Terminplan (Projekt) MOD0099AN

Einstieg

• Panel Projekt ( Vorhaben) → Terminplan

Information

• Das Modul Terminplan ist das zentrale und das wichtigste Modul der Projektplanung und -steuerung in PLANTA project. In diesem Modul ist es möglich:

  • Vorgänge (Arbeitspakete) zu erfassen und zu bearbeiten (grafisch und tabellarisch)

  • Vorgänge zu terminieren

  • Vorgangsparameter zu definieren und zu bearbeiten, z.B. bestimmte Vorgänge als Meilensteine festlegen

  • Vorgänge zu strukturieren

  • Vorgänge durch Anordnungsbeziehungen zu verknüpfen und somit einen Netzplan zu generieren

  • Vorgängen Ressourcen zuzuordnen und Aufwände zu planen

  • etc.

Terminplan und Vorgänge

Information

• Ein Terminplan fasst alle Vorgänge (Arbeitspakete) eines Projekts zusammen, die terminiert und kalkuliert sind. Sind Vorgänge strukturiert, ist ein Projektstrukturplan Bestandteil des Terminplans. Sind Vorgänge auch durch Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpft, so dass die Ablaufstruktur des Projekts sichtbar ist, ist ein Netzplan ebenfalls Bestandteil des Terminplans.

• Die Kernelemente eines jeden Terminplans sind Vorgänge. In PLANTA project können Terminpläne erstellt werden, indem Vorgänge einzeln erfasst werden oder es können bereits vordefinierte komplette Terminpläne aus Vorlagen verwendet werden, die in die eigenen Projekte kopiert werde. Auch Terminpläne der bereits bestehenden Projekte können als Kopierquelle verwendet werden.

• Vorgangsdatensätze erstrecken sich im Modul Terminplan über 3 Fenster.

  • In den Fenstern 1 und 2 werden die Vorgänge in Zeilen (tabellarisch) dargestellt, in denen Vorgangsattribute = Parameter in einzelnen Datenfeldern bearbeitet werden können.

  • Im Fenster 3 wird für jeden Vorgang (also pro Vorgangszeile) entlang der Zeitskala ein Terminbalken für die bereits vorhandenen Vorgangstermine (Wunschtermine, kalkulierte Termine, Ist-Termine) grafisch dargestellt. Siehe auch Legende oben.

Terminplan einkopieren

Vorgehensweise

• Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?

• Die Abfrage mit Ja beantworten.

• Am unteren Rand des Panels öffnet sich das Modul Terminplan kopieren.

• Das Projekt, aus dem der Terminplan kopiert werden soll, aus der Listbox auswählen.

• Den Kopiervorgang durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren starten.

  • Der in das Projekt kopierte Terminplan wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

Hinweise

• Falls die Abfrage versehentlich verneint wurde, lässt sich das Modul Terminplan kopieren durch Rechtsklick auf den Projektkopf und die Auswahl des gleichnamigen Befehls wieder öffnen.

• Additives Kopieren von Terminplänen ist ebenfalls über das Kontextmenü (Befehl Terminplan kopieren) möglich.

• Ist die Funktion Ressourcenplanung mit Anfragen/Freigaben aktiv, werden beim Kopieren des Terminplans keine Ressourcenzuordnungen übernommen.

Terminplan mit KI erstellen

Vorgehensweise

• Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Wie wollen Sie den neuen Terminplan erstellen?

• Die Option Mit KI erstellen auswählen.

• Im Dialogfenster bei Bedarf weitere Informationen eingeben.

• Auf Generieren klicken.

• Der generierte Terminplan wird angezeigt.

• Auf Übernehmen klicken, um den Vorschlag zu übernehmen oder auf Neu generieren klicken, um einen neuen Vorschlag generieren zu lassen.

  • Durch Klick auf Zurücksetzen wird der Terminplan wieder geleert.

Mehr zu KI-Funktionen bei PLANTA

Vorgänge einzeln erfassen

Vorgehensweise

• Eine leere Vorgangszeile einfügen, z. B. durch Drücken von F4 oder der Schaltfläche  Einfügen in der Menüleiste oder des gleichen Icons direkt unter dem Kopfbalken.

• Im Feld Vorgangsbezeichnung die Bezeichnung für den Vorgang eingeben.

• Auf die gleiche Art und Weise weitere Vorgänge anlegen.

• Speichern und die Schaltfläche PSP-Code bilden betätigen. Dabei wird im Feld Vorgang in jedem neuen Vorgang automatisch eine ID generiert. Im PLANTA-Standard werden als Vorgangs-ID in Terminplänen die PSP-Codes verwendet. 

Vorgänge strukturieren

Vorgehensweise

Die Vorgänge wie gewünscht hierarchisch strukturieren, indem man sie mittels SHIFT + Festhalten der linken Maustaste an die gewünschte Stelle verschiebt.

• Durch Rechtsklick auf den Projektkopf den Befehl PSP-Code bilden aus dem Kontextmenü auswählen oder das Symbol PSP-Code bilden (links unter dem Projektbalken) betätigen.

  • Der PSP-Code wird entsprechend der Struktur für jeden Vorgang im Feld PSP-Code automatisch generiert. Somit ist der PSP-Code sowohl eine Kennzeichnung einzelner Elemente im Projektstrukturplan als auch ein Indikator für die hierarchische Struktur.

• Die Berechnung des Terminplans durch Betätigen des Buttons Terminplan berechnen in der Symbolleiste durchführen.

  • Dabei werden alle übergeordneten Vorgänge im Projektstrukturplan fett markiert und somit als Sammelvorgänge visualisiert.

  • Bei der Berechnung des Terminplans werden auch die PSP-Codes aktualisiert, falls die Struktur seit der letzten Aktualisierung verändert wurde.

• Bei weniger als 10 Vorgängen erfolgt die Nummerierung der Codes nach dem Schema 1, 2,...,9, bei mehr als 10 Vorgängen nach dem Schema 01, 02, ... 09, 10, ...

• Beim Arbeiten mit strukturierten Projekten ist zu beachten, dass die Generierung eines PSP-Codes im Hauptprojekt, die Generierung des PSP-Codes für alle betroffenen Teilprojekte bewirkt, während die Generierung des PSP-Codes in einzelnen Teilprojekten nur das jeweilige Teilprojekt betrifft.

Hinweise

• Im PLANTA-Standard wird der PSP-Code als Vorgangs-ID verwendet. Dies kann individuell durch Anpassung der globalen Einstellung PSP-Code statt ID verwenden geändert werden. 

Vorgänge bearbeiten

Durch die Änderung oder Eingabe der gewünschten Vorgangsparameter/-attribute können die Vorgangsdaten eines Terminplans bearbeitet werden.

Hier finden Sie die Auflistung und Beschreibung aller Vorgangsfelder/-parameter.

• Dabei ist zu beachten, dass je nach gewählter Variante des Moduls Terminplan unterschiedliche Vorgangsparameter in der Vorgangszeile per Default zu sehen sind. Die weiteren Parameter sind ausgeblendet und können zum Bearbeiten oder zur Ansicht eingeblendet werden. Hierzu mit der rechten Maustaste auf die Überschrift der gewünschten Spalte oder auf den Spaltentrenner klicken und im geöffneten Kontextmenü die gewünschten Parameter (Spalten) durch Setzen eines Häkchens aktivieren.

Vorgänge terminieren

Vorgehensweise

Wunsch-Anfang und Wunsch-Ende in die entsprechenden Felder eintragen oder Dauer-Rest definieren.

Den Berechnungs-Button in der Symbolleiste betätigen. Dabei werden die kalkulierten Termine des Vorgangs (Kalk. Anfang und Kalk. Ende) automatisch errechnet.

• Werden keine Wunsch-Termine für Vorgänge vorgegeben, sondern die Dauern, wird der Wunsch-Anfang des Projekts als Starttermin für die Berechnung herangezogen und, wenn auch keine Wunsch-Termine für das Projekt vergeben wurden, werden die Vorgänge ab Heute-Datum terminiert.

Die ausführlichen Informationen zur Berechnung von Terminplänen sowie zu den verschiedenen Faktoren, die die Berechnungen beeinflussen können, finden Sie hier.

Details

• Die Termine der Vorgänge werden sowohl in der tabellarischen Ansicht im mittleren Fenster als auch grafisch in Form von Terminbalken im rechten Fenster dargestellt. Welche Balken welchen Terminarten (Wunsch, Kalkuliert, Ist et.) entsprechen, entnehmen Sie bitte der Legende am Anfang des Topics.

• Die tatsächlichen Termine, bei PLANTA Ist-Termine genannt, werden im Laufe der Projektbearbeitung entweder automatisch aus der Zeiterfassung der entsprechenden Ressourcen beim Berechnen eines Terminplans ermittelt oder können für einzelne Vorgänge manuell gesetzt werden.

Meilenstein/Mastermeilenstein-Vorgänge

Vorgehensweise

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Fenster 2 aus der Listbox im Feld Meilenstein den gewünschten Wert auswählen: Meilenstein oder Mastermeilenstein (Gate). 

• Im Balkenplan werden die Meilensteine oder Mastermeilensteine als Rauten visualisiert, die je nach Terminstatus (mit Verzug, beendet etc.) unterschiedlich eingefärbt werden. Siehe auch die Legende am Anfang des Topics.

Gates

Sind in einem Terminplan Mastermeilensteine vorhanden und wurde im Modul Projektsteckbrief die Checkbox Terminplan mit Gates aktiviert, werden Mastermeilensteine im Balkenplan zusätzlich auf der horizontalen Terminachse direkt unter der Zeitskala angezeigt und werden als Gates bezeichnet. Siehe auch Legende am Anfang des Topics oben.

• Ist das Projekt einem Programm zugeordnet, werden im Terminplan des Projekts unter der Zeitskala zusätzlich die Mastermeilensteine (Gates) des Programms angezeigt.

• Ist das Projekt ein Teilprojekt, werden im Terminplan unter der Zeitskala zusätzlich die Mastermeilensteine (Gates) des Hauptprojekts angezeigt (in der gleichen Zeile wie die Gates des Projekts selbst).

Hauptmeilensteine

Wurde einer der Mastermeilensteine ebenfalls im Modul Projektsteckbrief als Hauptmeilenstein definiert, gilt er als Referenzmastermeilenstein. Von diesem aus wird der zeitliche Abstand (in Wochen) zu anderen Mastermeilensteinen berechnet und auf den Gates-Symbolen dargestellt. Der Hauptmeilenstein hat entsprechend keine Abstandsangabe auf dem Gate und unterscheidet sich von anderen Gates zusätzlich grafisch, da er auf dem Gate eine dunklere Umrandung aufweist.

• Ist kein Hauptmeilenstein definiert, wird der kalkulierte Endtermin des Projekts als Referenzzeitpunkt für die Berechnung des Abstands hinzugezogen. Ist auf dem kalkulierten Endtermin des Projekts ein Mastermeilenstein vorhanden, enthält das entsprechende Gate ebenfalls keine Abstandsangabe (dennoch ist es kein Hauptmeilenstein und ist dementsprechend auch nicht dunkel umrandet).

• Die Berechnung der Abstände erfolgt bei Start des Clients, so dass der Client-Neustart erforderlich ist, wenn die Abstände aktualisiert werden sollen, weil z.B. Hauptmeilenstein neu ausgewählt oder geändert wurde oder wenn sich der kalkulierte Termin des Projekts verändert hat.

Vorgänge sperren

Einzelne Vorgänge eines Projekts können für die Erfassung von Arbeitsstunden, Kilometern und Spesen sowie für die Kostenbuchungen gesperrt werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan die Modulvariante Terminplan komplett öffnen.

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs die Checkbox Vorgang gesperrt aktivieren.

Details

• In anderen Modulvarianten ist die Checkbox defaultmäßig ausgeblendet und muss zum Bearbeiten eingeblendet werden.

Alternative

• Es besteht die Möglichkeit, die oben genannten Buchungen auch auf der Projektebene mit dem gleichnamigen Parameter Gesperrt zu verhindern. Diese Sperre gilt für alle Vorgänge des Projekts und kann mit dem Parameter Vorgang gesperrt nicht übersteuert (aufgehoben) werden.

Vorgänge schätzen

Der Projektmanager hat die Möglichkeit, jeden Vorgang des Terminplans zu bewerten bzw. eine Schätzung vorzunehmen und dies mit verschiedenen Symbolen zu visualisieren.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan die Modulvariante Terminplan komplett öffnen.

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Fenster 1 den Pfeil-Button » so oft betätigen, bis das gewünschte Symbol erscheint.

Details

• Bei neuen Vorgängen, für die es zuvor noch keine Hinweise bzw. keine Einschätzung gab, werden anfangs keine Symbole angezeigt.

Vorgänge beenden

Vorgehensweise

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Datenfeld Ist-Ende den gewünschten Endtermin eintragen.

  • Falls der Vorgang Ressourcenzuordnungen aufweist, die noch keinen Ist-Endtermin besitzen, wird der Vorgangs-Endtermin automatisch für die betroffenen Ressourcenzuordnungen gesetzt.

  •  Besitzen alle Ressourcenzuordnungen des Vorgangs einen Ist-Endtermin, wird der Ist-Termin des Vorgangs bei der Berechnung des Terminplans automatisch aus dem Maximum aller Ressourcenzuordnungen ermittelt und auf dem Vorgang gefüllt.

• Speichern und den Terminplan durch Betätigen des Berechnungs-Buttons   in der Symbolleiste neu berechnen.

Details

• Wird ein Vorgang beendet, werden die ggf. vorhandenen Aufwand-Rest und Dauer-Rest auf 0 gesetzt.

• Die beendeten Vorgänge werden im Modul Terminplan ausgegraut dargestellt.

• In einigen Anwendungsmodulen werden die beendeten Vorgänge nicht mehr angezeigt.

Vorgangsdokumente

Dokumente den Vorgängen zuordnen

• Im Modul Terminplan die Modulvariante Terminplan komplett öffnen.

• Auf den gewünschten Vorgang rechtsklicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontextmenü-Befehl Einfügen → Notiz/Dokument auswählen.

• Im neuen Vorgangsdokument-Datensatz

  • den gewünschten Text zum Dokument im Feld Notiz einfügen.

  • ggf. eine Verknüpfung zu einer Datei (einem Dokument) im Feld Verknüpfte Datei erstellen.

Vorgang löschen

Vorgehensweise

• Den gewünschten Vorgang markieren den Lösch-Button  in der Symbolleiste betätigen.

  • Falls Anordnungsbeziehungen oder Aufgaben vorhanden sind, werden sie mitgelöscht.

  • Sind Ressourcenzuordnungen vorhanden, erscheint die Meldung: Abhängige Daten löschen?

    • Enthalten die Ressourcenzuordnungen bereits Ist-Daten, wird eine weitere Meldung ausgegeben, die darauf explizit hinweist, da PLANTA dringend davon abrät, Ist-Belastungsdatensätze zu löschen. Darüber hinaus muss der Benutzer, der solche Daten löschen möchte, über die speziell dafür vorgesehenen Berechtigungen verfügen. 

Anordnungsbeziehungen

Interne AOBs

Information

• Interne AOBs sind AOBs, die Vorgänge innerhalb eines Projekts verbinden.

• Hier finden Sie Informationen zum Verknüpfen von Vorgängen, also zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von internen AOBs.

Externe AOBs

Information

• Externe (projektübergreifende) AOBs verbinden Vorgänge unterschiedlicher Projekte. Durch die Verbindung von Projekten über externe AOBs entsteht während der Berechnung ein Gesamt-Netzplan aller beteiligten Projekte.

• Hier finden Sie Informationen zum projektübergreifenden Verknüpfen von Vorgängen, also zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von externen AOBs.

Externe Vorgänge

Information

• Externe Vorgänge sind Vorgänge eines anderen Projekts, die im Terminplan des ausgewählten Projekts eingeblendet werden können, um die Abhängigkeit zwischen den Projekten abzubilden.

• Externe Vorgänge haben keinen Einfluss auf den Terminplan des ausgewählten Projekts, sind rein informativ im Gegensatz zu externen AOBs, die die Termine der Vorgänge im ausgewählten Projekt beeinflussen.

• Hier finden Sie die Vorgehensweise zum Einblenden eines externen Vorgangs im Terminplan eines Projekts oder eines Programms.

Aufgaben

Information

• Im Terminplan besteht die Möglichkeit, pro Vorgang kleinere Aufgaben zu definieren und diese den gewünschten Benutzern (Ressourcen) zur Erledigung zuzuweisen.

• Eine zentrale Verwaltung aller Aufgaben des Projekts erfolgt im Modul Aufgaben.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan in die Modulvariante Mit Aufgaben wechseln.

• Auf den gewünschten Vorgang rechtsklicken und Einfügen → Aufgabe aus dem Kontextmenü auswählen.

  • Eine Aufgabenzeile wird eingefügt.

• Die Bezeichnung der Aufgabe im Feld Aufgabenbezeichnung eintragen.

• Speichern.

  • Dabei wird die Identnummer (Feld Aufgabe) der Aufgabe automatisch generiert.

  • Die Felder Angelegt am / Angelegt von: Name der Aufgabe werden automatisch mit dem aktuellen Datum und dem angemeldeten Benutzer gefüllt.

• Die gewünschten Felder ausfüllen, wie z. B. den Termin, bis zu dem die Aufgabe erledigt werden soll (beim Anlegen einer Aufgabe wird hier automatisch das Heutedatum eingetragen), Ressource, die die Aufgabe erledigen soll,etc.

• Speichern.

Aufgabennotizen erfassen

Vorgehensweise

• Auf die gewünschte Aufgabe rechtsklicken und den Befehl Einfügen → Notiz aus dem Kontextmenü auswählen.

• Es wird eine Notizen/Dokumenten-Zeile eingefügt.

• Den Text im Feld Notiz eintragen.

• Im Feld Verknüpfte Datei kann eine Verknüpfung zu einer Datei erstellt werden.

Checklistenpunkte/Checklisten zuordnen

Information

• Für Aufgaben können einzelne Schritte in Form von Checklistenpunkte erfasst werden. Diese können entweder einzeln erfasst werden oder als ganze Checklisten aus Checklisten-Vorlagen übernommen werden.

Einzelne Checklistenpunkte zuordnen

• Für die gewünschte Aufgabe eine neue Checklistenpunkt-Zeile durch Rechtsklick auf die Aufgabe und Auswahl des Befehls Einfügen → Checklistenpunkt einfügen.

• Den Punkt beschreiben.

• Speichern.

Ganze Checklisten aus vordefinierten Checklisten-Vorlagen übernehmen (kopieren)

• Für die gewünschte Aufgabe ins Modul Aufgabe wechseln (über die rechte Maustaste oder durch Klick auf die ID der gewünschten Aufgabe).

• Im Modul Aufgabe die Aufgabe mit der rechten Maustaste anklicken.

• Checkliste einkopieren aus dem Kontextmenü auswählen.

• Im Bereich Checkliste aus Vorlage übernehmen eine Checkliste auswählen und den Link auf der Checklisten-Bezeichnung anklicken.

• Die Checklistenpunkte der ausgewählten Checkliste werden der Aufgabe zugeordnet.

• Speichern.

Details

• Ein additives Kopieren von Checklisten ist ebenfalls möglich.

• Die Checklisten-Vorlagen werden im Stammdaten-Modul Checklisten angelegt und verwaltet.

Ressourcen

Information

• Ressourcen sind für die Erledigung der Vorgänge zuständig.

• Sie werden einzelnen Vorgängen zugewiesen (zugeordnet).

• Ressourcen selbst müssen zuvor im Rahmen der Stammdatenerfassung angelegt worden sein.

• Welche Ressourcen den Vorgängen zugeordnet werden (einzelne Mitarbeiter, ganze Abteilungen oder Maschinen), hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. Planungshorizont, Projektart etc.

Legende: Farben der Ressourcendatensätze

Ressourcen Vorgängen zuordnen und einplanen

Ressourcen einem Vorgang einzeln zuordnen

• Auf den gewünschten Vorgang rechtsklicken und Einfügen → Ressource oder Einfügen → Erlös- und Kostenressource aus dem Kontextmenü auswählen.

• Im neuen Ressourcendatensatz die gewünschte Ressource aus der Listbox auf dem Feld Ressource auswählen.

• Die gewünschten

  Ressourcenparameter

  definieren.

  • Einige Parameter sind bereits bei der Zuordnung der Ressource zu dem Vorgang mit Default-Belegungen aus dem Ressourcendatenblatt (z.B. Belastungskurve, Kostenart) versehen. Diese können hier manuell geändert werden.

  • Achtung: Werden bei einer dem Vorgang zugeordneten Ressource ihre Default-Werte geändert und kopiert man dann diese Ressourcenzuordnung auf einen weiteren Vorgang, werden die zuvor geänderten Einstellungen mitübernommen, nicht die Default-Einstellungen der Ressource.

Mehrere Ressourcen gleichzeitig einem Vorgang zuordnen

• Auf den gewünschten Vorgang rechtsklicken und den Befehl Ressourcen zuordnen oder Erlös- und Kostenressourcen zuordnen aus dem Kontextmenü auswählen.

• Das Dialogmodul Ressourcen zuordnen wird geöffnet.

  • Je nachdem, welcher Befehl aus dem Kontextmenü ausgewählt wurde, werden beim Öffnen des Dialogmoduls die Ressourcen der entsprechenden Art automatisch geladen, also entweder Personen-, Abteilungs-, Skill-Ressourcen oder Erlös- und Kostenressourcen. Um die Ressourcen der anderen Art anzeigen zu lassen, die entsprechende Schaltfläche betätigen.

    • Die gewünschten Ressourcen in der Liste durch Aktivieren der Checkbox Auswählen auswählen.
    • Anschließend die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.
    Die Datensätze der ausgewählten Ressourcen werden nun unter dem entsprechenden Vorgang angezeigt.

Ressourcen einplanen

• Für die Personen-, Skill- und Abteilungsressourcen den geplanten Aufwand in Zeiteinheiten (im Standard "Stunden") im Feld Aufwand-Rest eintragen.

• Für die Kosten- und Erlösressourcen den geplanten Aufwand in Währungseinheiten (im Standard "Euro") im Feld Kosten-Rest eingeben.

• Die defaultmäßig gesetzte Belastungskurve für die zeitliche Verteilung des Aufwands und der Kosten über die Vorgangsdauer überprüfen und ggf. ändern.

• Ggf. Wunsch-Termine (Wunsch-Anfang/Wunsch-Ende) eingeben. Hierdurch kann vorgegeben werden, dass mehrere Ressourcen zu unterschiedlichen Zeitpunkten an einem Vorgang arbeiten bzw. mit ihrer Arbeit beginnen bzw. enden.

Siehe auch: Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung aller Ressourcenparameter oder Sie rufen die Informationen zu dem jeweiligen Parameter aus dem Programm mit F1 gezielt ab. Die ausführlichen Informationen zur Funktionsweise der Terminrechnung sowie zu den verschiedenen Faktoren, die die Berechnungen beeinflussen können, finden Sie hier.

Ressourcenaufwand, Belastung, Auslastung

Details

• In den Belastungsdatensätzen wird sowohl die geplante oder die restliche Belastunge (Belastung-Rest) als auch die evtl. Überlast und, wenn das Projekt bereits läuft und Arbeitsstunden-Rückmeldungen vorhanden sind, auch tatsächliche Belastung (Belastung-Ist) der entsprechenden Ressourcen dargestellt.

• Um die Belastungsdatensätze zu sehen, muss in die Modulvariante Mit Belastungen oder Terminplan komplett gewechselt werden.

Ressourcenauslastung anzeigen

Es besteht die Möglichkeit, aus dem Terminplan eines bestimmten Projekts die Auslastung der eingeplanten Ressourcen in anderen Projekten zu überprüfen.

Vorgehensweise

• Auf die gewünschte Ressource rechtsklicken.

• Den Kontextmenü-Befehl Auslastung anzeigen auswählen. Dadurch wechselt man ins Modul Auslastung mit Verursacher, in dem die Auslastung der gewählten Ressource angezeigt wird.

Hinweis

• Es können Auslastungen aller im Terminplan angezeigten Ressourcen eingesehen werden, unabhängig davon, ob der angemeldete Benutzer grundsätzlich den Zugriff auf die entsprechenden Ressourcen (gesteuert über den Ressourcenstrukturcode) besitzt oder nicht.

Zeiterfassung

Sobald ein Projekt gestartet ist, können die den Vorgängen zugewiesenen Ressourcen ihre geleisteten Arbeitsstunden direkt auf die entsprechenden Vorgänge buchen. Diese Stunden erscheinen nach der Terminrechnung als tatsächlicher Aufwand in der Spalte Aufwand-Ist im Terminplan. Gleichzeitig wird der noch verbleibende Aufwand in der Spalte Aufwand-Rest entsprechend reduziert.

Auch Ressourcen, die ursprünglich nicht für das Projekt eingeplant waren, können ihren tatsächlichen Aufwand erfassen – sofern sie für das Projekt gearbeitet haben. Dazu wählen sie im Zeiterfassungs-Modul das entsprechende Projekt und fügen den zugehörigen Vorgang manuell hinzu.

Direkter Link zur Zeiterfassung

• Durch die Auswahl des Kontextmenü-Befehls Link zur Zeiterfassung auf dem gewünschten Vorgang kann ein direkter Link zu einem speziellen Zeiterfassungs-Dialogmodul (Zeit erfassen ) generiert und in die Zwischenablage gespeichert werden, in dem die aktuellen Projekt und Vorgang bereits vorausgewählt sind. Der Link kann gezielt an die betreffenden Mitarbeiter weitergegeben werden, sodass diese das Zeiterfassungs-Dialogmodul durch die Eingabe der URL direkt im Browser öffnen können und ihre Arbeitszeiten schnell und ohne zusätzliche Navigation innerhalb der Software erfassen können.

Kosten und Erlöse

Information

• Im Modul Terminplan werden nicht nur Aufwände, sondern auch Kosten der Vorgänge und des gesamten Projekts ausgewiesen.

  • Personenressourcen:

    • Plankosten solcher Ressourcen werden beim Berechnen des Terminplans auf Basis der geplanten Aufwände der in Stammdaten hinterlegten Umrechnungsfaktoren dieser Ressourcen automatisch ausgerechnet.

    • Tatsächliche Kosten werden auf Basis der Arbeitsstundenrückmeldungen der Personenressourcen und deren Umrechnungsfaktoren ebenfalls automatisch ausgerechnet.

  • Erlös- und Kostenressourcen:

    • Diese Ressourcen werden nicht in Stunden geplant, sondern in monetären Einheiten.

    • Tatsächliche Kosten dieser Ressourcen können direkt aus dem Terminplan heraus in den dafür vorgesehenen Modulen (Erlöse buchen und Kosten buchen) manuell gebucht werden.

Vorgehensweise

• Auf die gewünschte Erlös- oder Kostenressource rechtsklicken.

• Den Kontextmenü-Befehl Erlöse/Kosten buchen auswählen. Abhängig davon, auf welcher Ressource der Kontextmenü-Befehl gewählt wurde, wird entweder das Modul Erlöse buchen oder Kosten buchen geöffnet.

• Kosten/Erlöse wie in den Modultopics beschrieben erfassen.

Spezielle Funktionen

Quality Gates

Information

• Quality Gates sind eine Art Controlling-Elemente des Portfoliomanagers für die Überwachung des Fortschritts der im Portfolio enthaltenen Planungsobjekte.

• Quality Gates werden vom Portfoliomanager festgelegt (terminiert und in einzelne Aufgaben unterteilt) und den einzelnen Planungsobjekten zugewiesen.

• Projektmanager bzw. Programmmanager bekommen die zugewiesenen Quality Gates im Terminplan in der Modulvariante Quality Gates des jeweiligen Planungsobjekts angezeigt und erfassen für diese den Erledigungsgrad der Aufgaben und den voraussichtlichen Erledigungstermin der Quality Gates und ermöglichen somit dem Portfoliomanager eine Überwachung der Einhaltung der Vorgaben.

Quality Gates bearbeiten

• Im Feld Vsl. erl. am das zur Zielerreichung des Quality Gates geschätzte Datum eintragen.

• Im Feld Datei kann eine für die Aufgabe relevante Datei hinterlegt werden.

• Im Feld %-Erledigt den Erledigungsgrad der jeweiligen Aufgabe erfassen oder aktualisieren.

  • Hinweis: das Feld Ist-Ende wird durch Setzen der Freigabe im Modul Quality Gates durch den Portfoliomanager gefüllt.

Vorgänge mit Elementen alternativer Strukturen verknüpfen

In PLANTA project besteht die Möglichkeit, die erstellte Projektstruktur mit einer anderen Projektstruktur (z.B. SAP-Projektstruktur) zu verknüpfen, indem man PLANTA-Vorgänge den Elementen der alternativen Struktur zuweist. Dadurch können die in PLANTA project geplanten Aufwände und Kosten auf die andere Projektstruktur verdichtet werden.

Vorgehensweise

• In die Modulvariante SAP-PSP-Elemente wechseln

• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Feld SAP-PSP-Element ein Element der alternativen Projektstruktur auswählen.

Details

• Die alternative Struktur mit den verknüpften PLANTA-Vorgängen kann im Modul SAP-PSP eingesehen werden. In diesem Modul können die Vorgänge und Elemente der alternativen Struktur ebenfalls verknüpft werden.

Vorgänge mit Fremdsystemen synchronisieren (für agile Projektbearbeitung)

Information

• PLANTA bietet die Möglichkeit an, Vorgänge aus Projekten, die in PLANTA project geplant sind, mit anderen Systemen zu verknüpfen, um sie dort agil zu planen und zu steuern.

• Derzeit bietet PLANTA standardmäßig Verknüpfungen zu zwei agilen Systemen an: PLANTA pulse (ein weiteres Produkt von PLANTA) und Jira. Ein Projekt kann gleichzeitig nur mit einem der beiden Systeme verknüpft werden.

• Die Synchronisation des entsprechenden Projekts erfolgt im Modul Projektsteckbrief durch die Auswahl eines Fremdsystems im Feld Fremdsystem.

Vorgehensweise zur Synchronisierung mit PLANTA pulse

• Im Modul Terminplan im Projektkopf auf (PLANTA pulse) bzw. (Jira) klicken.

• Dabei wird neben jedem Vorgang eine Checkbox zum Markieren der Vorgänge eingeblendet, die synchronisiert werden sollen.

• Für die gewünschten Vorgänge die Checkbox aktivieren und speichern. Damit wird der automatische Synchronisationsvorgang angestoßen.

• Sobald die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen ist (dies kann erst nach wenigen Sekunden der Fall sein), erscheint neben den entsprechenden Vorgängen

  • die Angabe 0/0, wenn mit PLANTA pulse synchronisiert wird. Diese Angabe steht für die Anzahl der offener/aller Karten in pulse und ist initial der Indikator der erfolgreichen Synchronisation. Durch Betätigen des Links auf diesen Zahlen wechselt man in das Vorgangsdatenblatt, in die Modulvariante pulse, in der ein pulse-Widget mit der pulse-Sicht des Boards angezeigt wird. Im Widget kann man Änderungen an pulse-Karten vornehmen, ohne zu pulse wechseln zu müssen. Bei Bedarf kann man über das App-Wechsel-Symbol in der linken unteren Ecke des Widgets auch direkt zu dem entsprechenden Board in der pulse-App springen.

  • das Symbol ,  wenn mit Jira synchronisiert wird. Dieses Symbol ist der Indikator der erfolgreichen Synchronisation. Durch Betätigen des Symbols auf dem gewünschten Vorgang wechselt man direkt zu dem entsprechenden Epic in der Jira-App.

  • Erscheint das jeweilige Symbol nicht, heißt es, dass die Synchronisierung aufgrund von Fehlern nicht durchführt wurde. Im Kopfbereich des Moduls Dashboard erscheint in diesem Fall das Synchronisations-Symbol mit einem Ausrufezeichen. Durch Anklicken des Symbols wird das Modul Hybrid-Protokoll geöffnet, in dem alle Requests, die für ein Objekt an ein Fremdsystem geschickt werden, protokolliert wurden. Alternativ kann das Modul auch unter Weitere... → Sonstige geöffnet werden.

• Die Checkboxen lassen sich durch erneutes Anklicken der Schaltfläche bzw.  ausblenden.

Siehe auch: PLANTA project und PLANTA pulse (PLANTA-Hybrid), PLANTA project und Jira

Request-Prozessschritte

Diese Funktion kann nur benutzt werden, wenn der PLANTA-Baustein Request lizenziert wurde.

Vorgehensweise

Siehe auch: Termin-, Ressourcen-, und Kostenrechnung, Kosten- und Budgetplanung, Vorgänge verknüpfen / Anordnungsbeziehungen, Vorgänge strukturieren / Projektstrukturplan, Tutorial: Vorgänge strukturieren, Externe Vorgänge