von wird für alle drei Eigenschaften automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt.
  - Die auf der Person eingetragene E-Mail-Adresse wird automatisch auf den Benutzer und den Stakeholder übertragen. Die entsprechenden Felder sind defaultmäßig ausgeblendet und können bei Bedarf eingeblendet werden.

Hinweis

Auch für den Fall, wenn es für eine Person nicht alle Eigenschaften benötigt werden, wird empfohlen, dennoch zunächst alle Eigenschaften wie oben beschrieben anzulegen (um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten) und dann die nicht benötigten zu löschen.

Benutzerparameter

Information

Die Personeneigenschaft Benutzer wird für die Anmeldung im Programm benötigt.

Details

Beim automatischen Anlegen der Personeneigenschaft Benutzer werden
- Benutzerkürzel,
- Benutzername,
- Benutzer-E-Mail-Adresse
  - automatisch aus Personenkürzel, Personennamen (Name + Vorname) und Personen-E-Mail-Adresse übernommen.
Damit die entsprechende Person sich im Programm anmelden kann, müssen weitere Benutzerparameter definiert und dem Benutzer Rollen zugeordnet werden. Dies wird jedoch nicht im Modul Personen, sondern im Modul Benutzer vorgenommen.
- Um ins Modul Benutzer zu wechseln, den Link auf dem Benutzernamen anklicken.
Des Weiteren kann durch Füllen der Felder von/bis die Aktivierung/Deaktivierung der Benutzer-Accounts, d. h. die Anmeldemöglichkeit des Benutzers in PLANTA, zeitlich gesteuert werden.

Stakeholder-Parameter

Information

Die Personeneigenschaft Stakeholder ermöglicht es, dass die entsprechende Person in Projektteams aufgenommen werden kann.
Beim automatischen Anlegen der Eigenschaft Stakeholder werden das Stakeholder-Kürzel und der Stakeholder-Name automatisch aus Personenkürzel und Personennamen automatisch übernommen.
Des Weiteren kann im Stakeholder-Datensatz in den Feldern von/bis der Zeitraum angegeben werden, in dem die Eigenschaft gültig ist.
Weitere Stakeholder-Parameter werden im Bereich Stakeholder in Steckbrief-Modulen der Planungsobjekte (Projektsteckbrief, Vorhabensteckbrief, Ideensteckbrief) definiert.

Personenressourcen-Parameter

Information

Die Personeneigenschaft Personenressource wird benötigt, um entsprechende Ressourcen anzulegen, mit denen Personen in Projekten eingeplant werden können. Ressourcen werden im Modul Ressourcendatenblatt angelegt und bearbeitet.

Details

Beim automatischen Anlegen der Eigenschaft Personenressource werden das Personenressourcen-Kürzel und der Personenressourcen-Name automatisch aus Personenkürzel und Personennamen übernommen.
Des Weiteren kann im Personenressourcen-Datensatz in den Feldern von/bis der Zeitraum angegeben werden, in dem die Eigenschaft gültig ist.
Um für die Personenressource eine entsprechende Ressource anzulegen
- im Personenressourcen-Datensatz den Link auf dem Personenressourcennamen betätigen.
- Damit wechselt man ins Modul Ressourcendatenblatt.
- Das Kürzel und der Name für die Ressource werden aus dem Personenressourcen-Datensatz automatisch übernommen.
- Weitere Parameter für die Ressource definieren (dabei die Muss-Eingaben beachten).
- Speichern.
  - Um im Modul Ressourcendatenblatt Ressourcen anlegen oder ändern zu können, werden Multiprojektmanger-, Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Multirequestmanager-Rechte benötigt.

Personen löschen

Information

Sind Personen aus dem Unternehmen ausgeschieden, empfiehlt PLANTA diese nicht komplett aus dem System zu löschen, sondern zu deaktivieren.
Hierzu ist das Feld Austritt im Datensatz der Person mit dem entsprechenden Datum zu füllen. Die ausgeschiedenen Personen erscheinen dann nicht mehr in der Basis-Variante des Moduls Personen, sondern können in der Modulvariante Ausgeschiedene Personen eingesehen werden.
- Sobald das Austrittsdatum auf einer Person gesetzt ist, wird das Austrittsdatum automatisch auch auf alle Personeneigenschaften (Feld bis) übernommen. Das bedeutet, dass sämtliche Eigenschaften der Person ab dem entsprechenden Datum nicht mehr gültig sind.
- Sobald das Austrittsdatum auf einer Person gesetzt ist, wird automatisch auch das Ausgeschieden am-Datum auf der entsprechenden Ressource im Modul Ressourcendatenblatt gesetzt. Somit kann die entsprechende Ressource ab diesem Zeitpunkt nicht mehr in Projekten eingeplant werden und erscheint systemweit nicht mehr in den Ressourcenlistboxen.

Hinweis

Möchten Sie eine Person entgegen der Empfehlung löschen, müssen Sie auch die entsprechende Ressource im Modul Ressourcendatenblatt manuell löschen, da dies nicht automatisch geschieht.