Statusbericht MOD009A52

Einstieg

• Panel Projekt (Panel Vorhaben) → Status → Link im Feld ID des gewünschten Statusberichts betätigen → Statusbericht (der bereits existierende Statusbericht wird geöffnet)

• Panel Projekt (Panel Vorhaben) → Status → Schaltflächen Baseline erstellen oder Statusbericht erstellen oder Abschlussbericht erstellen betätigen → Statusbericht (ein neuer Statusbericht wird erstellt)

Information

• In diesem Modul werden die aus dem Modul Status zu einem bestimmten Zeitpunkt übertragenen und fixierten Daten angezeigt. Hier können keine Daten geändert oder bearbeitet werden. Alle Felder sind auf "Ausgabe" (Output).

Modulkopf

• Der Modulkopf enthält

  • projektbezogene Daten wie z.B. die Projekt-ID, Projektbezeichnung und den zuständigen Projekt-Manager,

  • Statusberichtsdaten, wie z.B. Statusbericht-ID, Statusberichtsbezeichnung oder Erstellungs- bzw. Aktualisierungsdatum des Berichts) und

  • drei Schaltflächen zum Freigeben, Aktualisieren und Löschen neu erstellter Statusberichte.

  • Für freigegebene Statusberichte stehen zwei weitere Schaltflächen zur Verfügung:

    • Link zum Statusbericht kopieren, mit der ein direkter Link zum aktuellen Statusbericht in die Zwischenablage übernommen werden kann. Dieser Link kann anschließend an Benutzer weitergegeben werden, sodass sie durch die Eingabe der URL direkt im Browser auf den vorliegenden Statusbericht zugreifen können, ohne innerhalb der Software navigieren zu müssen.

    • Export nach Microsoft PowerPoint ausführen, um Statusberichte in PPTX-Format abzuspeichern.

Statusberichtsdaten

• Im Statusbericht werden die fixierten Daten aufgeteilt in mehrere Bereiche je Faktor Kosten, Aufwand, Termine etc. dargestellt.

• In jedem Bereich werden im Kopfteil folgende Daten angezeigt:

  • die Einschätzung des Managers zu dem jeweiligen Faktor

    • Die Einschätzung wird mit einem Daumen-Symbol visualisiert.

      • Bei Faktoren, für die keine Einschätzung abgegeben wurde, erscheint hier kein Daumen-Symbol.

  • Kommentare

• In den Bereichen Kosten, Aufwand, Termine werden zusätzlich noch folgende Daten angezeigt:

  • der berechnete fixierte Stand zu den Abweichungswerten des jeweiligen Faktors: Gesamt vs. Budget bei Kosten und Aufwänden und Wunsch vs. kalkuliert bei Terminen

    • Visualisiert wird das durch Ampel-Dreiecke mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.

      • rot: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um mehr als 5 %, Terminverzug über 5 Tage.

      • gelb: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um bis zu 5 %, Terminverzug bis 5 Tage.

      • grün: Kosten/Aufwände wurden nicht überschritten, kein Terminverzug.

    • Bei Terminen werden zwar sowohl der Projektendtermin-Abweichungswert als auch der Mastermeilenstein-Endtermin-Abweichungswert angeführt, die entsprechende Ampel jedoch bezieht sich auf den schlechtesten von diesen beiden Werten.

  • der Trend des Projekts im Vergleich zu dem Bericht, der zum Zeitpunkt der Erstellung des aktuellen Berichts aktiv war

    • Visualisiert wird das durch Trendpfeile mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.

      • Pfeil nach oben = negativer Trend, Pfeil nach unten = positiver Trend.

• In einigen Bereichen können durch Aufklappen der Baumstruktur weitere Details eingesehen werden:

  • Kosten: Details zum Kostenbudget, zwei Kostentrend-Grafiken sowie die Earned Value-Analyse

    • Grafik 1: kumulierte Kosten-Gesamt aus dem ausgewählten Statusbericht (vorausgesetzt der Bericht ist freigegeben) und aus der Baseline (falls diese vorhanden ist)

    • Grafik 2: Kosten-Gesamt pro Monat aus dem ausgewählten Statusbericht (vorausgesetzt der Bericht ist freigegeben) und aus der Baseline (falls diese vorhanden ist)

  • Aufwand: Details zum Aufwandsbudget sowie zwei Aufwandstrend-Grafiken.

    • Grafik 1: kumulierter Aufwand-Gesamt aus dem ausgewählten Statusbericht (vorausgesetzt der Bericht ist freigegeben) und aus der Baseline (falls diese vorhanden ist)

    • Grafik 2: Aufwand-Gesamt pro Monat aus dem ausgewählten Statusbericht (vorausgesetzt der Bericht ist freigegeben) und aus der Baseline (falls diese vorhanden ist)

  • Termine: Termine und Dauer des Projekts, Termine der Meilensteine und der Mastermeilensteine sowie Meilenstein/Mastermeilenstein-Trend-Grafiken

  • Risiken/Chancen:

    • die aus den Risiken bzw. Chancen resultierenden Schadens- und Erfolgswerte des Projekts sowie

      • im Unterbereich Risiken die einzelnen Risiken und zusätzlich zwei Matrixdiagramme, die die Anzahl der Risiken gemessen an deren Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit in Kategorien kritisch, hoch, mittel, gering und sehr gering jeweils sowohl vor als auch nach der Risikobehandlung anzeigen, sowie

      • im Unterbereich Chancen die einzelnen Chancen und zusätzlich ein Matrixdiagramm, das die Anzahl der Chancen gemessen an deren Erfolgsgrad und Eintrittswahrscheinlichkeit in Kategorien hoch, mittel und niedrig anzeigt.

  • Projekt-Insights: Lessons Learned sowie Maßnahmen und Entscheidungen des Projekts in tabellarischer Form, aufgeteilt in zwei Unterbereiche.

Hinweise und technische Details

• Im Modul Statusbericht werden standardmäßig nur die über die Projektstruktur summierte Werte angezeigt, d.h. für jedes ausgewählte Projekt ist es die Summe der Werte des Projekts selbst und aller seiner Teilprojekte (falls vorhanden).

Modulvarianten

Statusbericht freigeben

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Freigeben betätigen.

• Die Dialogmeldung Statusbericht nach Freigabe nicht mehr änderbar. Weiter? mit Ja bestätigen.

Hinweise

• Ein freigegebener Bericht kann zwar eingesehen werden, ist aber nicht mehr änderbar.

  • Nur Benutzer mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten und dem Zugriff auf das Modul Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge können die Freigabe eines Statusberichts aufheben.

Statusbericht aktualisieren

Information

• Falls zwischen dem Zeitpunkt der Berichtserstellung und der Freigabe Änderungen am Projekt vorgenommen werden, die in den Bericht aufgenommen werden sollen, muss der Statusbericht vor der Freigabe aktualisiert werden.

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Aktualisieren betätigen.

• Die Dialogmeldung Möchten Sie diese Daten wirklich aktualisieren? mit Ja bestätigen.

  • Dabei werden die Termine, Kosten und Budgets des betroffenen Projekts neu berechnet und diese sowie andere ggf. aktualisierten Daten in den Statusbericht übernommen.

  • Wurden im Modul Status zwischenzeitlich auch Kommentare, Maßnahmen und Entscheidungen geändert, werden die neuen Daten beim Aktualisieren ebenfalls in den Statusbericht mitübernommen.

Statusbericht löschen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Löschen betätigen.

• Die Dialogmeldung Möchten Sie diese Daten wirklich löschen? mit Ja bestätigen.

• Der Statusbericht wird gelöscht.

Hinweise

• Es können nur Statusberichte mit dem Status erstellt gelöscht werden.

• Soll ein freigegebener Statusbericht gelöscht werden, muss für diesen Statusbericht im Modul Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge die Freigabe aufgehoben werden ( nur von Benutzern mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten und dem Zugriff auf das Modul Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge möglich).

• Baseline-Statusberichte und alle freigegebenen Statusberichte, die vor einem Baseline-Statusbericht erstellt und freigegeben wurden, können nicht gelöscht werden, weil deren Freigabe nicht aufgehoben werden kann.

Statusbericht nach PowerPoint exportieren

Information

• Über das PowerPoint-Symbol im Kopfbereich des Moduls können die im Modul angezeigten Daten in eine PowerPoint-Datei exportiert werden. Die PowerPoint-Vorlagedatei muss hierzu im Client hinterlegt sein.

  • In der PLANTA-Standardlieferung ist eine Standard-PowerPoint-Vorlage im Client bereits enthalten und kann, wenn erwünscht, individuell angepasst werden. Mehr hierzu siehe im Topic PowerPoint-Export im Hilfe-Bereich PLANTA customizer.