Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, ein neues Vorhaben zusätzlich zu den bestehenden Ideen, Vorhaben und Projekten zu planen, in ein Portfolio aufzunehmen und die Auswirkungen darzustellen.
Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.
Aus der Fülle der erarbeiteten Projektideen und Vorhaben müssen diejenigen ermittelt werden, die für das Unternehmen erfolgversprechend sind. Erreicht wird dies durch eine Filterung der Ideen und Vorhaben.
Beim dreischichtigen Modell werden grobe Projektideen gesammelt, die dann in Vorhaben konkretisiert werden und von denen schließlich die erfolgversprechenden in Projekte umgewandelt werden.
Zweischichtiges Modell: Vorhaben → Projekte
Beim zweischichtigen Modell wird prinzipiell verfahren wie beim dreischichtigen Modell. Im Unterschied zum dreischichtigen Modell erfolgt hier der Einstieg bei der Sammlung von Vorhaben. Die Vorhaben werden analysiert und es werden diejenigen gestrichen, die nicht erfolgversprechend sind. Die verbleibenden Vorhaben werden zu Projekten.
In der Praxis wird überwiegend mit dem zweischichtigen Modell gearbeitet. Aus diesem Grund basiert auch dieses Tutorial auf dem zweischichtigen Modell.
Da beim Erstellen des Vorhabens der Ersteller automatisch als Manager festgelegt und zu den Stakeholdern des Vorhabens hinzugefügt wird, kommt bei der Auswahl eines anderen Managers die Abfrage: Wollen Sie die bestehende Stakeholderzuordnung des Managers ersetzen oder den neuen Manager additiv zuordnen?
Die Option Bestehenden Manager-Stakeholder ersetzen auswählen.
Dabei wird die neue Managerin Ronja Koch im Bereich Stakeholder als Stakeholder erfasst und Wera Heine als Stakeholder gelöscht.
Ergebnis:
Im Bereich Stakeholder betätigt sie die Schaltfläche Stakeholder zuordnen.
Die Meldung mit der Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.
Damit sind dem Vorhaben nun die Hauptverantwortlichen zugeordnet, die es zu einem Projekt ausarbeiten sollen. Weitere Stakeholder, die in dieser Phase noch keine Rolle spielen, werden hinzugefügt, wenn das Vorhaben zum Projekt freigegeben wurde.
PLANTA portfolio bietet die Möglichkeit, Ideen, Vorhaben und Projekte prozessorientiert zu planen. Hierzu stellt PLANTA mehrere Prozessmodell-Vorlagen zur Verfügung.
Das Modul Prozessstatus listet alle Prozessschritte auf, die bei der Beantragung des Vorhabens PM-Software einführen erledigt werden müssen.
Jedem Prozessschritt kann eine Ressource aus der Listbox zugeordnet werden.
Für jeden Prozessschritt kann aus der Listbox ein Status ausgewählt werden.
Für Prozessschritte, deren Erledigung für das Projekt nicht notwendig ist, muss die Checkbox Nicht erforderlich aktiviert werden. Der Status solch eines Prozessschritts ändert sich automatisch auf "erledigt".
Der Prozessschritt IT-Technik prüfen ist in dieser Phase der Planung nicht notwendig, daher aktiviert Wera Heine für ihn die Checkbox Nicht erforderlich.
Ab dem Prozessschritt Groben Terminplan erstellen soll die Projektmanagerin Ronja Koch die restliche Planung des Vorhabens übernehmen. Wera Heine weist daher allen Schritten ab dem Schritt Groben Terminplan erstellen den Eintrag Ronja Koch aus der Listbox Ressource zu.
Auch für den gesonderte Prozessschritt Abgabe des Projektantrags wählt sie die Ressource Ronja Koch aus der Listbox aus.
Für die Freigabe des Vorhabens zum Projekt soll wieder Wera Heine selbst zuständig sein. Im Prozessschritt Freigabe zum Projekt wählt sie daher den Eintrag Wera Heine aus der Listbox aus.
Mit Klick auf das Pfeilsymbol (>>) bzw. das Aktionssymbol (A) in der Zeile eines Prozessschritts kann direkt zu dem Datenfeld oder der Aktion gewechselt werden, die für die Erledigung des jeweiligen Prozessschritts erforderlich sind.
Alternativ können im Datensatz eines Prozessschritts die Kontextmenü-Befehle Tätigkeit fokussieren bzw. Prozessschritt-Aktion ausführen verwendet werden.
Beispiel: Mit Klick auf das Pfeilsymbol bzw. Auswählen des Befehls Tätigkeit fokussieren im Kontextmenü des Prozessschritts Vorhaben beschreiben wechselt die Ansicht zu dem fokussierten Feld Beschreibung im Steckbrief des Planungsobjekts.
Für eine erfolgreiche Antragstellung des Vorhabens müssen am Ende alle Prozessschritte abgearbeitet sein, d. h. keiner der Prozessschritte darf den Status = "offen" haben.
Prozessschritte 1 und 2: Vorhaben beschreiben und Ziele definieren
Im Modul Vorhabensteckbrief tätigt Wera Heine die gewünschten Einträge in den einzelnen Eingabefeldern im Bereich Beschreibende Daten.
Nachdem sie alle erforderlichen Einträge gemacht hat, setzt sie den Status der Prozessschritte Vorhaben beschreiben und Ziele definieren im Modul Prozessstatus auf "erledigt".
In PLANTA portfolio werden die Zielbewertungskriterien pro Unternehmensbereich definiert und gewichtet.
Ebenfalls im Bereich Bewertungsdaten betätigt Wera Heine neben dem Feld Zielbeitrag die Schaltfläche bewerten.
Es werden alle Bewertungskriterien und deren Gewichtungszahlen, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet sind, eingeblendet und nach Gruppen sortiert angezeigt.
Es werden jetzt drei Gruppen von Kriterien angezeigt:
Kosteneinsparung
Marktorientierung
Wirtschaftlichkeit
In jeder Gruppe kann Wera Heine einzelne Kriterien und deren Beitrag schätzen.
Die Einschätzungen zwischen 0% und 100% wählt sie aus den entsprechenden Listboxeinträgen aus.
Wera Heine betätigt die Schaltfläche Bewertung abschließen im Bereich Zielbewertung.
Aus den Werten in Kriteriumsbeitrag und Gewichtung aller Kriterien wird der gesamte Zielbeitrag dieses Vorhabens ermittelt und im Feld Zielbeitrag dargestellt.
Der Prozessschritt Risiken bewerten (Risikocheckliste) ist beendet und wird von Wera Heine auf "erledigt" gestellt.
Die Portfoliomanagerin Wera Heine hat alle Prozessschritte erledigt, die sie selbst übernehmen wollte. Die erfahrene Projektmanagerin Ronja Koch soll die Planung nun fortführen. Wera Heine informiert daher Ronja Koch (bspw. per Email) darüber, dass sie nun die ihr zugewiesenen Prozessschritte durchführen kann.
Projektmanagerin Ronja Koch möchte sich einen Überblick über die ihr zugewiesenen Prozessschritte verschaffen.
Anschließend möchte sie ihren ersten Prozessschritt erledigen. Hierfür prüft sie, ob die gewünschten Vorhaben-Termine realistisch sind. Dazu erstellt sie einen Grobplan, indem sie den Plan eines ähnlichen Projekts, Einführung von PLANTA project, in ihr Vorhaben kopiert.
Ronja Koch meldet sich mit ihrem Benutzer R8 im System an.
Im Modul Meine Planungsobjekte betätigt sie den Link auf der Identnummer des Vorhabens PM-Software einführen.
Das Panel des Vorhabens öffnet sich. Hier klickt Ronja Koch auf den Modulreiter Prozessstatus am linken unteren Rand des Bildschirms. Das entsprechende Modul öffnet sich.
Ronja Koch sieht nun, welchen Prozessschritten sie zugeordnet wurde.
Sie beginnt mit der Ausführung des Prozessschritts Groben Terminplan erstellen. Hierzu klickt sie auf den Reiter Grobplan und wechselt so in das gleichnamige Modul.
Beim Öffnen des Moduls erscheint die folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
Im Modul Prozessstatus schließt Ronja Koch den Prozessschritt Grobe Ressourcenplanung erstellen ab, indem sie den Eintrag "erledigt" aus der Listbox auswählt.
Die auf Basis der zuvor vergebenen Aufwände berechneten Kosten werden sowohl in der Jahresscheiben-Ebene des ensprechenden Jahres dargestellt als auch auf die Vorhabenebene hochverdichtet.
Die Projektmanagerin beantragt das Budget, indem sie die Kosten und Aufwände aus der Spalte Gesamt (o. TP) in die Spalte Beantragt (o.TP) auf der Jahresscheibe durch Klick auf den linken Pfeil über der Spalte Beantragt (o.TP) kopiert.
Anschließend betätigt sie die Schaltfläche Neu berechnen, damit die Werte von der Jahres-Ebene auf die Vorhaben-Ebene übernommen werden.
Ronja Koch hat die Bearbeitung des Vorhabensteckbriefs fast beendet. Es fehlt noch die Angabe des KPI und die Berechnung des NPV-Werts.
Die Projektmanagerin schätzt, durch welche Maßnahmen das Unternehmen einen betriebswirtschaftlichen Nutzen haben könnte.
Sie denkt an die Senkung von Kosten, z.B. durch die einfachere Erstellung der Statusberichte, in Höhe von 200.000 € für das Jahr 2019 und 400.000 € für das Jahr 2020.
Im Modul Vorhabensteckbrief im Bereich Key Performance Indicator die Schaltfläche KPI einfügen betätigen.
Die Bezeichnung für den gewünschten Key Performance Indicator im neu erzeugten Datensatz vergeben (hier: "Kosteneinsparungen").
Über die Schaltfläche neben dem gewünschten KPI-Datensatz oder über den Kontextmenübefehl Einfügen → Nutzen einen neuen Datensatz für den Nutzen einfügen.
Im Feld Jahr 2019 eintragen und im Feld Geplanter Nutzen den Wert von 200.000 € hinterlegen.
Auf die gleiche Art und Weise einen zweiten Nutzen-Datensatz einfügen.
Die Jahreszahl 2020 und den Geplanten Nutzen von 400.000 € eingeben.
Sie betätigt die Schaltfläche Neu berechnen. Dabei werden die zuvor erfassten Nutzen-Daten aus dem Modul Vorhabensteckbrief ins Modul Budget übernommen und mit den geplanten Kosten verrechnet.
Die Angaben aus dem neu berechneten Budgetplan fließen nun in die Berechnung des NPV-Werts des Vorhabens ein und die Anzeige im Modul Vorhabensteckbrief wird aktualisiert:
Im Modul Prozessstatus betätigt Ronja Koch den Link auf der Bezeichnung des gesonderten Prozessschritts Abgabe des Projektantrags.
Es erscheint die Dialogmeldung: Wollen Sie einen Kommentar abgeben?
Ronja Koch antwortet mit Ja.
In das Feld Kommentar fügt sie folgende Anmerkung ein: Die Einführung der PLANTA Software erscheint mir wirtschaftlich interessant.
Sie speichert.
Ronja Koch klickt erneut auf den Link Abgabe des Projektantrags.
Der Status des Prozessschritts wird von "offen" auf "erledigt" gestellt. Im Feld Termin erscheint automatisch das Datum der Abgabe.
Gleichzeitig öffnet sich das Modul Info versenden, in dem die Nachricht an die Portfoliomanagerin über den erfolgten Abgabe-Schritt vorformuliert enthalten ist.
Ronja Koch betätigt die Schaltfläche versenden.
Ergebnis: Die Portfoliomanagerin Wera Heine erhält die Info über die Abgabe des Projektantrags per Email.
Wera Heine meldet sich mit ihrem Benutzer R70 im System an.
Das Multiportfolioboard mit dem Modul Portfolios öffnet sich automatisch.
Die Portfoliomanagerin klickt auf die ID "IT00001", um das IT- und ORG-Portfolio zu öffnen, und anschließend auf den Modulreiter Portfoliosteckbrief, um das gleichnamige Modul zu öffnen.
Im Bereich Planungsobjekte ohne Portfoliozuordnung aktiviert Wera Heine die Checkbox Auswählen im Datensatz des neuen Vorhabens und betätigt die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen.
Das Vorhaben PM-Software einführen ist nun dem Portfolio zugeordnet und wird im Modul Portfoliosteckbrief angezeigt.
Das Budget des Vorhabens PM-Software einführen wird nun im Portfolio berücksichtigt.
An der roten Ampel auf den Abweichungs-Feldern erkennt die Portfoliomanagerin, dass das Relevante Budget (sprich, das Budget, das die im Portfolio enthaltenen Planungsobjekte für die Realisierung benötigen) höher als das Portfoliobudget ist.
Aktueller Stand des Portfoliobudgets:
Vergleich: Stand des Portfoliobudgets, bevor das neue Vorhaben ins Portfolio aufgenommen wurde:
Die Portfoliomanagerin betätigt den Link auf der Überschrift Kosten für den Zeitraum 2019.
Das Modul Zeitraum bearbeiten: Kosten 2019 öffnet sich. In diesem Modul kann sie die genaue Zusammenstellung der Budgets der einzelnen Planungsobjekte für den Zeitraum 2019 überprüfen.
Wera Heine möchte Projektideen und Vorhaben des Portfolios hinsichtlich Zielbeitrag, Risikowert und NPV (Kapitalwert) vergleichen.
Auf Basis dieser Informationen möchte sie darüber entscheiden, welche Vorhaben und Ideen erfolgversprechend sind und als Projekte realisiert werden können und welche ggf. aus dem Portfolio gestrichen oder vorerst inaktiv gesetzt werden können.
Hier werden Projekte, Vorhaben und Ideen in Relation zueinander angezeigt.
Die Bezugsgrößen sind:
Zielbeitrag
Risikowert
NPV
Die visuelle Vergleichsmöglichkeit verhilft der Portfoliomanagerin zu einer schnellen Entscheidung darüber, welche Ideen oder Vorhaben sie sinnvollerweise streichen und welche sie projektieren sollte.
Wera Heine möchte die Vorhaben 0005 New server farm und 0018 New storage area network system (SAN) aus dem Portfolio streichen. Die durch die Streichung eingesparten Kosten würden das Portfoliobudget wieder ausgleichen.
Im Bereich Vorhaben deaktiviert sie die Checkbox Aktiv der Vorhaben 0005 und 0018. Somit wird das für diese Vorhaben reservierte Budget im Portfolio nicht mehr berücksichtigt, sprich, das Relevante Budget verringert sich.
Die Maßnahmen von Wera Heine haben den gewünschten Erfolg. Das Relevante Budget bleibt 27.861 € unter dem Portfoliobudget. Dies wird durch die grüne Ampel auf den Abweichungsfeldern sofort ersichtlich.
Wera Heine möchte den eben erstellten Statusbericht für die Simulation verwenden.
Sie betätigt im Bereich Statusberichts-Auswahl in der Zeile des Vorhabens PM-Software einführen die Schaltfläche Statusbericht auswählen.
Das Modul Statusbericht zuordnen wird geöffnet. Wera Heine wählt die Checkbox des Statusberichts aus und betätigt die Schaltfläche Ausgewählten Statusbericht zuordnen.
Der Statusbericht ist nun dem Vorhaben zugeordnet.
Dann betätigt Wera Heine die Schaltfläche Simulation erstellen im Überschriftsbalken.
Das Modul Simulation wird geöffnet, in dem die Statusberichtsdaten der Planungsobjekte als eine Art Kopie vorliegen, was das Durchspielen (Simulieren) verschiedener Planungsszenarien ermöglicht, ohne dass die echten Daten dabei verändert werden müssen.
Es handelt sich hierbei um die Daten der Statusberichte, die im Modul Simulationen für die jeweiligen Planungsobjekte ausgewählt wurden. Wurden für bestimmte Planungsobjekte keine Statusberichte ausgewählt oder besitzen Planungsobjekte noch keine Statusberichte, werden beim Betätigen der Schaltfläche Simulation erstellen Statusberichte automatisch erstellt, die jedoch ausschließlich für die Simulation verwendet werden und in normalen Statusberichtsmodulen nicht sichtbar sind.
Im Bereich Abteilungen sieht Wera Heine sofort anhand der roten Ampel in den Spalten Überlast im Zeitraum und Überlast Gesamt, dass in der aktuellen Planungssituation eine Ressourcenüberlast in der Abteilung Systemtechnik vorliegt.
Die Portfoliomanagerin möchte sich nun ein genaues Bild von der Auslastung der Abteilung machen.
Hierzu klickt sie neben der roten Ampel auf die Schaltfläche Auslastungsdiagramm anzeigen.
Das Säulendiagramm stellt die Auslastung der Ressourcen der Abteilung Systemtechnik in allen Planungsobjekten dar.
Anhand der farblichen Darstellung der Planungsobjekte nach Code erkennt die Portfoliomanagerin sofort, welches Planungsobjekt die Überlast verursacht, und zwar ist es vor allem das neue Vorhaben mit der Codefarbe "Orange".
Wera Heine wechselt wieder zurück ins Modul Simulation.
Durch Festhalten der Maus am Balken des Planungsobjekts PM-Software einführen zieht sie den Balken nach rechts, um terminliche Überschneidungen mit anderen Planungsobjekten zu verringern.
Dabei wird der komplette Balken verschoben.
An der gewünschten Stelle lässt sie die Maus los.
Der Balken steht für die simulierten Termine des Planungsobjekts, die gepunktete Linie visualisiert die ursprünglichen kalkulierten Termine.
Nach dem Verschieben der Termine (ggf. auch der Termine eines weiteren Planungsobjekts) sieht die Portfoliomanagerin an dem Wechsel der Ampel von rot auf grün, dass die Überlast der Abteilung Systemtechnik verschwunden ist.
Um die genaue Auslastung zu prüfen, öffnet Wera Heine wieder das Modul Simulation: Auslastung.
Die veränderte Terminplanung möchte die Portfoliomanagerin festhalten und speichert die vorliegende Simulation als Roadmap durch Betätigen der Schaltfläche Simulation als Roadmap definieren im Kopfbalken des Moduls.
Die Roadmap-Termine werden anschließend im Vorhabensteckbrief angezeigt und können durch Kopieren als neue Wunschtermine für das Vorhaben übernommen werden.
Im Panel Vorhaben des Planungsobjekts PM-Software einführen wechselt die Portfoliomanagerin ins Modul Budget durch Betätigen des gleichnamigen Reiters.
Im Budgetzeitraum Kosten 2019 kopiert Wera Heine die Kosten aus der Spalte Beantragt (o.TP) in die Spalte Genehmigt (o.TP), indem sie auf den Pfeil über der Zielspalte klickt.
Anschließend betätigt sie die Schaltfläche Kosten und Aufwände genehmigen neben der Überschrift Kosten 2019.
Die Schaltfläche wird daraufhin grün umrandet: . Die Budgetgenehmigung ist damit bestätigt.
Wera Heine betätigt die Schaltfläche Neu berechnen. Die Zahlen aus der Jahresscheibe Kosten 2019 werden auf die Projekt-Gesamt-Ebene verdichtet.
Nach der Genehmigung des Budgets möchte die Portfoliomanagerin jetzt die Freigabe für das Vorhaben erteilen. Anschließend möchte sie die Projektmanagerin Ronja Koch über die Freigabe informieren.
Nach der Erledigung der Freigabe wird die Phase Vorhaben im Modul Prozessstatus in den Bereich Erledigte Phasen verschoben.
Der Status aller Prozessschritte wird dabei auf "akzeptiert" geändert und im Feld Freigabe wird das Datum der Freigabe von der Portfoliomanagerin Wera Heine angezeigt.
Mit der Freigabe des Vorhabens PM-Software einführen ist daraus ein Projekt geworden. Diese Umstellung geschieht automatisch auf Basis der im Prozessmodell hinterlegten Regeln.
Im Modul Portfoliosteckbrief des IT00001 IT- und ORG-Portfolios ist ersichtlich, dass
sich die Zahl der Projekte im Portfolio IT00001 von acht auf neun erhöht hat.
sich die Zahl der Vorhaben von vier auf drei reduziert hat.
Bei Klick auf den Link auf der Identnummer des Projekts PM-Software einführen öffnet sich nun das Projekt-Panel und nicht wie zuvor das Vorhaben-Panel.
In der Zeile des Projekts PM-Software einführen betätigt sie die Schaltfläche Quality Gates-Vorlage einkopieren.
Wera Heine bestätigt die Abfrage mit Ja.
Das Projekt wird automatisch in den Bereich Planungsobjekt(e) mit Quality Gates verschoben und die in der aktiven Vorlage definierten Quality Gates werden im ausgeklappten Projekt-Datensatz angezeigt.
Die Portfoliomanagerin möchte die in der Vorlage defaultmäßig gesetzten Termine der Quality Gates an die des Projekts anpassen. Hierzu möchte sie den Terminplan des Projekts PM-Software einführen sichten.
Sie öffnet mit Klick auf die Identnummer des Projekts PM-Software einführen das Panel des Projekts.
Sie wechselt wieder in das Modul Quality Gates des Portfolios IT00001.
Sie betätigt die Schaltfläche Terminplan aufrufen in der Zeile des Projekts.
Der Terminplan des Projekts öffnet sich.
Entsprechend den berechneten Terminen des Projekts bestimmt die Portfoliomanagerin die Termine für die Quality Gates im Feld Termin und führt erneut die Berechnung des Terminplans durch.
Die Portfolio-Quality Gates werden in den Terminplan des Projekts eingefügt und sind im Skalenbereich sichtbar.
Gleichzeitig erscheinen sie unter der Skala im Modul Quality Gates im Portfolio.
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