Portfoliosteckbrief MOD009CS4

Einstieg

• Portfoliomanagement → Multiportfolioboard → Portfolios → Klick auf die ID de gewünschten Portfolios → Panel Portfolio → Portfoliosteckbrief

Information

• In diesem Modul werden die wichtigsten Daten und Parameter eines Portfolios angelegt, bearbeitet und gepflegt.

Portfoliokopfdaten

Informationen

• Im Portfoliokopf werden solche Portfoliodaten wie z.B. Identnummer, Bezeichnung, Portfoliomanager etc. angezeigt und können bearbeitet werden.

Kopfdaten eines neuen Portfolios erfassen

Vorgehensweise

• Nach Betätigen der Schaltfläche Neues Portfolio im Modul Portfolios öffnet sich das leere Modul Portfolio.
  • Beim Öffnen des Moduls wird automatisch die Identnummer für das neue Portfolio generiert und sofort angezeigt.
• Das Portfolio im Feld Portfoliobezeichnung (standardmäßig wird hier der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben angezeigt) wie gewünscht benennen.
• Den Manager des Portfolios im Feld Portfoliomanager festlegen.
  • Defaultmäßig wird beim Erstellen des Portfolios der angemeldete Benutzer als Manager eingetragen.
• Im Feld Kostenstelle die gewünschte Kostenstelle auswählen, um die Steuerung des Zugriffs auf das Portfolio zu ermöglichen (Mandantenfähigkeit).
• Speichern.

 Bilder zu Portfolio zuweisen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Bild einfügen/ändern im Bildbereich betätigen.
  • Es wird das Modul Portfoliobild auswählen geöffnet
  • Das gewünschte Bild durch Betätigen der Schaltfläche Bild hinzufügen neben dem gewünschten Bild auswählen und speichern.
    • Die zur Auswahl stehenden Bilder werden im Modul Portfoliobilder verwalten angelegt und verwaltet.

Hinweis

• Wurde für das Portfolio kein Bild explizit ausgewählt, wird das im Modul Portfoliobilder verwalten als Standard definierte Bild verwendet.

Portfolio löschen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Portfolio löschen im Portfoliokopf betätigen.
• Die Meldung Soll das Portfolio wirklich gelöscht werden? mit Ja bestätigen.

Berechtigung

• Nur Benutzer mit Multiportfoliomanager-Rechten dürfen Portfolios löschen.

Stakeholder

Informationen

• In diesem Bereich können Stakeholder dem Portfolio zugeordnet oder aus dem Portfolio entfernt werden.
• Auswählbar sind
  • Ressourcen mit Multiprojektmanager- oder Multiportfoliomanager- oder Multiprojekt-/Requestmanager-Rechten
  • oder Ressourcen, die über die Rolle Management verfügen.

Stakeholder hinzufügen

• Einen neuen Stakeholder dem Portfolio zuordnen
  • entweder über ein Dialogmodul
    • Hierzu die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.
      • Im Modul Stakeholder dem Portfolio zuordnen die gewünschten Personen durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox auswählen und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.
  • oder über die Listboxauswahl direkt im neuen Datensatz
    • Hierzu auf die Bereichsüberschrift Stakeholder rechtsklicken oder auf den Datensatz eines bereits zugeordneten Stakeholders
    • Aus dem Kontextmenü Einfügen → Stakeholder auswählen.
    • Stakeholder aus der Listbox im neuen Datensatz auswählen.
• Für den neu zugeordneten Stakeholder die Rolle im Portfolio festlegen.
• Ggf. Bemerkung eintragen
• Speichern.

Stakeholder entfernen

• Den Datensatz des gewünschten Stakeholders markieren.
• Über die Schaltfläche Löschen in der Symbolleiste den Datensatz löschen.

 Kostenartengruppen

Informationen

• Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox Aktiv im Portfolio kann der Portfoliomanager individuell festlegen, welche Kostenartengruppen für sein Portfolio relevant sind.
• Die hier getätigte Auswahl beeinflusst die Anzeige von Kosten und Aufwänden in den Modulen Budget und Status

Quality Gates

Informationen

• In der Listbox Aktive Vorlage des Datenbereichs Quality Gates wird für das geöffnete Portfolio eine Quality Gates-Vorlage ausgewählt. Diese enthält ein oder mehrere definierte Quality Gates, die in die Planungsobjekte des Portfolios einkopiert werden können und somit dem Portfoliomanager als Kontrollinstrument für die Überwachung des Fortschritts der Planungsobjekte dienen können.
• Die ausgewählte Vorlage gilt für alle Planungsobjekte des Portfolios, in die Quality Gates einkopiert werden.

Details

• Das Einkopieren der Vorlagen in die Planungsobjekte erfolgt
  • entweder automatisch beim Zuordnen eines Planungsobjekts zum Portfolio. Hierzu ist das Aktivieren des Parameters QG-Vorlage automatisch kopieren im Modul Portfoliosteckbrief notwendig.
  • oder manuell im Modul Quality Gates.
• Erstellt werden Quality Gates-Vorlagen im Modul Quality Gates-Vorlagen.

Hinweise

• Wurde die Quality Gates-Vorlage bereits einem Planungsobjekt zugeordnet, kann sie nicht mehr portfolioweit ausgetauscht werden oder aus dem Portfolio entfernt werden.
  • Beim Versuch eine neue Vorlage aus der Listbox Aktive Vorlage auszuwählen oder die ausgewählte zu entfernen, erscheint die Meldung: Die ausgewählte Vorlage wird in einem der dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekten verwendet. Um eine neue Vorlage auszuwählen, löschen Sie bitte zuerst die entsprechenden Quality Gates.
• Es ist nicht möglich, einem Portfolio eine Vorlage zuzuordnen, wenn mind. ein Planungsobjekt einem anderen Portfolio zugeordnet ist, das eine andere Vorlage verwendet. Es wird eine Meldung mit der Auflistung der betroffenen Projekte ausgegeben.