Terminplan (Gantt) - Projekt MOD009E1T

Einstieg

• Planung → Panel Projekte → Klick auf die ID eines Projektes (Vorhabens) → Panel Projekt (Vorhaben) → Terminplan

Information

• Das Modul Terminplan ist das zentrale und das wichtigste Modul der Projektplanung und -steuerung in PLANTA Project. In diesem Modul ist es möglich:

  • Vorgänge (Arbeitspakete) zu erfassen und zu bearbeiten (grafisch und tabellarisch)

  • Vorgänge zu terminieren

  • Vorgangsparameter zu definieren und zu bearbeiten, z.B. bestimmte Vorgänge als Meilensteine festlegen

  • Vorgänge zu strukturieren

  • Vorgänge durch Anordnungsbeziehungen zu verknüpfen und somit einen Netzplan zu generieren

  • Vorgängen Ressourcen zuzuordnen und Aufwände zu planen

  • etc.

Legende anzeigen...

Legende: Projekt

Symbol	Bedeutung	Farbe	Kommentar
	Wunsch-Termine		Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende werden im Bereich Ecktermine in dem jeweiligen Steckbrief-Modul (Projektsteckbrief, Ideensteckbrief, Vorhabensteckbrief, Programmsteckbrief) definiert.
	Kalkulierte Termine	Die Farbe des Balkens wird durch den Code des Planungsobjekts bestimmt. Code A Code B Code C Code D Code E	Kalk. Anfang und Kalk. Ende eines Planungsobjekts werden beim Berechnen des Terminplans des entsprechenden Planungsobjekts (durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen) ermittelt. Der Code der Planungsobjekte wird im Modul Planungsobjekte bearbeiten festgelegt und geändert, bei Projekten und Vorhaben auch in Modulen Projektsteckbrief und Vorhabensteckbrief.
	Ist-Termine	Der Balken ist weiß schraffiert. Die Hintergrundfarbe ist vom Code des Planungsobjekts abhängig.	Ist-Anfang und Ist-Ende (falls vorhanden, ansonsten Spätester Zeiterfassungs-Termin) eines Planungsobjekts. Diese werden aus den Ist-Terminen der Vorgänge (Ist-Anfang/Ist-Ende) beim Berechnen des Terminplans des entsprechenden Planungsobjekts (durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen) ermittelt.
	Puffer		Puffer ist vorhanden, wenn der berechnete Endtermin (Kalk. Ende) früher als der Wunsch-Endtermin (Wunsch-Ende) liegt.
	Terminverzug		Terminverzug entsteht, wenn der berechnete Endtermin (Kalk. Ende) später als der Wunsch-Endtermin (Wunsch-Ende) liegt. Der Terminverzugs-Balken schließt unmittelbar an den Balken für kalkulierte Termine an und ist mit Farbverlauf gecustomized, so dass das Rot verschiedene Schattierungen aufweist.
	Externe AOB	ausgehende eingehende
	Gates	Gate ohne Terminverzug Gate mit Terminverzug Hauptgate/Hauptmeilenstein	Als Gates werden Mastermeilensteine der Planungsobjekte bezeichnet. ohne Terminverzug bedeutet: Gesamtpuffer >= 0 mit Terminverzug bedeutet: Gesamtpuffer < 0 Gates werden im Terminplan-Modul nur angezeigt, wenn die Checkbox Terminplan mit Gates im Steckbrief-Modul des entsprechenden Planungsobjekts aktiviert wurde. Mastermeilensteine mit Ist-Ende werden nicht als Gates angezeigt.
	Quality Gates		Quality Gates sind die vom Portfolio aus vorgegebenen Punkte und werden in Planungsobjekten nur angezeigt, wenn sie im Portfolio, dem das Planungsobjekt angehört, diesem Planungsobjekt zugewiesen wurden.

Legende: Vorgang

Symbol	Bedeutung	Farbe	Kommentar
	Wunsch-Termine der Vorgänge		Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende eines Vorgangs können im Modul Terminplan in den entsprechenden Feldern vergeben oder grafisch direkt im Balkenplan erfasst werden.
	Kalkulierte Termine der Vorgänge	unkritisch kritisch	Kalk.-Anfang und Kalk.-Ende eines Vorgangs werden beim Berechnen des Terminplans (durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen) ermittelt. Unkritisch bedeutet: Gesamtpuffer > 0 Kritisch bedeutet: Gesamtpuffer <= 0 Da in PLANTA Project das Setzen der Wunsch-Termine auf Vorgänge dazu führt, dass der Gesamtpuffer = 0 ist, können auch Vorgänge kritisch sein, die nicht zwingend auf dem kritischen Pfad liegen.
/	Meilensteine/ Mastermeilensteine	/ ohne Terminverzug / mit Terminverzug / mit Ist-Ende	ohne Terminverzug bedeutet: Gesamtpuffer >= 0 mit Terminverzug bedeutet: Gesamtpuffer < 0
	Kalkulierte Termine der Sammelvorgänge		Ein Sammelvorgang ist ein Vorgang im strukturierten Terminplan, der aus Teilvorgängen besteht und diese Teilvorgänge zusammenfasst. Informationen zum Sammelvorgang, wie z.B. Dauer und Termine, werden automatisch aus den Teilvorgängen ermittelt.
	Ist-Termine	Die entsprechenden Balken werden weiß schraffiert, wenn der Parameter Splitting deaktiviert ist und grau schraffiert, wenn der Parameter aktiviert ist.	Ist-Anfang und, falls vorhanden Ist-Ende, ansonsten Spätester Zeiterfassungs-Termin eines Vorgangs werden beim Berechnen des Terminplans (durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen) aus den entsprechenden Terminen der dem Vorgang zugeordneten Ressourcen ermittelt oder manuell gesetzt.
	Späteste Termine		Spätester Anfang und Spätestes Ende eines Vorgangs werden beim Berechnen des Terminplans (durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen) ermittelt.
	Vorgangs-Terminverzug		Ein Terminverzug liegt vor, wenn Kalk. Ende eines Vorgangs später als sein Spätestes Ende ist.
	Vorgänge-Überlappung		Überlappung = potenzielle Terminverschiebung des Vorgang-Nachfolgers bei Verwendung der weichen AOBs. Mehr dazu siehe hier.
	Externe AOB	ausgehende eingehende

Legende: Externer Vorgang 

Symbol	Bedeutung	Farbe	Kommentar
	Kalkulierte Termine der externen Vorgänge	unkritisch kritisch	Kalk.-Anfang und Kalk.-Ende der externen Vorgänge werden durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen berechnet. Unkritisch bedeutet: Gesamtpuffer > 0 Kritisch bedeutet: Gesamtpuffer <= 0 Da in PLANTA Project das Setzen der Wunsch-Termine auf Vorgänge dazu führt, dass der Gesamtpuffer = 0 ist, können auch Vorgänge kritisch sein, die nicht zwingend auf dem kritischen Pfad liegen.
	Kalkulierte Termine der externen Sammelvorgänge
/	Meilensteine/Mastermeilensteine der externen Sammelvorgänge	/ ohne Terminverzug / mit Terminverzug / mit Ist-Ende	ohne Terminverzug bedeutet: Gesamtpuffer >= 0 mit Terminverzug bedeutet: Gesamtpuffer < 0
	Wunsch-Termine der externen Vorgänge		Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende werden im Bereich Ecktermine in dem jeweiligen Steckbrief-Modul (Projektsteckbrief, Ideensteckbrief, Vorhabensteckbrief, Programmsteckbrief) definiert.

Legende: Vorgangsressource

Symbol	Bedeutung	Kommentar
	Aufwand-Rest der Ressource pro Skalenraster, z.B. pro Monat	Der für die Vorgangsressource eingeplante Stundenwert wird beim Berechnen des Terminplans auf die einzelnen Tage (oder andere Zeitperioden, je nach gewählter Belastungskurve) verteilt. Die einzelnen Tageswerte werden anschließend summiert pro Skalenraster, z.B. pro Monat, unter der Zeitskala dargestellt.  In bestimmten Planungskonstellationen kann es zu Rundungsdifferenzen zwischen dem gesamten Aufwand-Rest-Wert (Fenster 2) und den unter der Zeitskala dargestellten Werten kommen, da im ersten Fall der gesamte Wert und im zweiten die Teilsummen pro Raster gerundet werden. Beispiel: Man hat im Januar den Aufwand von 4,4 h und im Februar von 5,4 h. Der gesamte Aufwand-Rest von 9,8h wird dann auf 10h gerundet im Feld Aufwand-Rest in F2 angezeigt. Unter der Zeitskala werden die gerundeten 4h für Januar und und 5h für Februar angezeigt, was in Summe 9h ergibt.

Terminplan und Vorgänge

Information

• Ein Terminplan fasst alle Vorgänge (Arbeitspakete) eines Projekts zusammen, die terminiert und kalkuliert sind. Sind Vorgänge strukturiert, ist ein Projektstrukturplan Bestandteil des Terminplans. Sind Vorgänge auch durch Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpft, so dass die Ablaufstruktur des Projekts sichtbar ist, ist ein Netzplan ebenfalls Bestandteil des Terminplans.

• Die Kernelemente eines jeden Terminplans sind Vorgänge. In PLANTA Project können Terminpläne erstellt werden, indem Vorgänge einzeln erfasst werden oder es können bereits vordefinierte komplette Terminpläne aus Vorlagen verwendet werden, die in die eigenen Projekte kopiert werde. Auch Terminpläne der bereits bestehenden Projekte können als Kopierquelle verwendet werden.

• Vorgangsdatensätze erstrecken sich im Modul Terminplan über 3 Fenster.

  • In den Fenstern 1 und 2 werden die Vorgänge in Zeilen (tabellarisch) dargestellt, in denen Vorgangsattribute = Parameter in einzelnen Datenfeldern bearbeitet werden können.

  • Im Fenster 3 wird für jeden Vorgang (also pro Vorgangszeile) entlang der Zeitskala ein Terminbalken für die bereits vorhandenen Vorgangstermine (Wunschtermine, kalkulierte Termine, Ist-Termine) grafisch dargestellt. Siehe auch Legende oben.

Hinweise

• Eine Besonderheit unter den Vorgängen sind die Strukturvorgänge. Strukturvorgänge sind Bindeglieder zwischen Haupt- und Teilprojekten in strukturierten Projekten.

• Strukturvorgänge sind in Terminplänen der strukturierten Projekte vorhanden, sind jedoch für Anwender nicht sichtbar.

Terminplan einkopieren

Vorgehensweise

• Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?

• Die Abfrage mit Ja beantworten.

• In einem Dialogfenster öffnet sich das Modul Terminplan kopieren.

• Das Projekt, aus dem der Terminplan kopiert werden soll, aus der Listbox auswählen.

• Den Kopiervorgang durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren starten.

  • Der in das Projekt kopierte Terminplan wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

Hinweise

• Falls die Abfrage versehentlich verneint wurde, lässt sich das Modul Terminplan kopieren durch Klick auf das Symbol Terminplan kopieren (links unter dem Projektbalken) erneut öffnen.

• Ist die Funktion Ressourcenplanung mit Anfragen/Freigaben aktiv, werden beim Kopieren des Terminplans keine Ressourcenzuordnungen übernommen.

Terminplan mit KI erstellen

Vorgehensweise

• Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Wie wollen Sie den neuen Terminplan erstellen?

• Die Option Mit KI erstellen auswählen.

  • Als Grundlage für die Generierung des Terminplans dienen Informationen aus dem Modul Projektsteckbrief, die im Vorfeld in folgenden Feldern erfasst werden sollen:

    • Projektbezeichnung,

    • Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende,

    • Beschreibung,

    • Ziele,

    • Umfang und Abgrenzung.

• Im geöffneten Dialogfenster können in einem Textfeld weitere relevante Informationen erfasst werden, etwa zur gewünschten Struktur des Terminplans.

  • Beim Anklicken des Pfeil-Symbols wird der Bereich Projektsteckbrief aufgeklappt, in dem bei Bedarf die ursprünglichen Informationen aus dem Projektsteckbrief ergänzt bzw. überschrieben werden können.

• Auf Generieren klicken.

• Der erstellte Terminplan wird angezeigt.

• Auf Übernehmen klicken, um den Vorschlag zu übernehmen, oder auf Neu generieren klicken, um einen neuen Vorschlag erstellen zu lassen.

  • Durch Klick auf Zurücksetzen wird der Terminplan wieder geleert.

Mehr zu KI-Funktionen bei PLANTA

Vorgänge einzeln erfassen

Vorgehensweise

• Eine leere Vorgangszeile einfügen, z. B. durch Drücken der Schaltfläche Neuer Vorgang in der Action Bar oder des grünen Plus-Icons direkt darunter.

• Im Feld Vorgangsbezeichnung die Bezeichnung für den Vorgang eingeben.

• Auf die gleiche Art und Weise weitere Vorgänge anlegen.

• Speichern und die Schaltfläche PSP-Code bilden betätigen. Dabei wird im Feld Vorgang in jedem neuen Vorgang automatisch eine ID generiert. Im PLANTA-Standard werden als Vorgangs-ID in Terminplänen die PSP-Codes verwendet.

Vorgänge strukturieren

Information

• Werden Vorgänge eines Projekts hierarchisch strukturiert, entsteht ein Projektstrukturplan

• Die übergeordneten Vorgänge in einem strukturierten Projektplan bezeichnet man in PLANTA Project als Sammelvorgänge.

• Der Projektstrukturplan-Code (PSP-Code) kennzeichnet die einzelnen Vorgänge eines Projekts entsprechend ihrer hierarchischen Struktur.

Vorgehensweise

Die Vorgänge wie gewünscht hierarchisch strukturieren, indem man sie mittels SHIFT + Festhalten der linken Maustaste an die gewünschte Stelle verschiebt.

• Durch einen Klick auf das Symbol PSP-Code bilden (links unter dem Projektbalken).

  • Der PSP-Code wird entsprechend der Struktur für jeden Vorgang im Feld PSP-Code automatisch generiert. Somit ist der PSP-Code sowohl eine Kennzeichnung einzelner Elemente im Projektstrukturplan als auch ein Indikator für die hierarchische Struktur.

• Die Berechnung des Terminplans durch Betätigen der Schlatfläche Terminplan berechnen in der Action Bar durchführen.

  • Dabei werden alle übergeordneten Vorgänge im Projektstrukturplan fett markiert und somit als Sammelvorgänge visualisiert.

  • Bei der Berechnung des Terminplans werden auch die PSP-Codes aktualisiert, falls die Struktur seit der letzten Aktualisierung verändert wurde.

• Bei weniger als 10 Vorgängen erfolgt die Nummerierung der Codes nach dem Schema 1, 2,...,9, bei mehr als 10 Vorgängen nach dem Schema 01, 02, ... 09, 10, ...

• Beim Arbeiten mit strukturierten Projekten ist zu beachten, dass die Generierung eines PSP-Codes im Hauptprojekt, die Generierung des PSP-Codes für alle betroffenen Teilprojekte bewirkt, während die Generierung des PSP-Codes in einzelnen Teilprojekten nur das jeweilige Teilprojekt betrifft.

Hinweise

• Im PLANTA-Standard wird der PSP-Code als Vorgangs-ID verwendet. Dies kann individuell durch Anpassung der globalen Einstellung PSP-Code statt ID verwenden geändert werden. 

Vorgänge bearbeiten

Durch die Änderung oder Eingabe der gewünschten Vorgangsparameter/-attribute können die Vorgangsdaten eines Terminplans bearbeitet werden.

Hier finden Sie die Auflistung und Beschreibung aller Vorgangsfelder/-parameter.

• Dabei ist zu beachten, dass je nach gewählter Variante des Moduls Terminplan unterschiedliche Vorgangsparameter in der Vorgangszeile per Default zu sehen sind. Die weiteren Parameter sind ausgeblendet und können zum Bearbeiten oder zur Ansicht eingeblendet werden. Hierzu mit der rechten Maustaste auf die Überschrift der gewünschten Spalte oder auf den Spaltentrenner klicken und im geöffneten Kontextmenü die gewünschten Parameter (Spalten) durch Setzen eines Häkchens aktivieren.

Vorgänge terminieren

Vorgehensweise

• Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende in die entsprechenden Felder eintragen oder Dauer-Rest definieren.

• Die Schaltfläche Terminplan berechnen in der Action Bar betätigen. Dabei werden die kalkulierten Termine des Vorgangs (Kalk. Anfang und Kalk. Ende) automatisch errechnet.

  • Werden keine Wunsch-Termine für Vorgänge vorgegeben, sondern die Dauern, wird der Wunsch-Anfang des Projekts als Starttermin für die Berechnung herangezogen und, wenn auch keine Wunsch-Termine für das Projekt vergeben wurden, werden die Vorgänge ab Heute-Datum terminiert.

Die ausführlichen Informationen zur Berechnung von Terminplänen sowie zu den verschiedenen Faktoren, die die Berechnungen beeinflussen können, finden Sie hier.

Details

• Die Termine der Vorgänge werden sowohl in der tabellarischen Ansicht im mittleren Fenster als auch grafisch in Form von Terminbalken im rechten Fenster dargestellt. Welche Balken welchen Terminarten (Wunsch, Kalkuliert, Ist et.) entsprechen, entnehmen Sie bitte der Legende am Anfang des Topics.

• Die tatsächlichen Termine, bei PLANTA Ist-Termine genannt, werden im Laufe der Projektbearbeitung entweder automatisch aus der Zeiterfassung der entsprechenden Ressourcen beim Berechnen eines Terminplans ermittelt oder können für einzelne Vorgänge manuell gesetzt werden.

Meilenstein/Mastermeilenstein-Vorgänge

Vorgehensweise

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Fenster 2 aus der Listbox im Feld Meilenstein den gewünschten Wert auswählen: Meilenstein oder Mastermeilenstein (Gate). 

• Im Balkenplan werden die Meilensteine oder Mastermeilensteine als Rauten visualisiert, die je nach Terminstatus (mit Verzug, beendet etc.) unterschiedlich eingefärbt werden. Siehe auch die Legende am Anfang des Topics.

Gates

Sind in einem Terminplan Mastermeilensteine vorhanden und wurde im Modul Projektsteckbrief die Checkbox Terminplan mit Gates aktiviert, werden Mastermeilensteine im Balkenplan zusätzlich auf der horizontalen Terminachse direkt unter der Zeitskala angezeigt und werden als Gates bezeichnet. Siehe auch Legende am Anfang des Topics oben.

• Ist das Projekt einem Programm zugeordnet, werden im Terminplan des Projekts unter der Zeitskala zusätzlich die Mastermeilensteine (Gates) des Programms angezeigt.

• Ist das Projekt ein Teilprojekt, werden im Terminplan unter der Zeitskala zusätzlich die Mastermeilensteine (Gates) des Hauptprojekts angezeigt (in der gleichen Zeile wie die Gates des Projekts selbst).

Hauptmeilensteine

Wurde einer der Mastermeilensteine ebenfalls im Modul Projektsteckbrief als Hauptmeilenstein definiert, gilt er als Referenzmastermeilenstein. Von diesem aus wird der zeitliche Abstand (in Wochen) zu anderen Mastermeilensteinen berechnet und auf den Gates-Symbolen dargestellt. Der Hauptmeilenstein hat entsprechend keine Abstandsangabe auf dem Gate und unterscheidet sich von anderen Gates zusätzlich grafisch, da er auf dem Gate eine dunklere Umrandung aufweist.

• Ist kein Hauptmeilenstein definiert, wird der kalkulierte Endtermin des Projekts als Referenzzeitpunkt für die Berechnung des Abstands hinzugezogen. Ist auf dem kalkulierten Endtermin des Projekts ein Mastermeilenstein vorhanden, enthält das entsprechende Gate ebenfalls keine Abstandsangabe (dennoch ist es kein Hauptmeilenstein und ist dementsprechend auch nicht dunkel umrandet).

• Die Berechnung der Abstände erfolgt bei Neuberechnung des Terminplans, wenn die Abstände aktualisiert werden sollen, weil z.B. Hauptmeilenstein neu ausgewählt oder geändert wurde oder wenn sich der kalkulierte Termin des Projekts verändert hat.

Vorgänge sperren

Einzelne Vorgänge eines Projekts können für die Erfassung von Arbeitsstunden, Kilometern und Spesen sowie für die Kostenbuchungen gesperrt werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan die Modulvariante Terminplan komplett öffnen.

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs die Checkbox Vorgang gesperrt aktivieren.

Details

• In anderen Modulvarianten ist die Checkbox defaultmäßig ausgeblendet und muss zum Bearbeiten eingeblendet werden.

Alternative

• Es besteht die Möglichkeit, die oben genannten Buchungen auch auf der Projektebene mit dem gleichnamigen Parameter Gesperrt zu verhindern. Diese Sperre gilt für alle Vorgänge des Projekts und kann mit dem Parameter Vorgang gesperrt nicht übersteuert (aufgehoben) werden.

Vorgänge schätzen

Der Projektmanager hat die Möglichkeit, jeden Vorgang des Terminplans zu bewerten bzw. eine Schätzung vorzunehmen und dies mit verschiedenen Symbolen zu visualisieren.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan die Modulvariante Terminplan komplett öffnen.

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Fenster 1 den Pfeil-Button » so oft betätigen, bis das gewünschte Symbol erscheint.

Details

• Bei neuen Vorgängen, für die es zuvor noch keine Hinweise bzw. keine Einschätzung gab, werden anfangs keine Symbole angezeigt.

Vorgänge beenden

Vorgehensweise

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Datenfeld Ist-Ende den gewünschten Endtermin eintragen.

  • Falls der Vorgang Ressourcenzuordnungen aufweist, die noch keinen Ist-Endtermin besitzen, wird der Vorgangs-Endtermin automatisch für die betroffenen Ressourcenzuordnungen gesetzt.

  •  Besitzen alle Ressourcenzuordnungen des Vorgangs einen Ist-Endtermin, wird der Ist-Termin des Vorgangs bei der Berechnung des Terminplans automatisch aus dem Maximum aller Ressourcenzuordnungen ermittelt und auf dem Vorgang gefüllt.

• Speichern und den Terminplan durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen in der Action Bar neu berechnen.

Details

• Wird ein Vorgang beendet, werden die ggf. vorhandenen Aufwand-Rest und Dauer-Rest auf 0 gesetzt.

• Die beendeten Vorgänge werden im Modul Terminplan ausgegraut dargestellt.

• In einigen Anwendungsmodulen werden die beendeten Vorgänge nicht mehr angezeigt.

Vorgangsdokumente

Information

• PLANTA project enthält keine Textverarbeitung, die mit Standardprogrammen wie z.B. Microsoft Word vergleichbar ist. Für bestimmte Objekte aber (wie z.B. Projektdokumente, Vorgangsdokumente, Ressourcennotizen) besteht die Möglichkeit, den Text in den sogenannten Fließtext-Feldern zu erfassen und zu verwalten.

Dokumente den Vorgängen zuordnen

• Im Modul Terminplan die Modulvariante Terminplan komplett öffnen.

• Auf den gewünschten Vorgang rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Notiz/Dokument auswählen.

• Im neuen Vorgangsdokument-Datensatz

  • den gewünschten Text zum Dokument im Feld Notiz einfügen.

  • ggf. eine Verknüpfung zu einer Datei (einem Dokument) im Feld Verknüpfte Datei erstellen.

Vorgang löschen

Vorgehensweise

• Den gewünschten Vorgang markieren und die Schaltfläche Markierte löschen in der Action Bar betätigen.

  • Falls Anordnungsbeziehungen vorhanden sind, werden sie mitgelöscht.

  • Sind Ressourcenzuordnungen vorhanden, erscheint die Meldung: Abhängige Daten löschen?

    • Enthalten die Ressourcenzuordnungen bereits Ist-Daten, wird eine weitere Meldung ausgegeben, die darauf explizit hinweist, da PLANTA dringend davon abrät, Ist-Belastungsdatensätze zu löschen. Darüber hinaus muss der Benutzer, der solche Daten löschen möchte, über die speziell dafür vorgesehenen Berechtigungen verfügen. 

Anordnungsbeziehungen

Interne AOBs

Information

• Interne AOBs sind AOBs, die Vorgänge innerhalb eines Projekts verbinden.

• Hier finden Sie Informationen zum Verknüpfen von Vorgängen, also zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von internen AOBs.

Externe AOBs

Information

• Externe (projektübergreifende) AOBs verbinden Vorgänge unterschiedlicher Projekte. Durch die Verbindung von Projekten über externe AOBs entsteht während der Berechnung ein Gesamt-Netzplan aller beteiligten Projekte.

• Hier finden Sie Informationen zum projektübergreifenden Verknüpfen von Vorgängen, also zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von externen AOBs.

Externe Vorgänge

Information

• Externe Vorgänge sind Vorgänge eines anderen Projekts, die im Terminplan des ausgewählten Projekts eingeblendet werden können, um die Abhängigkeit zwischen den Projekten abzubilden.

• Externe Vorgänge haben keinen Einfluss auf den Terminplan des ausgewählten Projekts, sind rein informativ im Gegensatz zu externen AOBs, die die Termine der Vorgänge im ausgewählten Projekt beeinflussen.

• Hier finden Sie die Vorgehensweise zum Einblenden eines externen Vorgangs im Terminplan eines Projekts oder eines Programms.

Ressourcen

Information

• Ressourcen sind für die Erledigung der Vorgänge zuständig.

• Sie werden einzelnen Vorgängen zugewiesen (zugeordnet).

• Ressourcen selbst müssen zuvor im Rahmen der Stammdatenerfassung angelegt worden sein.

• Welche Ressourcen den Vorgängen zugeordnet werden (einzelne Mitarbeiter, ganze Abteilungen oder Maschinen), hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. Planungshorizont, Projektart etc.

Legende: Farben der Ressourcendatensätze

Ressourcen Vorgängen zuordnen und einplanen

Ressourcen einem Vorgang einzeln zuordnen

• Auf den gewünschten Vorgang rechtsklicken und Einfügen → Ressource oder Einfügen → Erlös- und Kostenressource aus dem Kontextmenü auswählen.

• Im neuen Ressourcendatensatz die gewünschte Ressource aus der Listbox auf dem Feld Ressource auswählen.

• Die gewünschten

  Ressourcenparameter

  definieren.

  • Einige Parameter sind bereits bei der Zuordnung der Ressource zu dem Vorgang mit Default-Belegungen aus dem Ressourcendatenblatt (z.B. Belastungskurve, Kostenart) versehen. Diese können hier manuell geändert werden.

  • Achtung: Werden bei einer dem Vorgang zugeordneten Ressource ihre Default-Werte geändert und kopiert man dann diese Ressourcenzuordnung auf einen weiteren Vorgang, werden die zuvor geänderten Einstellungen mitübernommen, nicht die Default-Einstellungen der Ressource.

Mehrere Ressourcen gleichzeitig einem Vorgang zuordnen

• Auf den gewünschten Vorgang rechtsklicken und den Befehl Ressourcen zuordnen oder Erlös- und Kostenressourcen zuordnen aus dem Kontextmenü auswählen.

• Das Dialogmodul Ressourcen zuordnen wird geöffnet.

  • Je nachdem, welcher Befehl aus dem Kontextmenü ausgewählt wurde, werden beim Öffnen des Dialogmoduls die Ressourcen der entsprechenden Art automatisch geladen, also entweder Personen-, Abteilungs-, Skill-Ressourcen oder Erlös- und Kostenressourcen. Um die Ressourcen der anderen Art anzeigen zu lassen, die entsprechende Schaltfläche betätigen.

    • Die gewünschten Ressourcen in der Liste durch Aktivieren der Checkbox Auswählen auswählen.

    • Anschließend die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

    Die Datensätze der ausgewählten Ressourcen werden nun unter dem entsprechenden Vorgang angezeigt.

Ressourcen einplanen

• Für die Personen-, Skill- und Abteilungsressourcen den geplanten Aufwand in Zeiteinheiten (im Standard "Stunden") im Feld Aufwand-Rest eintragen.

• Für die Kosten- und Erlösressourcen den geplanten Aufwand in Währungseinheiten (im Standard "Euro") im Feld Kosten-Rest eingeben.

• Die defaultmäßig gesetzte Belastungskurve für die zeitliche Verteilung des Aufwands und der Kosten über die Vorgangsdauer überprüfen und ggf. ändern.

• Ggf. Wunsch-Termine (Wunsch-Anfang/Wunsch-Ende) eingeben. Hierdurch kann vorgegeben werden, dass mehrere Ressourcen zu unterschiedlichen Zeitpunkten an einem Vorgang arbeiten bzw. mit ihrer Arbeit beginnen bzw. enden.

Siehe auch: Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung aller Ressourcenparameter oder Sie rufen die Informationen zu dem jeweiligen Parameter aus dem Programm mit F1 gezielt ab. Die ausführlichen Informationen zur Funktionsweise der Terminrechnung sowie zu den verschiedenen Faktoren, die die Berechnungen beeinflussen können, finden Sie hier.

Ressourcenaufwand, Belastung, Auslastung

Information

• Wurden einem Vorgang Ressourcen zugeordnet und Aufwände/Kosten definiert, muss der Terminplan neu berechnet werden (durch Betätigen der Schaltfläche Terminplan berechnen in der Action Bar). Dabei wird das Projekt eingelastet. Das bedeutet: Für jede zugeordnete Ressource werden der geplante Aufwand / die geplanten Kosten über die geplante Dauer verteilt. Wie die Aufwands-/Kostenwerte über die Dauer aufgeteilt werden, wird von der auf der Ressourcenzuordnung eingetragenen Belastungskurve gesteuert. Dieser verteilte Aufwands-/Kostenwert ist die Belastung der Ressource und die Datensätze, in denen diese Werte gespeichert werden, sind Belastungsdatensätze. In den Belastungsdatensätzen werden die verteilten Aufwands-/Kostenwerte pro Tag gespeichert und auch Wochen-, Quartals- oder Monatswerte werden auf einem Tag ausgewiesen werden.  

• Es besteht auch die Möglichkeit, die Belastungsdatensätze manuell zu erzeugen und die Verteilung des Aufwands manuell vorzunehmen.

• Eine Ressource kann an einem Tag Belastungen in verschiedenen Projekten haben. Die Summe aller Belastungen einer Ressource pro Tag ist ihre Auslastung. Der Auslastungswert der Ressource wird jedoch nicht im Terminplan ausgegeben, da der Terminplan sich nur auf ein Projekt bezieht. Wie die Ressource in anderen Projekten eingelastet ist, lässt sich jedoch aus dem Terminplan des geöffneten Projekts überprüfen. Hierzu siehe das Kapitel "Ressourcenauslastung anzeigen"

Details

• In den Belastungsdatensätzen werden sowohl die geplanten Belastungen (Belastung-Rest) als auch die evtl. Überlast und, wenn das Projekt bereits läuft und Arbeitsstunden-Rückmeldungen vorhanden sind, auch tatsächliche Belastungen (Belastung-Ist) der entsprechenden Ressourcen dargestellt.

• Um die Belastungsdatensätze zu sehen, muss in die Modulvariante Mit Belastungen oder Terminplan komplett gewechselt werden.

Ressourcenauslastung anzeigen

Es besteht die Möglichkeit, aus dem Terminplan eines bestimmten Projekts die Auslastung der eingeplanten Ressourcen in anderen Projekten zu überprüfen.

Vorgehensweise

• Auf die gewünschte Ressource rechtsklicken.

• Den Kontextmenü-Befehl Auslastung anzeigen auswählen. Dadurch wechselt man ins Modul Auslastung mit Verursacher, in dem die Auslastung der gewählten Ressource angezeigt wird.

Hinweis

• Es können Auslastungen aller im Terminplan angezeigten Ressourcen eingesehen werden, unabhängig davon, ob der angemeldete Benutzer grundsätzlich den Zugriff auf die entsprechenden Ressourcen (gesteuert über den Ressourcenstrukturcode) besitzt oder nicht.

Agile Aufgaben

Information

• PLANTA Project bietet die Möglichkeit an, einen Projektvorgang in kleinere agile Aufgaben aufzuteilen.

• In einer agilen Ansicht ist es möglich, diese Aufgaben zu verwalten und zu erledigen.

  • Hierfür muss im Modul Projektsteckbrief im Feld Planungsmethode die hybride Planungsmethode ausgewählt werden.

Details

• Im Rahmen der hybriden Planungsmethode wird im jeweiligen Projektpanel zusätzlich das Modul Agile angezeigt.

• In diesem Modul werden einzelne Vorgänge als alleinstehende agile Ansichten angelegt und verwaltet.

  • Die agilen Ansichten enthalten folglich kleinere agile Aufgaben, die zur Fertigstellung des Vorgangs erledigt werden müssen.

  • Beim Anklicken eines Vorgangs mit agilen Aufgaben wird dieser in einer separaten Ansicht geöffnet.

    • Standardmäßig erhält diese Ansicht die Bezeichnung des dazugehörigen Vorgangs.

Vorgang mit agilen Aufgaben anlegen

• Im Modul Terminplan Rechtsklick auf den gewünschten Vorgang oder über die Schnellzugriffs-Schaltfläche Weitere Aktionen das Kontextmenü öffnen.

• Aus dem Kontextmenü die Option Aufgabe anlegen auswählen.

  • Alternativ direkt im Modul Agile die Schaltfläche Neue Aufgabe in der Action Bar anklicken.

Agile-Statistiken im Terminplan

• Die Anzeige erscheint in der Spalte Agile nur bei Projekten mit der hybriden Planungsmethode.

  • Die linke Zahl gibt an, wie viele Aufgaben auf dem entsprechenden Vorgang bereits erledigt sind.

  • Die rechte Zahl gibt an, wie viele Aufgaben insgesamt zugeordnet wurden.

  • Überfällige Aufgaben werden rot eingefärbt.

  • Beim Anklicken des Links werden die Aufgaben in der agilen Ansicht angezeigt.

Zeiterfassung

Information

• Sobald ein Projekt gestartet ist, können die den Vorgängen zugewiesenen Ressourcen ihre geleisteten Arbeitsstunden direkt auf die entsprechenden Vorgänge buchen.

• Diese Stunden erscheinen nach der Terminrechnung als tatsächlicher Aufwand in der Spalte Aufwand-Ist im Terminplan.

• Gleichzeitig wird der noch verbleibende Aufwand in der Spalte Aufwand-Rest entsprechend reduziert.

Details

• Auch Ressourcen, die ursprünglich nicht für das Projekt eingeplant waren, können ihren tatsächlichen Aufwand erfassen – sofern sie für das Projekt gearbeitet haben.

  • Dazu wählen sie im Zeiterfassungsmodul das entsprechende Projekt und fügen den zugehörigen Vorgang manuell hinzu.

Direkter Link zur Zeiterfassung

• Durch die Auswahl des Kontextmenü-Befehls Link zur Zeiterfassung auf dem gewünschten Vorgang kann ein direkter Link zu einem speziellen Zeiterfassungs-Dialogmodul (Zeit erfassen) generiert und in die Zwischenablage gespeichert werden.

• • Im geöffneten Dialogfenster werden die voreingestellten Projekt- und Vorgangdaten angezeigt bzw. können angepasst werden.

    • Im Feld Gearbeitet die Arbeitszeit eintragen.

    • Im Feld Kommentar relevante Informationen eintragen.

    • Bei Bedarf das Datum anpassen.

    • Speichern.

• Der Link kann gezielt an die betreffenden Mitarbeiter weitergegeben werden, sodass diese das Zeiterfassungs-Dialogmodul durch die Eingabe der URL direkt im Browser öffnen können und ihre Arbeitszeiten schnell und ohne zusätzliche Navigation innerhalb der Software erfassen können.

Erlöse und Kosten buchen

Information

• Im Modul Terminplan werden nicht nur Aufwände, sondern auch Kosten der Vorgänge und des gesamten Projekts ausgewiesen.

  • Plankosten werden beim Berechnen des Terminplans auf Basis der geplanten Aufwände der eingeplanten Ressourcen und deren Umrechnungsfaktoren automatisch ausgerechnet.

  • Tatsächliche Kosten werden auf Basis der Arbeitsstundenrückmeldungen der Personenressourcen und deren Umrechnungsfaktoren ebenfalls ausgerechnet. Erlös- und Kostenressourcen werden jedoch nicht in Aufwänden geplant, sondern direkt monetär. Die tatsächlichen Kosten dieser Ressourcen lassen sich direkt hier im Terminplan in speziell dafür vorgesehenen Dialogmodulen erfassen.

Vorgehensweise

• Auf die gewünschte Erlös- oder Kostenressource rechtsklicken.

• Den Kontextmenü-Befehl Erlöse/Kosten buchen auswählen. Abhängig davon, auf welcher Ressource der Kontextmenü-Befehl gewählt wurde, wird entweder das Dialogmodul Kosten buchen oder Erlöse buchen geöffnet.

• Über den Plus-Button einen neuen Datensatz für die Erfassung der Kosten/Erlöse einfügen. Datum, tatsächliche Koste/Erlöse und ggf. einen Kommentar erfassen und speichern.

Spezielle Funktionen

Quality Gates

Information

• Quality Gates sind eine Art Controlling-Elemente des Portfoliomanagers für die Überwachung des Fortschritts der im Portfolio enthaltenen Planungsobjekte.

• Quality Gates werden vom Portfoliomanager festgelegt, terminiert und den einzelnen Planungsobjekten zugewiesen.

• Projektmanager bzw. Programmmanager bekommen die zugewiesenen Quality Gates im Terminplan in der Modulvariante Quality Gates des jeweiligen Planungsobjekts angezeigt und erfassen für diese den voraussichtlichen Erledigungstermin der Quality Gates und ermöglichen somit dem Portfoliomanager eine Überwachung der Einhaltung der Vorgaben.

Quality Gates bearbeiten

• Im Feld Vsl. erl. am das zur Zielerreichung des Quality Gates geschätzte Datum eintragen.

• Im Feld %-Erledigt den Erledigungsgrad des Quality Gates erfassen oder aktualisieren.

  • Hinweis: das Feld Ist-Ende wird durch Setzen der Freigabe im Modul Quality Gates durch den Portfoliomanager gefüllt.

Vorgänge mit Elementen alternativer Strukturen verknüpfen

In PLANTA Project besteht die Möglichkeit, die erstellte Projektstruktur mit einer anderen Projektstruktur (z.B. SAP-Projektstruktur) zu verknüpfen, indem man PLANTA-Vorgänge den Elementen der alternativen Struktur zuweist. Damit bekommt man die Möglichkeit, die in PLANTA Project geplanten Aufwände und Kosten auf die andere Projektstruktur zu verdichten.

Vorgehensweise

• In die Modulvariante SAP-PSP-Elemente wechseln

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Feld SAP-PSP-Element ein Element der alternativen Projektstruktur auswählen.

Details

• Die alternative Struktur mit den verknüpften PLANTA-Vorgängen kann im Modul SAP-PSP eingesehen werden. In diesem Modul können die Vorgänge und Elemente der alternativen Struktur ebenfalls verknüpft werden.

Vorgänge mit Fremdsystemen synchronisieren (für agile Projektbearbeitung)

Information

• PLANTA bietet die Möglichkeit an, Vorgänge aus Projekten, die in PLANTA Project geplant sind, mit anderen Systemen zu verknüpfen, um sie dort agil zu planen und zu steuern.

• Derzeit bietet PLANTA standardmäßig Verknüpfungen zu zwei agilen Systemen an: PLANTA pulse (ein weiteres Produkt von PLANTA) und Jira. Ein Projekt kann gleichzeitig nur mit einem der beiden Systeme verknüpft werden.

• Die Synchronisation des entsprechenden Projekts erfolgt im Modul Projektsteckbrief durch die Auswahl eines Fremdsystems im Feld Fremdsystem.

Vorgehensweise zur Synchronisierung mit PLANTA pulse

• Im Modul Terminplan im Projektkopf auf (PLANTA pulse) bzw. (Jira) klicken.

• Dabei wird neben jedem Vorgang eine Checkbox zum Markieren der Vorgänge eingeblendet, die synchronisiert werden sollen.

• Für die gewünschten Vorgänge die Checkbox aktivieren und speichern. Damit wird der automatische Synchronisationsvorgang angestoßen.

• Sobald die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen ist (dies kann erst nach wenigen Sekunden der Fall sein), erscheint neben den entsprechenden Vorgängen

  • die Angabe 0/0, wenn mit PLANTA pulse synchronisiert wird. Diese Angabe steht für die Anzahl der offener/aller Karten in pulse und ist initial der Indikator der erfolgreichen Synchronisation. Durch Betätigen des Links auf diesen Zahlen wechselt man in das Vorgangsdatenblatt, in die Modulvariante pulse, in der ein pulse-Widget mit der pulse-Sicht des Boards angezeigt wird. Im Widget kann man Änderungen an pulse-Karten vornehmen, ohne zu pulse wechseln zu müssen. Bei Bedarf kann man über das App-Wechsel-Symbol in der linken unteren Ecke des Widgets auch direkt zu dem entsprechenden Board in der pulse-App springen.

    • Wurde ein Vorgang versehentlich synchronisiert und enthält das dazugehörige Board noch keine Karten, kann dieses Board wieder gelöscht werden, indem die entsprechende Checkbox deaktiviert wird.

  • das Symbol ,  wenn mit Jira synchronisiert wird. Dieses Symbol ist der Indikator der erfolgreichen Synchronisation. Durch Betätigen des Symbols auf dem gewünschten Vorgang wechselt man direkt zu dem entsprechenden Epic in der Jira-App.

  • Erscheint das jeweilige Symbol nicht, heißt es, dass die Synchronisierung aufgrund von Fehlern nicht durchführt wurde. Im Kopfbereich des Moduls Dashboard erscheint in diesem Fall das Synchronisations-Symbol mit einem Ausrufezeichen. Durch Anklicken des Symbols wird das Modul Hybrid-Protokoll geöffnet, in dem alle Requests, die für ein Objekt an ein Fremdsystem geschickt werden, protokolliert wurden. Alternativ kann das Modul auch unter Weitere... → Sonstige geöffnet werden.

• Die Checkboxen lassen sich durch erneutes Anklicken der Schaltfläche bzw.  ausblenden.

Request-Prozessschritte

Diese Funktion kann nur benutzt werden, wenn der PLANTA-Baustein Request lizenziert wurde.

Vorgehensweise

Siehe auch: Termin-, Ressourcen-, und Kostenrechnung, Kosten- und Budgetplanung, Vorgänge verknüpfen / Anordnungsbeziehungen, Vorgänge strukturieren / Projektstrukturplan, Tutorial: Vorgänge strukturieren, Externe Vorgänge