Ressourcenplanung mit Anfragen/Freigaben

Informationen

• Der Ressourcenanfragen/-freigaben-Prozess in PLANTA project beinhaltet

  • die Anfrage einer benötigten Abteilung durch den Projektleiter,

  • die Freigabe einzelner Ressourcen durch den Abteilungsleiter,

  • und schließlich die Einplanung der freigegebenen Ressourcen in den Projekten.

Hinweis

• Damit Ressourcenanfragen genutzt werden können, müssen zunächst einige Einstellungen vorgenommen werden. Mehr Informationen.

• Ressourcenanfragen/-freigaben sind auch in Projektstrukturen sowohl für Hauptprojekte als auch für Teilprojekte möglich. Dabei muss folgendes beachtet werden:

  • Ressourcenanfragen/-freigaben können nur von Projektmanagern für die jeweilige Projekte vorgenommen werden, d.h.

    • Hauptprojektmanager können Ressourcenanfragen nur für Hauptprojekte vornehmen.

    • Teilprojektmanager können Ressourcenanfragen nur für ihre Teilprojekte vornehmen.

Ressourcenanfragen/-freigaben-Prozess

Informationen

• Ressourcenanfragen können auf Projekt- oder auf Vorgangsebene gestellt werden.

• Auf welcher Ebene Ressourcenanfragen genutzt werden, kann global oder pro Projekt konfiguriert werden. Mehr Informationen

Projekt-Ressourcenanfragen

• Sind Ressourcenanfragen auf Projektebene aktiv, müssen Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe erforderlich auf Projektebene freigegeben werden, um eingeplant werden zu können.

• Anfragen werden dann pro Ressource pro Projekt generiert.

Vorgangs-Ressourcenanfragen

• Sind Ressourcenanfragen auf Vorgangsebene aktiv, müssen Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe erforderlich auf Vorgangsebene freigegeben werden, um eingeplant werden zu können.

• Anfragen werden dann pro Ressource pro Vorgang generiert.

Anfragestatus

Der Fortschritt des Ressourcenanfrage-Prozesses kann anhand des Anfragestatus nachvollzogen werden:

• Erstellt: Der Projektmanager eines Projekts hat eine Ressourcenanfrage erstellt.
• In Arbeit: Der Projektmanager hat die Ressourcenanfrage eingereicht.
• Freigegeben: Der Abteilungsleiter hat die Ressourcenanfrage freigegeben.
• Abgelehnt: Der Abteilungsleiter hat die Ressourcenanfrage abgelehnt.

Hinweise

• Beim Einsatz von Ressourcenanfragen sollte die Zusammenwirkung mit anderen Ressourceneinstellungen, wie z. B. Belastungskurven, berücksichtigt werden.

  • Erfolgt beispielsweise die Ressourcenanfrage mit einer linearen Belastungsverteilung und die Verteilung nach Freigabe dann aber auf Mitarbeiter mit CAP-Belastungskurve, kann es passieren, dass die Ampel auf dem Feld Belastung-Rest eine Überschreitung der Freigabe signalisiert.

• Nur Anfragen mit dem Status Erstellt können gelöscht werden.

  • Alle anderen Anfragen können nur archiviert werden.

• Beim Archivieren von Projekten werden alle Anfragen nun ebenfalls archiviert mit Ausnahme von Anfragen mit dem Status "erstellt". Diese werden beim Archivieren der Projekte gelöscht.

Anfrage generieren (Projektmanager)

Informationen

• Der Projektmanager plant die Ressourcen (Abteilungen), die frei eingeplant werden können, im Terminplan ein.

• Daraufhin kann er aus den Einplanungen eine Ressourcenanfrage generieren und diese im Modul Ressourcenanfragen absenden.

• Hierbei wird eine Anfrage pro Projekt und pro Ressource (bei Projekt-Ressourcenanfragen) bzw. pro Vorgang und pro Ressource (bei Vorgangs-Ressourcenanfragen) erzeugt.

Vorgehensweise

• Der Projektmanager plant sein Projekt im Modul Terminplan und ordnet den einzelnen Vorgängen Abteilungsressourcen zu, die frei eingeplant werden dürfen.
• Den gewünschten Aufwand-Rest für die einzelnen Ressourcen vergeben.
• Auf den Button

  

  im Modulkopf klicken, um aus der Einplanung heraus Anfragen zu erstellen und diese im Modul Ressourcenanfragen zu öffnen.
  • Alternativ auf den Button

    

    klicken, um in das Modul Ressourcenanfragen zu wechseln und dort auf den Button

    

    klicken.

• Die Anfragen werden generiert.

  • Bei Projekt-Ressourcenanfragen/-freigaben wird eine Anfrage pro Ressource generiert.
  • Bei Vorgangs-Ressourcenanfragen/-freigaben wird eine Anfrage pro Ressource pro Vorgang generiert.
  • Die eingeplanten Aufwand-Rest-Werte werden in die Anfrage übernommen.
  • Bei Bedarf einen Kommentar im Feld Kommentar eintragen.
  • Über

    

     kann die Auslastung der jeweiligen Ressourcen im Modul Auslastung von eingesehen werden und die Auswirkungen der Anfrage können somit simuliert werden.
  • Auf

    

    klicken, um alle Anfragen abzusenden, oder auf

    

    klicken, um einzelne Anfragen abzusenden.
  • Die Abfrage mit Ja bestätigen.
  • Die Anfragen werden gesendet, der Status ändert sich auf in Arbeit.

Details

• Im Modul Ressourcenanfragen kann der Projektmanager den Status seiner Ressourcenanfragen verfolgen.

  • Durch Klick auf den Button kann eine Erinnerung an den Abteilungsleiter gesendet werden.

• Angefragte Ressourcen und der Status der Anfragen werden auch im Terminplan des Projekts oder, bei Anfragen auf Vorgangsebene, auch im Modul Vorgang angezeigt.

  • Durch Klick auf den Button im Terminplan kann die Anfrage im Modul Ressourcenanfragen geöffnet werden.

Hinweise

• Für Vorgänge, deren Ist-Ende bereits gesetzt wurde, sowie für (Master)Meilensteine können keine Ressourcen angefragt werden.

  • Beim Versuch, einem solchen Vorgang Ressourcen zuzuordnen, erscheint eine entsprechende Meldung.

• Da die Anfrage-Werte gerundet werden, kann deren Anzeige ggf. von den geplanten Werten abweichen.

• Die geplanten Werte werden im Zeitraster zusammengefasst, das im Parameter Ressourcenanfragen: Zeitraster definiert wurde.

• PLANTA empfiehlt, angefragte Ressourcen mit derselben Belastungskurve einzuplanen, mit der auch die freigegebenen Ressourcen eingeplant werden sollen.

Bearbeitung der Anfrage (Abteilungsleiter)

Informationen

• Sobald die Anfragen abgeschickt wurden, sieht der Abteilungsleiter alle Anfragen für seine Abteilung im Übersichtsmodul Meine Ressourcenanfragen.

• Hier können Anfragen abgelehnt oder freigegeben werden.

• Der für die gesamte Abteilung angefragte Aufwand kann hier auf einzelne Mitarbeiterressourcen verteilt und freigegeben werden. Hierbei kann der Abteilungsleiter eine Simulation der Auslastung der Ressourcen mit den freizugebenden Werten einsehen. 

• Nach der Freigabe ändert sich der Status der Anfrage auf "Freigegeben".

Vorgehensweise

• Das Modul Meine Ressourcenanfragen öffnen.

Bei der gewünschten Anfrage auf

• Das Modul Ressourcenauswahl öffnet sich.

• Die gewünschten Ressourcen auswählen.

  • Die Ressourcen der Abteilung werden angezeigt.
    • Hierbei werden ggf. auch Ressourcen angezeigt, die keine Freigabe benötigen (Freigabe erforderlich = Nein).
    • Defaultmäßig werden Personenressourcen angezeigt. In der Modulvariante Abteilungen können Abteilungsressourcen eingesehen werden.
  • Auf Ressourcen zur Verteilung einfügen klicken.
  • Das Modul wird geschlossen und die Ressourcen werden im Modul Meine Ressourcenanfragen unter der gewählten Ressourcenanfrage eingefügt.
    • Sind in der Auswahl Ressourcen enthalten, für die zu dieser Anfrage bereits Freigaben bestehen, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben und die Ressourcen werden nicht zur Verteilung eingefügt.
• Im Modul Meine Ressourcenanfragen die angefragte Kapazität auf die eingefügten Ressourcen verteilen, indem Werte in den Feldern Freigegeben eingefügt werden.
• Auf

  

  klicken, um eine Simulation der Auslastung der Ressource mit den freizugebenden Werten anzuzeigen.
  • Die Auslastung wird im Modul Auslastung von angezeigt und die Anzeige dort wird aktualisiert, sobald neue Werte im Modul Meine Ressourcenanfragen im Feld Freigegeben eingefügt und gespeichert werden.
• Durch Klick auf

  

   bzw.

  

   können die freizugebenden Werte um je eine Einheit (je nach gewähltem Zeitraster) nach vorne bzw. nach hinten verschoben werden.

Um die Freigabe zu erteilen, bei der gewünschten Ressourcenanfrage auf

klicken.

• Um alle Ressourcenanfragen zu einem Vorgang oder einem Projekt freizugeben, auf

  

  beim Vorgang oder dem Projekt klicken.

• Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
• Die Anfragen werden freigegben, der Status ändert sich auf freigegeben.

Hinweise

• Freigegebene Werte können im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden.

  • Beim Versuch, die Werte einer Freigabe zu ändern, die nicht den Status in Arbeit besitzt, erscheint eine entsprechende Meldung.

  • Es ist daher auch nicht möglich, zunächst nur einen Teil der Werte freizugeben und die Freigabe im Nachhinein zu ergänzen.

  • Freigaben können nicht wieder zurückgezogen werden.

• Der Abteilungsleiter kann im Modul Meine Abteilung im Feld Freigabe darf überschritten werden um (Limit in %): konfigurieren, um wie viel Prozent die Freigaben durch den Projektleiter überschritten werden dürfen.

  • Außerdem kann er einsehen, wie viele Projekte derzeit das gesetzte Freigabelimit überschreiten (Anzahl Projekte mit Überschreitung des Freigabelimits:).

    • Neben dem Feld befinden sich Schaltflächen, über die der Abteilungsleiter in das Modul Freigabeüberschreitungen wechseln kann, um die Projekte einzusehen.

  • Übersteigt die tatsächliche Einplanung die Freigabe, kann der Projektleiter eine Änderungsanfrage einreichen, um die Differenz zur ursprünglichen Freigabe anzufragen.

Schnellfreigabe

Die Schnellfreigabe über den Button 

• Die Schnellfreigabe kann auch genutzt werden, um Änderungsanfragen für bereits eingeplante Ressourcen freizugeben.
• Nachdem die Freigabe erfolgt ist, werden die freigegebenen Datensätze markiert.
• Sind Anfragen vorhanden, die manuell freigegeben müssen, erscheint eine entsprechende Meldung und die Datensätze, die nicht freigegeben werden konnten, werden markiert.

Übernahme der Einplanung ins Projekt (Projektmanager)

Information

• Der Projektmanager kann den Status seiner Anfragen sowohl im Modul Ressourcenanfragen als auch im Terminplan des jeweiligen Projekts nachverfolgen.

• Wird die Anfrage freigegeben, kann der Projektmanager die Ressourcen in seinem Projekt entsprechend der Freigabe einplanen.

• Bei Anfragen auf Vorgangsebene besteht die Möglichkeit, die freigegebenen Ressourcen automatisch in den Terminplan zu übernehmen.

  • Alternativ können die Ressourcen auch manuell eingeplant werden.

• Bei Anfragen auf Projektebene erfolgt die Einplanung immer manuell.

Manuelle Einplanung

• Im Terminplan des Projekts wird oben (Projekt-Ressourcenanfragen) bzw. unter den jeweiligen Vorgängen (Vorgangs-Ressourcenanfragen) angezeigt, welche Ressourcen freigegeben wurden und mit viel Stunden diese freigegeben wurden.

• Der Projektmanager kann nun die während der Grobplanung eingeplanten Abteilungsressourcen aus dem Terminplan entfernen und stattdessen die freigegebenen Ressourcen einplanen.

• Diese werden nun auch im Modul Ressourcen zuordnen im Bereich freigegebene Ressourcen angezeigt.

• Hierbei darauf achten, die Ressourcen mit der PM-Belastungskurve einzuplanen, die dem ausgewählten Zeitraster entspricht. Mehr Informationen

Freigaben automatisch übernehmen (Anfragen auf Vorgangsebenen)

• Das Modul Ressourcenanfragen öffnen (beispielsweise durch Klick auf den Button

  

  bei einer freigegebenen Ressource).
  • Freigegebene Ressourcenanfragen werden im Bereich freigegeben angezeigt.
  • Über die jeweiligen Felder im Modulkopf können die Ressourcenanfragen nach Vorgängen, Ressourcen, Datum oder Status gefiltert werden.
• Bei der gewünschten Ressourcenanfrage auf

  

  klicken, um die Freigaben in den Terminplan des Projekts zu übernehmen.
• Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
• Die freigegebenen Ressourcen werden in den Terminplan übernommen und die Anfrage wird archiviert.

Details

• Die neuen Ressourcen werden im Terminplan den entsprechenden Vorgängen zugeordnet und die Ressourcen, die bereits zugeordnet waren, werden aktualisiert.
• Waren vorher Abteilungsressourcen angefragt, so werden diese aus der Planung entfernt.
  • Ist dies nicht gewünscht, kann der Parameter Angefragte Ressource ausplanen im Modul Globale Projekteinstellungen entsprechend konfiguriert werden.
• Die Einplanung der Belastungen erfolgt über die entsprechende PM-Belastungskurve (je nach globaler Einstellung). Mehr Informationen
• Die Werte werden dabei aus den Freigabe-Zeiträumen in den Terminplan übernommen und von der Terminrechnung angepasst, während das Raster (je nach globaler Einstellung) erhalten bleibt.
  • Bei der Übernahme wird keine automatische Terminrechnung durchgeführt.
• Wird die Einplanung später erhöht und der Terminplan neu berechnet, wird das Feld Aufwand-Rest unter der Zeitskala gelb (sobald die Freigabe überschritten wird) bzw. rot (sobald das Freigabelimit überschritten wird) markiert. (Siehe auch Änderungsanfrage)

Hinweis

• Die Option der automatischen Übernahme steht nur zur Verfügung, wenn die Anfrage auf Vorgangsebene gestellt wurde.
  • Bei Anfragen auf Projektebene muss die Einplanung manuell vorgenommen werden.
• Wurde vom Abteilungsleiter eine Ressource freigegeben, die keine Freigabe benötigt (Freigabe erforderlich = Nein) und die vorher bereits im Projekt eingeplant war, wird die Belastungskurve der bestehenden Ressourcenzuordnung an die entsprechende PM-Belastungskurve angepasst.
  • Die bestehenden Belastungen werden mit den freigegebenen Werten zusammengefasst und der Benutzer wird aufgefordert, die Werte manuell zu überprüfen.

Änderungsanfrage (Projektmanager)

Informationen

• Übersteigt die tatsächliche Einplanung im Projekt den freigegebenen/angefragten Wert, so hat der Projektmanager die Möglichkeit, eine Änderungsanfrage an den Abteilungsleiter zu senden.

• Diese wird aus der Differenz zwischen Anfrage/Freigabe und Einplanung generiert.

Details

• Wird die Einplanung einer Ressource verändert, zu der bereits eine Anfrage mit dem Status Erstellt besteht, wird die veränderte Einplanung mit der bestehenden Anfrage verrechnet und die Anfrage entsprechend geändert.

• Wird die Einplanung einer Ressource verändert, zu der bereits eine Anfrage mit dem Status In Arbeit besteht, wird die veränderte Einplanung ebenfalls mit der bestehenden Anfrage verrechnet. In diesem Fall wird eine neue Anfrage generiert.

• Wird die Einplanung einer Ressource verändert, zu der bereits eine Freigabe existiert, wird die Freigabe von der veränderten Einplanung abgezogen und aus der Differenz wird eine neue Anfrage generiert.

  • Hierbei macht es keinen Unterschied, ob die Freigabe bereits in den Terminplan übernommen oder archiviert wurde.

Vorgehensweise

• Projekt-Ressourcenanfragen/-freigaben: Im Terminplan dem gewünschten Vorgang eine neue Ressource zuordnen oder in der Modulvariante Mit Belastungen den Wert im Feld Belastung-Rest bei einer bestehenden Ressourcenzuordnung erhöhen.

• Vorgangs-Ressourcenanfragen/-freigaben: Bei den gewünschten Ressourcen im Terminplan in der Modulvariante Mit Belastungen den Wert im Feld Belastung-Rest entsprechend dem Bedarf erhöhen.

• Wird nun der Terminplan neu berechnet, wird das Feld Belastung-Rest unter der Zeitskala, sobald das Freigabelimit überschritten wird, rot markiert.

• Auf klicken, um aus der Differenz eine neue Anfrage zu generieren und diese im Modul Ressourcenanfragen zu öffnen.

Die Anfragen werden generiert.

• Bei Projekt-Ressourcenanfragen/-freigaben wird eine Anfrage pro Ressource generiert.
• Bei Vorgangs-Ressourcenanfragen/-freigaben wird eine Anfrage pro Ressource pro Vorgang generiert.
• Die eingeplanten Aufwand-Rest-Werte werden in die Anfrage übernommen.

• Bei Bedarf einen Kommentar im Feld Kommentar eintragen.
• Über

  

   kann die Auslastung der jeweiligen Ressourcen im Modul Auslastung von eingesehen werden und die Auswirkungen der Anfrage können somit simuliert werden.
• Auf

  

  klicken, um alle Anfragen abzusenden, oder auf

  

  klicken, um einzelne Anfragen abzusenden.
• Die Abfrage mit Ja bestätigen.
• Die Anfragen werden gesendet, der Status ändert sich auf in Arbeit.

Benachrichtigungen

Informationen

• Es besteht die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für Ressourcenanfragen zu aktivieren.

• Sind diese aktiviert, werden die zuständigen Abteilungsleiter/Projektleiter informiert, wenn Ressourcen angefragt bzw. freigegeben/abgelehnt werden.

• Damit Benachrichtigungen genutzt werden können, müssen zunächst einige Einstellungen vorgenommen werden. Mehr Informationen