Status (Portfolio) MOD009CSG

Einstieg

• Portfoliomanagement → Multiportfolioboard → Portfolios → Klick auf die ID de gewünschten Portfolios → Panel Portfolio → Status

Information

• In diesem Modul werden

  • sowohl die bereits vorhandenen Portfolio-Statusberichte aufgelistet mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Faktoren.

  • als auch neue Statusberichte erstellt sowie alle für die Erstellung des Statusberichts relevanten Einstellungen und Eingaben vorgenommen.

Hinweis

• Benutzer mit Multiportfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen in allen Portfolios zu nutzen.

• Benutzer mit Portfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen nur in eigenen Portfolios zu nutzen.

Einschätzungen und Kommentare für Portfolio erfassen

Information

• Im Bereich Einschätzungen können Einschätzungen und Kommentare zu verschiedenen Portfolio-Faktoren erfasst oder geändert werden, die für den aktuell zu erstellenden Statusbericht verwendet werden sollen.

Vorgehensweise

• Durch Klick auf die Pfeil-Schaltfläche neben dem Daumensymbol lässt sich dieses ändern.

  • Erscheint kein Daumensymbol, bedeutet es, dass keine Einschätzung zu dem Faktor vorhanden ist.

• Den Vorgang für jeden der gewünschten Faktoren wiederholen.

• Im Feld Kommentar können zu jedem Faktor Anmerkungen manuell hinzugefügt oder bestehende geändert werden.

Details

• Zu den Faktoren Kosten, Aufwand, Termine und Risiken/Chancen werden durch Aufklappen der Baumstruktur summierte Statusberichtsdaten aus Planungsobjekten angezeigt, denen ein Statusbericht im Bereich Planungsobjekte mit Statusbericht-Zuordnung zugewiesen wurde (da der Statusbericht hierbei als Quelle dieser Daten fungiert).

  • Die Daten werden sowohl tabellarisch als auch grafisch dargestellt.

Planungsobjekt-Statusberichte zuordnen / Zuordnungen entfernen

Planungsobjekte mit Statusberichts-Auswahl

Information

• Im Bereich Planungsobjekte mit Statusberichts-Auswahl kann definiert werden, die Daten welcher Planungsobjekte in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden sollen und welche in der Time&Budget-Matrix des Portfolio-Statusberichts berücksichtigt werden sollen.

• Des Weiteren werden hier den Planungsobjekten, deren Daten in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht einfließen sollen, Statusberichte zugewiesen (gewöhnlich der letzte freigegebene Statusbericht), da in Portfolio-Statusberichten nicht die aktuellen Projektstände sondern nur die fixierten Projektstände berücksichtigt werden können.

Details zu Symbolen

• Die Angaben zur Einschätzung jedes Planungsobjekts (Daumen-Symbole) sowie die Ampeln zu berechneten Ständen stammen aus den ausgewählten Statusberichten.

• Neben der Gesamteinschätzung des jeweiligen Projektleiters wird auch die Einschätzung des Portfoliomanagers für jedes Planungsobjekt angezeigt und kann über den Button angepasst werden.

Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht und Time&Budget-Matrix auswählen

• Haken in der Checkbox PSB in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktivieren/deaktivieren.

  • Das entsprechende Planungsobjekt wird im Portfolio-Statusbericht berücksichtigt / nicht berücksichtigt

• Haken in der Checkbox TBM in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktiviert/deaktivieren.

  • Das entsprechende Planungsobjekt wird in der Time&Budget-Matrix berücksichtigt / nicht berücksichtigt

    • Die Checkbox TBM kann nur aktiviert werden, wenn die Checkbox PSB aktiv ist.

Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte manuell zuweisen

• In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht auswählen betätigen, um Statusberichte zuzuordnen.

  • Hat das Planungsobjekt keine freigegebenen Berichte, wird eine Meldung ausgegeben, die darauf hinweist.

• Das Auswahlmodul Statusbericht zuordnen öffnet sich.

• Den gewünschten Statusbericht durch Aktivieren der Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählten Statusbericht zuordnen betätigen.

  • Der ausgewählter Statusbericht wird dem ausgewählten Planungsobjekt zugeordnet.

Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte automatisch zuweisen

• Alternativ zur individuellen manuellen Auswahl jedes einzelnen Statusberichts können die zuletzt freigegebenen Statusberichte gesammelt durch Betätigen der Schaltfläche Aktuelle Statusberichte zuordnen ausgewählt werden.

  • Eine manuelle Auswahl eines anderen Statusberichts ist anschließend dennoch möglich.

Zuweisung von Statusberichten entfernen

• In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht-Zuordnung entfernen betätigen.

• Die Meldung Statusbericht-Zuordnung entfernen? mit Ja bestätigen.

Hinweis

• Wird dem Planungsobjekt nicht der aktuellste freigegebene Statusbericht zugeordnet, sondern einer der älteren, erscheint in der Planungsobjekt-Zeile sogleich eine rote Ampel, die signalisiert, dass nicht der aktuellste Bericht ausgewählt wurde.

Planungsobjekte ohne Statusberichts-Auswahl

Information

• Im Bereich Planungsobjekte ohne Statusberichts-Auswahl werden alle Planungsobjekte des Portfolios aufgelistet, für die keine Statusberichte ausgewählt werden können, weil diese Planungsobjekte grundsätzlich keine Statusberichte haben.

• Diese Planungsobjekte können zwar durch Aktivieren der Checkbox PSB in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden, es handelt sich dabei jedoch um eine reine Auflistung dieser Planungsobjekte und evtl. noch vorhandene Kommentare und Einschätzungen des Portfoliomanagers.

Portfolio-Statusbericht erstellen

Vorgehensweise

• Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.

• Die folgende Frage im Dialog mit Ja beantworten: Sind alle Eingaben (Einschätzungen/Kommentare) und Zuordnungen (Statusberichte zu Planungsobjekten) vollständig und aktuell?

• Der Statusbericht ist jetzt erstellt und kann nicht mehr bearbeitet werden.

• Es wird automatisch ins Modul Portfolio-Statusbericht gewechselt, in dem der erstellte Statusbericht eingesehen ggf. freigegeben oder gedruckt werden kann.

Portfolio-Statusberichte

Information

• Im Bereich Portfolio-Statusberichte werden die bereits vorhandenen Statusberichte mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Portfoliofaktoren (Termine, Kosten etc) aufgelistet.

• Durch Klick auf die ID im Feld Bericht kann der entsprechende Bericht mit den detaillierten Informationen im Modul Portfolio-Statusbericht aufgerufen und eingesehen werden.