Ressourcendatenblatt MOD0099DT

Einstieg

• PM-Administration → Stammdaten → Benutzer, Rollen, Ressourcen → Ressourcen → Link auf dem Namen der gewünschten Ressource oder die Schaltfläche Neu zum Anlegen einer neuen Ressource → Ressourcendatenblatt
• PM-Administration → Stammdaten → Benutzer, Rollen, Ressourcen → Personen → Schaltfläche Alles, wenn alle Personen angezeigt werden sollen, anklicken, oder im Suchfeld gezielt nach der gewünschten Person suchen → Baumstruktur im Personendatensatz aufklappen → den Link auf dem Personenressourcennamen betätigen
• PM-Administration → Stammdaten → Benutzer, Rollen, Ressourcen → Ressourcenstruktur → Klick auf den Link auf dem Namen der gewünschten Ressource
• Ressourcenmanagement → Info- und Statusmodule → Ressourcenstruktur (Anzeige) → Klick auf den Link auf dem Namen der gewünschten Ressource

Informationen

• Im Modul Ressourcendatenblatt werden Ressourcendaten in Form eines Datenblattes erfasst und verwaltet.
• Die hier erfassten Ressourcen können im Modul Terminplan in Projekte eingeplant werden.

Berechtigungen

• Um neue Ressourcen anzulegen sowie Ressourcendaten erfassen oder ändern zu können, werden Multiprojektmanger-, Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Multirequestmanager-Rechte benötigt.

Ressource anlegen

Vorgehensweise

• Im leeren Ressourcendatenblatt die ID der Ressource (z. B. als Namenskürzel) im Feld Ressourcen-ID vergeben.
• Den Ressourcennamen im Feld Ressource eintragen.
• Weitere Muss-Daten definieren:
  • Ressourcenart
    • Ressourcen mit der Ressourcenart = 1I oder 1E (Interner Mitarbeiter und Externer Mitarbeiter) muss eine Person zugeordnet werden. Dafür aus der Listbox Person eine Person auswählen. Ohne das Füllen dieses Feldes ist Speichern nicht möglich.
  • Default-Kostenart

• Default-Kostenstelle vergeben, damit die Zugriffsrechte für Planungsobjekte definiert werden können.
• Durch die Auswahl im Feld Übergeordnete Ressource die Ressource in die Struktur aufnehmen und einen Ressourcenstrukturcode vergeben, der für die Steuerung der Zugriffsrechte auf Ressourcen notwendig ist. Näheres hierzu siehe im Kapitel "Ressourcenstruktur bearbeiten".
• Start- und Endperiode werden beim Aufruf des Moduls automatisch mit dem Heute-Datum vorbelegt und müssen entsprechend der Definition des Planungshorizonts der Ressource angepasst werden. Dies sollte man jedoch erst am Ende der Stammdatenerfassung vornehmen. Hierzu siehe das nachfolgende Kapitel "Ressourcenperioden und Verfügbarkeit".
• Speichern.

Details

• Weitere Ressourcenparameter können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.
  • Hier finden Sie die Auflistung und Beschreibung aller Ressourcenfelder/-parameter.
• Einige Parameter sind bereits mit Default-Werten vorbelegt, die wie gewünscht geändert werden können.

Ressourcenperioden und Verfügbarkeit

Information

• Damit eine Ressource in PLANTA project in Projekte eingeplant werden kann, muss für sie pro Tag ein Datensatz (Periodendatensatz oder auch einfach Periode genannt) angelegt werden, in dem verschiedene Planungsparameter definiert werden.
• Periodendatensätze werden in PLANTA durch das Festlegen eines Planungszeitraums (Planungshorizonts) in den Feldern Start- und Endperiode und anschließendem Speichern automatisch generiert und können durch Betätigen der Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen im Modul Verfügbarkeit eingesehen und bei Bedarf bearbeitet werden, wenn in den einzelnen Perioden andere Einstellungen gelten sollen als im Ressourcendatensatz definiert.

Perioden anlegen

Vorgehensweise

• Felder Start- und Endperiode füllen und speichern.
  • Beim Speichern werden entsprechend den Datumsangaben für den gesamten Zeitraum einzelne Periodendatensätze der Ressource erzeugt, die über die Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen im Modul Verfügbarkeit eingesehen und bearbeitet werden können.
  • Einige, im Modul Ressourcendatenblatt vordefinierte Ressourcen-Stammdaten-Werte (z. B. Verfügbare Kapazität für Perioden, Einheit/Tag etc. ) werden als Default-Werte für die einzelnen neu angelegten Periodendatensätze verwendet.

Achtung

• PLANTA empfiehlt, Start- und Endperiode erst zu füllen, wenn alle Ressourcenparameter definiert sind. Grund: Wie oben erwähnt, werden beim Erzeugen der Perioden-Datensätze einige im Ressourcendatenblatt definierten Default-Werte auf die einzelnen Perioden übertragen. Ändert man sie, nachdem Perioden bereits erzeugt wurden, muss man die Perioden wieder löschen und neu erzeugen, oder die Funktion Perioden aktualisieren für den gesamten zuvor definierten Zeitraum anwenden, da Änderungen nicht auf die bereits bestehende Perioden übertragen werden.

Details

• Der im Datenfeld Kalender hinterlegte Kalender wird als Grundlage für die Erstellung der Perioden verwendet. D. h. z. B. Tage, die im Kalender als Nicht-Arbeitstage definiert sind, werden im entsprechenden Periodendatensatz mit Arbeit = angelegt.
• Nachdem für den definierten Zeitraum Periodendatensätze erzeugt wurden, können die einzelnen Datensätze, falls gewünscht, im Modul Verfügbarkeit bearbeitet/geändert werden, z.B. falls für einzelne Periodendatensätze die vom Quell-Kalender oder von den Einstellungen im Ressourcendatenblatt abweichende Einstellungen gelten sollen, (z. B. Brückentage als Nicht-Arbeitstage definieren etc.).

Hinweise

• Wird eine neue Ressource angelegt, für diese vorerst aber keine Perioden definiert, wird dennoch ein Periodendatensatz mit dem Datum der Anlage der Ressource erzeugt, entsprechend den Einträgen in den Feldern Startperiode/Endperiode, die bei Anlage einer neuen Ressource automatisch mit dem Heute-Datum gefüllt werden.
• Das Ändern oder Füllen der Felder Start- und Endperiode der Ressource, ohne einen Kalender für diese Ressource ausgewählt zu haben, ist nicht möglich. Versucht man dies dennoch, wird eine Meldung ausgegeben, die darauf hinweist.
• Wird im Feld Startperiode oder Endperiode ein Datum eingetragen, das außerhalb der Eckdaten des ausgewählten Kalenders liegt, kommt die Meldung: Endperiode liegt nach Ende des ausgewählten Kalenders oder Startperiode liegt vor Beginn des ausgewählten Kalenders.
• Wird die verfügbare Kapazität der untergeordneten Ressourcen auf die übergeordnete Ressource verdichtet (Parameter Perioden verdichten), wird die verfügbare Kapazität der übergeordneten Ressource bei Änderungen der Perioden der untergeordneten Ressourcen automatisch angepasst.
• Außerhalb des Planungshorizontes werden Ressourcen mit Default-Werten aus dem Ressourcendatenblatt berechnet.
• Die Größe des Planungshorizontes beeinflusst die Rechenzeit und den Platzbedarf der Datenbank.

Perioden bearbeiten/aktualisieren

Information

• Nachdem für den definierten Zeitraum Periodendatensätze erzeugt wurden, können die einzelnen Datensätze, falls gewünscht, im Modul Verfügbarkeit bearbeitet/geändert werden, z.B. falls für einzelne Periodendatensätze die vom Quell-Kalender oder von den Einstellungen im Ressourcendatenblatt abweichende Einstellungen gelten sollen, (z. B. Brückentage als Nicht-Arbeitstage definieren etc.).
• Werden nachträglich Änderungen an Ressourcen-Stammdaten im Ressourcendatenblatt (z. B. Verfügbare Kapazität für Perioden) oder in dem der Ressource zugeordneten Kalender vorgenommen, werden sie nicht automatisch in die bestehenden Periodendatensätze übernommen, sondern nur auf die neu erstellten angewandt. Um die Wirkung der Änderung auch für die bestehenden Perioden zu erreichen, müssen die Periodendatensätze für den gewünschten Zeitraum aktualisiert werden. Hierzu siehe die Vorgehensweise weiter unten.
  • Dieselbe Vorgehensweise gilt für die Festlegung mehrerer Zeiträume (auch initial nicht nur nachträglich) mit unterschiedlichen Planungsparametern innerhalb eines Planungshorizonts einer Ressource und stellt somit eine zeitsparende Alternative zum manuellen Ändern der Parameter in den einzelnen Periodendatensätzen im Modul Verfügbarkeit dar.

Perioden für einen bestimmten Zeitraum aktualisieren

• Im Modul Ressourcendatenblatt
  
  • die Werte der gewünschten Parameter ändern
  • den gewünschten Zeitraum in den Feldern von und bis festlegen
  • die Schaltfläche Perioden aktualisieren betätigen
    • Dabei werden die neuen Parameterwerte automatisch auf alle Periodendatensätze des festgelegten Zeitraums übernommen (zu prüfen im Modul Verfügbarkeit).
  • entscheiden, ob die geänderten Parameterwerte zukünftig für alle neu erzeugten Perioden gelten sollen oder ob diese wieder auf den ursprünglichen Wert geändert werden sollen

Beispiel

• Eine Person hat einen Planungshorizont vom 01.01.2017 bis zum 31.12.2018 und eine Verfügbarkeit 8 Std. pro Tag. Es existieren bereits Perioden für den gesamten Planungshorizont. Die Person wird vom 01.07.17 reduziert arbeiten und eine Verfügbarkeit von 4 Std. pro Tag haben.
  
  • Im Feld von 01.07.17 und im Feld bis 31.12.18 eintragen und speichern
  • Die Schaltfläche Perioden aktualisieren betätigen.
    • Dabei wird in den Periodendatensätzen zwischen dem 01.07.17 und dem 31.12.18 die Verfügbarkeit im Feld (Einheit/Periode) von 8 auf 4 geändert.

Hinweis

• Beim Ändern der Parameter für bestimmte Zeiträume soll beachtet werden, dass es im Moment keine Möglichkeit der Änderungsverfolgung besteht.

Perioden löschen

Vorgehensweise 1: Perioden für einen bestimmten Zeitraum löschen

• Felder Startperiode und Endperiode oder eines von den beiden anpassen und speichern.
  • Dabei werden alle Periodendatensätze außerhalb des definierten Zeitraumes gelöscht. Siehe Hinweise unter Achtung
    • Wurden Startperiode und/oder Endperiode so geändert, dass sie außerhalb des zuvor definierten Zeitraumes liegen, werden beim Speichern gleichzeitig neue Periodendatensätze erzeugt.
    • Wurden zuvor auch Änderungen an den Ressourcen-Parametern durchgeführt, werden diese in die neuen Periodendatensätze übernommen.

Vorgehensweise 2: Perioden vollständig löschen

• Um die erzeugten Perioden vollständig zu löschen, muss im Modul Ressourcendatenblatt die Schaltfläche Perioden löschen betätigt werden.

Achtung

• Urlaub und Abwesenheit
  • Urlaub- oder/und Abwesenheitsdaten der Ressource, die in einzelnen Periodendatensätzen gespeichert sind, werden beim Löschen der Perioden mitgelöscht und müssen bei neu angelegten Perioden neu erfasst werden. Möchte man die Urlaubs- und Abwesenheitsdaten beibehalten, sollen Perioden nicht gelöscht und neu angelegt werden, sondern aktualisiert werden. Hierzu siehe den Abschnitt Perioden bearbeiten
• Einplanung
  • Existieren beim Löschen der Ressourcenperioden bereits Ist-Daten, werden diese nicht gelöscht. 
  • Die Rest-Daten werden ebenfalls nicht gelöscht, allerdings aufgrund von fehlenden Perioden
    • bei Ressourcen mit der Belastungskurve CAP auf einen Tag, der dem kalkulierten Anfangstermin des entsprechenden Vorgangs entspricht, eingeplant.
    • bei Ressourcen mit Belastungskurven BLD oder gar ohne Belastungskurve gleichmäßig über die gesamte Dauer des Vorgangs verteilt.

Hinweis

• Ist die Ressource zum Zeitpunkt des Löschens der Perioden bereits eingeplant und werden für sie nach dem Löschen neue Perioden erzeugt, muss eine Neuplanung durchgeführt werden, damit die Planungsdaten aus den Projekten auf die Periodendatensätze (DT468) erneut geschrieben werden.

Ressource bearbeiten / Ressourcenparameter ändern

Information

• Durch die Eingabe oder Änderung der gewünschten Ressourcenparameter in einzelnen Feldern im Ressourcendatenblatt können die Ressourcendaten bearbeitet werden.

Hier finden Sie die Auflistung und Beschreibung aller Ressourcenfelder/-parameter.

Achtung

• Werden bestimmte periodenrelevante Ressourcenparameter geändert, nachdem Periodendatensätze bereits erzeugt wurden, werden die Änderungen nicht automatisch auf die existierenden Periodendatensätze übernommen, so dass diese aktualisiert werden müssen. Dabei erscheint nach Speichern der Änderungen eine Infomeldung, die den Benutzer explizit darauf hinweist. Mehr dazu siehe im Kapitel "Ressourcenperioden und Verfügbarkeit".

Ressourcenstruktur bearbeiten

Ressourcenstruktur bilden (ändern)

Information

• Im Modul Ressourcendatenblatt ist es möglich, für die gewünschte Ressource eine übergeordnete Ressource zu definieren (dadurch entsteht eine Ressourcenstruktur) oder, falls eine vorhanden ist, diese zu ändern.

Ressource in die Struktur aufnehmen

• Die gewünschte übergeordnete Ressource im Feld Übergeordnete Ressource aus der Listbox auswählen.
• Die erschienene Meldung bestätigen.
• Speichern.
  • Dabei erscheint das Feld Ressourcenstrukturcode gelb, was signalisieren soll, dass der Ressourcenstrukturcode nicht die Position der Ressource in der Struktur widerspiegelt.
• Anschließend den Ressourcenstrukturcode anpassen. Wir empfehlen, den Ressourcenstrukturcode im Modul Ressourcenstruktur zu ändern, da dort die komplette Struktur und die Strukturcodes aller Ressourcen sichtbar sind.
  
  • Sobald man den Ressourcenstrukturcode angepasst hat, erscheint eine weitere Meldung, die darauf hinweist, dass die Zugriffseinstellungen für Benutzer überprüft und evtl. angepasst werden, da Ressourcenstrukturcodes in PLANTA project für die Steuerung des Zugriffs auf Ressourcen verwendet werden.

Position der Ressource in der Struktur ändern

• Falls die Strukturposition einer bereits in der Struktur befindlichen Ressource verändert werden soll, eine neue übergeordnete Ressource auswählen und die Meldung bestätigen.
• Anschließend den Ressourcenstrukturcode anpassen.

Hinweise

• Beim "Umhängen" von untergeordneten Ressourcen
  • wird die verfügbare Kapazität der übergeordneten Ressource(n) automatisch angepasst.
  • wird die Auslastung der direkt übergeordneten Ressource automatisch angepasst, die der übergeordneten Ressourcen höherer Ebenen nicht. Um eine Aktualisierung auf allen Strukturebenen zu gewährleisten, muss im Modul Neuplanung (Berechnung aller Projekte) eine Entlastung und anschließend eine Neuplanung aller Projekte durchgeführt werden.

Ressource aus Struktur entfernen

Vorgehensweise

• Wenn die gewünschte Ressource bereits in der Struktur vorhanden ist, erscheint im Feld Übergeordnete Ressource eine übergeordnete Ressource.
• Diese aus dem Feld entfernen.
• Die erschienene Meldung bestätigen.
• Speichern.
• Anschließend den Ressourcenstrukturcode anpassen. Wir empfehlen, den Ressourcenstrukturcode im Modul Ressourcenstruktur zu ändern, da dort die komplette Struktur und die Strukturcodes aller Ressourcen sichtbar sind.
  • Sobald man den Ressourcenstrukturcode angepasst hat, erscheint eine weitere Meldung, die darauf hinweist, dass die Zugriffseinstellungen für Benutzer überprüft und evtl. angepasst werden, da Ressourcenstrukturcodes in PLANTA project für die Steuerung des Zugriffs auf Ressourcen verwendet werden.

Hinweise

• Beim Entfernen einer Ressource aus der Struktur
  • wird die verfügbare Kapazität der übergeordneten Ressource(n) automatisch angepasst.
  • wird die Auslastung der direkt übergeordneten Ressource automatisch angepasst, die der übergeordneten Ressourcen höherer Ebenen nicht. Um eine Aktualisierung auf allen Strukturebenen zu gewährleisten, muss im Modul Neuplanung (Berechnung aller Projekte) eine Entlastung und anschließend eine Neuplanung aller Projekte durchgeführt werden.

Ressourcennotizen einfügen

Vorgehensweise

• Im Ressourcendatenblatt über die rechte Maustaste Einfügen → Ressourcennotiz eine leere Notizzeile einfügen.
• Notiz-Text im Feld Notiz eingeben.
• Ggf. eine Verknüpfung zu einer Datei im Feld Verknüpfte Datei erstellen.
• Speichern.

Details

• Das Programm enthält keine Textverarbeitung, die mit Standardprogrammen wie z.B. Microsoft Word vergleichbar ist. Für bestimmte Objekte aber (wie z. B. Projektnotizen, Vorgangsnotizen, Ressourcennotizen) besteht die Möglichkeit, den Text in sogenannten Fließtext-Feldern zu erfassen und zu verwalten.

Skills zuordnen

Vorgehensweise

• Im Ressourcendatenblatt über die rechte Maustaste Einfügen → Skills zuordnen einen Datensatz für einen Skill einfügen.
• Einen Skill aus der Listbox auswählen.
• Bewertung eintragen.
• Speichern.

Details

• Angelegt und bearbeitet werden Skills im Modul Skills.
• In einem frühen Projektstadium wird oftmals gewünscht, anstelle der Ressourcen oder der Hauptressourcen nur Skills einzuplanen (z.B. 200 Stunden Beratung). In diesem Fall ist zusätzlich eine gleichlautende Ressource (z.B. Beratung) anzulegen, die dem gleichlautenden Skill zugeordnet wird. Diese Ressource sollte selbst keine eigene Verfügbarkeit haben.

Abwesenheit

Vorgehensweise

• Aus dem Ressourcendatenblatt können die Abwesenheitsdaten des Mitarbeiters, der der Ressource entspricht, eingesehen werden,
  • Hierzu die Schaltfläche Abwesenheit anzeigen betätigen. Dadurch wechselt man ins Modul Abwesenheit,

Kosten- und Erlösressourcen

Information

• Kosten- und Erlösressourcen sind Ressourcen, die nicht zur Kapazitätsplanung, sondern ausschließlich zur Zuordnung von Kosten zum Vorgang dienen. Mit ihnen lassen sich Kosten, z.B. Materialkosten, Miete, Fremdleistungen sowie Erlöse erfassen und zuordnen. Die Kosten oder Erlöse werden in der Ressourcenzuordnung in die Datenfelder Kosten-Soll/Kosten-Rest/Kosten-Ist eingegeben und auf die entsprechenden Kostenfelder der Vorgänge und des Projekts verdichtet.

Die Datenfelder im Ressourcendatenblatt werden wie folgt belegt:

• Umrechnungsfaktor = 1. Dieser Umrechnungsfaktor bewirkt, dass die eingegebenen Aufwände mit 1 multipliziert werden, d.h. sie sind den Kosten/Erlösen gleich. Der Umrechnungsfaktor 1 muss im Modul Umrechnungsfaktoren angelegt worden sein.
• Summierung Aufwand = . Die Aufwände der Ressource sollen nicht auf das Projekt verdichtet werden. Sie haben eine andere Einheit (z.B. € anstelle von h). Die Kosten werden jedoch dennoch auf das Projekt verdichtet.
• Startperiode und Endperiode durch Betätigen der Schaltfläche Perioden löschen leeren, damit keine Periodendatensätze angelegt werden sollen.
• Perioden verdichten und Abgleich nach Aufwand =
• Default-Belastungskurve z. B. "S" oder "E". Diese sorgen dafür, dass die Belastung nur am Anfang oder Ende der Vorgangsdauer stattfindet.

Details

• Für jede Kostenart (z. B. Material, KON-Fremdvergabe, Fertigung-Fremdvergabe) kann eine eigene Kostenressource angelegt werden. Es genügt jedoch auch, nur eine Kostenressource anzulegen, der bei der Zuordnung zu Vorgängen unterschiedliche Kostenarten zugewiesen werden.

Beispiel: pro Kostenart eine eigene Kostenressource

Beispiel: Pro Ressource mehrere Kostenarten

Ressource löschen

Hinweis

• Ressourcen können nicht im Modul Ressourcendatenblatt gelöscht werden. Die Funktion zum Löschen der Ressourcen steht in den Modulen Ressourcen und Ressourcenstruktur zur Verfügung.