Automatische Anpassung der Aufwände bei PM_Belastungskurven

Informationen

Für die PM_Belastungskurven besteht die Möglichkeit einer automatisierten Steuerung der nicht vollständig verbrauchten bzw. der zu viel verbrauchten Aufwände pro Periode. Dies wird mit den neuen Funktionen Unterbuchungskorrektur und Überbuchungskorrektur erreicht.
- Die Unterbuchungskorrektur sorgt dafür, dass der nicht verwendete Aufwand vergangener Perioden für zukünftige Perioden zur Verfügung steht.
- Die Überbuchungskorrektur hingegen sorgt dafür, dass, wenn in einer Periode mehr Aufwand gebucht wurde als geplant, der Aufwand von zukünftigen Perioden abgezogen wird.

Voraussetzungen

Informationen

Für beide Funktionen muss der globale Parameter Buchungskorrektur für PM-Kurven aktivieren aktiviert, also auf 1 gesetzt werden.
Für die Funktion Unterbuchungskorrektur muss zusätzlich der zeitgesteuerte Event „Starte Unterbuchungskorrektur“ aktiviert werden.
- Soll bei der Unterbuchungskorrektur mit Stichtag gearbeitet werden, muss der globale Parameter Stichtag verwenden aktiviert, also auf 1 gesetzt werden.
Im globalen Parameter Belastungskurven, für die Unter-/Überbuchungen korrigiert werden, müssen PM_Belastungskurven hinterlegt werden, für die die Korrekturen durchgeführt werden sollen. Defaultmäßig sind hier alle PM_Kurven hinterlegt.
Die Funktion kann nur für Projekte, die keine zukünftigen Ist-Buchungen erlauben, also mit dem Parameter Buchungsart = 0, verwendet werden.

Unterbuchungskorrektur

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Die Korrektur wird durch den zeitgesteuerten Event „Starte Unterbuchungskorrektur“ angestoßen, der zwar nächtlich ausgeführt wird, um zu prüfen, ob Unterbuchungen vorliegen. Die Korrektur selbst findet allerdings NICHT jede Nacht, sondern nur zu einem festgelegten Zeitpunkt statt:
- Ist die globale Einstellung Stichtag verwenden aktiviert, wird die Unterbuchungskorrektur immer am festgelegten Stichtag ausgeführt.
- Ansonsten wird sie immer dann ausgeführt, wenn eine neue Periode beginnt, also z.B. bei Verwendung der Kurve PM_QUART bei Quartalswechsel, im letzten Quartal also zum Jahreswechsel. Für die Kurve PM_WEEK findet Korrektur immer in der Nacht von Sonntag auf Montag statt.
Ungenutzter Aufwand wird nicht nur aus der letzten Periode verschoben, sondern prinzipiell aus ALLEN Perioden, die in der Vergangenheit liegen. In der Praxis sollten bei aktivierter Unterbuchungskorrektur nur in der jeweils letzten Periode ungenutzter Aufwand vorhanden sein, da er ja regelmäßig verschoben wird. Wenn jedoch auch in weiter zurückliegenden Perioden ungenutzter Aufwand gefunden wird, so wird dieser auch mit verschoben.
Die Unterbuchungskorrektur findet nur solange statt, bis die Ressourcenzuordnung einen Ist-Ende-Termin gesetzt hat, danach werden sie nicht mehr verändert. Dadurch wird verhindert, dass ungenutzter Aufwand ‚auf ewig‘ in die weit entfernte Zukunft verschoben wird.
Wenn nur die Überbuchungskorrektur ausgeführt werden soll und nicht die Unterbuchungskorrektur, so kann dies einfach erreicht werden, indem bei aktivierter Buchungskorrektur der zeitgesteuerte Event „Starte Unterbuchungskorrektur“ deaktiviert wird.

Beispiel

Thomas Schäfer wird mit der Belastungskurve PM_QUART verplant, und im letzten Quartal des Jahres 2023 gibt es noch 25 Stunden ungenutzten Rest-Aufwand. Wir befinden uns im Januar 2024, also im 1. Quartal des Jahres.

Ist die Unterbuchungskorrektur aktiv, wird nun zu einem bestimmten Zeitpunkt die noch vorhandene Kapazität in die nächste Periode, also das 1. Quartal 2024 verschoben.

Überbuchungskorrektur

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Wird bei der Überbuchungskorrektur der komplette geplante Aufwand verschoben oder aufgebraucht, und bleiben dabei noch Buchungen übrig, die von keinem geplanten Aufwand gedeckt werden können, merkt sich das System diesen ungedeckten Aufwand, also wird der ungedeckte Aufwand in einer speziell dafür vorgesehenen Datentabelle (DT803 Buchungshistorie) gespeichert. Um den ungedeckten Aufwand zu sehen, kann ein individuelles Modul erstellt werden.
- Verhindert wird eine Überbuchung aufgrund des unzureichenden restlichen Plan-Aufwands nie.
Werden Buchungen storniert und wird dadurch der Aufwand wieder frei, wird dieser zu den vorhandenen geplanten Buchungen addiert und für die anstehenden Buchungen verwendet oder, falls bereits der ganze geplante Aufwand verbraucht wurde, für die Deckung des ungedeckten Aufwands verwendet.
- Bei der Stornierung wird der Rest-Aufwand immer beginnend von der letzten Periode, in der Aufwand zurückgenommen wurde, wieder hergestellt, und zwar unabhängig davon, welche Tages-Ist-Buchung genau welchen Rest-Aufwand welches Tages reduziert hatte.
Die Überbuchungskorrektur aktiviert, findet bei jeder Terminrechnung statt.

Beispiel

1. Benjamin Fischer wird mit der Belastungskurve PM_MONTH eingeplant. Er hat bereits 2 Stunden am 3.12. zurückgemeldet, und er hat im Dezember 2023 und im Januar 2024 noch freie Kapazitäten:

2. Benjamin Fischer meldet am 3.12. weitere 4 Stunden Ist-Zeit zurück. Diese werden von der noch freien Kapazität im Dezember abgezogen:

3. Er meldet nochmals 2 Stunden zurück. Da im Dezember nur noch 1 Stunde Rest-Aufwand frei ist, wird die zweite Stunde von dem Rest-Aufwand der nächsten Periode, also vom Januar 2024, abgezogen:

4. Weitere acht Stunden Arbeitszeit am nächsten Tag reduziert den vorhandenen Restaufwand weiter:

5. Werden nun nochmals 4 Stunden gearbeitet, ist der gesamte Rest-Aufwand verbraucht. Der restliche verfügbare Aufwand wird auf 0 gesetzt, aber da es noch 3 Stunden gibt, für die kein geplanter Rest-Aufwand zur Verfügung steht, merkt sich das System diesen ungedeckten Aufwand.

6. Wird nun beispielsweise der Ist-Aufwand vom 3.12. komplett storniert, so wird der Rest-Aufwand, der durch diesen Tag belegt wurde, wieder frei. Da es aber 3 Stunden an ungedecktem Aufwand gab, werden nur 5 Stunden im Januar wieder angelegt.

7. Wenn nun auch noch der Ist-Aufwand vom 5.12. storniert wird, werden diese 8 Stunden auch dem Aufwand-Rest zugeschlagen, womit der Zustand aus Schritt 3 (fast) wieder hergestellt wurde – nur mit dem Unterschied, dass es 8 Stunden Ist-Aufwand am 4.12. gibt statt dem 3.12. Aber die Summe von Ist-Aufwand & Rest-Aufwand ist identisch: