sowohl die bereits vorhandenen Portfolio-Statusberichte aufgelistet mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Faktoren.
als auch neue Statusberichte erstellt sowie alle für die Erstellung des Statusberichts relevanten Einstellungen und Eingaben vorgenommen.
Hinweis
Benutzer mit Multiportfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen in allen Portfolios zu nutzen.
Benutzer mit Portfoliomanager-Rechten sind berechtigt, die Funktion Portfolio-Statusberichte erstellen nur in eigenen Portfolios zu nutzen.
Einschätzungen und Kommentare für Portfolio erfassen
Information
Im Bereich Einschätzungen können Einschätzungen und Kommentare zu verschiedenen Portfolio-Faktoren erfasst oder geändert werden, die für den aktuell zu erstellenden Statusbericht verwendet werden sollen.
Vorgehensweise
Durch Klick auf die Pfeil-Schaltfläche neben dem Daumensymbol lässt sich dieses ändern.
Erscheint kein Daumensymbol, bedeutet es, dass keine Einschätzung zu dem Faktor vorhanden ist.
Den Vorgang für jeden der gewünschten Faktoren wiederholen.
Im Feld Kommentar können zu jedem Faktor Anmerkungen manuell hinzugefügt oder bestehende geändert werden.
Details
Zu den Faktoren Kosten, Aufwand, Termine und Risiken/Chancen werden durch Aufklappen der Baumstruktursummierte Statusberichtsdaten aus Planungsobjekten angezeigt, denen ein Statusbericht im Bereich Planungsobjekte mit Statusbericht-Zuordnung zugewiesen wurde (da der Statusbericht hierbei als Quelle dieser Daten fungiert).
Die Daten werden sowohl tabellarisch als auch grafisch dargestellt.
Im Bereich Planungsobjekte mit Statusberichts-Auswahl kann definiert werden, die Daten welcher Planungsobjekte in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden sollen und welche in der Time&Budget-Matrix des Portfolio-Statusberichts berücksichtigt werden sollen.
Des Weiteren werden hier den Planungsobjekten, deren Daten in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht einfließen sollen, Statusberichte zugewiesen (gewöhnlich der letzte freigegebene Statusbericht), da in Portfolio-Statusberichten nicht die aktuellen Projektstände sondern nur die fixierten Projektstände berücksichtigt werden können.
Details zu Symbolen
Die Angaben zur Einschätzung jedes Planungsobjekts (Daumen-Symbole) sowie die Ampeln zu berechneten Ständen stammen aus den ausgewählten Statusberichten.
Neben der Gesamteinschätzung des jeweiligen Projektleiters wird auch die Einschätzung des Portfoliomanagers für jedes Planungsobjekt angezeigt und kann über den Button angepasst werden.
Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht und Time&Budget-Matrix auswählen
Haken in der Checkbox PSB in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktivieren/deaktivieren.
Das entsprechende Planungsobjekt wird im Portfolio-Statusbericht berücksichtigt / nicht berücksichtigt
Haken in der Checkbox TBM in der Zeile des gewünschten Planungsobjekts aktiviert/deaktivieren.
Das entsprechende Planungsobjekt wird in der Time&Budget-Matrix berücksichtigt / nicht berücksichtigt
Die Checkbox TBM kann nur aktiviert werden, wenn die Checkbox PSB aktiv ist.
Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte manuell zuweisen
In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht auswählen betätigen, um Statusberichte zuzuordnen.
Hat das Planungsobjekt keine freigegebenen Berichte, wird eine Meldung ausgegeben, die darauf hinweist.
Den gewünschten Statusbericht durch Aktivieren der Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählten Statusbericht zuordnen betätigen.
Der ausgewählter Statusbericht wird dem ausgewählten Planungsobjekt zugeordnet.
Den ausgewählten Planungsobjekten Statusberichte automatisch zuweisen
Alternativ zur individuellen manuellen Auswahl jedes einzelnen Statusberichts können die zuletzt freigegebenen Statusberichte gesammelt durch Betätigen der Schaltfläche Aktuelle Statusberichte zuordnen ausgewählt werden.
Eine manuelle Auswahl eines anderen Statusberichts ist anschließend dennoch möglich.
Zuweisung von Statusberichten entfernen
In der Zeile des gewünschten Planungsobjekts die Schaltfläche Statusbericht-Zuordnung entfernen betätigen.
Die Meldung Statusbericht-Zuordnung entfernen? mit Ja bestätigen.
Hinweis
Wird dem Planungsobjekt nicht der aktuellste freigegebene Statusbericht zugeordnet, sondern einer der älteren, erscheint in der Planungsobjekt-Zeile sogleicheine rote Ampel, die signalisiert, dass nicht der aktuellste Bericht ausgewählt wurde.
Planungsobjekte ohne Statusberichts-Auswahl
Information
Im Bereich Planungsobjekte ohne Statusberichts-Auswahl werden alle Planungsobjekte des Portfolios aufgelistet, für die keine Statusberichte ausgewählt werden können, weil diese Planungsobjekte grundsätzlich keine Statusberichte haben.
Diese Planungsobjekte können zwar durch Aktivieren der Checkbox PSB in den zu erstellenden Portfolio-Statusbericht aufgenommen werden, es handelt sich dabei jedoch um eine reine Auflistung dieser Planungsobjekte und evtl. noch vorhandene Kommentare und Einschätzungen des Portfoliomanagers.
Portfolio-Statusbericht erstellen
Vorgehensweise
Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.
Die folgende Frage im Dialog mit Ja beantworten: Sind alle Eingaben (Einschätzungen/Kommentare) und Zuordnungen (Statusberichte zu Planungsobjekten) vollständig und aktuell?
Der Statusbericht ist jetzt erstellt und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Es wird automatisch ins Modul Portfolio-Statusbericht gewechselt, in dem der erstellte Statusbericht eingesehen ggf. freigegeben oder gedruckt werden kann.
Portfolio-Statusberichte
Information
Im Bereich Portfolio-Statusberichte werden die bereits vorhandenen Statusberichte mit Angaben zu Stand, Status und Einschätzung des Portfoliomanagers zu verschiedenen Portfoliofaktoren (Termine, Kosten etc) aufgelistet.
Durch Klick auf die ID im Feld Bericht kann der entsprechende Bericht mit den detaillierten Informationen im Modul Portfolio-Statusbericht aufgerufen und eingesehen werden.
