Portfolio-Statusbericht erstellen

Information

• Ein Portfolio-Statusbericht gibt den fixierten Stand eines Portfolios zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder.

  • Er bildet verdichtete Daten der Portfolio-Planungsobjekte sowie die Einschätzungen des Portfoliomanagers zum Status des Portfolios und der einzelnen Planungsobjekte ab.

  • Vom Portfolio-Statusbericht aus können auch Statusberichte der einzelnen Planungsobjekte eingesehen werden.

Wo kann man Portfolio-Statusberichte erstellen?

Im Modul Status des gewünschten Portfolios.

Rufen Sie das Portfolio auf,

• indem Sie im Benutzermenü den Eintrag Portfolios im Bereich Planung anklicken und

• im Modul Liste (Portfolio), das sich nun öffnet, den Link auf der ID des Portfolios betätigen.

Wechseln Sie im geöffneten Portfolio anschließend zum Modulreiter Status.

Wer darf einen Portfolio-Statusbericht erstellen?

Alle Benutzer, die Zugriff auf das Modul Status und Änderungsrechte für Portfolios haben. Im PLANTA-Standard sind es die Manager der jeweiligen Portfolios und die Multiportfoliomanager. Informationen zu den Benutzerrechten finden Sie hier.

Kopfdaten festlegen

Vorgehensweise

• Das Modul Status des gewünschten Portfolios öffnen.

• Im Feld Bericht im Modulkopf einen Namen für den Bericht eintragen und aus der Listbox für* den Monat auswählen, für den der Statusbericht gelten soll.

Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht auswählen und Einschätzungen abgeben

Informationen

• Soll ein Portfolio-Statusbericht Daten der im Portfolio enthaltenen Planungsobjekte abbilden, muss vor der Erstellung des Portfolio-Statusberichts ausgewählt werden:

  • welche Planungsobjekte in den Statusbericht einbezogen werden sollen,

  • welchen Stand die einbezogenen Daten haben sollen (das heißt, aus welchen Planungsobjekt-Statusberichten die Daten entnommen werden),

  • auf welche Weise die Daten im Portfolio-Statusbericht verwendet werden sollen. Es gibt zwei Verwendungsmöglichkeiten:

    • Allgemeine Verwendung im Portfolio-Statusbericht (PSB): Daten zu Kosten, Aufwand, Terminen und Risiken/Chancen von Planungsobjekte werden summiert im Portfolio-Statusbericht abgelegt. Der Zustand der Planungsobjekte sowie die Einschätzungen von Projekt- und Portfoliomanager werden ebenfalls hinterlegt.

    • Verwendung in der Time & Budget-Matrix (TBM): Planungsobjekte werden im Portfolio-Statusbericht in einer Time & Budget-Matrix abgebildet. Die Matrix zeigt an, inwiefern die einzelnen Planungsobjekte ihre Budgets und Zeitpläne einhalten.

• Bei Bedarf in der Zeile eines Planungsobjekts im Feld Einschätzung Portfoliomanager (Einsch. PFM) über den Button » eine Einschätzung hinterlegen (, oder ).

  • Wird kein Daumensymbol angezeigt, bedeutet das, dass keine Einschätzung abgegeben wird.

  • Wenn der Datensatz eines Planungsobjekts aufgeklappt wird, kann im Feld Kommentar des Portfoliomanager ein Kommentar hinterlegt werden.

Vorgehensweise

• Im Bereich Planungsobjekte mit Statusberichtsauswahl allen Planungsobjekten des Portfolios, deren Daten verwendet werden sollen, je einen freigegebenen Statusbericht zuweisen. Die Daten dieser Statusberichte werden für den Portfolio-Statusbericht verwendet.

  • Hierzu den Button Dem Planungsobjekt einen Statusbericht zuordnen betätigen.

    • Das Auswahlmodul Statusbericht zuordnen öffnet sich.

    • Auf den gewünschten Statusbericht klicken.

      • Der Statusbericht wird dem ausgewählten Planungsobjekt zugeordnet.

• Durch Setzen oder Entfernen des Hakens in der Checkbox PSB bestimmen, ob die Daten des jeweiligen Planungsobjekts im verdichtet Portfolio-Statusbericht berücksichtigt werden sollen.

• Durch Setzen oder Entfernen des Hakens in der Checkbox TBM bestimmen, ob die Daten des jeweiligen Planungsobjekts in der Time & Budget-Matrix angezeigt werden sollen.

  •   Die Checkbox TBM kann nur aktiviert werden, wenn die Checkbox PSB aktiv ist.

Details

• Es besteht außerdem die Möglichkeit, den Planungsobjekten ihre neuesten Statusberichte gesammelt zuzuweisen. Mehr dazu

Einschätzungen und Kommentare zum Portfolio-Status erfassen

Vorgehensweise

• Im Bereich Einschätzungen durch Betätigen des Buttons » Einschätzung ändern für die entsprechenden Faktoren (Kosten, Terminen etc.) das gewünschte Symbol auswählen (, oder ).

  • Wird kein Daumensymbol angezeigt, bedeutet das, dass keine Einschätzung abgegeben wurde.

  • Im Feld Kommentar können zu jedem Faktor Anmerkungen hinzugefügt oder geändert werden.

  • Sofern zuvor Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht ausgewählt wurden (siehe Abschnitt Planungsobjekte für den Portfolio-Statusbericht auswählen), werden durch Aufklappen der Baumstruktur zu einigen der Faktoren verdichtete Daten der Planungsobjekte angezeigt.

Statusbericht erstellen

Vorgehensweise

• Schaltfläche Statusbericht erstellen in der Action Bar betätigen.

• Die Meldung Sind alle Eingaben (Einschätzungen/Kommentare) und Zuordnungen (Statusberichte zu Planungsobjekten) vollständig und aktuell? mit Ja bestätigen.

• Der Statusbericht ist jetzt erstellt und kann nicht mehr bearbeitet werden.

  • Die Ansicht wechselt automatisch ins Modul Portfolio-Statusbericht, in dem der erstellte Statusbericht eingesehen und freigegeben, gedruckt oder wieder gelöscht werden kann.

Statusbericht freigeben

Informationen

• Nach der Erstellung kann der Portfolio-Statusbericht als ein offizieller Monatsbericht freigegeben werden.

•  Freigegebene Statusberichte können nicht unmittelbar gelöscht werden. Vor dem Löschen muss die Freigabe zunächst durch einen Multiportfoliomanager aufgehoben werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Portfolio-Statusbericht im Kopf die Schaltfläche Freigeben betätigen.

• Die Frage Statusbericht ist nach Freigabe nicht mehr änderbar. Weiter? mit Ja beantworten.

• Damit wird der Statusbericht zum Monatsbericht.