FAQ

Allgemein

Kann ich eine Projekt-ID selbst vergeben oder die bestehende ID ändern?

Für Projekte und Vorgänge existieren in PLANTA project technische und fachliche IDs. Beide werden beim Erstellen der Projekte/Vorgänge automatisch erzeugt.

• Die technischen IDs sind in den meisten Fällen verborgen und können nicht verändert werden.
• Die fachlichen IDs sind dagegen an der Oberfläche sichtbar und können von einem Benutzer mit Projektänderungsrechten jederzeit verändert werden.
  • Die fachliche
    • Projekt-ID wird im Modul Projektsteckbrief über die Schaltfläche Fachliche ID ändern (rechts im Modulkopfbalken) geändert.
    • Vorgangs-ID wird im Modul Terminplan direkt im Feld Vorgang geändert.

Charts/Diagramme/Auswertungen

Kann ich mit PLANTA project meine Projekte auswerten?

PLANTA project bietet umfangreiche Auswertungsmodule, um einen schnellen Überblick über die Projekte zu erhalten, z.B. das Multiprojektboard, die Kostenübersichten und die Ressourcenübersichten.

Warum werden in Mastermeilenstein-Charts Mastermeilensteine im grauen Bereich angezeigt?

Bei Verwendung des Modellparameters Aktive Heutelinie = werden die kalkulierten Termine der Mastermeilensteine ja nicht für die Zukunft berechnet, das bedeutet, dass sie im grauen Bereich des MTA-Charts angezeigt werden. Es ist also zu empfehlen, eine Meilensteintrendanalyse nur zu führen, wenn man auch mit aktiver Heutelinie kalkuliert.

Lesen Sie mehr hier

Beispiel

• Im Projekt wurden 2011 mehrere Stausberichte erstellt, danach wurde das Projekt eingefroren und erst 2014 wieder ein Statusbericht gemacht (der im Diagramm nicht mehr dargestellt werden kann). Wegen der nicht aktiven Heutelinie bleiben die kalkulierten Endtermine aber bestehen, und die Grafik zeigt die Linien dadurch in den grauen Bereich.

• Würde man für die Berechnung dieses Projekts jetzt den Modellparameter Aktive Heutelinie = setzen und nach erneuter Terminrechnung einen Statusbericht erstellen, würde die Trendanalyse so aussehen: die Termine des letzten Statusberichts sind wieder im weißen (positiven) Bereich:

• Möchte man die Termine im grauen Bereich ausblenden, dann kann im Modul Trendanalyse konfigurieren die Statusberichte für den ungewünschten Berichtszeitraum deaktivieren:

• Was übrig bleibt, sind Meilensteine mit Ist-Endtermin. Die Anzeige von Meilensteinen mit Ist-Endtermin wird ab 39.5.0 mittels Filterkriterium unterbunden

Die Auslastungsdiagramme aktualisieren sich nicht bei allen übergeordneten Ressourcen, wenn ich eine Ressource von einer Abteilung in die andere verschiebe

Dies liegt an der Ebene der übergeordneten Ressourcen. Lösung: Um die Aktualisierung auf allen Strukturebenen zu gewährleisten, muss im Modul Neuplanung (Berechnung aller Planungsobjekte) eine Neuplanung aller Projekte durchgeführt werden.

Wie kann man in PLANTA project Abhängigkeiten zwischen Projekten abbilden?

In PLANTA project gibt es drei Möglichkeiten, Abhängigkeiten zwischen Projekten abzubilden:

• Durch das Einblenden externer Vorgänge in eigenen Terminplänen.
• Durch direkte Anlage der Abhängigkeiten zwischen Projekten.
• Durch Verbinden der Vorgänge unterschiedlicher Projekte über externe AOBs

Darf man in PLANTA project bereits erfasste Stunden oder Kosten löschen?

• Erfassten/rückgemeldeten Stunden und Kosten werden in PLANTA auch Ist-Stunden /Kosten oder gebuchte Stunden/Kosten oder einfach Buchungen genannt.
• Sind in Ihrem System automatische Stornobuchungen aktiviert, wie z.B. das in PLANTA-Standard der Fall ist, können Ist-Werte ohne Weiteres gelöscht bzw. korrigiert werden. Sind in Ihrem System automatische Stornobuchungen deaktiviert, müssen Sie für Ist-Werte, die gelöscht werden sollen, manuelle Stornobuchungen erfassen. Begründung:
  • Werden im System Ist-Daten erfasst, werden bei der nächsten Berechnung der entsprechenden Projekte Rest-Daten angepasst. Das nachträgliche einfache Löschen/Ändern der bereits erfassten Ist-Daten kann die Nachvollziehbarkeit sowohl der Ist-Daten selbst als auch der Rest-Daten beeinträchtigen.
  • Des Weiteren kann das nachträgliche einfache Löschen/Ändern von den bereits erfassten Ist-Daten in bestimmten Situationen, wie z.B. nach Übertrag an Fremdsysteme zu Problemen führen oder Differenzen im Ziel- und Quellsystemen als Folge haben.
• Vom Löschen der kompletten Buchungsdatensätze rät PLANTA ausdrücklich ab, auch dann, wenn der Benutzer die dafür notwendigen Berechtigungen besitzt, da hier noch weitere Dateninkonsistenzen, als die bereits oben beschriebene, entstehen können.

Soll-, Ist-, Rest-, Gesamt-Werte in PLANTA project

In PLANTA project wird bei mehreren Objekten (wie z.B. bei Aufwand, Kosten etc.) und auf mehreren Ebenen (Projekt, Vorgang, Ressourcenzuordnung, Belastung) zwischen Soll-, Ist-, Rest und Gesamt-Werten unterschieden.

• Soll-Werte sind die sogenannten Planwerte. Solange das Projekt sich in Planung befindet und keine Ist-Werte vorliegen, sind Soll-Werte = Rest-Werte. D.h. möchte man Planwerte vorgeben, trägt man diese in der Rest-Spalte ein. Die Werte werden automatisch in die Soll-Spalte übertragen, die defaultmäßig nicht sichtbar ist, jedoch bei Bedarf aus dem unsichtbaren Fenster eingeblendet werden kann. Sobald Ist-Werte vorhanden sind, werden die ursprünglichen Soll-Werte eingefroren und verändern sich nicht mehr. Somit ist der ursprüngliche Planwert für die evtl. späteren Vergleiche, Analysen, Änderungsverfolgung etc. verfügbar.
• Rest-Werte sind entweder Planwerte, solange das Projekt sich in Planung befindet, oder restliche Werte (das bedeutet um die Ist-Werte reduzierten Soll-Werte), sobald das Projekt gestartet ist und Ist-Werte vorliegen. Ob und auf welchen Ebenen Rest-Werte manuell erfasst werden können oder automatisch berechnet werden hängt von Objekten selbst ab, von der Projektebene sowie von bestimmten Projekteinstellungen.
• Ist-Werte sind tatsächliche Werte. Diese werden entweder manuell erfasst, z.B. Stunden im Rahmen der Arbeitszeiterfassung, oder automatisch berechnet, das hängt vom Objekt selbst und der Projektebene ab.
• Gesamt-Werte sind Summe von Rest und Ist und werden immer für alle Objekte auf allen Ebenen automatisch berechnet.

 Für die detaillierte Beschreibung der einzelnen Parameter verwenden sie bitte die Links zu den Parametern der jeweiligen Projektebene oben.

Teilprojekte

Kann ich ein Projekt in Teilprojekte unterteilen?

Im Modul Teilprojekte können einem Projekt ein oder mehrere Projekte zugeordnet werden.

Darf ich als Teilprojektmanager einen Statusbericht für mein Teilprojekt erstellen?

Nein, die Funktion Statusberichte erstellen ist in strukturierten Projekten nur auf Hauptprojektebene und nur für Hauptprojektmanager verfügbar.

Wie löscht man ein Teilprojekt?

Zum Löschen eines Teilprojekts bestehen folgende Möglichkeiten:

• Entweder man löst das gewünschte Teilprojekt aus der Struktur des Hauptprojekts heraus und löscht das gelöste Projekt anschließend wie ein selbstständiges Projekt.
• Oder man löscht ein Teilprojekt aus dem Hauptprojekt heraus.

Fortschritt und Status

Wo kann ich den Fortschritt (fachlichen Erledigungsgrad) im Projekt eintragen?

Im Modul Fortschritt kann der Projektleiter den Fortschritt pflegen.

Wo und wie fixiert man einzelne Planungsstände?

In PLANTA project werden einzelne Planungsstände in Statusberichten fixiert. D.h. pro Stand wird ein extra Statusbericht im Modul Status erstellt. Die Daten der Statusberichte können mit den aktuellen Projektdaten im Modul Abweichungen verglichen werden.

Kann man die Freigabe eines Statusberichts aufheben?

Die Freigabe eines Statusberichts kann nur von einem Multiprojektmanager im Modul Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge aufgehoben werden.

Wo kann ich mit PLANTA project Änderungsanträge verwalten?

Im Modul Änderungsantrag können Änderungsanträge neu angelegt und bearbeitet werden. Erledigte Änderungsanträge werden ebenfalls angezeigt.

Kosten

Wie kann ich zu jeder Zeit des Projekts wissen, wie viel Geld wir verbraucht haben und wie viel wir noch zur Verfügung haben?

Im Modul Budget werden Kosten, Aufwand und Budgets (Aufwand und Kosten) des Projekts angezeigt und bearbeitet. Nach Abschluss der Budgetplanung bei Projektbeginn kann im Modul Status ein Statusbericht erstellt werden. Dieser Statusbericht kann dann mit anderen Planungsständen im Modul Abweichungen verglichen werden.

Wofür werden Kostenarten und Kostenartengruppen verwendet?

• Sowohl Kostenarten als auch Kostenartengruppen dienen der Gliederung der Kosten.
• Kostenarten werden für eine feine Kostenskalierung verwendet.
• Mehrere Kostenarten können zu Gruppen zusammengefasst werden und bilden somit die Kostenartengruppen, grobe Kostenskalierung.
• In PLANTA project-Standard-Modulen werden Kosten verteilt auf Kostenartengruppen dargestellt.

Wie können Ist-Kosten erfasst werden?

• Bei allen Ressourcen mit Ressourcenart ≠ 8 und ≠ 9 werden die Ist-Kosten automatisch vom Programm auf der Basis von erfassten Arbeitsstunden (Aufwand-Ist) der Ressourcen und deren Umrechnungsfaktoren berechnet.
• für Ressourcen mit Ressourcenart = 8 und 9 (Erlös- und Kostenressourcen) werden Ist-Kosten manuell in den Modulen Erlöse buchen und Kosten buchen gebucht.

Beim Löschen einer Kostenart kommt folgende Meldung: Löschen ist nicht möglich, da folgende Relationen den Löschkenner '2' gesetzt haben: 466

• Speziell in diesem Fall kann die Kostenart nicht gelöscht werden, da es noch Ressourcenzuordnungen gibt, die diese Kostenart aufweisen. 
• Generell kann die Meldung auch für andere Datensätze erscheinen, wenn im System-Customizing in den entsprechenden Datentabellen der Parameter Löschkenner den Wert "2" aufweist. 

Können auch Fremdkosten (z.B. Personal- und Sachkosten) verbucht werden?

In PLANTA project werden berechnete oder erfasste Kosten auf Kostenartengruppen aufgeteilt.
Um Fremdkosten zu verbuchen:

• Eine Kostenartengruppe Fremdkosten erfassen.
• Eine oder beliebig viele Kostenarten anlegen, denen die Kostenartengruppe Fremdkosten zugeordnet wird.
• Eine oder beliebig viele Kostenressourcen (Ressourcen mit der Ressourcenart = 9) anlegen, denen die Kostenarten aus der Kostenartengruppe Fremdkosten zugeordnet werden.

Ressourcen

Wie verteilt man den Ressourcenaufwand von einer Abteilungsressource auf einzelne Mitarbeiterressourcen?

• Ein Projektmanager kann die Aufwände seines Projekts im Modul Ressourcenplan verteilen.
• Ein Ressourcenmanager kann die Aufwände der Ressourcen seiner Abteilung im Modul Einplanungen verteilen.

Wie nehme ich eine Ressource in die Ressourcenstruktur auf?

Im Modul Ressourcendatenblatt muss für jede Ressource, die in eine bestehende Ressourcenstruktur aufgenommen werden soll, eine übergeordnete Ressource im Feld Übergeordnete Ressource vergeben werden. Auch muss die übergeordnete Ressource geändert werden, wenn die Ressource innerhalb der Struktur verschoben werden soll. Die Ressourcen der höchsten Ebene weisen folglich keine übergeordneten Ressourcen auf. Die Ressourcenstruktur selbst sieht man im Modul Ressourcenstruktur. 

Was versteht man unter einer Periode?

In PLANTA project entspricht eine Periode einem Datum.

• An diesem Datum kann eine Ressource z.B. eingeplant oder Urlaub oder Abwesenheiten können für sie hinterlegt werden.
• Perioden (Perioden-Datensätze) werden durch das Festlegen eines Periodenzeitraums in den Feldern Start- und Endperiode in Modulen Ressourcendatenblatt oder Ressourcen automatisch generiert und können im Modul Verfügbarkeit eingesehen und bei Bedarf bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Perioden siehe in der Beschreibung des Moduls Ressourcendatenblatt.

Zeiterfassung

Wie können Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden auf Projekte erfassen?

Das Modul Zeiterfassung ist ein zentrales Modul zum Erfassen von Arbeitsstunden. Im Online-Unterbereich Zeiterfassung finden Sie auch weitere Informationen zu diesem Thema sowie zum Thema Urlaubs- und Anwesenheitszeiten. 

Wie kann ich als Abteilungsmanager die Arbeitsstunden meiner Mitarbeiter erfassen?

• Im Abteilungsboard im Modul Meine Abteilung den Link auf dem Namen des gewünschten Mitarbeiters anklicken. Damit wechselt man in das Mitarbeiterboard dieses Mitarbeiters. Von hier aus den Reiter Zeiterfassung betätigen, um das Modul Zeiterfassung aufzurufen. Im Modul Zeiterfassung die Stunden entsprechend Beschreibung erfassen.
• Auf die gleiche Art und Weise lässt sich auch Urlaub und Abwesenheit für Mitarbeiter der Abteilung im Modul Abwesenheit erfassen.

Terminplan und Terminrechnung

Wie kann man in PLANTA project einen Standardterminplan (eine Terminplanvorlage, ein Terminplan-Template) anlegen?

Ein neues Projekt anlegen und einen Terminplan wie gewünscht erstellen. für dieses Projekt im Modul Projektsteckbrief im Feld Status den Status "Vorlage" auswählen. Dies bewirkt, dass dieses Projekt als Vorlageprojekt gespeichert und in der Kategorie Vorlagen zum Kopieren von Standardterminplänen angeboten wird. In Vorlageprojekten ist keine Terminrechnung möglich, sie werden in Auswertungen und Diagrammen nicht berücksichtigt.

Wie kann ich in PLANTA project Meilensteine definieren?

Bei PLANTA project wird zwischen Meilensteinen und Mastermeilensteinen unterschieden. Im Modul Terminplan kann mit dem Parameter Meilenstein pro Vorgang bestimmt werden, ob dieser ein einfacher Vorgang, ein Meilenstein-Vorgang oder ein Mastermeilenstein-Vorgang ist.

Warum weicht bei mir die Gesamtdauer, die im Sammelvorgang angezeigt ist, von der Summe der einzelnen Vorgänge ab?

Die Ursache dafür kann eine der folgenden sein:

• Hat einer der zur Berechnung hinzugezogenen Vorgänge die Dauer = 0 und ist in den Modellparametern der Parameter Anfang VG-Nachfolger + 1 T deaktiviert, startet der Vorgang, der demjenigen mit Dauer = 0 folgt, am gleichen Tag. Somit ist die berechnete Zahl für die tatsächliche Dauer kleiner als die Summe, die sich aus der Berechnung von einzelnen Vorgängen ergibt.
• Wird der Parameter Anfang VG-Nachfolger + 1 T aktiviert, startet der Vorgang, der demjenigen mit der Dauer = 0 folgt, einen Tag später. Somit werden die angezeigte Gesamtdauer und die Summe aus einzelnen Vorgängen gleich sein.

Warum werden im Terminplan bei bestimmten Vorgängen keine Kosten angezeigt, obwohl Kostenfelder derer Ressourcen gefüllt sind?

Kosten der Ressourcen mit der Ressourcenart = 8 (Erlösressourcen) werden nicht auf die Vorgangsebene verdichtet.

Manche Vorgänge im Terminplan sind nach Berechnung rot eingefärbt. Was bedeutet das?

Sobald bei der Berechnung eines Terminplans ein Netzplanzyklus entdeckt wird, werden die betroffenen Vorgänge farblich hervorgehoben (rot eingefärbt) und die Terminrechnung wird abgebrochen. Der Zyklus muss durch die Korrektur der Anordnungsbeziehungen behoben werden, weil ansonsten keine Berechnung des Terminplans möglich ist. Im Modul Zyklensuche sind alle Projekte aufgelistet, die einen Zyklus aufweisen. Ein Netzplanzyklus entsteht, wenn bei der Berechnung eines Terminplan innerhalb des Netzplans kein letzter Vorgang gefunden werden kann.

Warum sind in meinem Balkenplan einige Meilensteine grün und einige rot gefärbt?

Die Farbe des Meilensteinsymbols wird durch den Puffer bestimmt. Meilensteine mit negativem Puffer werden rot dargestellt, Meilensteine mit Puffer = 0 oder positivem Puffer werden grün angezeigt.

• Der Puffer wird durch die Terminrechnung aufgrund der Konstellation bestimmter Faktoren (AOBs, Dauer, Wunsch-Termine etc.) berechnet.
• Um den Puffer zu sehen, müssen die entsprechenden Datenfelder per Customizing sichtbar gemacht werden.

Warum sind in meinem Balkenplan einige Meilensteine grün, obwohl ich keinen Puffer habe?

Bei Meilensteinen gilt Puffer = 0 als unkritisch, somit werden solche Meilensteine grün angezeigt. Nur Meilensteine mit negativem Puffer werden rot angezeigt.

Bei der Berechnung des Terminplans in einem bestimmten Projekt erscheint die Meldung Filterergebnis zu gross, bitte einschränken. Was tun?

Diese Meldung signalisiert, dass zu viele Datensätze beim Berechnen eines Terminplans verarbeitet werden müssen. Um die Anzahl der zu verarbeitenden Datensätze zu verringern, können folgende Maßnahmen getroffen werden, z.B.:

• Prüfen, ob Zahlendreher in den Rückmeldungen vorhanden sind (z.B. das Jahr 32 statt 23) .
• Den Planungshorizont des Projekts verringern, z.B. bei unnötig langen Durchlaufzeiten.
• Falls der lange Planungshorizont nicht verringert werden kann, Projekte auf mehrere Projekte aufteilen.
• Die Anzahl der Perioden der Ressource reduzieren (d.h. Start-Periode und/oder End-Periode ändern).
• Die Belastungskurven in dem Projekt von BLD auf z.B. Week umstellen.

Warum werden beim Berechnen des Terminplans für manche Ressourcen keine Belastungs-Datensätze erzeugt, obwohl Aufwand-Rest eingetragen ist?

• Bei Ressourcenzuordnungen mit der Belastungskurve MAN trägt man bei der Planung im Modul Terminplan die Plan-Werte der jeweiligen Ressource manuell pro Tag auf der Belastungsebene im Feld Belastung-Rest ein. Die manuell eingetragenen Werte werden dann bei der Berechnung des Terminplans automatisch nach oben auf die Ebenen Ressourcenzuordnung, Vorgang  und Projekt verdichtet.
• Bei Ressourcenzuordnungen mit anderen Belastungskurven trägt man bei der Planung im Modul Terminplan den kompletten Plan-Wert der jeweiligen Ressource auf der Ressourcenzuordnungs-Ebene im Feld Aufwand-Rest ein. Der eingetragene Wert wird bei der Berechnung des Terminplans automatisch nach oben auf die Ebenen Vorgang und Projekt summiert und nach unten auf die Belastungsebene auf die einzelnen Tage entsprechend der auf der Ressourcenzuordnung eingetragenen Belastungskurve verteilt.
• Wird bei der Ressourcenzuordnung mit der Belastungskurve MAN der Aufwand fälschlicherweise auf der Ressourcenzuordnungs-Ebene eingetragen, wird er nur nach oben verdichtet, aber nicht nach unten auf die Belastungsebene verteilt. Dies kann auch zu weiteren fehlerhaften Darstellungen führen. Siehe nächsten Eintrag.

Warum hat man nach der Terminrechnung unterschiedliche Projekt-Aufwandswerte in Modulen Terminplan und Budget?

Weisen eine oder mehrere Ressourcenzuordnungen im Terminplan die Belastungskurve MAN auf und wurde für diese der Aufwand fälschlicherweise auf der Ressourcenzuordnungsebene (im Feld Aufwand-Rest) geplant, anstatt auf der Belastungsebene (im Feld Belastung-Rest), unterscheiden sich die Projekt-Aufwands-Werte im Modul Budget von den Werten im Modul Terminplan.

• Begründung
  • Modul Terminplan: Die Projektwerte sind summierte Werte aus den Werten der Vorgänge, diese wiederum aus den Werten derer Ressourcenzuordnungen und diese aus den Belastungswerten
    • D.h.: Gibt es keine Werte auf der Belastungseben, aber auf der Ressourcenzuordnungsebene, werden die ersten von der Ressourcenzuordnungsebene auf die Vorgangsebene und anschließend in die Projektebene summiert.
  • Modul Budget: Die Aufwands- und Kostenwerte der Projekte berechnen sich direkt auf Basis der auf der Belastungsebene eingetragener Werte berechnet. Werden auf der Belastungsebene keine Werte eingetragen, wird im Modul Budget nichts ausgewiesen.

In welcher Reihenfolge wird bei der Neuplanung berechnet?

• Die Neuplanung wird im Modul Neuplanung (Berechnung aller Planungsobjekte) durchgeführt.

  Die in diesem Modul angezeigten Planungsobjekte werden in folgender Reihenfolge berechnet:

  • Prio
  • Wunsch-Ende
  • technische Projekt-ID

  Existieren Teilprojekte, werden sie im Rahmen des jeweiligen Hauptprojekts in der gleichen Reihenfolge gerechnet.

Warum wird die maximale Belastung pro Tag scheinbar ignoriert?

Details

• Die Terminrechnung belastet einen Vorgang mit mehr als dem im Parameter max. Belastung/Tag definierten Wert
• Obwohl die Terminrechnung diesen Vorgang damit überlastet, wird keine Überlast angezeigt.

Ursache

• Beabsichtigtes Softwareverhalten

Hinweise

• Der Wert max. Belastung/Tag ist für die Terminrechnung eine gewünschte Grenze, die überschritten wird, wenn dies erforderlich ist.
• Eine Überschreitung der Grenze max. Belastung/Tag ist noch keine Überlastung, da eine Überlastung nur auf Grund der verfügbaren Kapazität einer Ressource ermittelt wird.
• Die Terminrechnung arbeitet mit dem Parameter max. Belastung/Tag wie folgt:
  • Die gewünschte Dauer des Vorgangs wird errechnet aus Aufwand / max. Belastung/Tag.
  • Diese Dauer ist der Ausgangswert für den Kapazitätsabgleich.
• Die Terminrechnung versucht beim Kapazitätsabgleich, in der verfügbaren Dauer (gewünschte Dauer + Puffer) die Ressource nur bis zu dem Wert max. Belastung/Tag zu belasten. Ist dies nicht möglich, wird der verbleibende Aufwand gleichmäßig über die verfügbare Dauer eingelastet, auch dann, wenn dabei die Perioden der Ressource überlastet werden.

Bei der termintreuen Planung sind Kalk. Ende des Vorgangs und Kalk. Ende der Ressource unterschiedlich

Dieser Fall kann auftreten, wenn die Einplanung der betroffenen Ressource mit der Belastungskurve CAP über ihren Planungshorizont hinausgeht (d. h. später als ihre Endperiode ist). In diesem Fall plant die Terminrechnung auf der Ressourcenzuordnungs-Ebene alle restlichen Stunden, die sie im Planungshorizont nicht unterbringen konnte auf einen Tag ein, und zwar auf den ersten Tag nach der Endperiode der Ressource, während die Aufteilung auf dem Vorgang nach Ende des Planungshorizonts linear verläuft, bis alle übrigen Stunden verplant sind.

Lösungsalternativen

• 1: Verlängern des Planungshorizonts (Endperiode) der Ressource im Ressourcendatenblatt.
• 2: Einplanung der Ressource mit der Belastungskurve MAN.