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Prozessstatus MOD0099V3

Einstieg

  • Panel Projekt → Prozessstatus (bewegliches Modulfenster am unteren Rand des Panels)

Informationen

  • In PLANTA project besteht die Möglichkeit, ein prozessmodellgestütztes Projektmanagement zu betreiben.
  • Für jedes Projekt steht im Projekt-Panel das Modul Prozessstatus zur Verfügung, in dem ein für die Abarbeitung des vorliegenden Projekts notwendiges Prozessmodell ausgewählt und geladen und anschließend abgearbeitet werden kann.

Details

  • Die im Modul Prozessstatus zur Auswahl stehenden Prozessmodelle mit den zugehörigen Phasen und Prozessschritten werden unter Stammdaten im Modul Prozessmodell-Templates definiert.

Prozessmodell

Prozessmodell aktivieren

Information

  • Um mit Prozessmodellen arbeiten zu können, muss ein Prozessmodell im Modul Prozessstatus ausgewählt und aktiviert werden.

Vorgehensweise

  • Im Modul Prozessstatus aus der Listbox Prozessmodell das gewünschte Prozessmodell auswählen.
  • Die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
    • Alle Phasen des Modells mit den dazugehörigen Prozessschritten werden geladen.
      • die erste Phase wird unter der Kategorie In Arbeit geöffnet, die einzelnen Prozessschritte sind sofort sichtbar.
      • alle anderen Phasen werden unter der Kategorie Zukünftige Phasen angezeigt, die einzelnen Prozessschritte sind unsichtbar.
    • Die Prozessleiste am unteren Rand des Moduls wird geladen.

Details

  • Wird bereits mit einem Prozessmodell gearbeitet, wird beim Aufruf des Moduls immer die aktuelle Phase fokussiert.
  • Möchte man schnell zu einer erledigten Phase springen, um sich diese anzuschauen, klickt man mit der Maus auf die Phasenbezeichnung in der Prozessleiste. Die Phase wird dabei durch die Markierung hervorgehoben. Der Sprung zurück zu der aktuellen Phase erfolgt auf die gleiche Art und Weise.

Prozessmodell zurücksetzen

Bestehendes Prozessmodell löschen

Information

  • Solange die erste Phase des aktiven Prozessmodells nicht abgegeben ist, besteht die Möglichkeit, dieses Prozessmodell aus dem Modul Prozessstatus komplett zu entfernen und ein neues Model zu aktivieren.

Vorgehensweise

  • Auf das aktive Prozessmodell rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Modell löschen auswählen.
  • Meldung: Möchten Sie das aktive Modell wirklich löschen? mit Ja bestätigen.
  • Ergebnis: Das verwendete Prozessmodell wird aus dem Modul Prozessstatus entfernt.
    • Ein neues Prozessmodell kann nun aktiviert werden.

Bestehendes Prozessmodell stornieren

Informationen

  • Im Modul Prozessstatus kann ein bestehendes Prozessmodell storniert werden (das Modell samt Prozessschritten bleibt im Modul bestehen, ist jedoch inaktiv) und
  • ein neues Prozessmodell additiv hinzugefügt werden. Vergleiche: Bestehendes Prozessmodell löschen.

Vorgehensweise

  • Auf das aktive Prozessmodell rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Modell stornieren auswählen.
  • Die Meldung Wollen Sie das aktive Modell wirklich stornieren? mit Ja bestätigen.
  • Dabei
    • erhalten alle Prozessschritte des Modells automatisch den Status storniert.
    • wird die Checkbox nicht erforderlich automatisch aktiviert.
    • werden alle Phasen de Modells automatisch freigegeben und unter die Kategorie Erledigte Phasen geschoben und bleiben zusammen mit den Prozessschritten weiterhin im Modul angezeigt.
  • Ein neues Prozessmodell wie im Kapitel Prozessmodell aktivieren beschrieben aktivieren.

Neues Prozessmodell additiv einkopieren

Informationen

  • Es besteht die Möglichkeit, mehrere Modelle im Modul Prozesssstatus additiv einzukopieren.
  • Die Voraussetziung für das additive Einkopieren eines neuen Modells ist, dass das bestehende Modell komplett abgeschlossen ist, d.h. alle Phasen und alle Prozessschritte auf "Erledigt" sind.

Vorgehensweise

  • Auf das aktive Prozessmodell rechtklicken und den Kontextmenü-Befehl Aktuelles Prozessmodell zurücksetzen / Modell additiv einkopieren auswählen.
  • Die Meldung Wollen Sie das aktuelle Modell wirklich zurücksetzen? mit Nein bestätigen.
  • Die nächste Meldung Wollen Sie eine neues Modell additiv einkopieren? mit Ja bestätigen.
  • Aus der Listbox Prozessmodell das gewünschte Modell auswählen und die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
    • Es werden
      • alle Phasen des neuen Modells mit den dazugehörigen Prozessschritten geladen.
        • Die erste Phase wird unter der Kategorie In Arbeit geöffnet, die einzelnen Prozessschritte sind sofort sichtbar.
        • Alle anderen Phasen werden unter der Kategorie Zukünftige Phasen angezeigt, die einzelnen Prozessschritte sind unsichtbar.
      • die Prozessleiste am unteren Rand des Module geladen.

Prozessleiste

Information

  • Die Prozessleiste am unteren Rand des Moduls Prozessstaus zeigt die Phasen des ausgewählten Prozessmodells an und dient dem schnellen visuellen Erfassen des Prozessstatus zu einem bestimmten Zeitpunkt.
  • Die Prozessleiste erscheint erst, wenn ein Modell ausgewählt und aktiviert wurde.
  • Die Schrift in der aktuellen Phase wird in der Prozessleiste weiß dargestellt, in der zukünftigen schwarz und in der bereits erledigten grau.
  • Welche Phasen ein Modell beinhaltet, wird beim Erstellen der Modelle im Modul Prozessmodell-Templates festgelegt.

Prozessphasen-Status

Information

  • Es wird zwischen drei Prozessphasen-Status unterschieden:
    • in Arbeit
      • Den Status in Arbeit kann zu einem bestimmten Zeitpunkt immer nur eine Phase haben, und zwar die, die zum Betrachtunszeitpunkt bearbeitet wird und noch nicht abgeschlossen ist.
    • Zukünftige Phasen
      • Zukünftige Phasen sind alle Phasen, die noch nicht bearbeitet wurden.
    • Erledigte Phasen
      • Diesen Status erhalten Phasen, die abgeschlossen wurden (d.h. freigegeben wurden) sowie alle Phasen der zurückgesetzten Prozessmodelle.
        • Im Fall von zurückgesetzten Modellen werden unter dem Status Erledigte Phasen beim Öffnen des Moduls defaultmäßig Prozessmodelle angezeigt. Durch Aufklappen der Baumstruktur können die dazugehörigen Phasen eingeblendet werden.

Prozessschritte

Information

Projektspezifische Prozessschritte

Projektspezifische Prozessschritte bearbeiten

Vorgehensweise

Hinweise

  • Der Status von Prozessschritten kann auch im Feld Status des Moduls Prozessschritt, das aus dem Modul Meine Tätigkeiten über den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt bearbeiten aufgerufen wird, geändert werden.
    • Hat ein Prozessschritt den Status erledigt, wird er im Mitarbeiterboard des entsprechenden Mitarbeiters nicht mehr angezeigt.
  • Tatsächlich erledigt sind die Prozessschritte erst dann, wenn die Abgabe im Modul Prozessstatus erfolgt ist.

Individuellen Prozessschritt einfügen

Information

  • Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem "I" gekennzeichnet.

Vorgehensweise

  • Auf die gewünschte Phase rechtklicken und den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt einfügen auswählen.
  • Eine neue Prozessschrittzeile wird an der obersten Stelle in der Phase eingefügt.
  • Im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
  • Speichern.
  • Wenn notwendig, den neuen Prozessschrift an die gewünschte Stelle in der Phase verschieben (SHIFT + linke Maustaste).

Hinweis

  • Individuelle Prozessschritte können nur eingefügt werden, wenn die entsprechenden Parameter im Modul Prozessmodell-Templates aktiviert sind.

Info versenden

Information

  • Um von einem Prozessschritt eine Info versenden zu können, muss auf dem Prozessschritt eine Ressource zugeordnet sein.

Vorgehensweise

  • Auf den gewünschte Prozessschritt rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Info versenden auswählen.
    • Das Modul Info versenden wird geöffnet.
      • Als Empfänger wird automatisch die dem Prozessschritt zugewiesene Ressource eingetragen.
        • Wenn erwünscht, den Empfänger durch Auswahl aus der Listbox im Feld Empfänger ändern.
      • Den Text der Nachricht eingeben.
      • Die Schaltfläche versenden betätigen.
      • Die Nachricht wird per E-Mail an den Empfänger versandt.
        • Bitte beachten Sie die Voraussetzungen für den E-Mail-Versand in PLANTA project in der Beschreibung des Moduls Info versenden.

Aufgabe fokussieren

Information

  • Unter Aufgabe fokussieren wird das Navigieren des Benutzers in das zu bearbeitende Modul verstanden, in dem das zu bearbeitende Feld fokussiert wird, vorausgesetzt, auf dem Prozessschritt ist ein Focus festgelegt worden
    • Prozessschritte, für die ein Fokus festgelegt ist, sind am Vorhandensein eines Pfeilsymbols (>>) neben der Prozessschrittbezeichnung zu erkennen.
    • Ob ein Prozessschritt mit einem Fokus ausgestattet ist und welches Feld in welchem Modul angesprochen wird, wird im Modul Prozessmodell-Templates festgelegt.

Vorgehensweise

  • Beim gewünschten Prozessschritt
    • den Pfeil-Button neben der Prozessschritt-Bezeichnung betätigen oder
    • den Kontextmenü-Befehl Aufgabe fokussieren auswählen.

Prozessschritt-Aktion ausführen

Informationen

  • Prozessaktionen können nur für projektspezifische Prozessschritte, bei denen im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung eine Prozessaktion definiert wurde, ausgeführt werden, d.h. nur für Schritte, die im einkopierten Prozessmodell bereits enthalten sind.
  • Bei manuell eingefügten Prozessschritten kann keine Prozessaktion definiert und ausgeführt werden.
  • Prozessschritte, für die eine Aktion festgelegt wurde, sind am Vorhandensein eines "A" neben der Prozessschrittbezeichnung zu erkennen.

Vorgehensweise

  • Auf dem gewünschten Prozessschritt
    • den Link auf dem Indikator "A" neben der Prozessschrittbezeichnung betätigen oder
    • rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt-Aktion ausführen auswählen.
  • Die entsprechende Prozessaktion wird ausgeführt.

Prozessschritt löschen

Vorgehensweise

  • Auf den zu löschenden Prozessschritt rechtsklicken.
  • Den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen auswählen.

Hinweis

  • Standard-Prozessschritte Prozessschritte können nur gelöscht werden, wenn dies durch Aktivierung der entsprechenden Checkboxen im Modul Prozessmodell-Templates explizit erlaubt ist.
  • Dürfen Prozessschritte nicht gelöscht werden, erscheint die Meldung Die markierten Datensätze konnten aufgrund der Konfiguration des Prozessmodells nicht gelöscht werden.

Vordefinierte Ressource zuweisen

Vorgehensweise

  • Auf den gewünschten Prozessschritt rechtsklicken.
  • Den Kontextmenü-Befehl Vordefinierte Ressource einfügen auswählen.

Prozessschritt deaktivieren

Informationen

  • Prozessschritte, die aus dem Prozessmodell-Template einkopiert wurden, können nicht gelöscht werden. Diese können aber deaktiviert werden.
  • Die manuell eingefügten Prozessschritte können ebenso deaktiviert werden.

Vorgehensweise

  • Im Modul Prozessstatus die Checkbox Nicht erforderlich beim entsprechenden Prozessschritt aktivieren.
  • Der Status dieses Prozessschrittes wird automatisch auf erledigt gesetzt.
  • Speichern.

Abgabe-Prozessschritte

Information

  • Abgabe-Prozessschritte sind Prozessschritte, mit denen lediglich die projektspezifischen Schritte einer Phase zur Prüfung und Freigabe an den Freigabeverantwortlichen abgegeben werden.

Abgabe-Prozessschritt bearbeiten

Vorgehensweise

Hinweis

  • Der Status von Prozessschritten der Klasse Abgabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.

Info versenden

Vorgehensweise ist dieselbe wie bei projektspezifischen Schritten. Siehe hier.

Phase abgeben

Information

  • Nachdem alle projektspezifischen Prozessschritte der Phase erledigt sind, kann die Phase zur Freigabe abgegeben werden.

Vorgehensweise

  • Im Modul Prozessstatus den Link auf dem Abgabe-Prozessschritt anklicken.
  • Es erscheint die Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
    • Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
    • Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
  • Wurden noch nicht alle Prozessschritte erledigt, wird die Meldung Es wurden nicht alle Prozessschritte erledigt. ausgegeben und die Abgabe nicht durchgeführt. Der Status des entsprechenden Prozessschritts kann geändert und an den Prozessschritt-Verantwortlichen zurückgegeben werden.
  • Nach der Abgabe öffnet sich das Modul Info versenden, von dem aus eine Nachricht zur Abgabe versandt werden kann.
    • Der Text der Nachricht ist bereits vordefiniert, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.
    • Als Empfänger ist automatisch die Person eingetragen, die für den Freigabe-Prozessschritt verantwortlich ist.
    • Schaltfläche versenden betätigen. Die Nachricht wird an den Empfänger per E-Mail versandt.
      • Bitte beachten Sie die Voraussetzungen für den E-Mail-Versand in PLANTA project in der Beschreibung des Moduls Info versenden.
  • Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.

Hinweis

  • Ist in Ihrem System die Funktion "Adaptive Cards" aktiviert und konfiguriert, wird nach Betätigen des Links auf dem Abgabe-Prozessschritt sofort eine Adaptive Card mit den Abgabe-Infos per E-Mail an den Freigabenverantwortlichen verschickt. Möchte man einen Kommentar mitverschicken, sollte er vor dem Betätigen des Links erfasst werden.

Freigabe-Prozessschritte

Information

  • Freigabe-Prozessschritte sind Prozessschritte, mit denen die projektspezifischen Schritte einer Phase geprüft werden und eine Freigabe erteilt wird, die die Erledigung einer Phase kennzeichnet und den Übergang in die nächste Phase ermöglicht.

Freigabe-Prozessschritt bearbeiten

Vorgehensweise

Details

  • Es besteht die Möglichkeit, die Freigabe von Meilensteinen und Vorgängen, die den Meilensteinen folgen, an den Freigabeschritt im Prozessstatus zu koppeln.
  • Hierzu im Feld Mastermeilenstein den gewünschten Mastermeilenstein und im Feld Sammelvorgang den Sammelvorgang auswählen, dessen Untervorgänge zur Bearbeitung (Rückmeldung) freigegeben werden sollen.
  • Werden diese Felder gefüllt, wird beim Ausführen der Freigabe-Prozessschrittes für den entsprechenden Mastermeilenstein ein Ist-Endtermin gesetzt und die Untervorgänge des ausgewählten Sammelvorgangs für die Bearbeitung (Rückmeldung) entsperrt.

Hinweise

  • Der Status von Prozessschritten der Klasse Freigabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.
  • In der Listbox Ressource werden nur Ressourcen angezeigt, die über Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager-Rechte verfügen und deren Ressourcenstrukturcode dem Ressourcenstrukturcode des angemeldeten Benutzers entspricht.
    • Gibt es unter dem entsprechenden Ressourcenstrukturcode keine Ressourcen mit den notwendigen Berechtigungen, bleibt die Listbox leer.
    • Der angemeldete Benutzer darf nur dann sich selbst als Freigabeverantwortlichen setzen, wenn er Multiprojektmanager ist.

Info versenden

Vorgehensweise ist dieselbe wie bei projektspezifischen Schritten. Siehe hier

Untergeordneten Freigabeschritt anlegen

Information

  • Untergeordnete Freigabeschritte ermöglichen es, mehrere Verantwortlichen für den Freigabe-Prozessschritt zu haben.

Vorgehensweise

  • Auf den Freigabeschritt rechtsklicken.
  • Kontextmenü Untergeordneten Freigabeschritt anlegen auswählen.
  • Speichern.

Hinweis

  • Der übergeordnete Freigabeschritt kann nur erledigt werden, wenn die untergeordneten Freigabeschritte erledigt sind.
    • Untergeordnete Freigabeschritte können nur manuell im Modul Prozessschritt, das aus dem Modul Meine Tätigkeiten über den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt bearbeiten aufgerufen wird, im Feld Status auf erledigt gesetzt werden.

Untergeordneten Freigabeschritt löschen

Vorgehensweise

  • Auf den Freigabe-Prozessschritt rechtsklicken.
  • Den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen auswählen.
  • Speichern.

Freigabe

Informationen

  • Nachdem die Phase abgegeben wurde, steht sie zur Freigabe bereit.
  • Nach Betätigen des Links auf dem Freigabe-Prozessschritt wird automatisch die auf dem Freigabe-Prozessschritt hinterlegte Aktion ausgeführt.
    • Die Freigabe-Aktionen für Freigabe-Prozessschritte werden im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung hinterlegt. Dies ist nur für die im Template enthaltenen Standard-Freigabe-Prozessschritte möglich. Bei manuell eingefügten untergeordneten Freigabe-Prozessschritten kann keine Prozessaktion hinterlegt und somit auch nicht ausgeführt werden.
  • Eine Dialogmeldung wird aufgerufen und dem Verantwortlichen stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, die nachfolgend beschrieben werden: Phase freigeben, Freigabe ablehnen, Projekt abbrechen, Freigabe abbrechen.
Phase freigeben

Vorgehensweise

  • Schaltfläche Freigeben betätigen.
    • Dabei wird der Status der Prozessschritte automatisch auf akzeptiert gesetzt.
  • Es öffnet sich das Modul Info versenden, von dem aus eine Nachricht zur Freigabe versandt werden kann.
    • Der Text der Nachricht wird automatisch eingefügt, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.
    • Als Empfänger wird automatisch der Manager des Projekts eingetragen.
    • Schaltfläche versenden betätigen. Die Nachricht wird an den Empfänger per E-Mail versandt.
      • Bitte beachten Sie die Voraussetzungen für den E-Mail-Versand in PLANTA project in der Beschreibung des Moduls Info versenden.
  • Die erledigte Phase mit ihren Prozessschritten wird in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
  • In der Prozessleiste wird die erledigte Phase mit grauer Schrift markiert und die neue Phase mit der weißen Schrift hervorgehoben.
  • Die Prozessschritte der nächsten Phase werden unter der Kategorie in Arbeit eingeblendet.
  • Somit ist der Phasenübergang erfolgt.
Freigabe ablehnen

Vorgehensweise

  • Die Schaltfläche Zurück an Ersteller betätigen.
  • Dialogmeldung Wollen Sie einen Kommentar abgeben? erscheint.
    • Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen werden. Danach wieder den Link beim Freigabeschritt anklicken und die Schaltfläche Zurück an Ersteller betätigen.
    • Wurde bereits ein Kommentar abgegeben oder möchte man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
  • Danach wird der Status des Prozessschritts Abgabe automatisch auf offen und der Status des Prozessschritts Freigabe auf abgelehnt gesetzt.
  • Nach der Ablehnung öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden. Hierzu siehe den Abschnitt "Phase abgeben"
Projekt abbrechen

Vorgehensweise

  • Die Schaltfläche Projektabbruch betätigen.
  • Es öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden. Hierzu siehe den Abschnitt "Phase abgeben".
  • Der Status aller Prozessschritte aller Phasen wird auf storniert gesetzt.
  • Alle Prozessschritte aller Phasen werden als nicht erforderlich gekennzeichnet.
  • Alle Phasen werden in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
Freigabe abbrechen

Vorgehensweise

  • Die Schaltfläche Abbrechen betätigen.

Freigabe per Adaptive Card

Informationen

  • Ist in Ihrem System die Funktion "Adaptive Cards" aktiviert und konfiguriert, wird bei Abgabe einer Phase eine Adaptive Card mit den Abgabe-Infos per E-Mail an den Freigabenverantwortlichen verschickt.
  • Der Freigabe-Verantwortlicher kann seine Freigabe-Entscheidung direkt aus dem Outlook kommunizieren, indem er in der erhaltenen Adaptive Card entweder über die gleichnamige Schaltfläche die Freigabe erteilt oder die Freigabe durch Betätigen der Schaltfläche Zurück an Ersteller verweigert oder den Projektabbruch wählt. 
    • Wird die Freigabe erteilt, werden in PLANTA project alle Prozessschritte der Phase auf akzeptiert gesetzt. Die erledigte Phase mit ihren Prozessschritten wird in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben. In der Prozessleiste wird die erledigte Phase mit grauer Schrift markiert und die neue Phase mit der weißen Schrift hervorgehoben. Die Prozessschritte der nächsten Phase werden unter der Kategorie in Arbeit eingeblendet.
    • Wird die Freigabe verweigert, wird der Abgabe-Schritt in PLANTA project wieder auf den Status offen gesetzt.
    • Wird das Projekt abgebrochen, wird der Status aller Prozessschritte aller Phasen auf storniert gesetzt. Alle Prozessschritte aller Phasen werden als nicht erforderlich gekennzeichnet. Alle Phasen werden in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.

Hinweise

  • Bei Freigabe-Verweigerung oder Projektabbruch sollte der Kommentar erfasst werden, bevor die entsprechenden Schaltflächen in der Adaptive Card betätigt werden.
  • Über den Link in PLANTA project öffnen kann man direkt zum Dashboard des Projekts in PLANTA project springen.
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