Portfolio-Statusbericht erstellen

Information

Ein Portfolio-Statusbericht gibt den fixierten Stand eines Portfolios zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder.
- Er bildet verdichtete Daten der Portfolio-Planungsobjekte sowie die Einschätzungen des Portfoliomanagers zum Status des Portfolios und der einzelnen Planungsobjekte ab.
- Vom Portfolio-Statusbericht aus können auch Statusberichte der einzelnen Planungsobjekte eingesehen werden.

Wo kann man Portfolio-Statusberichte erstellen?

Im Modul Status des gewünschten Portfolios.

Rufen Sie das Portfolio auf, indem Sie den Eintrag Multiportfolioboard im Benutzermenü der Rolle Portfoliomanager anklicken und im Modul Portfolios, das sich nun öffnet, den Link auf der ID des Portfolios betätigen. Wechseln Sie im geöffneten Portfolio anschließend zum Modulreiter Status.

Wer darf einen Portfolio-Statusbericht erstellen?

Alle Benutzer, die Zugriff auf das Modul Status und Änderungsrechte für Portfolios haben. Im PLANTA-Standard sind es die Manager der jeweiligen Portfolios und die Multiportfoliomanager. Informationen zu den Benutzerrechten finden Sie hier.

Kopfdaten festlegen

Vorgehensweise

Das Modul Status des gewünschten Portfolios öffnen.
Im Feld Bericht im Modulkopf einen Namen für den Bericht eintragen und aus der Listbox für* den Monat auswählen, für den der Statusbericht gelten soll.

Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht auswählen und Einschätzungen abgeben

Informationen

Soll ein Portfolio-Statusbericht Daten der im Portfolio enthaltenen Planungsobjekte abbilden, muss vor der Erstellung des Portfolio-Statusberichts ausgewählt werden:
- welche Planungsobjekte in den Statusbericht einbezogen werden sollen,
- welchen Stand die einbezogenen Daten haben sollen (das heißt, aus welchen Planungsobjekt-Statusberichten die Daten entnommen werden),
- auf welche Weise die Daten im Portfolio-Statusbericht verwendet werden sollen. Es gibt zwei Verwendungsmöglichkeiten:
  - Allgemeine Verwendung im Portfolio-Statusbericht (PSB): Daten zu Kosten, Aufwand, Terminen und Risiken/Chancen von Planungsobjekte werden summiert im Portfolio-Statusbericht abgelegt. Der Zustand der Planungsobjekte sowie die Einschätzungen von Projekt- und Portfoliomanager werden ebenfalls hinterlegt.
  - Verwendung in der Time & Budget-Matrix (TBM): Planungsobjekte werden im Portfolio-Statusbericht in einer Time & Budget-Matrix abgebildet. Die Matrix zeigt an, inwiefern die einzelnen Planungsobjekte ihre Budgets und Zeitpläne einhalten.
Bei Bedarf in der Zeile eines Planungsobjekts im Feld Einschätzung Portfoliomanager (Einsch. PFM) über den Button » eine Einschätzung hinterlegen (
,
oder
).
- Wird kein Daumensymbol angezeigt, bedeutet das, dass keine Einschätzung abgegeben wird.
- Wenn der Datensatz eines Planungsobjekts aufgeklappt wird, kann im Feld Kommentar des Portfoliomanager ein Kommentar hinterlegt werden.

Vorgehensweise

Im Bereich Planungsobjekte mit Statusberichtsauswahl allen Planungsobjekten des Portfolios, deren Daten verwendet werden sollen, je einen freigegebenen Statusbericht zuweisen. Die Daten dieser Statusberichte werden für den Portfolio-Statusbericht verwendet.
- Hierzu den Button
  Dem Planungsobjekt einen Statusbericht zuordnen betätigen.
  - Das Auswahlmodul Statusbericht zuordnen öffnet sich.
  - Auf den gewünschten Statusbericht klicken.
    - Der Statusbericht wird dem ausgewählten Planungsobjekt zugeordnet.
Durch Setzen oder Entfernen des Hakens in der Checkbox PSB bestimmen, ob die Daten des jeweiligen Planungsobjekts im verdichtet Portfolio-Statusbericht berücksichtigt werden sollen.
Durch Setzen oder Entfernen des Hakens in der Checkbox TBM bestimmen, ob die Daten des jeweiligen Planungsobjekts in der Time & Budget-Matrix angezeigt werden sollen.
- Die Checkbox TBM kann nur aktiviert werden, wenn die Checkbox PSB aktiv ist.

Details

Es besteht außerdem die Möglichkeit, den Planungsobjekten ihre neuesten Statusberichte gesammelt zuzuweisen. Mehr dazu

Einschätzungen und Kommentare zum Portfolio-Status erfassen

Vorgehensweise

Im Bereich Einschätzungen durch Betätigen des Buttons » Einschätzung ändern für die entsprechenden Faktoren (Kosten, Terminen etc.) das gewünschte Symbol auswählen (
,
oder
).
- Wird kein Daumensymbol angezeigt, bedeutet das, dass keine Einschätzung abgegeben wurde.
- Im Feld Kommentar können zu jedem Faktor Anmerkungen hinzugefügt oder geändert werden.
- Sofern zuvor Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht ausgewählt wurden (siehe Abschnitt Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht auswählen), werden durch Aufklappen der Baumstruktur zu einigen der Faktoren verdichtete Daten der Planungsobjekte angezeigt.

Statusbericht erstellen

Vorgehensweise

Schaltfläche Statusbericht erstellen im Kopf des Moduls betätigen.
Die Meldung Sind alle Eingaben (Einschätzungen/Kommentare) und Zuordnungen (Statusberichte zu Planungsobjekten) vollständig und aktuell? mit Ja bestätigen.
Der Statusbericht ist jetzt erstellt und kann nicht mehr bearbeitet werden.
- Die Ansicht wechselt automatisch ins Modul Portfolio-Statusbericht, in dem der erstellte Statusbericht eingesehen und freigegeben, gedruckt oder wieder gelöscht werden kann.

Statusbericht freigeben

Informationen

Nach der Erstellung kann der Portfolio-Statusbericht als ein offizieller Monatsbericht freigegeben werden.
Freigegebene Statusberichte können nicht unmittelbar gelöscht werden. Vor dem Löschen muss die Freigabe zunächst durch einen Multiportfoliomanager aufgehoben werden.

Vorgehensweise

Im Modul Portfolio-Statusbericht im Kopf die Schaltfläche Freigeben betätigen.
Die Frage Statusbericht ist nach Freigabe nicht mehr änderbar. Weiter? mit Ja beantworten.
Damit wird der Statusbericht zum Monatsbericht.