In diesem Modul können bestehende Statusberichte eingesehen sowie neue Statusberichte erstellt werden.
Der Bereich Aktueller Stand des Moduls zeigt aktuelle Planungsdaten an, die beim Erstellen eines neuen Statusberichts in diesen einfließen.
Der im Modul angezeigte aktuelle Planungsstand kann in eine PowerPoint-Datei exportiert werden.
Hinweis
Haben Sie das hier beschriebene Modul geöffnet und gleichzeitig in einem anderen Modul des Projekt-Panels Änderungen vorgenommen und gespeichert (oder ein anderer Benutzer hat dies getan), die die Daten in dem hier beschriebenen Modul beeinflusst haben könnten, erscheint in diesem Modul in der unteren linken Ecke die Schaltfläche Aktualisieren, die betätigt werden muss, um die Anzeige der Daten zu aktualisieren.
Statusberichte können nur auf Hauptprojektebene erstellt werden, d. h., für einzelne Teilprojekte können keine separaten Statusberichte erstellt werden.
Wird ein Statusbericht für das Hauptprojekt angelegt, wird für jedes Teilprojekt dieser Projektstruktur der gleiche Statusbericht angelegt (mit der gleichen Berichts-ID wie der Bericht des Hauptprojekts).
Durch Klick auf die Berichtsnummer eines übergeordneten Projekts wird der Bericht des übergeordneten Projekts geöffnet, in dem auch die Statusberichtsdaten der untergeordneten Projekte eingesehen werden können.
Nur Hauptprojektmanager können Statusberichte für ihre Hauptprojekte und deren Teilprojekte erstellen. Für den Teilprojektmanager ist diese Funktion nicht verfügbar.
Aktueller Stand
Informationen
Im Bereich Aktueller Stand werden aktuelle Planungsdaten des Projekts aufgeteilt in mehrere Unterbereiche (Kosten, Aufwand, Termine etc.) dargestellt.
Aus dem Bereich Aktueller Stand können neue Berichte (Baseline-Bericht, Statusbericht und Abschlussbericht) erstellt werden.
Kopfdaten der Unterbereiche
In jedem Unterbereich können im Kopfteil
die Einschätzung des Managers zu dem jeweiligen Faktor abgegeben werden
Die Einschätzung wird mit einem Daumen-Symbol visualisiert und kann manuell per Mausklick im Feld » geändert werden. Bei Planungsobjekten, für die noch keine Einschätzung eingegeben wurde, erscheint hier kein Daumen-Symbol.
Kommentare eingefügt werden
In den Unterbereichen Kosten, Aufwand, Termine werden zusätzlich noch folgende Daten angezeigt:
der aktuelle berechnete Stand der Abweichungswerte des jeweiligen Faktors: Gesamt vs. Budget bei Kosten und Aufwänden und Wunsch vs. kalkuliert bei Terminen.
Visualisiert wird das durch Ampel-Dreiecke mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.
rot: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um mehr als 5 %, Terminverzug über 5 Tage.
gelb: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um bis zu 5 %, Terminverzug bis 5 Tage.
grün: Kosten/Aufwände wurden nicht überschritten, kein Terminverzug.
Bei Terminen werden sowohl der Projekt/Programm-Endtermin-Abweichungswert als auch der Mastermeilenstein-Endtermin-Abweichungswert angeführt. Die entsprechende Ampel jedoch bezieht sich auf den schlechtesten von diesen beiden Werten.
der Trend des Projekts im Vergleich zu dem im aktiven (zuletzt freigegebenen) Bericht fixierten Stand dargestellt.
Visualisiert wird das durch Trendpfeile mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen.
Pfeil nach oben = negativer Trend, Pfeil nach unten = positiver Trend.
Detailinformationen der Unterbereiche (nach Aufklappen)
Beim Aufklappen des jeweiligen Unterbereichs werden folgende Daten angezeigt:
Kosten
aktuelle Kosten- und Kostenbudget-Werte des Projekts. Handelt es sich um ein strukturiertes Projekt, werden hier summierte Werte des Projekts und aller seiner Teilprojekte angezeigt.
zwei Kostentrend-Grafiken, die die Kostenwerte aus den freigegebenen Statusberichten des Projekts anzeigen, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist.
Grafik 1 zeigt kumulierte Kosten-Gesamt an.
Grafik 2 zeigt Kosten-Gesamt pro Monat an.
Die beiden Grafiken zeigen nur die Werte bis heute an.
Aufwand
aktuelle Aufwands- und Aufwandsbudget-Werte des Projekts. Handelt es sich um ein strukturiertes Projekt, werden hier summierte Werte des Projekts und aller seiner Teilprojekte angezeigt.
zwei Aufwandstrend-Grafiken, die die Aufwandswerte aus den freigegebenen Statusberichten des Projekts anzeigen, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist.
Grafik 1 zeigt kumulierten Aufwand-Gesamt an.
Grafik 2 zeigt Aufwand-Gesamt pro Monat an.
Die beiden Grafiken zeigen nur die Werte bis heute an.
Termine
aktuelle Termine und Dauer des Projekts
aktuelle Termine der Projekt-Meilensteine und der Mastermeilensteine
Meilenstein/Mastermeilenstein-Trend-Grafiken, die die Werte aus den freigegebenen Statusberichten des Projekts anzeigen
Risiken/Chancen
aktuelle Schadens- und Erfolgswerte des Projekts, die aus Risiken bzw. Chancen resultieren
sowie im jeweiligen Abschnitt (Risiken / Chancen)
die einzelnen Risiken und Chancen mit ihren Maßnahmen
Die Baseline ist ein Statusbericht, in dem die freigegebene, verabschiedete Planung angezeigt wird, und die als ein Bezugs- bzw. Vergleichsbericht im Projektverlauf betrachtet wird.
Vorgehensweise
Gegebenenfalls die Schaltfläche aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, um die im Modul angezeigten Daten zu aktualisieren.
Die Schaltfläche Aktualisieren wird angezeigt, wenn in einem anderen Modul eine Änderung vorgenommen und gespeichert wurde, die die Daten im Modul Status beeinflusst haben könnte.
Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
Die Schaltfläche Baseline erstellen betätigen.
Ist noch kein Baseline-Bericht vorhanden,
erscheint die Abfrage: Baseline wirklich erstellen?
Die Abfrage mit Ja bestätigen.
Ist ein Baseline-Bericht bereits vorhanden,
erscheint beim Versuch, einen neuen Baseline-Bericht zu erstellen, die Meldung: Baseline-Bericht für xxx vorhanden!.
Die Meldung mit OK bestätigen.
Die nachfolgende Abfrage Baseline wirklich erstellen? mit Ja bestätigen.
Es wird ein neuer Baseline-Bericht erstellt, in dem der hier im Modul Status angezeigte aktuelle Stand des Projekts fixiert wird. Der erstellte Baseline-Bericht wird im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "Baseline" angezeigt. Um den Bericht zu öffnen, den Link auf der ID des Berichts betätigen. Dabei wird es ins Modul Statusbericht gewechselt.
Der vorherige Baseline-Bericht erhält den Berichtsstatus "Freigegeben".
Details
Beim Erstellen eines Baseline-Berichts wird eine automatische Neuberechnung des gesamten Projekts (Termine, Budget, Kosten) durchgeführt.
Soll für ein Projekt, das bereits einen Ist-Endtermin hat, eine Baseline erstellt werden, kommt die Abfrage Dieses Planungsobjekt hat bereits ein Ist-Ende. Trotzdem Baseline erstellen?.
Ja: Die Baseline wird erstellt.
Nein: Der Vorgang wird abgebrochen.
Hinweis
Wird ein Baseline- und hinterher ein Statusbericht (bzw. andersherum) erstellt, ohne dass zwischenzeitlich Änderungen vorgenommen wurden, ist die Anzeige der Mastermeilensteine im Chart im Dashboard für alle drei Planungsstände (Aktueller Stand, Aktiver Bericht, Baseline) gleich (korrekterweise).
Statusbericht erstellen
Vorgehensweise
Gegebenenfalls die Schaltfläche Aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
Die Schaltfläche Aktualisieren wird angezeigt, wenn in einem anderen Modul eine Änderung vorgenommen und gespeichert wurde, die die Daten im Modul Status beeinflusst haben könnte.
Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
Die Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.
Die Meldung Haben Sie Ihre Einschätzungen und Kommentare aktualisiert? mit Ja bestätigen.
Der Statusbericht wird erstellt und es wird automatisch ins Modul Statusbericht gewechselt, in dem die Daten des erstellten Statusberichts angezeigt werden. Hier kann und soll der Statusbericht freigegeben werden (im Unterschied zu der Baseline, die per se ein freigegebener Statusreport ist).
Wird ein Statusbericht nach dem Erstellen
freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "zuletzt freigegeben" angezeigt.
nicht freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "erstellt" angezeigt.
Details
Beim Erstellen eines Statusberichts wird eine automatische Neuberechnung des gesamten Projekts (Termine, Budget und Kosten) durchgeführt.
Handelt es sich um ein beendetes Projekt (alle Vorgänge haben einen Ist-Endtermin), kommt die Abfrage, ob ein Abschlussbericht erstellt werden soll. Wird die Abfrage verneint, wird die Erstellung nicht abgebrochen, sondern ein normaler Statusbericht (kein Abschlussbericht) wird erstellt.
Hinweise
Ein Statusbericht kann nicht erstellt werden, wenn bereits ein Abschlussbericht vorhanden ist.
Statusberichte können nur für aktive Planungsobjekte (Status = 1 (Aktiv)) erstellt werden.
Abschlussbericht erstellen
Informationen
Wird zu einem Projekt, bei dem bereits ein Ist-Ende gesetzt wurde, ein Bericht erstellt, handelt es sich dabei um einen Abschlussbericht.
Die Meldung Haben Sie Ihre Einschätzungen und Kommentare aktualisiert? mit Ja bestätigen.
Der Abschlussbericht wird erstellt und es wird automatisch ins Modul Statusbericht gewechselt, in dem die Daten des erstellten Abschlussberichts angezeigt werden.
Im Modul Statusbericht kann und soll der Statusbericht freigegeben werden (im Unterschied zu der Baseline, die per se ein freigegebener Statusbericht ist).
Wird ein Abschlussbericht nach dem Erstellen
freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "zuletzt freigegeben" angezeigt.
nicht freigegeben, wird er im Modul Status im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus "Offener Abschlussbericht"angezeigt.
Details
Beim Erstellen eines Abschlussberichts wird eine automatische Neuberechnung des gesamten Projekts (Termine, Budget und Kosten) durchgeführt.
Sobald ein Abschlussbericht erstellt wurde, kann kein weiterer Statusbericht erstellt werden.
Aktuellen Planungsstand nach PowerPoint exportieren
Information
Über das PowerPoint-Symbol im Kopfbereich des Moduls können die im Modul angezeigten Daten in eine PowerPoint-Datei exportiert werden. Die PowerPoint-Vorlagedatei muss hierzu im Client hinterlegt sein.
In der PLANTA-Standardlieferung ist eine Standard-PowerPoint-Vorlage im Client bereits enthalten und kann, wenn erwünscht, individuell angepasst werden. Mehr hierzu siehe im Topic PowerPoint-Export im Hilfe-Bereich PLANTA customizer.
Statusberichte
Informationen
Im Bereich Statusberichte werden die bereits vorhandenen Statusberichte aufgelistet und ein grober Überblick über den im jeweiligen Bericht fixierten Stand zu verschiedenen Faktoren gegeben.
Durch Klick auf die Berichts-ID kann der entsprechende Bericht mit den detaillierten Daten im Modul Statusbericht aufgerufen und eingesehen werden.
Trendanalyse konfigurieren
Information
Aus dem Bereich Statusberichte wechselt man über die SchaltflächeTrendanalyse konfigurieren in das Modul Trendanalyse konfigurieren, in dem festgelegt werden kann, welche Statusberichte bei Trendanalysen bzw. beim Vergleich der Planungsstände berücksichtigt werden sollen.
