Synchronisierung zwischen PLANTA project und Jira

Allgemeines

Information

• Dieses Topic beschreibt den Austausch der Daten zwischen PLANTA project und Jira bei Verwendung der hybriden Planungsmethode. Eine Beschreibung des zugrundeliegenden Arbeitsprinzips siehe hier.

Synchronisierung von PLANTA project nach Jira

Information

• Die initiale Synchronisierung der geplanten Daten aus PLANTA project (Vorgänge) nach Jira erfolgt im Modul Terminplan über die Schaltfläche

  

  und die anschließende Auswahl der zu synchronisierenden Vorgänge. Wird die Auswahl gespeichert, werden die entsprechenden Vorgänge synchronisiert.
• Die Synchronisierung der Änderungen erfolgt automatisch in bestimmten zeitlichen Abständen. Dabei werden alle gespeicherten relevanten Änderungen synchronisiert.
  • Möchte man die Änderungen sofort nach PLANTA pulse übermitteln, kann man die Synchronisierung auch manuell über den Menüpunkt Extras → Mit Jira synchronisieren anstoßen.
• Voraussetzungen für die Synchronisierung: Die entsprechenden Schnittstellen müssen konfiguriert sein. Nähere Informationen siehe hier.

Folgendes muss für ein Projekt erfüllt sein, damit es mit Jira synchronisiert werden kann:

• Das Projekt ist
  • aktiv (Status = Aktiv)
  • entsperrt (Gesperrt = Nein)
  • nicht mit einem anderen Fremdsystem synchronisiert
  • Die fachliche ID des Projekts muss den ID-Regeln von Jira entsprechen, d.h. die fachliche ID des Projekts muss mit einem Buchstaben beginnen, gefolgt von einem oder mehreren Buchstaben oder Ziffern. Erlaubt sind 10 Zeichen. Sonderzeichen sind nicht erlaubt.
  • Die Projektbezeichnung darf in Jira noch nicht vergeben sein.

Vorgehensweise zur Synchronisierung

• Im Modul Projektsteckbrief im Feld Fremdsystem  den Eintrag "Jira" auswählen. Damit wird in Jira ein dem Projekt in PLANTA project entsprechendes Projekt angelegt.
• Ins Modul Terminplan wechseln und die Schaltfläche

  

   betätigen. Dabei wird neben jedem Vorgang eine Checkbox zum Markieren der Vorgänge eingeblendet, die synchronisiert werden sollen.
• Für die gewünschten Vorgänge die Checkbox aktivieren und speichern. 
• Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist (dies kann erst nach wenigen Sekunden der Fall sein), erscheint neben den entsprechenden Vorgängen das Symbol 

  

  , welches Indikator der erfolgreichen Synchronisation ist.
  • Erscheint das Symbol nicht, heißt es, dass die Synchronisierung aufgrund von Fehlern nicht durchführt wurde. Im Kopfbereich des Moduls Dashboard erscheint in diesem Fall das Synchronisations-Symbol mit einem Ausrufezeichen. Durch Anklicken des Symbols wird das Modul Hybrid-Protokoll geöffnet, in dem alle Requests, die für ein Objekt an ein Fremdsystem geschickt werden, protokolliert wurden. Alternativ kann das Modul auch unter Weitere... → Sonstige geöffnet werden.
• Wenn die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen wurde, Jira durch Betätigen des Symbols

  

  öffnen und mit dem Benutzer anmelden, der dem Manager des Projekts in PLANTA project entspricht.
• Die Checkboxen lassen sich durch erneutes Anklicken der Schaltfläche

  

   ausblenden.

Auswirkungen in Jira

• Wenn die Synchronisation erfolgreich abgeschlossen wurde, werden
  • das PLANTA project-Projekt in Jira als Projekt angelegt.
    • Der Name des Projekts in Jira entspricht dem Namen des Projekts in PLANTA project.
    • Der Schlüssel des Projekts in Jira entspricht der fachlichen ID des Projekts aus PLANTA project.
  • der PLANTA project-Vorgang in Jira als Issue vom Typ = Epic angelegt.
    • Die fachliche Vorgangs-ID und der Name des Vorgangs aus PLANTA project werden zu dem Epic-Namen in Jira. Hat der zu synchronisierende Vorgang in PLANTA keine fachliche ID, dann wird die technische Vorgangs-ID verwendet.
  • der Projektleiter des Projekts aus PLANTA project zum Epic-Bearbeiter in Jira.
    •  Da in Jira nur eine Person gleichzeitig ein Bearbeiter von einem Epic sein kann, können keine Vorgangs-Ressourcenzuordnungen aus PLANTA project mit Jira synchronisiert werden.
• Werden an den oben genannten Daten eines bereits mit Jira synchronisierten Projekts/Vorgangs Änderungen vorgenommen und gespeichert, werden die Änderungen automatisch an Jira übermittelt und dort ebenfalls geändert.

Auswirkungen in PLANTA project

• Bei bereits mit Jira synchronisierten Vorgängen wird im Terminplan neben der Vorgangsbezeichnung die Schaltfläche

  

  angezeigt, über die das entsprechende Issue in Jira geöffnet werden kann.

Restriktionen

• Es können nur Projekte mit Jira synchronisiert werden, keine Ideen, keine Vorhaben und keine Programme.
• Der Parameter Fremdsystem kann nicht mehr leergesetzt oder auf ein anderes Fremdsystem geändert werden, sobald mindestens ein Vorgang mit Jira synchronisiert wurde. Der Anwender wird über eine entsprechende Meldung informiert.
• (Master)Meilensteine und Sammelvorgänge können nicht mit Jira synchronisiert werden. Versucht der Anwender, einen mit Jira synchronisierten Vorgang in einen (Master)Meilenstein oder einen Sammelvorgang umzuwandeln, kommt eine entsprechende Meldung.
• Wurde ein Vorgang mit Jira synchronisiert, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden.
• Projekte/Vorgänge, die mit Jira synchronisiert sind (und in Jira existieren), können in PLANTA project nicht gelöscht werden. Der Anwender wird über eine entsprechende Meldung informiert.
  • Die aus Jira rücksynchronisierten Ressourcenzuordnungen, also diejenigen, die selbst aus Jira kommen oder bereits Belastungen aus Jira bekommen haben, können ebenfalls nicht gelöscht werden, ebenso wie die rücksynchronisierten Belastungsdatensätze.
• Dem Projekt muss ein Projektmanager zugeordnet sein und dieser muss bereits als Benutzer mit Jira synchronisiert worden sein. Fehlt ein synchronisierter Projektmanager, läuft die Synchronisierung nicht durch.
• Nur aktive Projekte und Vorgänge aktiver Projekte werden synchronisiert.

Rücksynchronisierung von Jira nach PLANTA project

Information

• Die Rücksynchronisierung von Jira nach PLANTA project erfolgt automatisch, sobald die Daten in Jira gespeichert wurden, über die sogenannten Webhooks.

Achtung

• Daten, die in Jira erfasst wurden und mit PLANTA project bereits rücksynchronisiert wurden, dürfen nicht gelöscht werden, da die Informationen über die in Jira gelöschten Daten nicht nach PLANTA project übermittelt werden.

Welche Daten werden rücksynchronisiert?

• Wenn in Jira der Bearbeiter eines Epics geändert wird, wird die entsprechende Person als neue Ressourcenzuordnung dem entsprechenden Vorgang in PLANTA zugeordnet.
• Wenn in Jira Stunden auf einem Epic erfasst werden von einer Person, die in PLANTA project dem entsprechenden Vorgang als Ressource zugeordnet ist, werden in PLANTA project für diese Ressource Belastungen angelegt.
• Wenn in Jira Stunden auf einem Epic erfasst werden von einer Person, die in PLANTA project noch nicht dem entsprechenden Vorgang als Ressource zugeordnet ist,
  • wird in PLANTA project auf dem Vorgang zunächst eine Ressourcenzuordnung erzeugt und
    • dieser werden dann die in Jira erfassten Belastungen zugewiesen.

Details

• In Jira besteht die Möglichkeit, die Arbeitsstundenerfassung nicht nur auf den Epics zu machen, die direkt den Vorgängen in PLANTA project entsprechen, sondern auch auf den den Epics direkt untergeordneten Elementen, den Stories. Die Stunden von den Stories werden bei der Rücksynchronisierung dem entsprechenden Vorgang in PLANTA project korrekt zugeordnet.
• Enthält ein in Jira erfasster Stundendatensatz einen Kommentar, wird dieser ebenfalls nach PLANTA project übertragen.
  • Das Kommentar-Feld ist in PLANTA 80 Zeichen lang. Wird in Jira ein längerer Kommentar erfasst, wird dieser beim Übertragen auf die Länge in PLANTA project gekürzt.
• Um die aus Jira übertragenen Stunden zu sehen, im Terminplan die Modulvariante Mit Belastungen öffnen. Ist diese Modulvariante bereits geöffnet, muss die Anzeige nach dem Übertragen aktualisiert werden.
  • Damit die aus Jira übertragenen Belastungen in Aufwandsdaten auf den Ressourcenzuordnungen und Vorgängen berücksichtigt werden, muss der Terminplan neu berechnet werden.

Hinweise

• Bei der Rücksynchronisierung werden die Daten aus Jira zunächst in Pool-Tabellen geladen. In den Pool-Tabellen wird Folgendes geprüft:
  • die Zugehörigkeit der Daten, also die Stunden von welchem Epic oder welcher Story zu welchem Vorgang gehören
  • die Zulässigkeit der Datenerfassung in PLANTA project, wie z.B. Stichtag, Rückmeldung in Zukunft etc.
    
    • Nur die Daten, bei denen die Prüfung positiv ist, werden in die PLANTA project-Tabellen geladen und erscheinen dann auch in entsprechenden Modulen. Kommen bestimmte aus Jira erwartete Daten nicht in PLANTA project an, können die fehlenden Daten in den Pool-Tabellen überprüft werden oder die Informationen zu den entsprechenden Transaktionen im Modul Requests abgerufen werden.