Status (Programm) MOD009C97

Einstieg

• Panel Programm → Status

Informationen

• In diesem Modul können bestehende Programm-Statusberichte eingesehen sowie neue Programm-Statusberichte erstellt werden.
  • Es werden Statusberichte nur für das jeweilige Programm und nicht für dessen zugeordnete Projekte erstellt.
• Um ein Programm-Statusbericht zu erstellen, müssen die dem Programm zugeordneten Projekten Statusberichte zugewiesen werden. Hierzu siehe den Abschnitt Projekt-Statusberichte.

Hinweis

• Haben Sie das hier beschriebene Modul geöffnet und gleichzeitig in einem anderen Modul des Projekt-Panels Änderungen vorgenommen und gespeichert (oder ein anderer Benutzer hat dies getan), die die Daten in dem hier beschriebenen Modul beeinflusst haben könnten, erscheint in diesem Modul in der unteren linken Ecke die Schaltfläche Aktualisieren, die betätigt werden muss, um die Anzeige der Daten zu aktualisieren.

Aktueller Stand

Informationen

• Der Bereich Aktueller Stand des Moduls zeigt aktuelle Planungsdaten des Programms aufgeteilt in mehrere Unterbereiche (Kosten, Aufwand, Termine etc.) an. In Unterbereichen Kosten und Termine werden zusätzlich summierte (verdichtete) Werte der dem Programm zugeordneten Projekte angezeigt.
  • Beim Erstellen eines neuen Programm-Statusberichts fließen aktuelle Programmdaten jedoch nicht die aktuellen Daten der zugeordneten Projekte in diesen ein. Die Quelle der Projektdaten im Programm-Statusbericht sind die ausgewählten Projekt-Statusberichte. Dies kann dazu führen, dass die angezeigten (summierten) Projekt-Aufwands/Kosten-Werte im Bereich Aktueller Stand im Modul Status von denen im Programm-Statusbericht abweichen.

Kopfdaten der Unterbereiche

• In jedem Unterbereich können im Kopfteil
  • die Einschätzung des Managers zu dem jeweiligen Faktor des Programms abgegeben werden
    • Die Einschätzung wird mit einem Daumen-Symbol visualisiert und kann manuell per Mausklick im Feld » geändert werden.
      • Bei Planungsobjekten, für die noch keine Einschätzung eingegeben wurde, erscheint hier kein Daumen-Symbol.
  • Kommentare eingefügt werden
• In den Unterbereichen Kosten, Aufwand, Termine werden zusätzlich noch folgende Daten angezeigt:
  • der aktuelle berechnete Stand der Abweichungswerte des jeweiligen Faktors: Gesamt vs. Budget bei Kosten und Aufwänden und Wunsch vs. kalkuliert bei Terminen
    • Visualisiert wird das durch Ampel-Dreiecke mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.
      • rot: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um mehr als 5 %, Terminverzug über 5 Tage.
      • gelb: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um bis zu 5 %, Terminverzug bis 5 Tage.
      • grün: Kosten/Aufwände wurden nicht überschritten, kein Terminverzug.
      • Bei Terminen werden sowohl der Programm-Endtermin-Abweichungswert als auch der Mastermeilenstein-Endtermin-Abweichungswert angeführt. Die entsprechende Ampel jedoch bezieht sich auf den schlechtesten von diesen beiden Werten.
  • der Trend des Programms im Vergleich zu dem im aktiven (zuletzt freigegebenen) Bericht fixierten Stand dargestellt.
    • Visualisiert wird das durch Trendpfeile mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.
      • Pfeil nach oben = negativer Trend, Pfeil nach unten = positiver Trend.

Detailinformationen der Unterbereiche (nach Aufklappen)

• Beim Aufklappen des jeweiligen Unterbereichs werden folgende Daten angezeigt:
  • Kosten
    • aktuelle summierte Kosten- und Kostenbudget-Werte aller dem Programm zugeordneten Projekte sowie das Programm-Kostenbudget
    • zwei Programm-Kostentrend-Grafiken, die Kostenwerte aus den freigegebenen Statusberichten des Programms anzeigen, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist
      • Grafik 1 zeigt kumulierte Kosten-Gesamt an.
      • Grafik 2 zeigt Kosten-Gesamt pro Monat an.
      • Die beiden Grafiken zeigen nur die Werte bis heute an.
  • Aufwand
    • aktuelle summierte Aufwands- und Aufwandsbudget-Werte aller dem Programm zugeordneten Projekte sowie das Programm-Aufwandsbudget
    • zwei Programm-Aufwandstrend-Grafiken, die Aufwandswerte aus den freigegebenen Statusberichten des Programms anzeigen, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist
      • Grafik 1 zeigt kumulierten Aufwand-Gesamt an.
      • Grafik 2 zeigt Aufwand-Gesamt pro Monat an.
      • Die beiden Grafiken zeigen nur die Werte bis heute an.
  • Termine
    • aktuelle Termine und Dauer des Programms
    • aktuelle Termine der Meilensteine und der Mastermeilensteine
    • Meilenstein/Mastermeilenstein-Trend-Grafiken, die die Werte aus der Programm-Baseline und allen freigegebenen Programm-Statusberichten anzeigen
  • Risiken/Chancen
    • aktuelle Schadens- und Erfolgswerte des Programms, die aus aus Risiken bzw. Chancen resultieren
    • sowie im jeweiligen Abschnitt (Risiken / Chancen)
      • die einzelnen Risiken und Chancen mit ihren Maßnahmen
      • jeweils ein Matrixdiagramm, das die Anzahl der Risiken/Chancen gemessen an deren Schadensausmaß / Erfolgsgrad und Eintrittswahrscheinlichkeit (Risiko)/ Eintrittswahrscheinlichkeit (Chance) in Kategorien hoch, mittel und niedrig anzeigt.

Details

• Aus dem Bereich Aktueller Stand können neue Berichte (Baseline-Bericht, Statusbericht und Abschlussbericht) erstellt werden.

Baseline-Bericht erstellen

Information

• Die Baseline ist ein Statusbericht, in dem die freigegebene, verabschiedete Planung angezeigt wird, und die als ein Bezugs- bzw. Vergleichsbericht im Programmverlauf betrachtet wird.

Vorgehensweise

• Gegebenenfalls die Schaltfläche aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, um die im Modul angezeigten Daten zu aktualisieren.
  • Die Schaltfläche Aktualisieren wird angezeigt, wenn in einem anderen Modul eine Änderung vorgenommen und gespeichert wurde, die die Daten im Modul Status beeinflusst haben könnte.
• Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
• Die Schaltfläche Baseline erstellen betätigen.
  • Ist noch kein Baseline-Bericht vorhanden,
    • erscheint die Abfrage: Baseline wirklich erstellen?
    • Die Abfrage mit Ja bestätigen.
  • Ist ein Baseline-Bericht bereits vorhanden,
    • erscheint beim Versuch, einen neuen Baseline-Bericht zu erstellen, die Meldung: Baseline-Bericht für xxx vorhanden!.
    • Die Meldung mit OK bestätigen.
    • Die nachfolgende Abfrage Baseline wirklich erstellen? mit Ja bestätigen.

• Es wird ein neuer Programm-Baseline-Bericht erstellt, in dem der aktuelle Stand des Programms sowie der Stand der dem Programm zugeordneten Projekte aus den ausgewählten Projekt-Statusberichten fixiert wird. Der erstellte Baseline-Bericht wird im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "Baseline" angezeigt. Um den Bericht zu öffnen, den Link auf der ID des Berichts betätigen. Dabei wird ins Modul Programm-Statusbericht gewechselt.

Details

• Beim Erstellen eines Baseline-Berichts wird eine automatische Neuberechnung der aktuellen Programmdaten (Termine, Budget etc.) durchgeführt. Die Berechnung der zugeordneten Projekte erfolgt nicht, da im Programm-Statusbericht nicht die aktuellen Projektdaten, sondern die Daten aus den zugeordneten Projekt-Statusberichten einfließen.
• Soll für ein Programm, das bereits einen Ist-Endtermin hat, eine Baseline erstellt werden, kommt die Abfrage Dieses Planungsobjekt hat bereits ein Ist-Ende. Trotzdem Baseline erstellen?.
  • Ja: Die Baseline wird erstellt.
  • Nein: Der Vorgang wird abgebrochen.

Hinweis

• Wird die Baseline und hinterher ein Statusbericht (bzw. andersherum) erstellt, ohne dass zwischenzeitlich Änderungen vorgenommen wurden, ist die Anzeige der Mastermeilensteine im Chart im Dashboard für alle drei Planungsstände (Aktueller Stand = Aktiver Bericht = Baseline) gleich (korrekterweise).

Statusbericht erstellen

Vorgehensweise

• Gegebenenfalls die Schaltfläche Aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
  • Die Schaltfläche Aktualisieren wird angezeigt, wenn in einem anderen Modul eine Änderung vorgenommen und gespeichert wurde, die die Daten im Modul Status beeinflusst haben könnte.
• Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
• Die Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.

• Die Meldung Sind alle Eingaben (Einschätzungen/Kommentare) und Zuordnungen (Statusberichte zu Planungsobjekten) vollständig und aktuell? mit Ja bestätigen.
  • Der Statusbericht wird erstellt, in dem der aktuelle Stand des Programms sowie der Stand der dem Programm zugeordneten Projekte aus den ausgewählten Projekt-Statusberichten fixiert wird. Es wird automatisch ins Modul Programm-Statusbericht gewechselt, in dem die Daten des erstellten Statusberichts angezeigt werden. Hier kann und soll der Statusbericht freigegeben werden (im Unterschied zu der Baseline, die per se ein freigegeben ist).
  • Wird ein Statusbericht nach dem Erstellen
    • freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "zuletzt freigegeben" angezeigt.
    • nicht freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "erstellt" angezeigt.
• Handelt es sich um ein beendetes Programm (alle Vorgänge haben einen Ist-Endtermin), kommt die Abfrage, ob ein Abschlussbericht erstellt werden soll. Wird die Abfrage verneint, wird die Erstellung nicht abgebrochen, sondern ein normaler Statusbericht (kein Abschlussbericht) wird erstellt.

Details

• Beim Erstellen eines Statusberichts wird eine Neuberechnung der aktuellen Programmdaten (Termine, Budget etc.) durchgeführt. Die Berechnung der zugeordneten Projekte erfolgt nicht, da im Programm-Statusbericht nicht die aktuellen Projektdaten, sondern die Daten aus den zugeordneten Projekt-Statusberichten einfließen.

Hinweise

• Ein Statusbericht kann nicht erstellt werden, wenn bereits ein Abschlussbericht vorhanden ist.
• Statusberichte können nur für aktive Planungsobjekte (Status = 1 (Aktiv)) erstellt werden.

Abschlussbericht erstellen

Informationen

• Wird zu einem Programm, bei dem bereits ein Ist-Ende gesetzt wurde, ein Bericht erstellt, handelt es sich dabei um einen Abschlussbericht.

Vorgehensweise

• Schaltfläche Abschlussbericht erstellen betätigen.
• Die Meldung Haben Sie Ihre Einschätzungen und Kommentare aktualisiert? mit Ja bestätigen.

• Der Statusbericht wird erstellt, in dem der aktuelle Stand des Programms sowie der Stand der dem Programm zugeordneten Projekte aus den ausgewählten Projekt-Statusberichten fixiert wird. Es wird automatisch ins Modul Programm-Statusbericht gewechselt, in dem die Daten des erstellten Statusberichts angezeigt werden.

  • Im Modul Statusbericht kann und soll der Statusbericht freigegeben werden (im Unterschied zu der Baseline, die per se ein freigegebener Statusbericht ist).

    • Wird ein Abschlussbericht nach dem Erstellen
      • freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "zuletzt freigegeben" angezeigt.
      • nicht freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "Offener Abschlussbericht" angezeigt.

Details

• Beim Erstellen eines Statusberichts wird eine Neuberechnung der aktuellen Programmdaten (Termine, Budget etc.) durchgeführt. Die Berechnung der zugeordneten Projekte erfolgt nicht, da im Programm-Statusbericht nicht die aktuellen Projektdaten, sondern die Daten aus den zugeordneten Projekt-Statusberichten einfließen.

Hinweis

• Wenn versucht wird, einen Abschlussbericht für ein Programm zu erstellen, das noch kein Ist-Ende aufweist, wird eine Dialogmeldung ausgegeben und abgefragt, ob ein Ist-Endtermin für das Projekt auf Heute-Datum gesetzt werden soll. Erst nach Setzen eines Ist-Endtermins kann ein Abschlussbericht erstellt werden.
• Sobald ein Abschlussbericht erstellt wurde, kann kein weiterer Statusbericht erstellt werden.

Projekt-Statusberichte

Informationen

• In diesem Bereich werden alle dem Programm zugeordneten Projekte aufgelistet.
• Diese müssen im Feld Projekt-Statusbericht eine Statusberichtszuordnung aufweisen, damit ein Programm-Statusbericht erstellt werden kann.

Vorgehensweise

• Um einem Projekt einen Statusbericht zuzuordnen, die Schaltfläche neben dem Feld Projekt-Statusbericht betätigen.
  • Es öffnet sich ein Dialogmodul, in dem alle freigegebenen Statusberichte des Projekts aufgelistet sind.
    • Beim gewünschten Statusbericht die Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählten Statusbericht zuordnen betätigen. Der Statusbericht wird dadurch dem ausgewählten Projekt zugeordnet und das Dialogmodul wird geschlossen.

Hinweis

• Wurde einem Projekt ein Statusbericht im Feld Projekt-Statusbericht zugewiesen, kann das Feld nicht mehr geleert werden, sondern der ausgewählte Bericht kann lediglich durch einen anderen ersetzt werden.

Programm-Statusberichte

Informationen

• Im Bereich Programm-Statusberichte werden die bereits vorhandenen Statusberichte des Programms aufgelistet und wird ein grober Überblick über den im jeweiligen Bericht fixierten Stand zu verschiedenen Faktoren gegeben.
• Durch Klick auf die Berichts-ID kann der entsprechende Bericht mit den detaillierten Daten im Modul Programm-Statusbericht aufgerufen und eingesehen werden.

Trendanalyse konfigurieren

Information

• Aus dem Bereich Statusberichte wechselt man über die Schaltfläche Trendanalyse konfigurieren in das Modul Trendanalyse konfigurieren, in dem festgelegt werden kann, welche Statusberichte bei Trendanalysen bzw. beim Vergleich der Planungsstände berücksichtigt werden sollen.