Workflows

Was sind Workflows?

In PLANTA pulse können Workflows erstellt werden, in denen verschiedene Regeln und Automatisierungen definiert werden können, um den eigenen Prozess auf einem Board abzubilden.

Auf Basis dieser Workflows können dann Boards erstellt werden, auf denen die definierten Regeln und Automatisierungen gelten.

Workflows können auf Projektebene und auf globaler Ebene erstellt werden.

Workflows in PLANTA pulse aktivieren

Informationen

Damit Workflows in PLANTA pulse genutzt werden können, müssen die folgenden Parameter aktiviert sein:
- Panel Administration → Tab Einstellungen → Module → Workflows aktivieren
- pro Projekt, in dem Workflows verwendet werden sollen:
  - Panel Projekte → Tab Einstellungen → Workflows aktivieren

Workflow anlegen

Vorgehensweise im Projekt

Menü → Projekte → Tab Workflows
Auf Workflow jetzt einrichten klicken.
Eine Bezeichnung für den Workflow vergeben.
Bei Bedarf eine Beschreibung eintragen.
Auf Anlegen klicken.

Nur Projekt-Administratoren können Workflows bearbeiten.

Vorgehensweise global

Menü → Administration → Workflows → Globale Workflows
Auf das klicken.
Eine Bezeichnung für den Workflow vergeben.
Bei Bedarf eine Beschreibung eintragen.
Auf Anlegen klicken.

In globalen Workflows werden den einzelnen Regeln und Automatisierungen keine spezifischen Benutzer, sondern stattdessen Platzhalter zugewiesen. Diese Platzhalter müssen beim Import in ein Projekt den jeweiligen Benutzern im Projekt zugeordnet werden.

Listen anlegen

Informationen

Bei der Erstellung eines Workflows wird bereits eine erste Liste defaultmäßig angelegt.
Diese kann beliebig umbenannt werden.
Weitere Listen können angelegt werden.

Die Listen, die im Workflow definiert werden, werden später als Listen auf den Boards eingefügt, die mit diesem Workflow erstellt werden. Sie können auf den Boards nicht bearbeitet werden.

Listen anlegen

Auf das neben einer bestehenden Liste klicken.
Bei Bedarf den Titel der Liste ändern.

Regeln hinzufügen

Information

Pro Liste können Regeln definiert werden, die bestimmen, wie mit den Karten in einer Liste gearbeitet werden kann.

Vorgehensweise

Auf Regel hinzufügen klicken.
Die gewünschte(n) Regel(n) definieren.

Einstellung	Beschreibung	Mögliche Werte
Nur bestimmte Benutzer dürfen Karten anlegen	Wenn aktiviert, dürfen nur bestimmte Benutzer Karten auf den Boards anlegen	Projektrechtegruppen, einzelne Projekt-Mitglieder
Karten dürfen nur aus bestimmten Listen hierhin verschoben werden	Wenn aktiviert, dürfen Karten nur aus einer bestimmten anderen Liste in diese Liste verschoben werden	Im Workflow definierte Listen
Nur ein Mitglied pro Karte	Wenn aktiviert, dürfen Karten in dieser Liste nur ein Mitglied zugeordnet werden
WIP-Limit	Wenn aktiviert, kann eine maximale Kartenanzahl für die Liste definiert werden	Zahl
Soft-Limit	Wenn aktiviert, wird das WIP-Limit nur angezeigt, aber Karten können weiterhin zur Liste hinzugefügt werden.

Automatisierungen hinzufügen

Information

Pro Liste können Automatisierungen definiert werden.
Wenn bestimmte Ereignisse eintreten, werden dann die entsprechenden Aktionen ausgeführt.

Vorgehensweise

Auf Automatisierung hinzufügen klicken.
Ein auslösendes Ereignis im Bereich Wenn… auswählen:
- Karte wird zur Liste hinzugefügt
- Mitglied wird zur Karte hinzugefügt
- Anfangsdatum wird geändert
- Fälligkeitsdatum wird geändert
- Beschreibung wird geändert
- Checkliste wird erstellt
- Letzter Checklistenpunkt erledigt
Die auszuführende Automatisierung im Bereich Dann… auswählen:
- Karte in Liste verschieben
  - Die gewünschte Liste auswählen.
- Mitglied zur Karte hinzufügen
  - Das gewünschte Mitglied auswählen.
- Mitglied von der Karte entfernen
  - Das gewünschte Mitglied auswählen.
- Anfangsdatum hinzufügen
  - Heute
  - Morgen
  - In einer Woche
  - Heute + X Tage
- Fälligkeitsdatum hinzufügen
  - Heute
  - Morgen
  - In einer Woche
  - Heute + X Tage
- Kommentar hinzufügen
  - Kommentar eintragen.
- Benachrichtigung senden
  - Nachricht eintragen.
  - Den Empfänger auswählen.
- Label zur Karte hinzufügen
  - Label-Titel eintragen.
  - Label-Farbe auswählen.
Bei Bedarf durch Klick auf weitere Automatisierungen einfügen, die bei diesem Ereignis ausgeführt werden sollen.
Auf Hinzufügen klicken.

Allgemeine Regeln definieren

Information

Im Bereich Allgemeine Regeln können verschiedene Regeln definiert werden, die später auf den Boards mit diesem Workflow gelten werden.

Einstellung	Beschreibung	Mögliche Werte
Nur bestimmte Benutzer dürfen Karten anlegen	Wenn aktiviert, dürfen nur bestimmte Benutzer Karten auf den Boards anlegen	Projektrechtegruppen, einzelne Projekt-Mitglieder
Nur in bestimmten Listen dürfen Karten angelegt werden	Wenn aktiviert, dürfen nur in bestimmten Listen der Boards Karten angelegt werden	Im Workflow definierte Listen
‘Erledigt’-Liste definieren	Wenn aktiviert, kann eine Liste ausgewählt werden, in der die folgenden Regeln gelten: Karten, die auf Erledigt gesetzt werden, werden automatisch in diese Liste verschoben Karten, die in die Liste verschoben werden, werden automatisch auf Erledigt gesetzt	Im Workflow definierte Listen
‘Wieder geöffnet’-Liste definieren	Wenn aktiviert, kann eine Liste ausgewählt werden, in der die folgenden Regeln gelten: Karten, die wieder geöffnet werden, werden automatisch in diese Liste verschoben Karten, die in die Liste verschoben werden, werden automatisch wieder geöffnet	Im Workflow definierte Listen
Swimlane-Erstellung erlauben	Wenn aktiviert, können auf den Boards Swimlanes angelegt werden	Bei Bedarf können Swimlanes eingetragen werden, die beim Erstellen von Boards automatisch angelegt werden. Die Swimlanes werden nicht mit dem Workflow synchronisiert, d. h. Änderungen an den Swimlanes im Workflow werden nicht auf bereits erstellte Boards übertragen. Swimlanes können später auf den Boards frei bearbeitet werden

Platzhalter in globalen Workflows

Information

In globalen Workflows werden für Benutzerzuordnungen Platzhalter verwendet, die dann im Projekt bestimmten Benutzern zugeordnet werden.

Platzhalter im Workflow verwenden

Menü → Administration → Workflows → Globale Workflows
Auf das klicken, um einen neuen Workflow anlegen oder auf das klicken, um einen bestehenden Workflow zu bearbeiten.
In der gewünschten Regel oder Automatisierung auf das unter Benutzer-Platzhalter klicken.
Einen Platzhalter aus der Liste wählen.

Die drei Gruppen-Platzhalter Kommentar-Benutzer, Projekt-Admins und Reguläre Mitglieder werden beim Import in ein Projekt automatisch durch die vorhandenen Projektrechtegruppen ersetzt. Alle anderen Platzhalter müssen beim Import manuell zugewiesen werden und geben den Projektleitern Informationen über die Rollen der zuzuweisenden Mitglieder (z. B. Teamleiter).

Neue Platzhalter definieren

Menü → Administration → Workflows → Globale Workflows
Auf das klicken, um einen neuen Workflow anlegen oder auf das klicken, um einen bestehenden Workflow zu bearbeiten.
Im Bereich Allgemeine Regeln auf Platzhalter verwalten klicken.
Auf Platzhalter hinzufügen klicken.
Eine Bezeichnung und ein Label eintragen.
Bei Bedarf eine Beschreibung eintragen.
Auswählen, ob es sich um einen Benutzer- oder einen Gruppen-Platzhalter handeln soll.
Auf Hinzufügen klicken.

Individuell angelegte Platzhalter können durch Klick auf bzw. bearbeitet bzw. gelöscht werden. Die bereits vordefinierten Platzhalter können nicht angepasst werden.

Workflow bearbeiten

Bearbeitungen, die in bereits erstellten Workflows durchgeführt werden, werden auch auf die Boards übernommen, die bereits mit diesem Workflow erstellt wurden.

Würden durch diese Änderungen ungültige Zustände in einem der Boards auftreten, z. B. wenn eine Liste aus dem Workflow entfernt wird, die auf dem Board bereits Karten enthält, wird der Benutzer darüber informiert und die Änderung kann nicht gespeichert werden.

Listen löschen

Vorgehensweise

Neben der Listenbezeichnung der Liste, die gelöscht werden soll, auf klicken.
Die Liste wird gelöscht.

Regeln und Automatisierungen löschen

Vorgehensweise

Über die gewünschte Regel oder Automatisierung hovern, die gelöscht werden soll.
Auf klicken.

Workflows verwalten

Standard-Workflow definieren

Information

Ein Workflow kann in einem Projekt als Standard-Workflow definiert werden.
Der Standard-Workflow wird automatisch für alle neu erstellten Boards im Projekt ausgewählt.

Vorgehensweise

Menü → Projekte → Tab Workflows
Beim gewünschten Workflow den Schieberegler Standard aktivieren.

Der definierte Standard-Workflow wird auch automatisch für Boards verwendet, die mit PLANTA-Hybrid erstellt werden.

Diese Funktion benötigt mindestens Version 39.5.25 von PLANTA project.

Workflow kopieren

Projekt-Workflow kopieren

Menü → Projekte → Tab Workflows
Beim gewünschten Workflow auf klicken.
Die Option Workflow kopieren auswählen.
Die Abfrage bestätigen.

Globalen Workflow kopieren

Menü → Administration → Workflows → Globale Workflows
Beim gewünschten Workflow auf klicken.
Die Abfrage bestätigen.

Workflow deaktivieren/aktivieren

Projekt-Workflow deaktivieren/aktivieren

Menü → Projekte → Tab Workflows
Beim gewünschten Workflow auf klicken.
Die Option Workflow deaktivieren/aktivieren auswählen.
Die Abfrage bestätigen.

Globalen Workflow deaktivieren/aktivieren

Menü → Administration → Workflows → Globale Workflows
Beim gewünschten Workflow auf bzw. klicken.
Die Abfrage bestätigen.

Wird ein Workflow deaktiviert, werden die damit verbundenen Boards vom Workflow getrennt. Sie können weiterhin verwendet werden, aber Regeln und Automatisierungen aus dem Workflow gelten nicht mehr. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Workflow löschen

Projekt-Workflow löschen

Menü → Projekte → Tab Workflows
Beim gewünschten Workflow auf klicken.
Die Option Workflow löschen auswählen.
Die Abfrage bestätigen.

Globalen Workflow löschen

Menü → Administration → Workflows → Globale Workflows
Beim gewünschten Workflow auf klicken.
Die Abfrage bestätigen.

Wird ein Workflow gelöscht, werden die damit verbundenen Boards vom Workflow getrennt. Sie können weiterhin verwendet werden, aber Regeln und Automatisierungen aus dem Workflow gelten nicht mehr. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Workflow als globalen Workflow veröffentlichen

Information

Benutzer mit globalen Administratorrechten können Projekt-Workflows als globale Workflows veröffentlichen, damit diese auch für andere Projekte zur Verfügung stehen.

Vorgehensweise

Menü → Administration → Workflows → Projekt-Workflows
Beim gewünschten Workflow auf klicken.
Auf Bestätigen klicken.
Eine Kopie des Workflows wird als globaler Workflow geöffnet und kann bei Bedarf angepasst werden.

Bei der Veröffentlichung werden die Benutzer im Workflow durch Benutzer-Platzhalter ersetzt. Diese können bei Bedarf angepasst werden.

Globalen Workflow importieren

Information

Globale Workflows können in ein Projekt importiert werden, um dort verwendet werden zu können.

Vorgehensweise

Menü → Projekte → Tab Workflows
Auf Globalen Workflow importieren klicken.
Beim gewünschten Workflow auf Importieren klicken.
- Durch Klick auf Öffnen kann der Workflow zunächst in einem neuen Tab geöffnet werden.
- Durch Klick auf Zur Übersicht globaler Workflows können alle globalen Workflows eingesehen werden.
Enthält der Workflow Benutzer-Platzhalter, müssen diese im nächsten Schritt den Projekt-Mitgliedern zugewiesen werden.

Platzhalter zuweisen

Die zuzuweisenden Platzhalter sind orange hervorgehoben.
Auf den gewünschten Platzhalter klicken.
Eine Benutzergruppe oder einen oder mehrere Benutzer auswählen.
Auf Zuweisen klicken.
Den Schritt wiederholen bis alle Platzhalter zugewiesen sind.
Beim Workflow auf klicken und die Option Workflow aktivieren auswählen.
Der Workflow kann nun verwendet werden.

Workflow auf einem Board verwenden

Vorgehensweise

In das Panel Projekte wechseln und ein Projekt öffnen.
Innerhalb der gewünschten Gruppe auf die Platzhalter-Board-Karte Neues Board anlegen klicken.
Eine Bezeichnung für das neue Board eingeben.
Ggf. den Sichtbarkeitsmodus des Boards ändern. Dafür auf Ändern klicken und auswählen.
- Der Sichtbarkeitsmodus kann später über die Board-Leiste geändert werden.
- Neue Boards werden standardmäßig als private Boards angelegt.
Auf Workflow verwenden klicken.
Den gewünschten Workflow auswählen.
- Ist ein Standard-Workflow im Projekt definiert, ist dieser bereits defaultmäßig ausgewählt.
Auf Anlegen klicken.

Boards mit einem Workflow werden mit markiert.

Board von einem Workflow trennen

Vorgehensweise

Board öffnen → Sidebar → ...Mehr
Im Board-Menü die Option Von Workflow trennen auswählen.
Die Abfrage bestätigen.

Das Board kann weiterhin verwendet werden, aber Regeln und Automatisierungen aus dem Workflow gelten nicht mehr. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.