Ressourcenplanung/Stundenerfassung mit Ressourcenstrukturen

Überblick

• In PLANTA project lassen sich beliebig tiefe Ressourcenstrukturen definieren. Ressourcen auf einer höheren Strukturebene (= Hauptressourcen) können sowohl zur Verdichtung von Auslastungsdiagrammen als auch zur Planung verwendet werden. Auslastungsübersichten für Haupt- und Unterressourcen sind damit möglich.

Verdichtung der Werte

• Die verfügbare Kapazität und die Belastungen werden entlang der Ressourcenstruktur nach oben verdichtet, wenn im Ressourcendatenblatt bei der Hauptressource die Checkbox Perioden verdichten aktiviert ist.
  • Die verfügbare Kapazität der Unterressourcen wird beim Speichern entlang der Ressourcenstruktur nach oben auf Hauptressourcen verdichtet und im Feld Verfügbare Kapazität auf jeder Periode der Hauptressource gespeichert (einsehbar im Modul Verfügbarkeit ).
  • Die Belastungen der Unterressourcen werden durch die Terminrechnung auf die Hauptressourcen verdichtet und im Feld Auslastung gespeichert (einsehbar im Modul Verfügbarkeit ).

Hinweise

• Sollte es vorkommen, dass die Verfügbare Kapazität nicht richtig berechnet wurde, kann wie folgt vorgegangen werden:
  • Bei der Hauptressource die Checkbox Perioden verdichten deaktivieren. Speichern. Jetzt wird die Ressourcenstrukturverdichtung aufgehoben.
  • Bei der Hauptressource die Checkbox Perioden verdichten aktivieren. Speichern. Jetzt wird die Ressourcenstrukturverdichtung wieder durchgeführt.
• Am schnellsten lassen sich solche Korrekturen im Modul Ressourcen durchführen. Ggf. ist das Datenfeld Perioden verdichten einzublenden, falls es ausgeblendet ist.

Planung nur auf unterster Ressourcenebene

Information

• Der einfachste Fall ist, auf den untersten Ressourcen zu planen und Auslastungsdiagramme für Hauptressourcen anzuzeigen. Die Hauptressourcen sollten wie folgt definiert sein.

Details

• Die Hauptressource hat in den Stammdaten folgende Einstellungen:
  
  • keine eigene Verfügbarkeit ( Einheit/Tag und Faktormenge sind leer)
  • Perioden ( Startperiode und Endperiode ) sind gefüllt. Grund: Auf den Perioden müssen die verdichteten Daten gespeichert werden.
  • die Checkbox Ressource wird beplant ist deaktiviert. Dies verhindert, dass die Hauptressource beplant werden kann.
    • Die Checkbox kann nur dann deaktiviert werden, wenn die Ressource in keinem Vorgang eingeplant ist.

Planung nur auf Hauptressourcen

Informationen

• Ein häufiger Planungsfall ist, nur auf Hauptressourcen (z.B. Abteilungen) zu planen. Schwierig ist es dabei, die verfügbare Kapazität (Urlaub, Abwesenheit etc.) auf den Hauptressourcen zu ermitteln und zu pflegen.
• Hier schafft PLANTA project eine einfache Lösung: Die Unterressourcen werden zur Urlaubs- und Abwesenheitsplanung angelegt. Diese verdichten ihre verfügbare Kapazität auf die Hauptressourcen, auf denen geplant wird. Dadurch ist die verfügbare Kapazität der Hauptressourcen immer aktuell und die Erfassung der Arbeitsstunden auf der Mitarbeiterebene ist ebenfalls möglich.

Hinweise

• Auch für Hauptressourcen ist ein Kapazitätsabgleich möglich.
• Haupt- und Unterressourcen sollten wie in folgenden Beispielen definiert sein.

Details

• Die Hauptressource hat in den Stammdaten folgende Einstellungen:
  • keine eigene Verfügbarkeit ( Einheit/Tag und Faktormenge sind leer)
  • Perioden ( Startperiode und Endperiode sind gefüllt). Grund: Auf den Perioden müssen die verdichteten Daten der Unterressourcen gespeichert werden.
  • Die Checkbox Ressource wird beplant ist aktiviert. Das ermöglicht, dass diese Ressource beplant werden kann.
  • Die Checkbox Perioden verdichten ist aktiviert.

• Die Unterressource hat in den Stammdaten folgende Einstellungen:
  • Perioden ( Startperiode und Endperiode ) sind gefüllt. Grund: Auf den Perioden werden die verfügbare Kapazität und die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten gespeichert.
  • Die Checkbox Ressource wird beplant ist deaktiviert. Das verhindert, dass diese Ressource beplant werden kann. Die Terminrechnung berücksichtigt die Perioden dieser Ressource nicht, was dazu führt, dass eine Vielzahl solcher Ressourcen keine Laufzeitverschlechterung der Terminrechnung zur Folge hat.
  • Die Checkbox Perioden verdichten ist aktiviert.

Planung auf Haupt- und Unterressourcen

Information

• Haupt- und Unterressourcen können zur Planung verwendet werden.

Anwendung in der Praxis (Push-Methode)

• Dem Projektleiter ist bei der Einplanung noch unklar, welcher Mitarbeiter die Arbeiten ausführen wird. Insofern plant er nur die Hauptressource (= Abteilung) ein. Die Feinplanung der Mitarbeiter wird erst später z. B. vom Abteilungsleiter durchgeführt. Hierzu steht dem Abteilungsleiter das Modul Einplanungen zur Verfügung, in dem die Verteilung des Aufwands von den Abteilungsressourcen auf die Personenressourcen (Mitarbeiter) vorgenommen werden kann.

Anwendung in der Praxis (Pull-Methode)

• Im Vergleich zu Push-Methode wird hier keine Umplanung durch den Abteilungsleiter im Modul Einplanungen gemacht, sondern die Mitarbeitern der Abteilung dürfen sich die Aufgaben dann selbst zuordnen. Auf welche Weise die Zuteilung der Aufgaben in diesem Fall erfolgt, ist kundenindividuell. PLANTA-Software kann hierbei ebenfalls unterstützend eingesetzt werden. Bitte sprechen Sie ihren PLANTA-Consultant an, wie konkret in diesem Fall vorgegangen werden kann.

Hinweise

• Auch für Hauptressourcen ist ein Kapazitätsabgleich möglich.
• Die Summe der Auslastungen der Unterressourcen muss nicht mit der Auslastung der Hauptressource übereinstimmen. Es kann zusätzliche Belastungen auf der Hauptressource geben, die ggf. später auf die Unterressourcen zu verteilen sind.

Hinweis

• Erfolgt eine Einplanung für Mitarbeiter und Abteilung in einem Zeitraum gleichzeitig so kann dies zu Überlastungen führen. Dies liegt in der Verdichtung der Ressourcenbelastungen durch die Neuplanung begründet: Die Kapazität der einzelnen zu beplanenden Ressourcen wird getrennt eingelastet und nach Abschluss der Neuplanung neu verdichtet. Im Beispiel unten wird dies veranschaulicht.

Beispiel, Teil 1

• Kapazitätstreue Planung
• Ausgangssituation: Eine Abteilung und deren 3 Mitarbeiter sind noch nicht eingeplant und haben somit jeweils 100 % verfügbare Kapazität.
• Die Abteilung bezieht ihre verdichtete freie Kapazität aus den freien Kapazitäten ihrer Mitarbeiter.
• Projekt A
  • Einplanung der Abteilung selbst in einem Vorgang zu 50% am 18.10. diesen Jahres.
  • Im anderen Vorgang werden die 3 Mitarbeiter der Abteilung am 18.10. wie folgt eingeplant:
    • 1 zu 100%
    • 2 zu 50%
    • 3 zu 0%.
  • Somit hat die Abteilung noch eine Restverfügbarkeit von 50 % und die einzelnen Mitarbeiter entsprechend Ihrer jeweiligen Einzeleinplanung auch, da die Verfügbarkeiten noch nicht wieder neu verdichtet wurden.
  • Es ergeben sich folgende Restverfügbarkeiten, wenn die Einzelressourcen getrennt voneinander und unverdichtet vor der erneuten Durchführung der Terminrechnung betrachtet werden:

• Jetzt wird im niedriger priorisierten Projekt B
  • die Abteilung zu weiteren 25% am selben Tag eingeplant.
  • Da die Auslastung der Abteilung noch nicht neue berechnet verdichtet wurde (siehe oben), stellt die Terminrechnung fest, dass die Abteilung noch 50% verfügbare Kapazität hat und lastet diese mit 25 % ein.
• Nach der Berechnung, bei der die Einplanungsdaten von Unterressourcen auf die Hauptressource verdichtet werden, ist das Ergebnis, dass die Abteilung am 18.10.2008 insgesamt eine Auslastung von 125% hat:

Beispiel, Teil 2

• Das Projekt B aus dem obigen Beispiel Teil 1 wird entlastet.
• Demzufolge ist die verplante verdichtete Kapazität der Abteilung nur die 100% aus Projekt A.
• Es wird eine Terminrechnung nur für Projekt B angestoßen.
• Diese stellt aufgrund der neuen Verdichtung fest, dass die Abteilung A in Projekt A zu 100% ausgelastet ist und lastet die Abteilung im Anschluss an Projekt A am 19.10.2008 ein.
• Die Auslastung der Abteilung beträgt nun am 18.10. 100% von Projekt A und am 19.10. 25% von Projekt B.

Hinweise

• Die Terminrechnung kann bei der Planung mit Abteilungen nicht beurteilen, welcher Mitarbeiter der Abteilung für einen Vorgang vorgesehen ist.
  • Im obigen ersten Beispiel kann bei Projekt B nicht durch einen Automatismus in der Terminrechnung gesagt werden, ob z.B. Mitarbeiter 3 die 25 % der Abteilungseinplanung voll leisten wird oder ob die Aktivitäten in irgendeinem Verhältnis zwischen Mitarbeiter 2 und 3 aufgeteilt werden.
  • Somit ist eine Planung auf Abteilungs- und auf Mitarbeiterebene zu einem Zeitpunkt bzw. innerhalb eines Zeitraums nicht sinnvoll und wird nicht empfohlen.
• Wenn das oben genannte Verhalten nicht gewünscht ist, wird empfohlen Abteilungen und Mitarbeiter nicht zu einem Zeitpunkt zu verplanen.
• Grundsätzlich ist es möglich, eine Abteilung abteilungsgenau und eine andere Abteilung im gleichen Zeitraum mitarbeitergenau zu planen.

Planung auf Hauptressourcen und Rückmeldung auf Unterressourcen

Information

• Geplant wird nur auf Hauptressourcen, z. B. Abteilungen.
• Die Arbeitsstundenerfassung erfolgt durch die Unterressourcen, z. B. Mitarbeiter

Details

• Für die Einplanung der Hauptressource siehe Kapitel Planung nur auf Hauptressourcen.
• Arbeitszeiterfassung: Da die Unterressourcen nicht direkt in die Projekte eingeplant sind, sehen sie die entsprechenden Projekte nicht sofort in ihrem Zeiterfassungs-Modul, sondern müssen die Projekte und die entsprechenden Vorgänge erst im Dialogmodul Projekte und Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen auswählen und in das Modul Zeiterfassung einfügen.
• Haben die Unterressourcen ihre Ist-Stunden erfasst, und wurde der Terminplan des entsprechenden Projekts vom Projektmanager berechnet, reduziert sich der geplante Aufwand ( Aufwand-Rest ) der Hauptressource entsprechend der Stundenerfassung der Mitarbeiterrressource (Unterressource) automatisch. Der Aufwand-Ist wird auf der Hauptressource nicht ausgewiesen, sondern nur auf den Unterressourcen, die nach der Zeiterfassung und Berechnung des Terminplans dem entsprechenden Vorgang auch automatisch zugeordnet werden.

Beispiel

• Auf einem Vorgang wurde die Hauptressource Engineering Electric mit 50 Stunden eingeplant.

• Ressource Alexandra Hoffmann ist eine Unterressource von Engineering Electric und hat 10 Stunden auf den Vorgang erfasst.
• Nach der Terminplanberechnung
  • wurde die Ressource Alexandra Hoffmann automatisch dem Vorgang zugeordnet und mit dem Aufwand-Ist von 10 Std. ausgewiesen.
  • Der geplante Aufwand ( Aufwand-Rest ) von 50 Std. von Engineering Electric hat sich auf 40 Std. reduziert, der Aufwand-Ist auf der Ressource Engineering Electric ist nicht vorhanden.

Automatische Verteilung des Mehraufwands auf übergeordnete Ressourcen bei Rückmeldung BETA

Information

• Bei dieser Variante werden sowohl Unterressourcen als auch Hauptressourcen auf Vorgänge eingeplant. Dabei werden die Planstunden der Hauptressource quasi als Pufferbudget verwendet. Melden die Unterressourcen mehr Stunden zurück, als für sie eingeplant, werden die Mehrstunden vom sogenannten Stundenbudget auf der Hauptressource abgezogen.
• Bei dieser Variante wird eine eigenständige Berechnungsmethodik eingesetzt, die u.U. die Ergebnisse der Berechnung des Terminplans beeinflussen kann. Diese Variante befindet sich im Beta-Stadium und stellt eine Alternative zur derzeit im PLANTA-Standard verwendeten Berechnungsvariante dar.
• Bei deren Verwendung werden sämtliche Buchungen auch historisiert, so dass genau nachvollzogen werden kann, welche Ressource wie viel mehr zurückgemeldet hat und wie diese Stunden vom Budget der Hauptressource abgezogen wurden. Auch die nicht gedeckten Beträge werden gespeichert und können genau zurückverfogt werden, bzw. können die fraglichen Buchungen rückgängig gemacht werden. 
• Um diese alternative Berechnungsvariante zu verwenden, muss sie durch bestimmte Customizing-Einstellungen aktiviert werden. Informationen zu der Aktivierung finden Sie im Hilfe-Bereich PLANTA-Customizer.

Hinweis

• PLANTA stellt hierzu lediglich die Funktionalität zur Verfügung, mit der verschiedene Nutzungsvarianten möglich sind. Je nach dem, wie Sie die neue Funktionalität nutzen möchten, sind unter Umständen neue individuelle Module notwendig, die per Customizing realisiert werden können. Bitte wenden Sie sich an Ihren PLANTA-Kundenberater.

Beispiel

• Auf einen Vorgang ist die Abteilungsressource X und eine Mitarbeiterressource A eingeplant. 
• Sowohl die Abteilungsressource X als auch die Mitarbeiterressource A haben einen geplanten Rest-Aufwand von 10 Std.
• Hat die Ressource A mehr gearbeitet als geplant und bucht sie anstatt 10 dann 15 Std. auf den Vorgang, wird ihr Rest-Aufwand auf 0 gesetzt und die verbliebenen 5 Std. werden automatisch vom Rest-Aufwand der übergeordneten Abteilungsressource X abgezogen. Somit reduziert sich der Rest-Aufwand der Abteilungsressource von 10 auf 5 Std. Dabei wird kein Ist-Aufwand auf der Abteilungsressource eingetragen.

Hinweise

• Diese Funktionalität ist nicht für Ressourcenzuordnungen mit PM-Belastungskurven geeignet , da diese eine komplett andere Logik voraussetzen (Rest-Aufwände werden von Belastungen auf ihre Ressourcenzuordnungen summiert, anstatt andersherum).  Deshalb wird, falls eine der betroffenen Ressourcenzuordnungen eine PM-Kurve als Belastungskurve verwendet, keine  Verteilung des Ist-Aufwands vorgenommen, und auch keine  Buchungshistorie verbucht, selbst, wenn diese alternative Berechnungsfunktion aktiviert ist.