Programm-Statusbericht MOD009C98

Einstieg

• Panel Programm → Status → Link im Feld Bericht des gewünschten Statusberichts betätigen → Programm-Statusbericht (ein bestehender Bericht wird geöffnet)

• Panel Programm → Status → Schaltfläche Baseline erstellen oder Statusbericht erstellen oder Abschlussbericht erstellen betätigen → Programm-Statusbericht (ein neuer Statusbericht wird erstellt)

Information

• In diesem Modul können
  

  • die Statusberichtsdaten eines Programms eingesehen werden.

  • neu erstellte bzw. nicht freigegebene Statusberichte aktualisiert, freigegeben und gelöscht werden.

• Zusätzlich werden im Bereich Projekte des Programms die im Programm enthaltenen Projekte angezeigt.

Details

• Die im Modul Status angezeigten und gegebenenfalls geänderten (Programmeinschätzung) Programmdaten werden in den Statusbericht übertragen und fixiert.

• Im Statusbericht werden die fixierten Daten aufgeteilt in mehrere Bereiche je nach Faktor Kosten, Aufwand, Termine etc. dargestellt.

• In jedem Bereich werden im Kopfteil folgende Daten angezeigt:

  • die Einschätzung des Managers zu dem jeweiligen Faktor

    • Die Einschätzung wird mit einem Daumen-Symbol visualisiert.

      • Bei Faktoren, für die keine Einschätzung abgegeben wurde, erscheint hier kein Daumen-Symbol.

  • Kommentare

• In den Bereichen Kosten, Aufwand, Termine werden zusätzlich noch folgende Daten angezeigt:

  • der berechnete fixierte Stand zu den Abweichungswerten des jeweiligen Faktors: Gesamt vs. Budget bei Kosten und Aufwänden und Wunsch vs. Kalkuliert bei Terminen

    • Visualisiert wird das durch Ampel-Dreiecke mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.

      • rot: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um mehr als 5 %, Terminverzug über 5 Tage.

      • gelb: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um bis zu 5 %, Terminverzug bis 5 Tage.

      • grün: Kosten/Aufwände wurden nicht überschritten, kein Terminverzug.

      • Bei Terminen werden zwar sowohl der Programmendtermin-Abweichungswert als auch der Mastermeilenstein-Endtermin-Abweichungswert angeführt, die entsprechende Ampel jedoch bezieht sich auf den schlechtesten von diesen beiden Werten.

  • der Trend des Programms im Vergleich zu dem Bericht, der zum Zeitpunkt der Erstellung des aktuellen Berichts aktiv war

    • Visualisiert wird das durch Trendpfeile mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.

      • Pfeil nach oben = negativer Trend, Pfeil nach unten = positiver Trend.

  • Bitte beachten Sie: Bei Kosten und Aufwänden handelt handelt es sich um die Werte der zugeordneten Projekte aus den Statusberichten, die für den aktuellen Programm-Statusbericht ausgewählt wurden.

• In einigen Unterbereichen können durch Aufklappen der Baumstruktur Details eingesehen werden.

  • Beim Aufklappen des Bereichs

    • Kosten werden Details zum Kostenbudget sowie zwei Grafiken zum Kostentrend der zugeordneten Projekte angezeigt.

      • Grafik 1: kumulierte Kosten-Gesamt der zugeordneten Projekte aus den Statusberichten, die für den aktuellen Programm-Statusbericht ausgewählt wurden. Die Projekte und die referenzierten Statusberichte sind darunter aufgelistet.

      • Grafik 2: Kosten-Gesamt pro Monat der zugeordneten Projekte aus den Statusberichten, die für den aktuellen Programm-Statusbericht ausgewählt wurden. Die Projekte und die referenzierten Statusberichte sind darunter aufgelistet.

    • Aufwand werden Details zum Aufwandsbudget sowie zwei Grafiken zum Aufwandstrend angezeigt.

      • Grafik 1: kumulierter Aufwand-Gesamt der zugeordneten Projekte aus den Statusberichten, die für den aktuellen Programm-Statusbericht ausgewählt wurden. Die Projekte und die referenzierten Statusberichte sind darunter aufgelistet.

      • Grafik 2: Aufwand-Gesamt pro Monat der zugeordneten Projekte aus den Statusberichten, die für den aktuellen Programm-Statusbericht ausgewählt wurden. Die Projekte und die referenzierten Statusberichte sind darunter aufgelistet.

    • Termine werden Termine und Dauer des Programms, Termine der Mastermeilensteine sowie Meilenstein/Mastermeilenstein-Trend-Grafiken angezeigt.

    • Risiken/Chancen werden Schadens- und Erfolgszahlen des Programms angezeigt.

      • In den Unterbereichen Risiken und Chancen wird jeweils zusätzlich ein Matrixdiagramm dargestellt, das die Anzahl der Risiken/Chancen gemessen an deren Schadensausmaß/Erfolgsgrad und Eintrittswahrscheinlichkeit(Risiko)/Eintrittswahrscheinlichkeit(Chance) in Kategorien hoch, mittel und niedrig anzeigt.

Hinweis

• Beim Erstellen eines neuen Programm-Statusberichts fließen aktuelle Programmdaten in diesen ein, jedoch nicht die aktuellen Daten der zugeordneten Projekte. Die Quelle der Projektdaten im Programm-Statusbericht sind die ausgewählten Projekt-Statusberichte. Dies kann dazu führen, dass die angezeigten (summierten) Projekt-Aufwands/Kosten-Werte im Modul Programm-Statusbericht von denen im Bereich Aktueller Stand im Modul Status abweichen.

Modulvarianten

Statusbericht freigeben

Information

• Die neu erstellten Statusberichte können freigegeben werden.

• Falls zwischen dem Zeitpunkt der Berichtserstellung und der Freigabe Änderungen am Programm vorgenommen werden, die in den Bericht aufgenommen werden sollen, muss der Statusbericht vor der Freigabe aktualisiert werden.

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Freigeben betätigen.

• Die Dialogmeldung Statusbericht nach Freigabe nicht mehr änderbar. Weiter? mit Ja bestätigen.

Hinweise

• Ein freigegebener Bericht kann zwar eingesehen werden, ist aber nicht mehr änderbar.

  • Nur Benutzer mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager-Rechten und dem Zugriff auf das Modul Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge können die Freigabe eines Statusberichts aufheben.

Statusbericht aktualisieren

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Aktualisieren betätigen.

• Die Dialogmeldung Möchten Sie diese Daten wirklich aktualisieren? mit Ja bestätigen.

  • Dabei werden die Termine, Kosten und Budgets des betroffenen Programms neu berechnet () und diese sowie andere ggf. aktualisierten Daten in den Statusbericht übernommen.

  • Wurden im Modul Status zwischenzeitlich auch Kommentare, Maßnahmen und Entscheidungen geändert, werden die neuen Daten beim Aktualisieren ebenfalls in den Statusbericht mitübernommen.

Statusbericht löschen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Löschen betätigen.

• Die Dialogmeldung Möchten Sie diese Daten wirklich löschen? mit Ja bestätigen.

• Der Statusbericht wird gelöscht.

Hinweise

• Es können nur Statusberichte mit dem Status erstellt gelöscht werden.

• Soll ein freigegebener Statusbericht gelöscht werden, muss für diesen Statusbericht im Modul Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge die Freigabe aufgehoben werden ( nur von Benutzern mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager-Rechten und dem Zugriff auf das Modul Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge möglich).

• Baseline-Statusberichte und alle freigegebenen Statusberichte, die vor einem Baseline-Statusbericht erstellt und freigegeben wurden, können nicht gelöscht werden, weil deren Freigabe nicht aufgehoben werden kann.