Portfoliosteckbrief MOD009E64

Einstieg

• Planung → Panel Portfolios → Klick auf die ID des gewünschten Portfolios → Panel Portfolio → Portfoliosteckbrief

Information

• In diesem Modul

  • werden die Portfoliodaten und die wichtigsten Parameter eines Portfolios angelegt, bearbeitet und gepflegt,

  • werden Stakeholder zum Portfolio hinzugefügt,

  • können Portfolios gelöscht werden,

  • werden Planungsobjekte ins Portfolio aufgenommen,

  • werden Planungsobjekten aus dem Portfolio entfernt.

Portfolio anlegen

Vorgehensweise

• Der Anlagevorgang kann über die Plus-Schaltfläche im Benutzermenü oder aus einigen Modulen über die Schaltfläche Neues Portfolio angestoßen werden.

• Dabei öffnet sich ein Dialog, in dem die wichtigsten Portfoliodaten erfasst werden (Portfoliobezeichnung, Portfoliomanager etc.).

  • Defaultmäßig wird beim Erstellen des Portfolios der angemeldete Benutzer als Manager eingetragen.

• Die Eingaben im Dialog mit Anlegen bestätigen.

• Das leere Modul Portfoliosteckbrief, in dem weitere Portfoliodaten ergänzt werden, öffnet sich.

• Im Feld Kostenstelle die gewünschte Kostenstelle auswählen, um die Steuerung des Zugriffs auf das Portfolio zu ermöglichen (Mandantenfähigkeit).

• Speichern.

Titelleiste

Portfolio löschen

Vorgehensweise

• In der Titelleiste des Portfoliopanels das Optionsmenü anklicken und dann Portfolio löschen auswählen.

• In der Dialogbox die Frage Soll das Portfolio wirklich gelöscht werden? mit Ja bestätigen.

Portfoliokopf

Portfolio als "Favorit" kennzeichnen

Information

• Portfolios, die als Favorit gekennzeichnet wurden, erscheinen im Benutzermenü des angemeldeten Benutzers ganz oben im Bereich Favoriten, was einen Schnellzugriff auf diese Portfolios direkt aus dem Benutzermenü ohne Navigieren ermöglicht.

Vorgehensweise

• Direkt neben dem Kopfbalken das blaue Stern-Symbol anklicken. Der Stern wird gelb und das Portfolio somit zum Favoriten.

Portfoliobild ändern oder entfernen

Information

• Das Portfoliobild wird rechts neben den Portfoliokopfdaten angezeigt.

• Bei der Erstellung eines Portfolios wird automatisch das Bild eingefügt, das in den Globalen Einstellungen als Standardbild für Portfolios definiert ist.

Stakeholder

Informationen

• In diesem Bereich können Stakeholder dem Portfolio zugeordnet oder aus dem Portfolio entfernt werden.

• Auswählbar sind

  • Ressourcen mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager-Rechten

Stakeholder hinzufügen

• Einen neuen Stakeholder dem Portfolio zuordnen

  • entweder über ein Dialogmodul

    • Hierzu die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.

      • Im Modul Stakeholder dem Portfolio zuordnen die gewünschten Personen durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox auswählen und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

  • oder über die Listboxauswahl direkt im neuen Datensatz

    • Hierzu auf die Bereichsüberschrift Stakeholder rechtsklicken oder auf den Datensatz eines bereits zugeordneten Stakeholders

    • Aus dem Kontextmenü Einfügen → Stakeholder auswählen.

    • Stakeholder aus der Listbox im neuen Datensatz auswählen.

• Für den neu zugeordneten Stakeholder die Rolle im Portfolio festlegen.

• Ggf. Bemerkung eintragen

• Speichern.

Stakeholder entfernen

• Den Datensatz des gewünschten Stakeholders markieren und

• über die Schaltfläche Markierte löschen in der Action Bar den Datensatz löschen.

  • Alternativ kann das gewünschte Planungsobjekt mit der Rechten Maustaste angeklickt und über den Befehl Löschen aus dem Kontextmenü entfernt werden.

Kostenartengruppen

Informationen

• Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox Aktiv im Portfolio kann der Portfoliomanager individuell festlegen, welche Kostenartengruppen für sein Portfolio relevant sind.

• Die hier getätigte Auswahl beeinflusst die Anzeige von Kosten und Aufwänden in den Modulen Budget und Status

Quality Gates

Informationen

• In der Listbox Aktive Vorlage des Datenbereichs Quality Gates wird für das geöffnete Portfolio eine Quality Gates-Vorlage ausgewählt. Diese enthält ein oder mehrere definierte Quality Gates, die in die Planungsobjekte des Portfolios einkopiert werden können und somit dem Portfoliomanager als Kontrollinstrument für die Überwachung des Fortschritts der Planungsobjekte dienen können.

• Die ausgewählte Vorlage gilt für alle Planungsobjekte des Portfolios, in die Quality Gates einkopiert werden.

Details

• Das Einkopieren der Vorlagen in die Planungsobjekte erfolgt

  • entweder automatisch beim Zuordnen eines Planungsobjekts zum Portfolio. Hierzu ist das Aktivieren des Parameters QG-Vorlage automatisch kopieren im Modul Portfoliosteckbrief notwendig.

  • oder manuell im Modul Quality Gates.

• Erstellt werden Quality Gates-Vorlagen im Modul Quality Gates-Vorlagen.

Hinweise

• Wurde die Quality Gates-Vorlage bereits einem Planungsobjekt zugeordnet, kann sie nicht mehr portfolioweit ausgetauscht werden oder aus dem Portfolio entfernt werden.

  • Beim Versuch eine neue Vorlage aus der Listbox Aktive Vorlage auszuwählen oder die ausgewählte zu entfernen, erscheint die Meldung: Die ausgewählte Vorlage wird in einem der dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekten verwendet. Um eine neue Vorlage auszuwählen, löschen Sie bitte zuerst die entsprechenden Quality Gates.

• Es ist nicht möglich, einem Portfolio eine Vorlage zuzuordnen, wenn mind. ein Planungsobjekt einem anderen Portfolio zugeordnet ist, das eine andere Vorlage verwendet. Es wird eine Meldung mit der Auflistung der betroffenen Projekte ausgegeben.

Planungsobjekte

Informationen

• In diesem Bereich sind alle dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekte aufgelistet. Die aufgelisteten Planungsobjekte werden gruppiert dargestellt.

• Neue Planungsobjekte können hier dem Portfolio zugeordnet werden, sowie vorhandene Zuordnungen gelöscht werden.

Details

• Durch Betätigen des Links auf der ID eines Planungsobjekts wird das Panel Projekt (Idee, Vorhaben, Programm) mit dem entsprechenden Planungsobjekt geöffnet.

• Die Einschätzung für ein Planungsobjekt kann in den Modulen Status der Planungsobjekte und Status durch den Portfoliomanager über den »-Button angepasst werden.

Hinweis

• Einschätzungen und Kommentare des Portfoliomanagers sind nur in den Modulen des Portfolios ersichtlich und haben keinerlei Auswirkung auf die Planungsobjekte.

Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Planungsobjekt(e) zuordnen betätigen.

  • Das Modul Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen öffnet sich.

  • Die entsprechende Checkbox aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen, um ein oder mehrere Planungsobjekte aus der Liste dem Portfolio zuzuordnen.

  • Speichern.

Hinweis

• Ist für das gewünschte Portfolio bereits eine Quality Gate-Vorlage ausgewählt, wird beim Zuordnen der Planungsobjekte geprüft, ob mind. eines der Planungsobjekte bereits in einem anderen Portfolio enthalten ist, das eine andere Quality-Gate Vorlage verwendet. Die Zuordnung ist in diesem Fall nicht möglich. Es wird eine Meldung mit der Auflistung der betroffenen Planungsobjekte und Portfolios ausgegeben.

Planungsobjekt aus Portfolio entfernen

Vorgehensweise

• Das gewünschte Planungsobjekte markieren und

• die Schaltfläche Markierte löschen in der Action Bar betätigen, oder

• auf das gewünschte Planungsobjekt rechtsklicken und

• den Befehl Löschen aus dem Kontextmenü auswählen.

• Speichern.