Stornobuchungen

Information

• Eine Stornobuchung ist eine Buchung, die eine andere Buchung aufhebt. D. h. eine Stornobuchung ist in allen Parametern (Projekt, Vorgang, Datum, Kostenart) identisch mit der Originalbuchung, Belastung-Ist ist gleich hoch, jedoch negativ.

Als Buchungen oder Buchungsdatensätze bezeichnet man bei PLANTA Belastungsdatensätze mit Ist-Daten (Ist-Stunden, Ist-Kosten und Ist-Erlöse).

• Belastungsdatensätze oder einfach Belastungen sind Datensätze auf der untersten Planungsebene im Projekt. In diesen Datensätzen werden geplante (Rest) oder bereits zurückgemeldete (Ist) Arbeitsstunden/Kosten der Vorgangsressource pro Zeiteinheit, z.B. pro Tag oder Monat etc. ausgewiesen. Mehr dazu siehe Modul Terminplan.

Im PLANTA-Standard werden automatische Stornobuchungen verwendet. Dabei werden beim Löschen/Korrigieren der Buchungen, deren Löschen/Anpassen eigentlich nicht erlaubt ist (siehe die Fälle oben) im Hintergrund unsichtbar Stornobuchungen erzeugt. Sollen aus bestimmten Gründen automatische Stornobuchungen nicht genutzt werden, können Stornobuchungen auch manuell erfasst werden. PLANTA rät jedoch ausdrücklich zur Nutzung der automatischen Stornobuchungen, um die möglichen Fehler zu minimieren.

• Stornobuchungen sind dann notwendig, wenn das Löschen/Korrigieren der bereits erfassten Ist-Daten von der PLANTA-Software verhindert wird, um z. B. nach dem Übertrag an Fremdsysteme oder dem Import aus Fremdsystemen die Differenzen zwischen Ziel- und Quellsystemen zu vermeiden. Stornobuchungen sind notwendig, wenn folgende oder einer der folgenden Parameter gesetzt sind:

  • Freigabe

  • SAP-Status

  • Importiert am oder Importiert durch

• In oben genannten Fällen geht es um das Löschen der Werte in den Buchungsdatensätzen.

• Davon abzugrenzen ist das Löschen von kompletten Buchungsdatensätzen, das zwar technisch möglich ist, von dem PLANTA jedoch ausdrücklich abrät (bis auf einige wenige Ausnahmefälle),

  • weil es von automatischen Stornobuchungen nicht abgefangen wird

  • weil der Mechanismus der Verhinderung, wie oben beschrieben, hier nicht greift und das Löschen der Buchungsdatensätze somit zu Inkonsistenzen nach Übertrag an Fremdsysteme führt

  • weil darüber hinaus die Berechnung der Rest-Werte beeinflusst wird. Details siehe hier.

Prinzip

Wie funktioniert Storno?

• Unabhängig davon, wie Stornobuchungen erzeugt werden, manuell oder automatisch, steht das gleiche Prinzip dahinter.

• Je nachdem, ob der Belastungswert der Buchung gelöscht wird oder der Belastungswert, die Kostenart oder das Datum geändert wird, gibt es (bei automatischen Stornos im Hintergrund) 2 oder 3 Datensätze:

• Löschen des Belastung-Ist -Wertes der Buchung

• Anpassen des Belastung-Ist -Wertes der Buchung, z. B. von 5 auf 4

• Anpassen der Kostenart oder des Datums der Buchung

  • Bei automatischen Stornos wird dieser Fall erst ab DB 39.5.14 unterstützt.

Automatische Stornobuchungen

Information

• Ab Version DB 39.5.13 besteht die Möglichkeit, das Erfassen von Stornobuchungen (negative Buchungen) auf "automatisch" zu setzen und dabei gleichzeitig festzulegen, in welchem Fall automatische Stornobuchungen erzeugt werden. Dies wird über den globalen Parameter Stornobuchungs-Variante gesteuert.

  • Ist das automatische Erzeugen von Stornobuchungen aktiviert, werden beim Löschen/Ändern der Ist-Werte die entsprechenden Storno-Werte im Hintergrund erzeugt (wenn die im globalen Parameter festgelegte Bedingung zutrifft) und müssen nicht explizit manuell erfasst werden.

  • Ist das automatische Erzeugen von Stornobuchungen deaktiviert, müssen Stornobuchungen wie in den Vorversionen manuell erzeugt werden.

  • Automatische Stornobuchungen greifen nur beim Löschen/Ändern der Ist-Belastungswerte in den Buchungen, nicht jedoch beim Löschen der ganzen Buchungsdatensätze.

Vorgehensweise bei aktivierten automatischen Stornos

• Ist-Stunden im Modul Zeiterfassung

  • je nach verwendeter Zeiterfassungs-Variante entweder den gewünschten Wert direkt unter der Zeitskala oder im entsprechenden Belastungsdatensatz im Feld Ist löschen/ändern

• Ist-Kosten im Modul Kosten buchen

  • im gewünschten Datensatz im Feld Kosten-Ist den Wert löschen/ändern.

• Ist-Erlöse im Modul Erlöse buchen

  • im gewünschten Datensatz im Feld Erlöse-Ist den Wert löschen/ändern.

Details zu automatischen Stornobuchungen

Wann werden automatische Stornobuchungen erzeugt?

• Wann automatische Stornos erzeugt werden sollen, kann über den globalen Parameter Stornobuchungs-Variante gesteuert werden (Bitflag):

  • 0: automatische Stornobuchungen deaktivieren

  • 1: automatische Stornobuchungen für exportierte Buchungen (SAP-Status = gesetzt)

  • 2: automatische Stornobuchungen für freigegebene Buchungen (Freigabe = gesetzt)

  • 4: automatische Stornobuchungen für Buchungen vor dem Stichtag (wenn Belastungsdatum <= Stichtag )

  • 8: automatische Stornobuchungen für importierte Buchungen (Importiert am oder Importiert durch gesetzt oder wenn es einen Datensatz in der pulse -Tabelle gibt, in der die PLANTA_ID = UUID aus der DT472 entspricht)

  • 15: Automatische Stornobuchungen für alle oben genannten Fälle.

• Der Parameter ist ein Bitflag.

  Übersicht der möglichen Kombinationen einblenden

  Wert	Export	Freigabe	Stichtag	Import
  0	-	-	-	-
  1	x	-	-	-
  2	-	x	-	-
  3	x	x	-	-
  4	-	-	x	-
  5	x	-	x	-
  6	-	x	x	-
  7	x	x	x	-
  8	-	-	-	x
  9	x	-	-	x
  10	-	x	-	x
  11	x	x	-	x
  12	-	-	x	x
  13	x	-	x	x
  14	-	x	x	x
  15	x	x	x	x

  
  

Die Funktion der automatischen Stornobuchungen bietet die Möglichkeit, Stornobuchungen vor oder am Stichtag zu erzeugen, wodurch der harte Stichtag quasi aufgeweicht wird, jedoch mit dem Vorteil, dass falsche Buchungen grundsätzlich nun korrigiert werden können und Änderungen auch vor dem Stichtag nachvollzogen werden können. Dies ist bei Verwendung der Einstellungen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 14, 15 der Fall. Ob diese Möglichkeit genutzt werden soll, ist eine individuelle Entscheidung, die sowohl Vor- als auch Nachteile bietet.

Nachvollziehbarkeit der Stornobuchungen

• In den folgenden Modulen kann der Projektleiter bzw. der Abteilungsleiter die Stornobuchungen sowie die stornierten Datensätze zu Analysezwecken einsehen.

  • Projektleiter

    • Fortschritt

    • Stundenkontrolle

  • Abteilungsleiter

    • ILV

    • Ist-Stunden

• Beide Storno-Datensätze (eine stornierte Buchung und eine Stornobuchung) werden durch eine Ampel (dieselbe wie bei erledigten Vorgängen im Terminplan) von den anderen Datensätzen abgegrenzt.

Details

• Da Stornobuchungen genauso wie normale Buchungen in der DT472 Belastung gespeichert werden, besteht die Möglichkeit, diese in den individuellen Modulen mittels des Parameters Stornierte/Stornobuchung herauszufiltern, wenn man diese nicht sehen möchte.

Manuelle Stornobuchungen

Information

• Manuelle Stornobuchungen werden bei deaktivierten oder bei nicht vorhandenen (bis DB 39.5.13) automatischen Stornobuchungen (Beispiele hierzu siehe im Kapitel "Prinzip") erfasst.

Vorgehensweise in Modulen Zeiterfassung, Kosten buchen und Erlöse buchen ist identisch.

• Ist-Wert soll gelöscht werden

  • Unter dem Belastungsdatensatz, der storniert werden soll, einen neuen Datensatz einfügen und alle Werte bis auf Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist so wie im Original-Datensatz setzen.

    • Im Feld Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist den gleichen Wert wie im Original-Datensatz mit einem Minus-Zeichen eintragen.

• Ist-Wert soll geändert werden

  • Unter dem Belastungsdatensatz, der storniert werden soll, einen neuen Datensatz einfügen und alle Werte bis auf Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist wie im Original-Datensatz setzen.

    • Im Feld Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist den gleichen Wert wie im Original-Datensatz mit einem Minus-Zeichen eintragen.

  • Einen weiteren Datensatz einfügen und alle Werte bis auf Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist wie im Original-Datensatz setzen.

    • Im Feld Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist den neuen Kosten-Wert eintragen.

• Kostenart oder Datum soll geändert werden

  • Unter dem Belastungsdatensatz, der storniert werden soll, einen neuen Datensatz einfügen und alle Werte bis auf Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist wie im Original-Datensatz setzen.

    • Im Feld Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist den gleichen Wert wie im Original-Datensatz mit einem Minus-Zeichen eintragen.

  • Einen weiteren Datensatz einfügen und Belastung-Ist/Kosten-Ist/Erlöse-Ist wie im Original-Datensatz setzen.

  • Den neuen gewünschten Kostenart- oder Datums-Wert eintragen.

    • Wird nur bei einem der beiden Parameter ein neuer Wert eingetragen, bleibt der andere wie im Original-Datensatz.