Tutorial: Ressourcen planen

Einleitung

Ziel des Tutorials

• Nach diesem Tutorial können Sie

  • Personen- und Abteilungs-Ressourcen den Vorgängen eines Projekts zuordnen, Überlasten im Terminplan prüfen und die Planungsart entsprechend den Überlasten anpassen, sowie

  • als Abteilungsleiter geplanten Aufwand auf einzelne Ressourcen Ihrer Abteilung verteilen.

Bitte beachten Sie:

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.

• Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, die Möglichkeiten der Ressourcenplanung darzustellen.

• Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.

Projekterstellung und -planung (Multiprojektmanager)

Projekt erstellen

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager Georg Hart möchte ein neues IT-Projekt planen.

• Dafür erstellt er dieses Projekt zunächst in PLANTA Project.

Vorgehensweise

• Den PLANTA-Webclient aufrufen.

• Die Rollenkachel Multiprojektmanager anklicken.

• Die Plus-Schaltfläche im Benutzermenü betätigen und den Eintrag Projekt wählen.

  • Das Dialogmodul Neues Projekt öffnet sich.

• Eine Projektbezeichnung vergeben (z.B. "IT-Projekt").

• Im Dialogmodul ist Georg Hart im Feld Manager bereits eingetragen. Da er der verantwortliche Projektmanager sein soll, den Eintrag nicht verändern.

• Die Schaltfläche Anlegen betätigen.

  • Das Panel Projekt öffnet sich mit dem Modul Projektsteckbrief.

• Im Bereich Ecktermine die Wunschtermine für das Projekt definieren:

  • Wunsch-Anfang: heute in einer Woche

  • Wunsch-Ende: in 3 Monaten + zwei Wochen

• Speichern.

Projektteam erstellen

Aufgabe

• Georg Hart weiß bereits, dass bestimmte Benutzer an diesem Projekt beteiligt sein sollen.

• Er möchte sie deshalb als Projektteam erfassen, um die spätere Ressourcenzuordnung im Projekt zu erleichtern.

Vorgehensweise

• Im Modul Projektsteckbrief im Bereich Stakeholder die Schaltfläche Stakeholder dem Planungsobjekt zuordnen betätigen.

• Die Meldung mit der Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.

• Die Schaltfläche Kernteam betätigen.

• Das Dialogmodul Stakeholder dem Planungsobjekt zuordnen mit Angabe der ausgewählten Kategorie öffnet sich.

• Die gewünschten Stakeholder (Bild unten) durch Aktivieren der entsprechenden Checkboxen auswählen und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

• Die ausgewählten Stakeholder werden der festgelegten Kategorie zugeordnet.

Terminplan erstellen

Aufgabe

• Georg Hart möchte das Projekt weiter planen und Arbeitspakete für das Projekt erfassen. Diese möchte er aus einer Projektvorlage für IT-Projekte übernehmen.

Vorgehensweise

• In das Modul Terminplan wechseln.

• Die Abfrage Soll ein Terminplan einkopiert werden? mit Ja bestätigen.

• Im Dialogmodul Terminplan kopieren aus der Listbox die Terminplanvorlage A1.1 Standardplan IT-Projekt mit Sprints auswählen.

• Die Schaltfläche Terminplan kopieren betätigen.

• Ergebnis:

Ressourcenzuordnung vornehmen

Aufgabe

• Georg Hart möchte für die einzelnen Vorgänge nun Ressourcen einplanen.

• An den Vorgängen 1.1 Grobkonzept erstellen und 1.2 Feinkonzept erstellen sollen zunächst die Benutzer des Projektteams arbeiten.

Vorgehensweise

• Beim Überfahren des Vorgangs 1.1 Grobkonzept erstellen die Schnellzugriffs-Schaltfläche Weitere Aktionen betätigen (alternativ Rechtsklick) und den Eintrag Ressourcen zuordnen auswählen.

  • Das Dialogmodul Ressourcen zuordnen öffnet sich.

  • Das Projektteam wird oben angezeigt.

• Die Checkboxen der Ressourceneinträge Daniela Müller und Herbert Huber aktivieren.

• Die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

• Im Feld Aufwand-Rest für beide Ressourcen den geschätzten Aufwand von 25 Stunden (= 25 h) eintragen.

• Speichern.

• Auf die gleiche Art und Weise Ronja Koch (Aufwand = 25 h) und Daniela Müller (Aufwand = 30 h) dem Vorgang 1.2 Feinkonzept erstellen zuordnen.

• Ergebnis:

Aufgabe

• Beim Rest des Projekts weiß Georg Hart noch nicht, welche Benutzer zu den einzelnen Vorgängen zugeordnet werden sollen.

• Er möchte daher die Planung auf einer höheren Ressourcenebene vornehmen und anstatt einzelner Benutzer eine Abteilung einplanen.

• Die genauere Zuordnung von Ressourcen soll später der Abteilungsmanager durchführen.

Vorgehensweise

• Beim Überfahren des Vorgangs 2.1 Sprint 1.1 die Schnellzugriffs-Schaltfläche Weitere Aktionen betätigen (alternativ Rechtsklick) und den Eintrag Ressourcen zuordnen auswählen.

  • Das Dialogmodul Ressourcen zuordnen öffnet sich.

  • Die Checkbox der Abteilung Anwendungsentwicklung aktivieren.

  • Die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

  • Im Feld Aufwand-Rest den geschätzten Aufwand von 100 Stunden (= 100 h) eintragen.

• Speichern.

• Auf die gleiche Art und Weise die Abteilung Anwendungsentwicklung dem Vorgang 2.2 Sprint 1.2 (Aufwand = 100 h) zuordnen.

• Die Schaltfläche Terminplan berechnen in der Action Bar betätigen.

• Ergebnis: Die Termine werden kalkuliert, der geplante Aufwand über die geplante Dauer verteilt und, da Überlasten vorhanden sind, werden diese ausgewiesen.

Auslastung prüfen

Aufgabe

• Georg Hart hat nach der Neuberechnung seines Terminplans bemerkt, dass Überlasten ausgewiesen werden.

• Er möchte sich diese Überlasten genauer ansehen und prüfen, in welchen Projekten die betroffenen Benutzer eingeplant sind.

Vorgehensweise

• In der Action Bar über die Schaltfläche Basis die Modulansicht Mit Belastungen oder Terminplan komplett des Moduls Terminplan auswählen, um die genauen Überlasten einsehen zu können.

• Auf der Ressourcenebene im mittleren Fenster nach rechts bis zur Spalte Überlast scrollen.

  • Sofern eine Ressource überlastet ist, wird die Überlast in roter Schrift angezeigt.

• Georg Hart sieht, dass bei Daniela Müller eine Überlast ausgewiesen wird:

• Beim Überfahren der Ressource Daniela Müller die Schnellzugriffs-Schaltfläche Weitere Aktionen betätigen (alternativ Rechtsklick) und den Eintrag Auslastung anzeigen auswählen. Das Modul Auslastung mit Verursacher öffnet sich im unteren Bereich des Panels.

• Er sieht, dass Daniela Müller derzeit in 6 Projekten eingeplant ist und dass das neue Projekt im Oktober eine Überlast verursacht.

Aufgabe

• Georg Hart will prüfen, ob er das Projekt auch anders planen kann, um eine Überlast zu vermeiden.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan in der Listbox Planungsart in Fenster 2 den Eintrag Kapazitätstreu auswählen.

• Speichern.

• Über die Schaltfläche Terminplan berechnen den Terminplan neu berechnen.

Kapazitätstreu

• Die Überlast wird vermieden, der Endtermin des Projekts verschiebt sich jedoch um gut drei Wochen.

• Da der Wunsch-Endtermin eingehalten werden soll, stellt Georg Hart die Planungsart wieder auf Termintreu um.

• Über die Schaltfläche Terminplan berechnen den Terminplan neu berechnen.

Termintreu

• Er kontaktiert den Abteilungsleiter der Abteilung Anwendungsentwicklung. Dieser soll sich die Einplanung anschauen und eine Umplanung vornehmen, um die Benutzer zu entlasten.

Verteilung der geplanten Stunden (Abteilungsleiter)

Aufgabe

• Der Abteilungsleiter der Abteilung Anwendungsentwicklung (Thomas Schäfer) möchte prüfen, ob er die Überlast von Daniela Müller reduzieren kann, indem er Arbeit auf andere Benutzer verteilt.

Vorgehensweise

• Die Rollenkachel Ressourcenmanager/Abteilungsleiter anklicken.

• Das Panel Auslastung öffnet sich mit dem Modul Meine Abteilung.

  • Hier sieht Thomas Schäfer die derzeitige Auslastung seiner Abteilung.

• Unter der Abteilung werden die einzelnen Ressourcen der Abteilung automatisch geladen.

  • Im rechten Fenster sieht er ihre aktuelle Auslastung.

• Thomas Schäfer sieht, dass Daniela Müller in KW 42 überlastet ist, während er selbst noch freie Kapazitäten hat. Er möchte einige Stunden übernehmen.

• Den Eintrag unter Daniela Müller aufklappen.

  • Hier werden alle Projekte angezeigt, in denen Daniela Müller derzeit eingeplant ist.

• Beim Projekt IT-Projekt, Vorgang Grobkonzept erstellen auf das Pluszeichen neben der Vorgangsbezeichnung klicken, um einen leeren Datensatz für die Auswahl einer Ressource einzufügen, auf die die Stunden verteilt werden sollen.

• In der Listbox Ressource den Eintrag Thomas Schäfer auswählen.

• In das Feld zu verteilen den zu verteilenden Aufwand, z.B. 20 Stunden, eintragen.

• In der Action Bar die Schaltfläche Aufwand verteilen betätigen.

• Die erschienene Meldung Ressourcenaufwand verteilen? mit Ja bestätigen.

  • Die Umplanung wird durchgeführt.

• Ergebnis:

  • Die Überlast bei Daniela Müller verschwindet, stattdessen sind die Stunden nun bei Thomas Schäfer eingeplant.

Aufgabe

• Nun möchte Thomas Schäfer jetzt auch die von Georg Hart für seine Abteilung reservierten 200 h für das Projekt IT-Projekt auf die einzelnen Benutzer verteilen.

Vorgehensweise

• Im Modul Meine Abteilung unter Anwendungsentwicklung sieht der Abteilungsleiter für das Projekt IT-Projekt die Vorgänge Sprint 1.1 und Sprint 1.2 und die Kapazitätsreservierung von jeweils 100 h.

• Beim Projekt IT-Projekt, Vorgang Sprint 1.1 auf das Pluszeichen neben der Vorgangsbezeichnung klicken, um einen leeren Datensatz für die Auswahl einer Ressource einzufügen.

• Im Feld Ressource aus der Listbox eine Ressource auswählen (z.B. Herbert Huber).

  • In der Listbox werden alle Benutzer der Abteilung Anwendungsentwicklung angezeigt.

  • Da Herbert Huber zu den Zeiten der Vorgänge noch über freie Kapazitäten verfügt, soll er einige Stunden übernehmen.

• In das Feld zu verteilen den zu verteilenden Aufwand, z.B. 20 Stunden, eintragen.

• In der Action Bar die Schaltfläche Aufwand verteilen betätigen.

• Die erschienene Meldung Ressourcenaufwand verteilen? mit Ja bestätigen.

  • Die Umplanung wird durchgeführt.

• Ergebnis:

  • Das Planungsvolumen auf der Abteilungsebene hat sich um 20 Std. reduziert.

• Die 20 Stunden sind nun auf den Benutzer Herbert Huber umverteilt.

• Nach dem gleichen Prinzip kann Thomas Schäfer nun auch die restlichen Stunden auf seine Benutzer verteilen.

• Danach informiert er Georg Hart darüber, dass die Umplanung abgeschlossen ist.

Projekt freigeben (Multiprojektmanager)

Aufgabe

• Nachdem der Abteilungsmanager den Multiprojektmanager Georg Hart über die Umplanung informiert hat, möchte dieser sich die neue Ressourcenplanung ansehen und das Projekt für die Durchführung freigeben.

Vorgehensweise

• Falls der PLANTA-Webclient von Georg Hart zuvor geschlossen wurde, den PLANTA-Webclient aufrufen und erneut die Rollenkachel Multiprojektmanager anklicken.

  • Ansonsten in den PLANTA-Webclient von Georg Hart wechseln.

• Das Modul Terminplan des Projekts IT-Projekt öffnen.

• Über die Schaltfläche Terminplan berechnen den Terminplan neu berechnen.

• Georg Hart sieht nun die neue Einplanung, die Thomas Schäfer vorgenommen hat:

• Im Optionsmenü in der Modulpanel-Titelleiste den Eintrag Entsperren auswählen.

• Das Projekt ist nun zur Bearbeitung freigegeben.

Einplanung prüfen (Projektmitarbeiter)

Aufgabe

• Nachdem der Multiprojektmanager Georg Hart die beteiligten Benutzer über das neue Projekt IT-Projekt informiert hat, möchte sich Daniela Müller ihre Einplanung in ihrem Persönlichen Bereich anschauen.

Vorgehensweise

• Einen neuen PLANTA-Webclient aufrufen und die Rollenkachel Projektmitarbeiter (Daniela Müller) anklicken.

• Das Panel Zeiterfassung mit dem Modul Stunden erfassen öffnet sich.

• Im Benutzermenü Meine Tätigkeiten anklicken.

  • In diesem Modul werden alle von Daniela Müller zu erledigenden (offenen) Tätigkeiten (Vorgänge, Risiken, Chancen, Risikomaßnahmen, Chancenmaßnahmen, Prozessschritte, Lessons Learned und Maßnahmen/Entscheidung) gruppiert nach dem Terminstatus (Verspätet, Heute, Zukünftig, Ohne Termin) angezeigt.

• Den Bereich Zukünftig aufklappen.

• Im Bereich Zukünftig sieht Daniela Müller die Vorgänge, denen sie im Projekt IT-Projekt zugeordnet wurde.

• In Fenster 2 sieht sie ihre Auslastung in einem Auslastungsdiagramm.

• Sobald Daniela Müller mit ihrer Arbeit begonnen hat, kann sie ihre Stunden im Modul Zeiterfassung erfassen.

Zusammenfassung

• Sie haben in diesem Tutorial im neuen Projekt Personen- und Abteilungs-Ressourcen zu Vorgängen zugeordnet.

• Im Terminplan haben Sie die Überlast einer Ressource erkannt und die Planungsart entsprechend angepasst.

• Als Abteilungsleiter haben Sie die Überlast auf andere Ressourcen verteilt.