Tutorial: Projekt planen und steuern

Einleitung

Ziel

• Erstanwender sollen anhand typischer Use Cases die Funktionalität und den Umgang mit dem Programm erlernen.

Bitte beachten Sie:

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, ein neues Projekt zusätzlich zu den bestehenden Projekten zu planen und die Auswirkungen darzustellen.
• Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.

Schon gewusst?

Zu diesem Thema ist auch ein Videotutorial verfügbar. Zum Videotutorial Projekt planen

Projektmanagement mit PLANTA

Informationen

• Die nachfolgenden Übungsbeispiele stellen typische Use Cases der Projektmanagement-Praxis dar.
• Die hier behandelten Use Cases sind für die vier häufigsten PM-Rollen aufgestellt:
  • Multiprojektmanager (Benutzer R41)
  • Projektmanager (Benutzer R8)
  • Ressourcenmanager (Benutzer R43)
  • Mitarbeiter/Rückmelder (Benutzer R1)

Details

• Mit PLANTA project bietet PLANTA außerdem die Möglichkeit, Projekte prozessorientiert zu planen und zu steuern. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Prozessmodell-Workflow.

Programm starten

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager (Georg Hart) möchte sich wie jeden Morgen einen Überblick über seine Projekte und die Einhaltung der Projektendtermine verschaffen.

Vorgehensweise

• Den PLANTA-Client aufrufen.
• Im oberen Eingabefeld "r41" für den Multiprojektmanager eintragen.
  • Demo-Benutzer besitzen keine Passwörter, somit ist keine Eingabe im zweiten Feld notwendig.
• Die Schaltfläche Anmelden betätigen.

• Das Panel Multiprojektboard mit dem Hauptmodul Projekte wird geöffnet. Das Modul Projekte bietet eine Übersicht über alle Projekte.

Details

• Detaillierte Informationen zu den einzelnen Elementen der Oberfläche finden Sie im Hilfe-Bereich Einstieg und Bedienung.

Neues Projekt erstellen (r41)

Aufgabe

• Vom Vertriebsleiter erhält der Multiprojektmanager (Georg Hart) Informationen über ein neues geplantes IT-Projekt mit einer gewünschten Laufzeit von 6 Monaten.
• Der Multiprojektmanager soll das Projekt mit der Bezeichnung PR-01 erstellen und dann an den vorgesehenen Projektmanager zur Projektplanung weiterreichen.

Vorgehensweise

• Im Benutzermenü den Link Multiprojektmanagement → Projektplanung → Neues Projekt oder im Modul Projekte die Schaltfläche Neues Projekt betätigen.
  • Das Panel Projekt mit dem fokussierten Modul Projektsteckbrief wird geöffnet.
  • Die Identnummer für das neue Projekt wird dabei automatisch generiert und ist im Modulkopf zu sehen.
• Im Modulkopf im Feld neben der Identnummer die Projektbezeichnung für das neue Projekt eintragen, z.B. PR-01.
  • Defaultmäßig erscheint an der Stelle der Dialog: -Bitte eine Bezeichnung eingeben-.
• Weitere Projektdaten definieren, z.B.:
  • Manager : Ronja Koch
  • Projektart : IT-Projekte
  • Wunsch-Anfang : heute in einer Woche
  • Wunsch-Ende : in 6 Monaten + eine Woche

• Weitere Daten können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.
• Speichern durch Betätigen der Schaltfläche Speichern oder durch Drücken von STRG + S.
  • Da beim Erstellen eines neuen Projekts der Ersteller, in unserem Fall der Multiprojektmanager Georg Hart, automatisch als Manager des Projekts festgelegt und zu den Stakeholdern des Projekts hinzugefügt wird, kommt beim Speichern nach der Auswahl eines anderen Managers die Abfrage: Wollen Sie die bestehende Stakeholderzuordnung des Managers ersetzen oder den neuen Manager additiv zuordnen?
    • Die Option Bestehenden Manager-Stakeholder ersetzen auswählen.
    • Dabei wird der neue Manager, in unserem Fall die neue Managerin Ronja Koch, im Bereich Stakeholder als Stakeholder erfasst und der Multiprojektmanager Georg Hart als Stakeholder gelöscht.

• Den R41-Client schließen.

Detailplanung durch Projektmanagerin (r8)

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager könnte jetzt auch die Detailplanung des Projekts durchführen. Er will dies aber der erfahrenen Projektmanagerin Ronja Koch überlassen.
• Er bittet sie, den von ihm vorbereiteten Standardplan für IT-Projekte zu verwenden.
• Die Projektmanagerin startet das Programm und beginnt mit der Projektplanung.

Vorgehensweise

• Einen neuen PLANTA-Client aufrufen und mit dem Benutzer "r8" (Projektmanager/in) anmelden.
  • Das Modul Meine Planungsobjekte öffnet sich. Es gibt einen Überblick über alle Planungsobjekte der Projektmanagerin.
• Das neu angelegte Projekt PR-01 wird angezeigt. Da das Projekt noch nicht in Vorgänge aufgeteilt und nicht kalkuliert ist, wird die Dauer nicht wie bei anderen Projekten durch einen Balken im rechten Fenster, sondern lediglich durch zwei blaue Dreiecke, die die Projekt-Wunschtermine darstellen, visualisiert.

• In der Spalte ID auf die Identnummer des Projekts PR-01 klicken.

• Dadurch wechselt man in das Panel Projekt , welches verschiedene Funktionen zur Bearbeitung des Projekts bietet.

Projektteam zusammenstellen

Aufgabe

• Die Projektmanagerin möchte festlegen, welche Mitarbeiter der Firma an ihrem Projekt beteiligt sein werden.

Vorgehensweise

• Das Panel Projekt  mit dem aktivierten Modul  Projektsteckbrief öffnet sich.
• Im Bereich Stakeholder die Schaltfläche

  

  Stakeholder zuordnen betätigen.
• Die Meldung mit der Abfrage: Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? erscheint.
  • Im Dialogfenster werden die Kategorien angeboten, die vom PM-Administrator im Stammdatenmodul Listboxwerte in der Listboxkategorie Team-Kategorien festgelegt wurden.
• Die Schaltfläche Kernteam betätigen.
• Das Modul Stakeholder dem Planungsobjekt zuordnen  mit Angabe der ausgewählten Kategorie öffnet sich.
• Die gewünschten Stakeholder durch Aktivieren ihrer Checkboxen auswählen und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

• Die ausgewählten Stakeholder werden der festgelegten Kategorie zugeordnet.
• Ihre Rollen im Projekt durch die Auswahl aus der Listbox wie auf dem Bild unten bestimmen. Ggf. weitere Parameter definieren.
  • Da der Multiprojektmanager (Georg Hart) ebenfalls Informationen über das aktuelle Projekt erhalten möchte, sollte auch er zu dem Kernteam hinzugefügt werden.

Terminplan erstellen

Aufgabe

• Die Projektmanagerin prüft, ob der vorgegebene Projektwunschendtermin realistisch ist. Hierfür erstellt sie einen Terminplan, indem sie den IT-Standardplan in ihr neues Projekt kopiert.

Vorgehensweise

• Das Modul Terminplan im Panel Projekt durch Anklicken des gleichnamigen Reiters öffnen.
• Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
• Die Abfrage mit Ja beantworten.
• Am unteren Rand des Panels öffnet sich das Modul Terminplan kopieren .
  • Falls die Abfrage versehentlich verneint wurde, lässt sich das Modul Terminplan kopieren durch Rechtsklick auf den Projektkopf und die Auswahl des gleichnamigen Befehls öffnen.
• Die Projektvorlage A1 Standardplan IT-Projekt aus der Listbox auswählen.

• Den Kopiervorgang durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren starten.
• Der in das Projekt einkopierte Terminplan wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

• Die Projektmanagerin kann sich nun mit der weiteren Projektplanung befassen.

Hinweise

• In diesem Tutorial wird der Terminplan als Kopie eines Standardterminplans erstellt.
  • Da in der Kopiervorlage die Vorgänge bereits strukturiert sind, wird die Struktur in den neuen Terminplan übernommen.
• Wird ein Terminplan durch die Anlage einzelner Vorgänge erstellt, besitzt er keine hierarchische Struktur. Wie man Vorgänge in einem Terminplan strukturiert, erfahren Sie im Tutorial Terminplan strukturieren .

Terminplan bearbeiten (anpassen)

Vorgänge löschen

Aufgabe

• Nicht alle Vorgänge des einkopierten Terminplans werden im neuen Projekt PR-01 benötigt.
  • Der Vorgang Vorstudie kann gelöscht werden. Die Projektmanagerin löscht daher alle Vorgänge, die die Vorstudie betreffen.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan den Vorgang Vorstudie markieren (mit STRG + Klick mit der linken Maustaste auf die Vorgangszeile). Dabei werden auch die untergeordneten Vorgänge mitmarkiert.

• Die Schaltfläche  Löschen in der Symbolleiste betätigen.
• Es wird eine Löschabfrage ausgegeben.
• Die Abfrage mit Ja bestätigen. Die markierten Vorgänge werden gelöscht.
• Anschließend den Projektplan über die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste neu berechnen.

Vorgangsdauer anpassen

Aufgabe

• Der Vorgang Grobkonzept erstellen soll bereits früher abgeschlossen werden, als die Projektvorlage vorgibt.
• Die Projektmanagerin legt im Terminplan daher die Dauer des Vorgangs Grobkonzept erstellen auf 10 Tage fest.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan im Feld Dauer-Rest des Vorgangs Grobkonzept erstellen die geplante Dauer eingeben (z.B. 10 für 10 Tage).

• Den Projektplan durch Betätigen der Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste neu berechnen.
  • Bei der Berechnung wird die Rest-Dauer des Sammelvorgangs Grobkonzept an die verringerte Dauer des Vorgangs Grobkonzept erstellen angepasst.
    • Sammelvorgänge sind im strukturierten Terminplan alle Vorgänge, die untergeordnete Vorgänge besitzen.

Neue Vorgänge anlegen

Aufgabe

• In den Projektplan sollen zwei zusätzliche Vorgänge eingefügt werden.
  • Unter den Datensatz des Vorgangs Grobkonzept erstellen möchte die Projektmanagerin den Vorgang Grobkonzept abstimmen einfügen.
  • Nach DV-Konzept erstellen ist ein weiterer Meilenstein DV-Konzept abstimmen erforderlich.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan mit der rechten Maustaste auf den Vorgang Grobkonzept erstellen klicken und aus dem Kontextmenü Einfügen → Vorgang auswählen.

• In die eingefügte Vorgangszeile die Bezeichnung , hier Grobkonzept abstimmen, und die geplante Dauer im Feld Dauer-Rest, zum Beispiel 5 für 5 Tage, eingeben.

• Auf den Vorgang DV-Konzept erstellen rechtsklicken. Aus dem Kontextmenü Einfügen → Vorgang auswählen.
• Die Bezeichnung DV-Konzept abstimmen vergeben.
• Im mittleren Fenster zur Spalte Meilenstein scrollen.
• Über die Listboxauswahl den Vorgang als Meilenstein definieren.
  • Für Vorgänge, die in PLANTA project als Meilensteine oder Mastermeilensteine definiert sind, darf keine Dauer vergeben werden.

• Speichern.
• Aufgrund der Löschung der vorhergehenden Vorgänge hat nun der erste Sammelvorgang Grobkonzept den Code "2". Die neu eingefügten Vorgänge Grobkonzept abstimmen und DV-Konzept abstimmen haben noch keine Vorgangscodes.

• Die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen, um die PSP-Codes für alle Vorgänge des Projekts zu aktualisieren und Codes für die neuen Vorgänge zu bilden.
• Ergebnis:

Vorgänge durch Anordnungsbeziehungen (AOBs) verbinden

Aufgabe

• Der neu erstellte Vorgang Grobkonzept abstimmen und der Meilenstein DV-Konzept abstimmen sollen in den Projektablauf durch Anordnungsbeziehungen (AOBs) eingebunden werden.
• Dies soll grafisch im Balkenplan erfolgen.

Informationen

• Anordnungsbeziehungen (AOBs) stellen Abhängigkeiten zwischen Vorgängen dar, die eine Auswirkung auf die berechneten Termine haben (können).
• Zwischen zwei Vorgängen können mehrere Anordnungsbeziehungen existieren. Bei der Berechnung des Terminplans wirkt die ungünstigste Beziehung, d.h. die Anordnungsbeziehung, die den spätesten Anfangstermin verursacht.

Vorgehensweise: Den Vorgang Grobkonzept abstimmen durch die AOBs mit Grobkonzept erstellen und Grobkonzept abgeschlossen verbinden.

• Schritt 1: Die bestehende AOB zwischen den Vorgängen Grobkonzept erstellen und Grobkonzept abgeschlossen löschen.
  • Hierzu im Balkenplan die AOB-Linie mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl AOB löschen aus dem Kontextmenü auswählen.

• Schritt 2: Den Mauszeiger am hinteren Balkenrand des Vorgangs Grobkonzept erstellen positionieren. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Kreuzes an. Mit gedrückter linker Maustaste zum Balkenanfang des Vorgangs Grobkonzept abstimmen ziehen. Dabei erscheint eine Verbindungslinie zwischen den beiden Balken. Sobald man den Zielbalken erreicht hat, werden die Startposition am Quellbalken und die Zielposition am Zielbalken mit gelben Pfeilen markiert. Maustaste loslassen.

• Ergebnis:

• Schritt 3: Auf die gleiche Art und Weise den Balken (Balkenende) des Vorgangs Grobkonzept abstimmen mit dem Balken (Balkenanfang) des Meilensteins Grobkonzept abgeschlossen verbinden.

• Ergebnis:

• Beim Anklicken eines Balkens werden die eingehenden AOBs rot und die ausgehenden grün visualisiert.

• Schritt 4: Für eine Neuberechnung des Terminplans die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.
  • Ergebnis: Der Anfang des Vorgangs Grobkonzept abstimmen wurde auf die Zeit nach Ende des Vorgangs Grobkonzept erstellen verschoben, die Dauer des Sammelvorgangs Grobkonzept hat sich dementsprechend ebenfalls geändert.

• Auf die gleiche Art und Weise den neuen Meilenstein DV-Konzept abstimmen mit den Vorgängen DV-Konzept erstellen und Schulungskonzept erstellen verbinden und die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.

Hinweis

• Im Modul Terminplan besteht auch die Möglichkeit, die AOBs tabellarisch anzulegen .

Ressourcen einplanen

Aufgabe

• Die Projektmanagerin macht sich Gedanken über den Aufwand ihres neuen Projekts.
• Aus Erfahrung schätzt sie den Aufwand und plant die von ihr gewünschten Ressourcen ein:

• Für den Vorgang Grobkonzept erstellen: Aufwand 80 h für Mitarbeiterin Daniela Müller.
• Für den Vorgang DV-Konzept erstellen: Aufwand 100 h, Mitarbeiter noch unklar, aber es wird ein Mitarbeiter aus der Abteilung IT sein, daher wird vorerst die Abteilungsressource Anwendungsentwicklung für den Vorgang eingeplant.
• Der Programmieraufwand wird auf 20.000 EUR geschätzt. Hierfür wird die Ressource Fremdleistungen eingesetzt.

Vorgehensweise

• Für die Einplanung der Mitarbeiterin Daniela Müller:
  • Auf den Vorgang Grobkonzept erstellen rechtsklicken.
  • Ressourcen zuordnen aus dem Kontextmenü auswählen.
  • Im Dialogmodul in der Zeile mit dem Namen Daniela Müller die Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

• Im Terminplan wird unter dem Vorgang Grobkonzept erstellen ein Ressoucendatensatz mit der Ressource Daniela Müller angelegt.
  • Im Feld Aufwand-Rest den geschätzten Aufwand von 80 (= 80 Stunden) eintragen.
• Auf die gleiche Art und Weise dem Vorgang DV-Konzept erstellen die Abteilungsressource Anwendungsentwicklung zuordnen und den Aufwand-Rest von 100 h eintragen.
• Für die Einplanung einer Fremdleistung:
  • Auf den Vorgang Programmierung rechtsklicken.
  • Erlös- und Kostenressourcen zuordnen aus dem Kontextmenü auswählen.
  • Im Dialogmodul in der Zeile der Fremdleistungen die Checkbox Auswählen aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.
  • Die Ressource Fremdleistungen wird dem Vorgang Programmierung zugeordnet. Im Feld Kosten-Rest den geschätzten Aufwand von 20.000 (EUR) eintragen.
• Die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.
  • Ergebnis: Die  Aufwand-Gesamt -Spalte bzw. Kosten-Gesamt -Spalte wird ebenfalls mit den entsprechenden Werten gefüllt, die vom Programm berechnet werden und die Summe von Ist- und Rest-Werten darstellen.

Aufgabe

• Die Projektmanagerin will wissen, ob eine der Mitarbeiterressourcen durch ihre Ressourcenzuordnungen Überstunden leisten muss. Sie prüft das Ergebnis der Einplanung.

Vorgehensweise

• In die Modulvariante Mit Belastungen oder Terminplan komplett des Moduls Terminplan wechseln.

• Auf der Ressourcenebene im mittleren Fenster nach rechts bis zur Spalte Überlast scrollen.
  • Sofern eine Ressource überlastet ist, wird die Überlast in roter Schrift angezeigt. Sind dort keine Einträge sichtbar, kann die Ressource die Arbeitsleistung ohne Überlast erbringen.

Weitere Informationen über die Einplanung der Ressource in anderen Projekten können im Modul Auslastung mit Verursacher eingesehen werden, welches mit Rechtsklick auf den Ressourcennamen-Datensatz und Auswahl des Kontextmenü-Befehls Auslastung anzeigen geöffnet werden kann.

Aufgabe

• Die Projektmanagerin möchte die Überlast der eingeplanten Ressourcen planerisch reduzieren.
  • Die Überlast kann durch die Nutzung der freien Ressourcenkapazität reduziert werden. In diesem Fall wird der Vorgang soweit verschoben, bis genügend freie Kapazität zur Verfügung steht. Aber Achtung: Unter Umständen kann der Projekt-Endtermin überschritten werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan auf der Projektebene in Fenster 2 im Feld Planungsart die Art Kapazitätstreu aus der Listbox auswählen.

• Die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.
• Ergebnis: Die Überlast der Ressource ist verschwunden, die Dauer des entsprechenden Vorgangs Grobkonzept erstellen hat sich verlängert.

Alternativ kann die Planungsart Gesamtpuffertreu gewählt werden. In diesem Fall wird nach der freien Kapazität nur innerhalb des Puffers gesucht und der Endtermin wird nicht verschoben.

Budget beantragen

Aufgabe

• Die Projektmanagerin möchte die vom Programm auf Basis der Einplanung der Ressourcen berechneten Kosten einsehen und das Projektbudget beantragen.

Vorgehensweise

• In der Reiterleiste den Reiter Budget aktivieren.
  • Im Bereich Kosten werden die auf Basis der im Projekt eingeplanten Ressourcen und deren Umrechnungsfaktoren berechneten Kosten auf zwei Ebenen dargestellt:
    • auf der Projektebene (hier werden die Werte aller Jahresscheiben, falls mehrere vorhanden, verdichtet dargestellt),
    • in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres.
• Die Jahresscheiben-Ebene aufklappen.

• Durch Klick auf den linken Pfeil über der Spalte Beantragt (o.TP) die auf der Jahresscheiben-Ebene berechneten Kosten und Aufwände aus der Spalte Gesamt (o. TP) in die Spalte Beantragt (o.TP) kopieren.
  • Da das aktuelle Projekt eine Laufzeit von unter einem Jahr hat, gibt es keine Aufteilung des Budgets auf mehrere Jahresscheiben. Das gesamte Budget wird für das laufende Jahr beantragt.

• Ergebnis:

Freigabe zur Projektdurchführung beantragen

Aufgabe

• Die Projektmanagerin teilt dem Multiprojektmanager mit, dass sie ihre Projektplanung abgeschlossen hat, und bittet ihn, das Projekt zur Durchführung freizugeben, da der Projektanfangstermin für nächste Woche vorgesehen ist.

Vorgehensweise

• Im Panel Projekt den Reiter Projektsteckbrief betätigen, um das gleichnamige Modul zu öffnen.
• Im Bereich Stakeholder durch Rechtsklick auf die Zeile des Multiprojektmanagers Georg Hart das Kontextmenü öffnen und den Befehl Info senden auswählen.

• Es öffnet sich das Nachrichten-Fenster, in dem eine Nachricht verfasst werden kann.
• Defaultmäßig erscheint im oberen Feld der Dialog -Bitte einen Betreff eingeben-. Den Betreff vergeben und den Nachrichten-Text im Feld darunter eintragen.

• Die Schaltfläche versenden betätigen.
• Ergebnis: Der Multiprojektmanager Georg Hart erhält die Info per E-Mail.

Projekt für die Durchführung freigeben (r41)

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager (Georg Hart) kontrolliert den von der Projektmanagerin geplanten Aufwand und die Kosten und kann das Projekt zur Durchführung freigeben.

Vorgehensweise

• Erneut mit "r41" anmelden.
• Im Modul Projekte den Link auf der ID des Projekts PR-01 anklicken, um in das Panel Projekt zu wechseln.
• Den Reiter Budget aktivieren.
• Der Multiprojektmanager sieht in der Spalte Beantragt (o.TP) in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres das von der Projektmanagerin für das aktuelle Projekt beantragte Budget. Er möchte es genehmigen.
  • Hierzu betätigt er den Pfeil über der Spalte Genehmigt (o.TP).
    • Die Werte der Spalte Beantragt (o.TP) in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres werden automatisch in die Spalte Genehmigt (o.TP) ebenfalls in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres übertragen.

• Neben der Überschrift Kosten betätigt der Multiprojektmanager den Haken, um das Budget zu genehmigen. Anschließend betätigt er die Schaltfläche Neu berechnen.

• Damit genehmigt er das Budget in der Spalte Genehmigt (o.TP).
  • Der Haken wird dunkelgrün umrandet.
  • Die Spalte wird ausgegraut, was bedeutet, dass die Werte dieser Spalte nicht bearbeitet werden können.
  • Die Werte der Jahresscheibe werden auf die Projektebene verdichtet.

• Danach kopiert der Multiprojektmanager die Werte aus der Spalte Genehmigt (o.TP) in die Spalte Budget (o.TP), indem er den rechten Pfeil über der Spalte Budget (o.TP) betätigt. Dann speichert er und betätigt die Schaltfläche Neu berechnen.

• Anschließend wechselt der Multiprojektmanager in das Modul Projektsteckbrief (den entsprechenden Reiter aktivieren), um das Projekt zur Durchführung freizugeben:
  • den Code Neue Projekte mit einem der anderen Codes ersetzen (hier: A-Projekte),
  • die Checkbox Gesperrt im Bereich Attribute/Parameter deaktivieren (das Feld darf kein Häkchen mehr enthalten).

• Speichern.
• Ergebnis: Das Projekt ist freigegeben und die Mitarbeiter können die geleisteten Stunden für das Projekt erfassen.

Planungsstand fixieren

Aufgabe

• Abschließend will der Multiprojektmanager den aktuellen Planungsstand des neuen IT-Projekts festhalten, damit im Projektverlauf auftretende Planungsveränderungen kontrollierbar bleiben.

Details

• Der aktuelle Planungsstand des Projekts wird in einem Statusbericht fixiert. Zu Beginn des Projekts ist es für gewöhnlich eine Baseline.

Vorgehensweise

• Im Panel Projekt über den Reiter Status in das gleichnamige Modul wechseln.
  • Hier werden der aktuelle Stand des Projekts und die vorhandenen Statusberichte angezeigt.
  • Es ist ein Vorschaumodul, in dem neue Statusberichte erstellt werden können.

• Die Schaltfläche Aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
• Die gewünschten Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
• Auf die Schaltfläche Baseline erstellen klicken.
• Es erscheint die Abfrage: Baseline wirklich erstellen?
  • Die Abfrage mit Ja bestätigen.
  • Der aktuelle Stand des Projekts wird fixiert und der Baseline-Bericht erstellt.
  • Der erstellte Baseline-Bericht wird im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "Baseline" angezeigt.

Exkurs: Planungsstände vergleichen

Information

• Mit dem Fortschreiten des Projekts können im Rahmen der Projektsteuerung weitere Planungsstände in Statusberichten fixiert werden. Diese können dann mit dem aktuellen Planungsstand verglichen werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Status die Schaltfläche

  

  Trendanalyse konfigurieren auf Höhe der Überschrift Statusberichte betätigen, um das Modul Trendanalyse konfigurieren zu öffnen.
• Damit die Planungsstände verglichen werden können, muss zunächst im Modul Trendanalyse konfigurieren für die Statusberichte, die mit dem aktuellen Stand des Projekts verglichen werden sollen, die Checkbox Meilensteintrendanalyse aktiviert werden.
• Über Weitere ... → Abweichungen das Modul Abweichungen öffnen.
  • Beim Aufruf des Moduls Abweichungen werden die aktuellen Daten und die Daten aus dem jüngsten der ausgewählten Statusberichte angezeigt. ( Falls für dieses Projekt die Statusberichte schon einmal verglichen wurden, werden beim Aufruf des Moduls Abweichungen defaultmäßig die Daten des Statusberichts, mit dem zuletzt verglichen wurde, geladen).
  • Am unteren Rand des Moduls im Bereich Berichtsauswahl werden gegebenenfalls weitere Statusberichte zur Auswahl angeboten, die im Modul Trendanalyse konfigurieren vorausgewählt wurden.
• Die Nummer des gewünschten Statusberichts anklicken. Die Daten dieses Berichts werden neben den aktuellen Daten des Projekts angezeigt und können verglichen werden.

Umplanung der Ressourcen durch Abteilungsleiter (r43)

Aufgabe

• Der Abteilungsleiter der Abteilung Anwendungsentwicklung (Thomas Schäfer) möchte die vom Projektleiter für seine Abteilung reservierten 100 h für das Projekt PR-01 auf seine Mitarbeiter verteilen.

Vorgehensweise

• Mit dem Benutzer "r43" anmelden.
• Im Panel Abteilungsboard den Reiter Einplanungen anklicken.
  • Beim Öffnen des Moduls werden die Abteilungsressource und einzelne Ressourcen der Abteilung automatisch geladen.
  • Im linken Fenster sind die Projekte und die Vorgänge aufgelistet, in die die Abteilung Anwendungsentwicklung oder die einzelnen Mitarbeiter der Abteilung eingeplant sind.
  • Unter Anwendungsentwicklung sieht der Abteilungsleiter für Projekt PR-01, Vorgang DV-Konzept erstellen die Kapazitätsreservierung von 100h.

• Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang DV-Konzept erstellen klicken und Ressource einfügen aus dem Kontextmenü auswählen oder
  • auf das Pluszeichen neben der Vorgangsbezeichnung klicken, um einen leeren Datensatz für die Auswahl einer Ressource einzufügen.
• Im Feld Ressource aus der Listbox eine Ressource auswählen (z.B. Daniela Müller).
  • In der Listbox werden alle Mitarbeiter der Abteilung Anwendungsentwicklung angezeigt.
• In das Feld zu verteilen den zu verteilenden Aufwand, z.B. 10 Stunden, eintragen.

• Die Schaltfläche Aufwand verteilen am unteren Rand des Moduls betätigen.
• Die erschienene Meldung Ressourcenaufwand verteilen? mit Ja bestätigen.
  • Die Umplanung wird durchgeführt.
• Ergebnis:
  • Das Planungsvolumen auf der Abteilungsebene hat sich auf 90 Std. reduziert.

• Die 10 Stunden sind nun auf die Mitarbeiterin Daniela Müller umverteilt.

Zeiterfassung durch Mitarbeiter (r1)

Aufgabe

• Die Projektmitarbeiterin (Daniela Müller) möchte sich über ihre Einplanung und über ihre Aufgaben informieren und ihre bereits geleisteten Stunden auf die Projekte buchen.

Vorgehensweise

• Einen neuen Client starten.
• Mit dem Benutzer "r1" (Projektmitarbeiter/in) anmelden.
• Das Mitarbeiterboard von Daniela Müller wird aufgerufen.
• Im Modul Meine Tätigkeiten kann die Projektmitarbeiterin sehen, für welche Projekte sie eingeplant ist und welche Vorgänge und Aufgaben erledigt werden sollen.
  • Am Auslastungsdiagramm unterhalb der Zeitskala kann Daniela Müller ihre Auslastung für den eingestellten Zeitraum ablesen.

Details

• Der Zeitraum-Filter ist standardmäßig so eingestellt, dass alle Einplanungen bis zu dem ersten Tag der übernächsten Woche angezeigt werden. Um Aufgaben einzusehen, die weiter in der Zukunft liegen, müssen die Filterkriterien in den Feldern von und/oder bis oben im linken Fenster geändert werden.

Zeiterfassung auf Vorgänge

Aufgabe

• Ende der Woche möchte die Projektmitarbeiterin ihre bereits geleisteten Stunden für den Vorgang Grobkonzept erstellen erfassen.

Vorgehensweise

• Im Panel Mitarbeiterboard den Reiter Zeiterfassung aktivieren.
  • Im linken Fenster werden alle Projekte angezeigt, in die die Mitarbeiterin eingeplant ist.
• Das Projekt PR-01 aufklappen.
  • Es werden alle Vorgänge eingeblendet, in die Daniela Müller eingeplant ist.
  • Im Feld Rest sieht die Mitarbeiterin die Anzahl der Stunden, die für sie für den jeweiligen Vorgang vorgesehen sind.
• Im rechten Fenster in der Zeile des Vorgangs Grobkonzept erstellen in das Feld unterhalb des Datums klicken, an dem die Leistung erbracht wurde.
• Die Anzahl der bereits geleisteten Stunden (Ist-Stunden) eintragen.
  • Dabei reduziert sich der im Feld Rest angezeigte Planwert automatisch, so dass die Mitarbeiterin schnell erkennen kann, wie viele geplante Stunden für die Erledigung der Arbeit verbleiben.

• Speichern.
• Auf die gleiche Weise für alle gewünschten Tage Stunden eintragen.
• Den Vorgang aufklappen, um die vorhandenen Belastungs-Datensätze für alle Tage der ausgewählten Woche zu sehen.
  • Im Feld Kommentar kann ein Kommentar zum Belastungs-Datensatz eingetragen werden.

Prognose von Restaufwand

Aufgabe

• Nachdem die Projektmitarbeiterin die erste Version des Grobkonzepts abgeschlossen hat und hierbei auf einige Konzeptprobleme gestoßen ist, befürchtet sie einen erhöhten Aufwand für die Fertigstellung.
• Diesen Mehraufwand will sie der Projektmanagerin mitteilen.

Vorgehensweise

• Im Kopfbereich des Moduls Zeiterfassung betätigt Daniela Müller die Schaltfläche

  

  Prognose versenden.
  • Das Modul Prognosen versenden wird geöffnet.
  • In der entsprechenden Vorgangszeile von Projekt PR-01 trägt sie im Feld Prognose den geschätzten Rest-Aufwand von 90 h ein und speichert.
• Sie betätigt die Schaltfläche

  

  Prognose versenden in der Projektzeile.

• Das Modul Info versenden wird mit einer automatisch erstellten Nachricht geöffnet.
  • Die Nachricht enthält folgende Daten: den Absender, Ist-, Rest- und Prognose-Werte für den Aufwand, sowie das kalkulierte End-Datum.
  • Als Empfänger wird automatisch die Projektmanagerin des Projekts (hier: Ronja Koch) eingetragen.

• Die Schaltfläche Versenden betätigen.
  • Die Projektmanagerin Ronja Koch erhält die Nachricht per Email.

Kontrolle und Umplanung durch Projektmanagerin (r8)

Übernahme der Ist-Stunden und Prognosen

Aufgabe

• Am Wochenanfang kontrolliert die Projektmanagerin (Ronja Koch) routinemäßig den Projektfortschritt.

Vorgehensweise

• Einen neuen Client starten.
• Mit dem Benutzer R8 anmelden.
  • Es wird automatisch das Modul Meine Planungsobjekte aufgerufen.
  • Auf die Identnummer des Projekts PR-01 klicken.
    • Das Panel des Projekts PR-01 wird geöffnet.
• Im Projekt über Weitere... → Fortschritt das Modul Fortschritt aktivieren.
• Die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen, damit die gebuchten Ist-Stunden übernommen werden.
• Der von der Projektmitarbeiterin Daniela Müller eingegebene Ist-Aufwand und der prognostizierte Aufwand wird angezeigt.

• Die Schaltfläche Prognosen übernehmen betätigen.
  • Die Meldung Keine Daten markiert. Alle Prognosen werden übernommen. mit OK bestätigen.
    • Möchte man nicht alle Prognosen übernehmen, die Datensätze markieren, deren Prognosen übernommen werden sollen, und anschließend die Schaltfläche Prognosen übernehmen betätigen.
  • Ergebnis: Die Prognose von Daniela Müller wurde in das Feld Aufwand-Rest übertragen und das Feld Prognose wurde geleert.

• Die Schaltfläche

  

  Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.
• In das Modul Budget wechseln.
• Die Schaltfläche Neu berechnen betätigen.
• Die Kostendetails zeigen Mehrkosten aufgrund von Mehraufwand.

• Der Endtermin ist aber nicht gefährdet.

Projektstatusbericht erstellen

Aufgabe

• Der monatliche Projektstatusbericht soll von der Projektmanagerin erstellt, bearbeitet und freigegeben werden.

Vorgehensweise

• Im Panel Projekt über den Reiter Status in das gleichnamige Modul wechseln.
• Die Schaltfläche Aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
• Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentare möglich).
• Auf die Schaltfläche Statusbericht erstellen klicken.
• Es erscheint die Meldung: Haben Sie Ihre Einschätzungen und Kommentare aktualisiert?
  • Falls keine weiteren Änderungen vorgenommen werden sollen, die Abfrage mit Ja bestätigen.
    • Der Statusbericht wird erstellt und automatisch im Modul Statusbericht geöffnet.
• Der erstellte Statusbericht wird im Modul Status im Bereich Statusberichte angezeigt.
  • Der Berichtsstatus ist "erstellt".

• Im Modul Statusbericht die Schaltfläche Freigeben betätigen, um den Statusbericht freizugeben.
  • Ein freigegebener Bericht kann nicht mehr verändert werden.

• Die Abfrage mit Ja bestätigen.
• Die Schaltfläche  Aktualisieren/Zurücksetzen in der Symbolleiste betätigen.
  • Im Modul Status hat der Statusbericht nun den Berichtsstatus "zuletzt freigegeben".

Managementauswertungen (r41)

Projektübersichten

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager (Georg Hart) möchte feststellen, welche Projekte gefährdet sind.

Vorgehensweise

• Einen neuen Client starten.
• Mit dem Benutzer R41 anmelden.
• Im Modul Projekte kontrolliert der Multiprojektmanager den Projektpuffer (grüne Pfeile) oder den Verzug (roter Balken), die hinter den Projektbalken angezeigt werden.
• Die Daumenzeichen-Symbole geben ihm Auskunft über die persönliche Einschätzung des jeweiligen Projektmanagers zum Projektstand.

Aufgabe

• Im Projekt 4811 erkennt der Multiprojektmanager einen Projektverzug. Er möchte sich ein genaueres Bild von dem Projekt machen.

Vorgehensweise

• Auf die Identnummer des Projekts klicken oder den Kontextmenü-Befehl Projekt bearbeiten auswählen, um in das Panel Projekt zu wechseln.
• Hier kann der Multiprojektmanager über verschiedene Module wie z.B. Projektsteckbrief oder Infoboard die Daten oder die Auswertungen des Projekts einsehen.