Portfoliosteckbrief MOD009CS4

Einstieg

Portfoliomanagement → Multiportfolioboard → Portfolios → Klick auf die ID de gewünschten Portfolios → Panel Portfolio → Portfoliosteckbrief

Information

In diesem Modul
- werden die Kopfdaten und die wichtigsten Parameter eines Portfolios angelegt, bearbeitet und gepflegt
- können Portfolios gelöscht werden
- werden Planungsobjekte ins Portfolio aufgenommen
- werden Planungsobjekten aus dem Portfolio entfernt

Portfoliokopfdaten

Informationen

Im Portfoliokopf werden solche Portfoliodaten wie z.B. Identnummer, Bezeichnung, Portfoliomanager etc. angezeigt und können bearbeitet werden.

Kopfdaten eines neuen Portfolios erfassen

Vorgehensweise

Nach Betätigen der Schaltfläche Neues Portfolio im Modul Portfolios öffnet sich das leere Modul Portfolio.
- Beim Öffnen des Moduls wird automatisch die Identnummer für das neue Portfolio generiert und sofort angezeigt.
Das Portfolio im Feld Portfoliobezeichnung (standardmäßig wird hier der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben angezeigt) wie gewünscht benennen.
Den Manager des Portfolios im Feld Portfoliomanager festlegen.
- Defaultmäßig wird beim Erstellen des Portfolios der angemeldete Benutzer als Manager eingetragen.
Im Feld Kostenstelle die gewünschte Kostenstelle auswählen, um die Steuerung des Zugriffs auf das Portfolio zu ermöglichen (Mandantenfähigkeit).
Speichern.

Portfoliobild ändern oder entfernen

Information

Das Portfoliobild wird rechts neben den Portfoliokopfdaten angezeigt.
Bei der Erstellung eines Portfolios wird automatisch das Bild eingefügt, das in den Globalen Einstellungen als Standardbild für Portfolios definiert ist.

Bildvorgaben

Ideales Bildformat: 4:3
Ideale Bildmaße: min. 200 x 150 px
Unterstützte Dateitypen: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp
Maximale Dateigröße: 10 MB

Bild ändern

Auf das Bild klicken.
Der Dateimanager öffnet sich. Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Bild entfernen

Mit der Maus über das Bild fahren und auf das X klicken, das rechts oben erscheint. Speichern.
Anschließend kann ein neues Bild eingefügt werden (siehe Vorgehensweise unten). Zwischen dem Entfernen des alten und dem Einfügen des neuen Bilds muss gespeichert werden, damit das neue Bild korrekt angezeigt wird.

Neues Bild einfügen

Falls das Bild entfernt wurde, wird statt des Bildes dieser Text angezeigt: "Klicken Sie hier, um das Bild zu ändern oder ein neues einzufügen".
Den Text anklicken.
Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Portfolio löschen

Vorgehensweise

Die Schaltfläche Portfolio löschen im Portfoliokopf betätigen.
Die Meldung Soll das Portfolio wirklich gelöscht werden? mit Ja bestätigen.

Berechtigung

Nur Benutzer mit Multiportfoliomanager-Rechten dürfen Portfolios löschen.

Portfolio als "Favorit" kennzeichnen

Information

Portfolios, die als Favorit gekennzeichnet wurden, erscheinen im Benutzermenü des angemeldeten Benutzers ganz oben im Bereich Favoriten, was einen Schnellzugriff auf diese Portfolios direkt aus dem Benutzermenü ohne Navigieren ermöglicht.

Vorgehensweise

Direkt neben dem Kopfbalken das blaue Stern-Symbol anklicken. Der Stern wird gelb und das Portfolio somit zum Favoriten.

Stakeholder

Informationen

In diesem Bereich können Stakeholder dem Portfolio zugeordnet oder aus dem Portfolio entfernt werden.
Auswählbar sind
- Ressourcen mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten
- oder Ressourcen, die über die Rolle Management verfügen.

Stakeholder hinzufügen

Einen neuen Stakeholder dem Portfolio zuordnen
- entweder über ein Dialogmodul
  - Hierzu die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.
    - Im Modul Stakeholder dem Portfolio zuordnen die gewünschten Personen durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox auswählen und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.
- oder über die Listboxauswahl direkt im neuen Datensatz
  - Hierzu auf die Bereichsüberschrift Stakeholder rechtsklicken oder auf den Datensatz eines bereits zugeordneten Stakeholders
  - Aus dem Kontextmenü Einfügen → Stakeholder auswählen.
  - Stakeholder aus der Listbox im neuen Datensatz auswählen.
Für den neu zugeordneten Stakeholder die Rolle im Portfolio festlegen.
Ggf. Bemerkung eintragen
Speichern.

Stakeholder entfernen

Den Datensatz des gewünschten Stakeholders markieren.
Über Button Löschen in der Symbolleiste den Datensatz löschen.

Kostenartengruppen

Informationen

Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox Aktiv im Portfolio kann der Portfoliomanager individuell festlegen, welche Kostenartengruppen für sein Portfolio relevant sind.
Die hier getätigte Auswahl beeinflusst die Anzeige von Kosten und Aufwänden in den Modulen Budget und Status

Quality Gates

Informationen

In der Listbox Aktive Vorlage des Datenbereichs Quality Gates wird für das geöffnete Portfolio eine Quality Gates-Vorlage ausgewählt. Diese enthält ein oder mehrere definierte Quality Gates, die in die Planungsobjekte des Portfolios einkopiert werden können und somit dem Portfoliomanager als Kontrollinstrument für die Überwachung des Fortschritts der Planungsobjekte dienen können.
Die ausgewählte Vorlage gilt für alle Planungsobjekte des Portfolios, in die Quality Gates einkopiert werden.

Details

Das Einkopieren der Vorlagen in die Planungsobjekte erfolgt
- entweder automatisch beim Zuordnen eines Planungsobjekts zum Portfolio. Hierzu ist das Aktivieren des Parameters QG-Vorlage automatisch kopieren im Modul Portfoliosteckbrief notwendig.
- oder manuell im Modul Quality Gates.
Erstellt werden Quality Gates-Vorlagen im Modul Quality Gates-Vorlagen.

Hinweise

Wurde die Quality Gates-Vorlage bereits einem Planungsobjekt zugeordnet, kann sie nicht mehr portfolioweit ausgetauscht werden oder aus dem Portfolio entfernt werden.
- Beim Versuch eine neue Vorlage aus der Listbox Aktive Vorlage auszuwählen oder die ausgewählte zu entfernen, erscheint die Meldung: Die ausgewählte Vorlage wird in einem der dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekten verwendet. Um eine neue Vorlage auszuwählen, löschen Sie bitte zuerst die entsprechenden Quality Gates.
Es ist nicht möglich, einem Portfolio eine Vorlage zuzuordnen, wenn mind. ein Planungsobjekt einem anderen Portfolio zugeordnet ist, das eine andere Vorlage verwendet. Es wird eine Meldung mit der Auflistung der betroffenen Projekte ausgegeben.

Planungsobjekte

Informationen

In diesem Bereich sind alle dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekte aufgelistet. Die aufgelisteten Planungsobjekte werden gruppiert dargestellt.
Neue Planungsobjekte können hier dem Portfolio zugeordnet werden, sowie vorhandene Zuordnungen gelöscht werden.

Details

Durch Betätigen des Links auf der ID eines Planungsobjekts wird das Panel Projekt (Idee, Vorhaben, Programm) mit dem entsprechenden Planungsobjekt geöffnet.
Die Einschätzung für ein Planungsobjekt kann in den Modulen Status der Planungsobjekte und Status durch den Portfoliomanager über den »-Button angepasst werden.

Hinweis

Einschätzungen und Kommentare des Portfoliomanagers sind nur in den Modulen des Portfolios ersichtlich und haben keinerlei Auswirkung auf die Planungsobjekte.

Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen

Vorgehensweise

Die Schaltfläche Planungsobjekt(e) zuordnen betätigen.
- Das Modul Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen öffnet sich.
- Die entsprechende Checkbox aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen, um ein oder mehrere Planungsobjekte aus der Liste dem Portfolio zuzuordnen.
- Speichern.

Hinweis

Ist für das gewünschte Portfolio bereits eine Quality Gate-Vorlage ausgewählt, wird beim Zuordnen der Planungsobjekte geprüft, ob mind. eines der Planungsobjekte bereits in einem anderen Portfolio enthalten ist, das eine andere Quality-Gate Vorlage verwendet. Die Zuordnung ist in diesem Fall nicht möglich. Es wird eine Meldung mit der Auflistung der betroffenen Planungsobjekte und Portfolios ausgegeben.

Planungsobjekt aus Portfolio entfernen

Vorgehensweise

Auf das gewünschte Planungsobjekt rechtsklicken.
Den Befehl Löschen aus dem Kontextmenü auswählen.
Speichern.