Programmsteckbrief MOD009E6J

Einstieg

• Planung → Panel Programme → Klick auf die ID des gewünschten Programms → Panel Programm → Programmsteckbrief

Informationen

• In diesem Modul werden die wichtigsten Daten und Parameter eines Programms angelegt und gepflegt.

• Abhängig von den Rechten des angemeldeten Benutzers können die Daten nur angesehen oder geändert werden.

• Das Modul Programmsteckbrief wird standardmäßig beim Anlegen eines Programms geöffnet.

Programm anlegen

Vorgehensweise

• Der Anlagevorgang kann aus diversen Modulen über die Schaltfläche Neues Programm oder über die Plus-Schaltfläche im Benutzermenü angestoßen werden.

• Dabei öffnet sich das leere Modul Neues Programm, in dem die wichtigsten Programmdaten erfasst werden (Programmbezeichnung, Programmmanager etc.).

• Die Eingaben mit Anlegen bestätigen.

• Anschließend öffnet sich das leere Modul Programmsteckbrief in dem weitere Programmdaten ergänzt werden.

• Speichern.

• Somit ist das Gerüst für das Programm angelegt.

  • Es wird empfohlen, im gleichen Schritt auch die Basisdaten und Ecktermine des Programms festzulegen. Weitere Daten können auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Nur Benutzer mit Multiprojektmanger-, Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Multirequestmanager-Rechten können und dürfen neue Programme anlegen.

Titeleiste

Fachliche ID ändern

In PLANTA Project wird zwischen einer fachlichen ID und einer technischen ID unterschieden.

• Beide werden beim Anlegen eines Projekts / eines Vorhabens / einer Idee / eines Programms automatisch erzeugt und sind zu diesem Zeitpunkt gleich.

  • Die fachliche ID ist in diversen Modulen sichtbar und kann, falls dies aus bestimmten Gründen erwünscht ist, geändert werden.

  • Die technische ID darf nicht geändert werden. Sie ist im Modul nicht sichtbar und bleibt auch im Falle der Änderung der fachlichen ID unverändert.

Fachliche ID ändern

• In der Titelleiste des entsprechenden Panels das Optionsmenü anklicken und dann Fachliche ID ändern auswählen.

  • Im Modul Teilprojekte im Kasten des gewünschten Teilprojekts.

• Die Dialogmeldung Wollen Sie die fachliche ID wirklich systemweit ändern? erscheint.

• Diese mit Ja bestätigen.

• Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Eingabefeld.

  • Die fachliche ID muss im System eindeutig sein. Wird eine bereits existierende ID eingetragen und klickt man dann aus dem Feld, kommt die Meldung: Die gewünschte Objekt-ID wird bereits verwendet und der Wert wird zurückgesetzt. 

  • Hier die neue ID eingeben (auch Sonderzeichen sind zulässig).

Standardmäßig wird die ID überall im System geändert (globaler Projektparameter Fachliche Projekt-ID global ändern in den Stammdaten ist aktiviert) also z. B. auch in schon existierenden Statusberichten.

Nur Benutzer mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten können und dürfen die fachliche ID der Planungsobjekte ändern. Bei fehlenden Berechtigungen erscheint die Schaltfläche Fachliche ID ändern nicht.

Programm löschen

Vorgehensweise

• In der Titelleiste des Programmpanels das Optionsmenü anklicken und dann Programm löschen auswählen.

• Es öffnet sich das Modul Löschen, in dem das Programm gelöscht werden kann.

Berechtigungen zum Löschen von Programmen haben Benutzer mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten.

• Hat der Benutzer keines von diesen Rechten, erscheint im Modul Programmsteckbrief keine Schaltfläche zum Löschen und das Modul Löschen kann somit nicht aufgerufen werden.

Action Bar

Link zum Programm kopieren

Information

• Mit einem Klick auf die Schaltfläche Link kopieren wird ein direkter Link zum Modul Programmsteckbrief des jeweiligen Programms in die Zwischenablage übernommen. Dieser Link kann anschließend an Benutzer weitergegeben werden, sodass sie durch die Eingabe der URL direkt im Browser auf das Modul zugreifen können, ohne innerhalb der Software navigieren zu müssen.

Terminplan berechnen

Information

• Die Berechnung des Terminplans durch Betätigen der Schlatfläche Terminplan berechnen in der Action Bar durchführen.

Programmkopfdaten

Programm als "Favorit" kennzeichnen

Information

• Programme, die als Favoriten gekennzeichnet werden, erscheinen im Benutzermenü des angemeldeten Benutzers ganz oben im Bereich Favoriten, was einen schnelleren Zugriff auf diese Programme aus dem Menü ohne Navigieren ermöglicht.

Vorgehensweise

• Direkt neben dem Kopfbalken das blaue Stern-Symbol anklicken. Der Stern wird gelb und das Programm somit zum Favoriten.

Siehe auch: Detaillierte Informationen zum Benutzermenü und dessen Aufbau

Basisdaten

Information

• Der gleichnamige Bereich enthält die Programm-Basisdaten wie z.B. Manager, Kostenstelle, Prio etc.

Programmbild ändern oder entfernen

Information

• Das Programmbild wird rechts neben den Basisdaten angezeigt.

• Bei der Erstellung eines Programms wird automatisch das Bild eingefügt, das in den Globalen Einstellungen als Standardbild für Projekte definiert ist.

Bildvorgaben

• Ideales Bildformat: 4:3

• Ideale Bildmaße: min. 200 x 150 px

• Unterstützte Dateitypen: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp

• Maximale Dateigröße: 10 MB

Bild ändern

• Auf das Bild klicken.

• Der Dateimanager öffnet sich. Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Bild entfernen

• Mit der Maus über das Bild fahren und auf das X klicken, das rechts oben erscheint. Speichern.

• Anschließend kann ein neues Bild eingefügt werden (siehe Vorgehensweise unten). Zwischen dem Entfernen des alten und dem Einfügen des neuen Bilds muss gespeichert werden, damit das neue Bild korrekt angezeigt wird.

Neues Bild einfügen

• Falls das Bild entfernt wurde, wird statt des Bildes dieser Text angezeigt: "Klicken Sie hier, um das Bild zu ändern oder ein neues einzufügen".

• Den Text anklicken.

• Die gewünschte Bilddatei auswählen und die Schaltfläche Öffnen betätigen.

Ecktermine

Information

• Im Bereich Ecktermine wird der zeitliche Rahmen für das Programm festgelegt.

  • Beim Anlegen des Programms können Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende definiert werden.

  • Die weiteren Felder in diesem Bereich werden nach dem Erstellen des Terminplans durch die Terminrechnung automatisch berechnet.

Details

• Über die Checkbox Terminplan mit Gates kann bestimmt werden, ob im Terminplan des Programms die Mastermeilensteine zusätzlich als Gates auf der horizontalen Zeitachse direkt unter der Zeitskala angezeigt werden.

• Aus der Listbox Hauptmeilenstein kann einer der Programm-Mastermeilensteine ausgewählt werden, der als Programm-Hauptmeilenstein gelten soll.

Beschreibende Daten

Information

• Im Bereich Beschreibende Daten können weitere Informationen zum Programm in sogenannten Fließtext-Feldern, die längere Texteingaben ermöglichen, eingegeben werden, z.B. Beschreibung, Umfang und Abgrenzung etc.

Stakeholder

Informationen

• In diesem Bereich können Stakeholder des Programms erfasst und gleichzeitig kategorisiert werden.

• Die Abwesenheitsdaten der entsprechenden Mitarbeiter können eingesehen werden.

• Infos können an die Stakeholder versendet werden.

• Der Manager des Programms wird beim Erstellen eines Programms automatisch als Stakeholder hinzugefügt.

Stakeholder erfassen

Stakeholder zuordnen

• In der Stakeholder-Überschriftenzeile die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.

• Die Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.

  • Im Dialogfenster werden Kategorien angeboten, die im Modul Sonstige Listboxwerte in der Listboxkategorie Teamkategorien existieren.

• Die Schaltfläche mit der gewünschten Kategorie betätigen.

• Das Dialogmodul zur Auswahl der Stakeholder wird geöffnet.

  • Die gewünschten Stakeholder in diesem Modul auswählen und durch Betätigen der Schaltfläche Ausgewählte zuordnen in die zuvor ausgewählte Kategorie übernehmen.

Wechselwirkungen mit anderen Modulen

• Die Planungsobjekte, bei denen der angemeldete Benutzer Stakeholder ist, erscheinen automatisch nach seiner Anmeldung im Modul Meine Objekte in den Kategorien Stakeholder mit Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff aktiviert ist) und Stakeholder ohne Änderungszugriff (wenn die Checkbox Änderungszugriff deaktiviert ist).

Weitere Stakeholder einzeln zuordnen

• Auf die gewünschte Kategorie oder auf einen bereits zugeordneten Stakeholder rechtsklicken und den Befehl Einfügen → Stakeholder aus dem Kontextmenü auswählen. Es wird ein neuer Stakeholder-Datensatz eingefügt.
• Den gewünschten Stakeholder aus der Listbox Stakeholder auswählen und speichern.
  • Die Listbox enthält alle Personen, die der angemeldete Benutzer sehen darf und die das Attribut Stakeholder besitzen.
• Weitere Parameter wie in der Vorgehensweise oben beschrieben definieren.

Benachrichtigung, Abwesenheitsinfos

• Durch Rechtsklick auf den gewünschten Stakeholder und die Auswahl eines entsprechenden Kontextmenü-Befehle lassen sich für Stakeholder folgende Aktionen ausführen:
  • Abwesenheit anzeigen: Es öffnet sich das Modul Abwesenheit, in dem die Urlaubs- und Abwesenheitsdaten des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt werden.
  • Info versenden: Es öffnet sich das Modul Info versenden, in dem eine Nachricht an den entsprechenden Stakeholder erfasst und automatisch per E-Mail versendet werden kann.

Bewertungsdaten

Bereich auswählen oder ändern

• Im Feld Bereich den gewünschten Bereich aus der Listbox auswählen. Der Bereich bestimmt, welche Bewertungskriterien bzw. welche Risikocheckliste verwendet wird (siehe auch Hinweise im Abschnitt "Bewertungsdaten").

  • Pro Planungsobjekt kann nur ein Bereich ausgewählt werden. 

  • Ist bereits ein Bereich ausgewählt, erscheint bei der Auswahl eines neuen Bereichs die Meldung Es existieren bereits Bewertungskriterien für das ausgewählte Planungsobjekt. Sollen diese gelöscht werden? Diese mit Ja bestätigen. Die Bewertungskriterien und die Risikocheckliste des alten Bereichs werden gelöscht und die Werte der Felder Zielbeitrag und Risikowert zurückgesetzt. Die Zielbeiträge können neu bewertet und der Risikowert neu ermittelt werden.

• Speichern.

Hinweis

Die Zielbeitragskriterien und deren Gewichtung sowie die Risikochecklisten, auf deren Grundlage Zielbeiträge und Risikowerte ermittelt werden, sind Portfoliostammdaten und müssen im Vorwege in den Modulen Zielbewertungskriterien und Risikocheckliste erfasst worden sein.

• Die Erfassung der Bewertungskriterien und Risikochecklisten erfolgt pro Bereich. Dieser fungiert als Gruppierungselement, so dass unterschiedliche Zusammenstellungen von Zielbewertungskriterien und Risikochecklisten angelegt und später verwendet werden können.

  • Die Bereiche selbst sind ebenfalls Portfoliostammdaten und werden im Modul Portfolio-Listboxwerte erfasst.

Risikowert ermitteln

Vorgehensweise

• Falls noch kein Bereich ausgewählt wurde, einen Bereich auswählen.

• Die Schaltfläche bewerten beim Feld Risikowert betätigen.

  • Die Risikocheckliste, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet ist, wird eingeblendet und nach Kategorien gruppiert angezeigt.

• Fragen mit Ja oder Nein beantworten.

• Bei Bedarf eine Bemerkung einfügen.

• Die Schaltfläche Bewertung abschließen betätigen. Die Daten werden gespeichert.

  • Anhand der Ja-/Nein-Antworten aller Kriterien wird der gesamte Risikobeitrag ermittelt und im Feld Risikowert dargestellt.

Hinweis

• Jede Antwort-Option auf jede Frage ist in den Portfoliostammdaten mit einer bestimmten Punktzahl vorbelegt, die die entsprechende Antwort gewichtet.

• Der Risikobeitrag wird nur dann in das Feld Risikowert übernommen, wenn die Risikocheckliste vollständig ausgefüllt wurde.

Key Performance Indicator

Information

• Unter einem Key Performance Indicator (KPI) versteht man eine Messgröße, anhand der die Erreichung eines Ziels gemessen werden kann.

• Im Bereich Key Performance Indicator

  • werden die schon vorhandenen Key Performance Indicators angezeigt und können bearbeitet werden.

  • können neue Key Performance Indicators angelegt werden.

Vorgehensweise

• Einen neuen Datensatz für einen Key Performance Indicator einfügen

  • durch Betätigen der Schaltfläche KPI einfügen im Bereichskopf oder

  • durch Rechtsklick auf die Bereichsüberschrift und Auswahl Einfügen → Key Performance Indicator aus dem Kontextmenü.

• Key Performance Indicator im gleichnamigen Feld definieren/benennen.

• Speichern.

• Einen neuen Datensatz für den Nutzen einfügen

  • durch Betätigen der Plus-Schaltfläche in der KPI-Zeile oder

  • durch Rechtsklick auf den neu angelegten Key Performance Indicator und Auswahl Einfügen → Nutzen aus dem Kontextmenü

• Im Feld Jahr das Jahr eingeben.

• Felder Geplanter Nutzen und Kommentar füllen.

• Speichern.

Attribute/Parameter

Information

• Im Bereich Attribute/Parameter können weitere Parameter des Programms festgelegt bzw. geändert werden.

Projekte des Programms

Informationen

• In diesem Bereich können dem Programm neue Projekte zugeordnet werden oder die bereits zugeordneten Projekte aus dem Programm entfernt werden.

• Ein Projekt kann einem Programm nur zugeordnet werden, wenn es die folgenden Kriterien gleichzeitig erfüllt: Es
  • ist ein Hauptprojekt
  • ist keinem Programm zugeordnet
  • ist keinem Portfolio zugeordnet
  • hat den Status = (1) Aktiv

Portfoliozuordnung

Informationen

• Ist das Programm bereits einem oder mehreren Portfolios zugeordnet, werden diese hier aufgelistet.

• Ist der angemeldete Benutzer kein Portfoliomanager und besitzt daher keine Portfolios, wird er/sie beim Betätigen der Schaltfläche durch eine Meldung darauf hingewiesen und das Modul Planungsobjekt Portfolio(s) zuordnen wird nicht geöffnet.