Synchronisierung geplanter Daten in PLANTA-Hybrid

Information

• Die nachfolgenden Kapitel beschreiben den Austausch der Daten zwischen PLANTA project und PLANTA pulse bei Verwendung der hybriden Planungsmethode. Die Beschreibung des Prinzips der Arbeit mit PLANTA-Hybrid siehe hier.

Synchronisierung von PLANTA project nach PLANTA pulse

Information

• Die initiale Synchronisierung der geplanten Daten aus PLANTA project (Vorgänge) nach PLANTA pulse erfolgt im Modul Terminplan über die Schaltfläche 

  

  und die anschließende Auswahl der zu synchronisierenden Vorgänge. Wird die Auswahl gespeichert, werden die entsprechenden Vorgänge automatisch synchronisiert.
• Die Synchronisierung der Änderungen erfolgt ebenfalls automatisch in bestimmten zeitlichen Abständen (spätestens nach 1 Minute). Dabei werden alle gespeicherten relevanten Änderungen synchronisiert.
  • Möchte man die Änderungen sofort nach PLANTA pulse übermitteln, kann man die Synchronisierung auch manuell über den Menüpunkt Extras → Mit PLANTA pulse synchronisieren anstoßen.
• Voraussetzungen für die Synchronisierung: Die entsprechenden Schnittstellen müssen konfiguriert sein. Weitere Informationen siehe hier.

Details

• Von PLANTA project nach PLANTA pulse werden folgende Daten initial synchronisiert:
  • der gewählte Vorgang (PSP-Code und Bezeichnung)
  • das Projekt des gewählten Vorgangs (Bezeichnung)
  • Manager des Projekts
  • Ressourcenzuordnungen des ausgewählten Vorgangs (Name und Kürzel der entsprechenden Personen)
  • Kalkulierte Termine des gewählten Vorgangs
  • Kalkulierte Termine des Projekts 
• Wurden an den oben genannten Daten eines bereits mit PLANTA pulse synchronisierte Vorgangs Änderungen vorgenommen und gespeichert, werden die Änderungen automatisch an PLANTA pulse übermittelt und dort ebenfalls geändert.

Vorgänge synchronisieren

Vorgehensweise zur initialen Synchronisierung

• Im Modul Projektsteckbrief des gewünschten Projekts im Feld Fremdsystem den Eintrag "PLANTA pulse" auswählen. Dadurch wird das Projekt nach PLANTA pulse synchronisiert.
• Ins Modul Terminplan wechseln und die Schaltfläche

  

  betätigen. Dabei wird neben jedem Vorgang eine Checkbox zum Markieren der Vorgänge eingeblendet, die synchronisiert werden sollen.
• Für die gewünschten Vorgänge die Checkbox aktivieren und speichern. 
• Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist (dies kann erst nach wenigen Sekunden der Fall sein), erscheint neben den entsprechenden Vorgängen die Angabe 0/0, die für die Anzahl offener/aller Karten in pulse steht und initial Indikator der erfolgreichen Synchronisation ist.
  • Erscheint die 0/0-Angabe nicht, heißt es, dass die Synchronisierung aufgrund von Fehlern nicht durchführt wurde. Im Kopfbereich des Moduls Dashboard erscheint in diesem Fall das Synchronisations-Symbol mit einem Ausrufezeichen. Durch Anklicken des Symbols wird das Modul Hybrid-Protokoll öffnet, in dem alle Requests, die für ein Objekt an ein Fremdsystem geschickt werden, protokolliert werden. Alternativ kann das Modul auch unter Weitere... → Sonstige geöffnet werden.
• Wenn die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen wurde, PLANTA pulse öffnen und mit dem Benutzer anmelden, der dem Manager des Projekts in PLANTA project oder einer dem synchronisierten Vorgang zugeordneten Ressource entspricht, je nachdem, ob man in PLANTA pulse weiter planen oder die Daten nur einsehen möchte.
• Die Checkboxen lassen sich durch erneutes Anklicken der Schaltfläche

  

  ausblenden.

Vorgehensweise zur weiteren Synchronisierung

• Sollen weitere Vorgänge oder neue Vorgänge nachträglich synchronisiert werden, ist die Vorgehensweise dieselbe wie bei der initialen Synchronisierung. 

Restriktionen

• Es können nur Projekte mit PLANTA pulse synchronisiert werden, keine Ideen, keine Vorhaben und keine Programme.
• Der Parameter Fremdsystem kann nicht mehr leergesetzt oder auf ein anderes Fremdsystem geändert werden, sobald mindestens ein Vorgang mit PLANTA pulse synchronisiert wurde. Der Anwender wird über eine entsprechende Meldung informiert.
• (Master)Meilensteine und Sammelvorgänge können nicht mit PLANTA pulse synchronisiert werden. Versucht der Anwender, einen mit PLANTA pulse synchronisierten Vorgang in einen (Master)Meilenstein oder einen Sammelvorgang umzuwandeln, kommt eine entsprechende Meldung.
• Wurde ein Vorgang mit PLANTA pulse synchronisiert, kann dies nicht rückgängig gemacht werden.
• Projekte/Vorgänge, die mit PLANTA pulse synchronisiert sind (und in PLANTA pulse existieren) können in PLANTA project nicht gelöscht werden. Der Anwender wird über eine entsprechende Meldung informiert.
  • Die Ressourcenzuordnungen und Belastungen eines synchronisierten Vorgangs, die ebenfalls bereits synchronisiert wurden, können auch nicht gelöscht werden, lediglich diejenigen Ressourcenzuordnungen, die noch nicht synchronisiert wurden, können gelöscht werden.
• Es können nur Personen-Ressourcenzuordnungen mit PLANTA pulse synchronisiert werden, keine Abteilungen, keine Skills, keine Material- oder Kostenressourcen.
• Dem Projekt muss ein Projektmanager zugeordnet sein und dieser muss bereits als Benutzer mit PLANTA pulse synchronisiert worden sein. Fehlt ein synchronisierter Projektmanager, läuft die Synchronisierung nicht durch.
• Nur aktive Projekte und Vorgänge aktiver Projekte werden synchronisiert.

Auswirkungen der Synchronisierung

Auswirkungen in PLANTA pulse

• Projekt: Es wurde ein dem PLANTA project-Projekt entsprechendes Projekt in PLANTA pulse angelegt.
  • Die Bezeichnung des Projekts in pulse beinhaltet die fachliche ID des entsprechenden Projekts aus project.
  • Der Projektname aus project wird im Feld Beschreibung in pulse ausgegeben.
  • Der Schlüssel des neuen Projekts in pulse ist von der technischen ID des Projekts in project unabhängig. Es wird ein eigener pulse-Schlüssel generiert. Beide Schlüssel werden im Hintergrund miteinander verknüpft, um die Zugehörigkeit für die Updates zu identifizieren.
  • Die kalkulierten Termine des Projekts aus project wurden als Start- und Fälligkeitsdatum für das entsprechende Projekt in pulse übernommen.
  • Manager des Projekts in project wird zum Projektadministrator in pulse.
    • Wird der Projektmanager in project geändert, wird der neue Manager in pulse als Projektadministrator hinzugefügt und der vorherige Manager wird zum normalen Projektmitglied.
• Board: Im neuen Projekt wurde ein neues Board angelegt, das dem Vorgang entspricht, den man zuvor aus PLANTA project synchronisiert hat. 
  • Die Bezeichnung des Vorgangs ist gleichzeitig die Bezeichnung des neuen Boards.
  • Der Schlüssel des Boards in pulse ist von der technischen ID des Vorgangs in project unabhängig. Es wird ein eigener pulse-Schlüssel generiert. Beide Schlüssel werden im Hintergrund miteinander verknüpft, um die Zugehörigkeit für die Updates zu identifizieren. 
  • Im Board sind bereits defaultmäßig definierte Listen (aus einem hinterlegten Template übernommene) enthalten, die nach Bedarf umbenannt oder gelöscht werden können. Das Anlegen neuer Listen ist ebenfalls möglich.
    • Die Default-Listen werden in den Stammdaten des PLANTA customizer als Listboxwerte in der Listboxkategorie 00000422 definiert.
  • Die kalkulierten Termine des Vorgangs aus project wurden als Start- und Fälligkeitsdatum für das entsprechende Board in pulse übernommen.
• Board-Mitglieder: Sind auf dem synchronisierten Vorgang Ressourcenzuordnungen vorhanden, werden diese automatisch als Board-Mitglieder in PLANTA pulse angelegt.
  • Ist eine dieser Ressourcen als Vorgangsverantwortlicher definiert, erhält diese auf dem entsprechenden Board in PLANTA pulse automatisch Administratorrechte.
  • Der Manager des entsprechenden Projekts in project ist automatisch Board-Mitglied, auch ohne dass er dem Vorgang als Ressource zugeordnet werden muss und gleichzeitig Board-Administrator.
    
    • Wird der Projektmanager in project geändert, wird der neue Manager in pulse als Board-Administrator hinzugefügt und der vorherige Manager wird zum normalen Board-Mitglied.
  • Ressourcen, die nicht dem Vorgang zugeordnet oder keine Projektmanager sind, sind nicht automatisch Board-Mitglieder und können nicht auf das Board in PLANTA pulse zugreifen. Das gilt auch für Multiprojektmanager, Vorgangsverantwortliche und Ressourcen, die den Vorgang synchronisiert haben, solange sie nicht dem Vorgang zugeordnet sind. Diese Ressourcen können jedoch von den Administratoren des Boards zu dem Board eingeladen werden und somit Mitglied werden und den Zugriff auf das Board bekommen.
• Das auf diese Weise erstellte Board ist defaultmäßig immer "privat".

Auswirkungen in PLANTA project

• Bei bereits mit PLANTA pulse synchronisierten Vorgängen wird im Terminplan neben der Vorgangsbezeichnung im Feld Anzahl offene/alle Karten angezeigt, wie viele Karten auf dem entsprechenden PLANTA pulse-Board vorhanden sind und wie viele der Karten derzeit noch offen sind. Direkt nach der initialen Synchronisierung erscheint an der Stelle die Angabe 0/0.
  • Auf dem Feld ist eine Ampel hinterlegt, wodurch die Anzahl rot eingefärbt wird, wenn überfällige Karten (Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit) vorhanden sind.
  • Auf dem Feld ist ein Link hinterlegt, über den die Modulvariante pulse des Moduls Vorgang geöffnet werden kann, die ein Widget beinhaltet, in dem PLANTA pulse-Sicht des entsprechenden Boards enthalten ist, sodass man die Board-Daten bearbeiten kann, ohne zu pulse wechseln zu müssen.
• Nach der erfolgreichen Synchronisierung wird im Projekt-Panel ein zusätzliches Modul pulse-Boards eingeblendet, das ein Widget beinhaltet, in dem PLANTA pulse-Sicht des entsprechenden Projekts mit allen Boards enthalten ist, sodass man die pulse-Projekt- und Board-Daten bearbeiten kann, ohne zu pulse wechseln zu müssen.

Rücksynchronisierung von PLANTA pulse nach PLANTA project

Information

• Die Rücksynchronisierung von PLANTA pulse nach PLANTA project erfolgt automatisch. Folgende Daten werden rücksynchronisiert:
  • Board-Mitglieder-Daten
    • Wurden in PLANTA pulse einem mit PLANTA project synchronisierten Board neue Mitglieder hinzugefügt, werden diese automatisch nach PLANTA project übertragen und automatisch als Ressourcenzuordnungen dem entsprechenden Vorgang zugeordnet, vorausgesetzt
      • in PLANTA project existiert ein Benutzer, der die gleiche E-Mail-Adresse wie das neue Board-Mitglied in PLANTA pulse aufweist und
      • dieser Benutzer existiert in PLANTA project als Ressource, deren ID der des Benutzers entspricht.
    • Das Löschen von Mitgliedern von synchronisierten Boards wird nicht nach PLANTA project übermittelt.
  • Zeiterfassungsdaten
    •  Detaillierte Information zur Zeiterfassung in PLANTA-Hybrid
• Das Anlegen und Löschen von Karten in PLANTA pulse haben keine Auswirkungen in PLANTA project. Lediglich die Karteninformationen werden in PLANTA project angezeigt, z.B. in Form von Anzahl offene/alle Karten neben den synchronisierten Vorgängen im Terminplan oder im Bereich PLANTA pulse im Modul Vorgang. 

Archivierung

Information

• Wird ein synchronisiertes Projekt in PLANTA project archiviert, wird das entsprechende Projekt in PLANTA pulse ebenfalls archiviert.
• Wird ein synchronisiertes und archiviertes Projekt wieder dearchiviert, muss darauf geachtet werden, dass die fachliche Projekt-ID und der Name in project mit denen in pulse übereinstimmen.